Методичні рекомендації - Діловодство в міських та сільських радах



25.06.2010 в 15:05 546 Кб doc 25 раз


ДІЛОВОДСТВО

В СІЛЬСЬКІЙ РАДІ ТА ЇЇ

ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ

методичні рекомендації

ПРИМІРНА ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в сільській раді та її виконавчому комітеті

Ця інструкція розроблена виконавчим апаратом обласної ради на основі "Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади", затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153.

Вона розрахована на більшість сільських рад області і може використовуватись як їх власна, індивідуальна інструкція.

Що стосується селищних, міських рад, де документообіг складає 600 і більше документів на рік, де є спеціальна діловодна служба (канцелярія, загальний відділ) і наявні сучасні           засоби механізації і автоматизації діловодства,  застосовується карткова форма реєстрації документів, то в апаратам цих рад і виконкомів слід розробляти дещо інші власні інструкції  на основі  Примірної  інструкції Кабінету Міністрів України.

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

  Дана інструкція встановлює правила документування  діяльності сільської ради, її виконавчого комітету і сільського голови, та регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до передачі в архів.

1.2.   Інструкція визначає порядок  ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, окрім ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом (таємної документації), та діловодства за зверненнями громадян.

1.3. Відповідальність за організацію діловодства несе сільський  голова.  Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів і цієї інструкції покладається на секретаря рад сільвиконкому.

1.4.  Сільський голова в межах наданих йому прав зобов'язаний:

•   вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

•  не допускати вимагання від підпорядкованих органів різних відомостей, звітів, зведень та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

•  регулярно перевіряти стан діловодства в апараті виконкому та у підпорядкованих підприємствах та установах;

•   сприяти в міру можливості раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, оснащення канцелярської діяльності необхідним обладнанням та устаткуванням;

•  організовувати навчання працівників діловодної служби та підвищення їх кваліфікації;

здійснювати контроль за додержанням в своєму апараті і підпорядкованих органах вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами і даною інструкцією.

1.5. У разі звільнення секретаря, а також у разі його відпустки чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформленні службові документи за вказівкою сільського голови передаються іншому працівнику виконавчого комітету, або сільський голова бере їх на свою відповідальність.

1.6.  Діловодство у сільській раді і його виконкомі здійснюється українською мовою.

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ РАДИ

І ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

2.1.  Документування управлінської діяльності сільської ради і виконавчого комітету здійснюється створенням документів, передбачених   номенклатурою   справ,   що   на   кожен   рік затверджується сільським головою та погоджується у державному архіві.

2.2.   Управлінська діяльність ради і виконавчого комітету здійснюється шляхом прийняття нормативних актів у формі рішень ради, виконавчого комітету, розпоряджень сільського голови, що регулюється  статтею  59   Закону   України   "Про  місцеве самоврядування в Україні".

2.3. Підставами для прийняття нормативних актів ради і її виконавчого комітету є Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради, укази і розпорядження Президента України, а з питань делегованих державою повноважень виконавчому комітету — декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення і розпорядження вищестоящих органів виконавчої влади, а також потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.4. Розпорядчі документи, які надходять від органів вищого рівня, сільвиконком в разі необхідності доводить до організацій, що належать до сфери його управління, у вигляді копій документів разом із супровідним листом.

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування документів, дат, номерів і заголовків.

2.6.  Хід обговорення питань на сесіях і засіданнях виконавчого комітету і їх рішення фіксуються у протоколах, які оформляються на підставі записів, зроблених в ході засідань.

Якщо засідання стенографуються або записуються на магнітній плівці, то вони розшифровуються, належним чином оформляються і додаються до протоколу.

2.7.  Рішення сесії та виконкому доводяться до виконавців, кого це стосується, шляхом їх надсилання.

2.8.  Виконком, сільський голова, в разі неможливості дати усні або телефонні вказівки, можуть під час здійснення оперативних зв'язків посилати організаціям та установам, кого це стосується, листи.

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД ТА РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

3.1. Приймання документів

3.1.1. Приймання документів проводить секретар ради і виконкому або особа, яка на момент надходження документа його заміщає.

3.1.2.  Розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти зберігаються і додаються до документів лише в тому разі, коли без нього не можна встановити адреси відправника, час відправлення і надходження документа.

3.1.3.   Неправильно оформленні (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.2 Попередній розгляд документів

3.2.1.  Попередній розгляд документів здійснює секретар ради І виконкому або особа, яка його заміщає.

3.2.2.  Попередній розгляд документа робиться для того, щоб визначити, кому його потрібно вручити для обов'язкового розгляду, чи необхідно його реєструвати, а також для встановлення терміну виконання безпосереднім виконавцем.

3.2.3.  Попередній розгляд документів здійснюється у день його одержання.   Доручення  органів  вищого  рівня,   телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4.   Сільському голові в першу чергу передаються закони України, кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної ради, облдержадміністрації, районної ради і райдержадміністрації,  а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності ради, її органів і потребують вирішення керівництвом.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1.  Реєстрація документа проводиться шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про цей документ у книзі реєстрації вихідної чи вхідної документації.

3.3.2.  Не підлягають реєстрації діловодною службою:

•  телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки;

•  зведення та інформація, надіслані до відома;

•  рекламні повідомлення, плакати;

•  прейскуранти (копії);

•  поздоровні листи і запрошення;

•  друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

•  форми статистичної звітності;

•  інше.

3.3.3.  Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, фінансові, бухгалтерські тощо) як ті, що створюються і використовуються в раді і виконкомі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

3.3.4.  Документ реєструється в день його надходження або не пізніше наступного дня. Кожен документ реєструється лише один раз.

3.3.5.  Документ реєструється в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Окремо реєструються:

• закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради, Президента України, Кабінету Міністрів України;

•  документи обласної ради і облдержадміністрації, районної ради і райдержадміністрації;

•  листи, документи інших органів;

• акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи з питань матеріального забезпечення та фінансових операцій;

•  нормативні акти (рішення, розпорядження з питань власної діяльності ради і її виконавчого комітету).

3.3.6.   Реєстраційний номер документів складається з порядкового номеру в межах групи документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами; тощо.

3.3.7.   Журнал реєстрації* вхідних документів містить такі позиції:

•  дата надходження та індекс документа;

•  кореспондент, дата та індекс одержаного документа;

•  короткий зміст;

•  резолюція або кому направлений документ;

•   позначка про виконання документа.

3.3.8. Журнал реєстрації вихідних документів містить графи:

•  дата та індекс документа;

•  кореспондент (кому надіслано);

•  позначка про виконання документа.

•Примітка

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500 600 документів на рік . Такими є більшість сільських рад і виконкомів області. В інших випадках для реєстрації всіх документів застосовується реєстраційно-контрольна картка (РКК).

Реєстраційні картки мають встановлену форму. Вони групуються у довідкові картотеки, які створюються на кожен календарний рік .

Довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів .

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання;

- друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

У разі постановки питання на контроль, заводиться додатково реєстраційно-контрольна картка . Один примірник картки вручається разом із документом, інший -залишається в картотеці. Це потрібно мати на увазі при складанні, інструкцій у радах і виконкомах, де застосовується реєстраційно-контрольна система, яка детально регламентована в Примірніи інструкції, що затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 року.

4.СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів АЗ (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм).

4.1.2.  Всі службові документи оформляються або на бланках ради, або відповідно на бланках виконкому, а також на бланках сільського голови.

Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів, інструкції з діловодства та з додержанням таких правил:

•  встановлюються окремо бланк для листів і окремі бланки для організаційно-розпорядчих документів — рішень ради, рішень сільвиконкому, розпоряджень сільського голови;

• бланки виготовляються на основі поздовжнього розміщення реквізитів (на всю ширину аркуша) друкарським способом на білому папері фарбою яскравого кольору з полями:

—  ліве — 20 мм;

—  верхнє — не менше, як 10 мм;

—  праве і нижнє-не менше як 8 мм.

Документи, що створюються від імені кількох організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3.  Кожен документ, як правило, повинен містити одне питання за винятком складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4.   Документ повинен бути аргументованим, складеним грамотно, стисло та об'єктивно.

4.1.5.  Текст розпорядчих документів та листів повинен, як правило, складатись з двох частин. У першій —  зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: розпорядчу без констатуючої, лист-прохання без пояснення.

Документ може бути підготовлений також у вигляді анкети, таблиці.

4.1.6. Відповідальні за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів візують їх своїми підписами.

4.2.  Оформлення документів

4.2.1.   Службовий документ повинен мати обов'язкові свої реквізити і стабільний порядок їх розміщення.

Так, на бланку розміщується державний герб України, назва ради, назва виконавчого комітету, назва виду документів (рішення ради виконавчого комітету, розпорядження голови). Назва виду документів не зазначається на листах. Рішення, розпорядження мають дату і номер розпорядчого документа. Документ повинен мати індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, а по закінченню його виконання — також позначку про виконання, направлення його до справи.

4.2.2.  Заголовок до тексту документу (рішення, розпорядження, довідки тощо) повинен містити короткий виклад змісту. Якщо у документі йдеться про кілька питань,  заголовок може бути узагальненим.

4.2.3.   Заголовки  не  подаються до текстів телеграм, телефонограм і повідомлень.

4.3.  Датування документів

4.3.1.   Датою документа є дата його підписання.  У разі прийняття або затвердження документа на сесії або засіданні виконкому датою документа вважається дата його прийняття або затвердження.

4.3.2.  Дата підписання і затвердження документа, а також ті дати, які є в тексті, подаються трьома парами арабських цифр. Наприклад: 15 червня 1998 року подаються так; 15.06.98.

У текстах нормативно-правових актів (рішення, розпорядження) застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення: 15 червня 1998 року.

4.3.3.   Дата на документах, крім документів прийнятих на засіданнях колегіальних органів, проставляється особою, яка їх підписує або затверджує.

4.3.4.  Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання і направлення його до справи).

4.3.5.  Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

4.4.  Індексація документів

4.4.1. Індекси — умовні позначення — надаються документам під час реєстрації і вказують на їх місце складання, виконання та зберігання.

4.4.2.  Індекси вхідних і внутрішніх документів складаються з порядкових номерів у межах групи реєстрованих документів і можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

У такому ж порядку розміщуються складові частини індексу.

4.4.3.  Індекс спільного нормативно-правового акту складається з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 89/01-13/4.

4.5.  Погодження документів.

4.5.1. Погодження документів здійснюється у разі потреби в оцінці діяльності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству.

4.5.2.  Погодження документів може бути внутрішнім (у рамках ради і виконкому) та зовнішнім (наприклад: при субординаційному зверненні виконкому до органів вищого рівня).

4.5.3.  Внутрішнє візування оформляється візуванням проекту документа особою, що відповідає за його підготовку. Віза включає: підпис, ініціали, прізвище візуючого і дату візування.

Віза проставляється на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, а в разі відсутності тут місця — на зворотному боці цього аркуша.

В разі наявності зауважень і пропозицій до тексту проекту документа, то вони можуть бути подані візуючим на окремому аркуші з відповідною відміткою на проекті документа.

4.5.4.  Проекти рішень ради, виконкому, розпоряджень голови візуються особами,  що готують проект, та секретарем ради, виконкому.'

4.5.5.   При зовнішньому погодженні на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа після підпису ставиться гриф і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", посаду особи, з якою погоджується документ, її підпис, ініціали, прізвище і дату.

4.6. Засвідчення документів.

4.6.1.   Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2.   Всі службові документи, що створюються в сільській раді і її виконавчому комітеті, підписує, як правило, сільський голова.

Секретар ради може підписувати рішення ради у випадках, передбачених Законом "Про місцеве самоврядування в Україні". В разі відсутності сільського голови інші документи, які стосуються діяльності ради, також можуть бути підписані секретарем ради; документи, що належать до питань компетенції виконавчого комітету, — заступником сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

4.6.3.  Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене —  на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

4.6.4.   У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

4.6.5.   У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління ради або її виконкому, підписується тільки оригінал, який залишається в справі, а на місця розсилаються засвідчені відповідно печаткою ради чи виконкому примірники.

4.6.6.  У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то вони підписуються цими особами у послідовності відповідно до посади. Наприклад".

Сільський голова                   (Підпис)         (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер               (Підпис)         (Ініціали, прізвище)

4.6.7.   Аналогічно підписуються протоколи сесії та засідань виконкомів: сільським головою і відповідно секретарем ради, секретарем сільвиконкому.

4.6.8.   У разі підписання документа особами однакових або непідпорядкованих один одному рівнів, то підписи цих осіб ставляться на одному рівні. Наприклад:

Сільський голова                                                    Голова комітету профспілки

                                                                                       працівників КСП

 (Підпис) (Ініціали, прізвище)                               (Підпис) (Ініціали, прізвище)           

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений в документі, відсутня, то цей документ підписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступає. При цьому зазначається посада підписуючого і його прізвище, вноситься виправлення, наприклад "в.о.", "Заст.". Не допускається підписання з прийменником "за "або косою рискою перед найменуванням посади.

4.6.10.   Ряд документів ради і її виконавчого комітету засвідчується особливим способом після його підписання   — затвердженням.

До таких документів можуть належати:

•   акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених об'єктів, списання);

•   кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд);

•  розцінки на здійснення робіт;

•  структура і штатна чисельність;

•  штатні розписи;

•  тощо.

4.6.11.   Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням окремого розпорядження.

4.6.12.  Гриф затвердження розмішується у правому верхньому кутку першого аркуша документа і складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ",  найменування посади особи,  яка затверджує документ, її підпис, ініціали і прізвище, дата.

4.6.13.  Окремим розпорядчим документом (розпорядженням сільського голови), як правило, затверджуються нормативно-правові акти, положення, інструкції, правила тощо за формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження сільського голови

20.04.98 № 15

4.6.14.   На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях, а також в інших випадках, передбачених чинним законодавством, зокрема:

•  акт прийому об'єктів завершеного будівництва, списання, експертизи тощо;

•  довідки (лімітні, про виплату страхових сум, використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нараховану і належну зарплату тощо);

•  довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

• договори (про матеріальну відповідальність, підряди, оренди приміщень, про здійснення робіт тощо);

•  заявки на обладнання;

•  посвідчення про відрядження;

•  кошторис витрат;

•  гарантійні листи (на виконання послуг тощо);

•   подання і клопотання про нагородження,  відзначення преміями;

• протокол (погодження планів поставок);

• реєстр (чеків, бюджетних доручень);

•  статути державних підприємств, об'єднань;

•  титульні списки;

•  штатні розписи;

•  тощо.

4.6.15. Негербова печатка ставиться на копіях документів, що розсилаються по інших установах.

4.6.16.  Печатка ставиться так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала цей документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі,  її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

4.7.2. В разі адресування документів  установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подається в називному відмінку, наприклад:

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

4.7.3.   Якщо документи надсилаються посадовій особі, то найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

4.7.4 Якщо документ адресується керівнику або його заступнику, то найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Начальнику Головного архівного управління

при Кабінеті Міністрів України

(Прізвище, ініціали).

4.7.5.  У разі потреби в реквізиті "Адресат "можуть зазначитись почесне звання та вчений ступінь.

4.7.6.   Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресати необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Установам і організаціям, які працюють

на території сільради

4.7.7.  Документ не повинен мати більше трьох адресатів, при цьому слово "Копія" перед зазначенням адресатів не ставиться. У разі надсилання документів більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилку і на кожному примірнику зазначається тільки один адресат.

4.7.8.   До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу "Архіви України"

252100, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327025, м. Миколаїв - 25,

Київське шосе, 67, кв, 4

(Прізвище, ініціали)

4.7.9.  У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах  не зазначається.  У цих випадках можуть використовуватись конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8.1. Резолюція робиться сільським головою або особою, що його заміщає у випадку його відсутності, у вигляді напису на документі, який містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів:  прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис керівника, дата.

Якщо доручення дано кільком особам, то головним виконавцем є перша, зазначена в резолюції, і вона має право організовувати виконання доручення.

4.8.3. На документах, виконання яких не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.   .

4.8.4.  Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції, лише за винятком, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання та уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1.  Під час проходження документа обов'язково робляться необхідні помітки:

•  про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правовому полі першого аркуша документа зазначається скорочене найменування ради,  виконкому,  дата надходження,  індекс документа;

•  про взяття документа на контроль (якщо це необхідно) — на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту пишеться слово "Контроль "або літера "К".

•  про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа зазначається коротка довідка про виконання (якщо немає окремого документа про виконання), слова "до справи "і номер справи, у якій буде зберігатися документ, дата, найменування, підпис виконавця.

4.9.2.    Кожен  документ  повинен   мати   відмітку   про безпосереднього виконавця — його прізвище і номер службового телефону, що зазначається на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа.

4.9.3.  В разі потреби під прізвищем виконавця і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища), кількість надрукованих примірників і дата друкування.

4.10.  Оформлення копій документів.

4.10.1.  Копія документа виготовляється і видається з дозволу сільського голови або особи, яка його заміщає. В раді і виконкомі можуть засвідчуватись копії лише тих документів, які в них створюються.

4.10.2.  Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових прав, а також під час формування особових справ виконком може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.3.   Копія документа  виготовляється,  як  правило, рукописним чи машинописним способами,  при цьому текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка і засвідчується підписом особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Копія може бути виготовлена і засобами оперативної поліграфії (ксероксом).

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища і дати.

4.10.4.   На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписаних документів та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис, дата.

На копіях вихідних документів мають бути візи осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців, напис про засвідчення документа, завірений печаткою. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11.  Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки використовуються для доповнень, пояснень окремих питань документа або документа в цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2.  Додатки можуть оформлятись як такі, що:

•   затверджуються  або  вводяться  в дію  розпорядчими документами;

•  пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

•  є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

4.11.3.  Додатки повинні оформлятись на стандартних аркушах і мати всі для конкретного виду документа реквізити.  У розпорядчому документі відомості про  наявність додатків зазначаються в тексті. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер, яка робиться на верхньому правому полі аркуша додатка.

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад:

Додаток і, Додаток 2 тощо. Знак "№" "перед цифровим позначенням не ставиться.

4.11.4.  Додатки до розпорядчих документів підписуються, як правило, секретарем ради  (виконкому)  на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

4.11.5.   Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

•  якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка зазначається за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим;

•  якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників;

• якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка оформляється за формою:

Додаток (назва додатку), його дата, номер і додаток до нього.

Всього на 12 арк. у 2 прим.;

•   якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

•  якщо кількість додатків велика, то на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;

•   якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, у відмітці про наявність документа зазначають:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами та розмноження документів

4.12.1.   Рукописи, що здаються до машинописного друку, повинні бути розбірливо написанні чорнилом або пастою темного кольору,  ретельно вивіренні та завізовані  виконавцем  і розпорядником друку. На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі (якщо він відрізняється від стандартного аркуша), дату здачі матеріалів до друку.

4.12.2. Тексти документів, залежно від їх призначення, можуть друкуватись через один, півтора чи два міжрядкових інтервали з додержанням інших вимог загального діловодства.

4.12.3.  Назву виду документа - РІШЕННЯ, РОЗПОРЯДЖЕННЯ, ПРОТОКОЛ, а також такі слова як "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ЗАТВЕРДЖУЮ" "ПОГОДЖУЮ" та їм подібні друкуються великими літерами.

4.12.4.   Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка",  "стор." та розділових знаків.

4.12.5.  Друкований текст перевіряє виконавець. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

4.12.6.   Порядок розмноження  службових  документів визначається сільським головою в залежності від наявності на даний час засобів друкування, оргтехніки і множильних засобів, що є в розпорядженні апарату.

4.12.7.  Працівники, що здійснюють друкування і розмноження документів,  ведуть журнали обліку проведеної роботи,  де зазначаються: номер по порядку, дата, найменування документів, кількість аркушів, тираж, дата одержання, дата виконання, примітка.

4.12.8.   Оригінали  документів   після   їх   друкування, виготовлення, множення повертаються за належністю.

4.13. Підготовка та оформлення документів на розгляд сесій і засідань виконкому та постійних комісій

4.13.1. Згідно із Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні" сесії сільської ради відбуваються не рідше одного разу в квартал, засідання виконкому -щомісячно, при потребі — частіше.

4.13.2.   У планах роботи ради і виконкому передбачається перелік питань, які вносяться на розгляд їх засідань, доповідачів і відповідальних за підготовку.

Питання на розгляд ради і виконавчого комітету вносять органи, організації, посадові особи, які обумовлені в законі "Про місцеве самоврядування в Україні" і Регламенті сільської ради І виконкому.

4.13.3.  Документи з питань, що вносяться на засідання ради і виконкому, подаються, як правило, не пізніше, як за 3 дні до засідання. Ці документи включають:

*  проекти рішень з розглянутих питань;

*  при необхідності — обгрунтовані доповідні записки, довідки про стан справ з обговорюваної проблеми;

*   як правило, висновки і пропозиції постійних комісій з відповідних галузей і питань, які попередньо розглядаються в цих комісіях.

4.13.4.   Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку документів на засідання несуть органи і особи, яким це доручено.

4.13.5.   Секретар ради і виконкому контролює своєчасність подання документів і правильність їх оформлення, доповідає сільському голові про рівень готовності питання до розгляду на предмет вирішення останнього: включати це питання у порядок денний засідання чи відхиляти.

4.13.6. Про кожне сесійне засідання сільської ради і виконавчого комітету складається протокол.

Протоколи і документи, що прийняті на сесіях і засіданнях виконкому, в оригіналах і копіях знаходяться у секретаря ради і виконкому.

4.13.7.  .Відповідним чином готуються і документально оформляються засідання постійних комісій ради.

4. іі. Оформлення документів про відрядження

4.14.1.  Службові відрядження працівників здійснюються в міру необхідності, на виклики вищестоящих органів управління та з врахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

4.14.2.   У кожному випадку посвідчення про відрядження виписується на підставі документа, що засвідчує потребу у відрядженні та у відповідності з розпорядженням сільського голови з цього питання.

4.14.3.  В апараті ради і виконкому ведеться облік посвідчень про відрядження працівників у спеціальному журналі,  де зазначається: номер по порядку, дата і номер посвідчення, прізвище та ініціали, посада, мета і місце відрядження, термін відрядження, термін фактичного перебування у відрядженні.

4.14.4.  Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Звіт, завізований сільським головою або секретарем ради, подається до бухгалтери.

5. ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

5.1.   Вихідні документи  обробляються  і  надсилаються централізовано в день їх одержання від осіб, що їх готували, але не пізніше наступного робочого дня. Надсилання або передача документів без їх реєстрації не допускаються.

5.2.   Під час прийняття від виконавця вихідних документів перевіряються:

•  правильність оформлення документа і розміщення на ньому усіх реквізитів;

•  правильність зазначення адреси;

•  наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

•  наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

•  наявність на документі відмітки про додатки (якщо такі є);

•  відповідність кількості примірників кількості адресатів.

5.3.  На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

5.4.  Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх вкладених документів.

5.5.   Документи, що адресуються постійним кореспондентам, можуть відправлятись у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.6.   У разі надсилання кореспонденції до інших населених пунктів, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулицю, номер будинку).

5.7.   В журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатись його копія.

5.8.  Оригінали планів, звітів, протоколів тощо залишаються у сільвиконкомі, в інші установи надсилаються їх завірені копії.

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

6.1. Порядок контролю за виконанням документів

6.1.1. З метою своєчасного та якісного виконання документів контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, запитів та звернень народних депутатів України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України.

6.1.2.  Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені в розпорядчому документі або в резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками,  відповідальним за організацію виконання є працівник, який в резолюції зазначений першим.

6.1.3.   Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар ради і виконкому.

6.2. Строки виконання документів

6.2.1.  Документи можуть бути із зазначенням строку виконання або без нього. Строки виконання можуть бути вказані в самому документі. Строки виконання ряду документів встановлені актами законодавства, це:

•  депутатський запит — не пізніше як в 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України;

•  звернення народного депутата України та депутата місцевої ради протягом не більше як за 10 днів з дня одержання;

•  листи — доручення і листи — запити установ вищого рівня — до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів;

•  звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання;

•  телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення — до 2-х днів, листи — протягом 10 днів;

6.2.2.  Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за ЗО календарних днів, а документи з позначкою "терміново"   —  протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.2.3.  Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а в разі ЇЇ відсутності — того, хто її заміщає.

У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочі дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначеного строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

6.3.1.  Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

•  постановку документів, доручень на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

•  перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

•  попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

•   інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

•  повідомлення про хід і підсумки виконання документів на нарадах, сесіях, засіданнях виконкому;

•   зняття документів з контролю;  формування картотеки виконаних документів.

6.3.2.  Контроль за виконанням документів здійснюється тільки на реєстраційно-контрольних картках (РКК).

Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", бажано червоного кольору, після чого документ передається виконавцеві, а один примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

6.3.3.   Картки документів,  що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (розпорядження голови, рішення сесії тощо).

6.3.4.   Дані про хід виконання документів за наслідками перевірки або одержані по телефону вносять на картки у графу "Контрольні  відмітки",   при  цьому  попередні   записи  не закреслюються.

6.3.5.   Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішено і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.6.  Після виконання документ знімається з контролю. Це може зробити особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і реєстраційно-контрольній картці робиться помітка про зняття з контролю.

6.3.7.   Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються голові за формами, у яких зазначається:

а)  Перелік невиконаних документів у

встановлений термін за станом на

"__"_________199_р.

—  номер по порядку, коли надійшов документ, його номер і дата; зміст документа; зазначений термін виконання; прізвище і посада виконавця.

Секретар ради і виконкому   __________________________

                                                (Підпис)    (Прізвище та ініціали)

б)  Зведення про виконання документів, що

підлягають контролю, за станом на

"___"___________199_р.

—   номер по порядку; виконавці (підрозділи або особи); надійшло документів на контроль - всього; в т.ч. за попередній місяць; з них виконані; виконуються в термін; з продовженням терміну; прострочені.

Секретар ради і виконкому   __________________________

                                               (Підпис)    (Прізвище та ініціали)

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР. ФОРМУВАННЯ СПРАВ

7.1. Складання номенклатур справ

7.1.1.  У сільській раді і її виконавчому комітеті створюється індивідуальна номенклатура справ —  систематизований перелік найменування справ, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання для забезпечення обліку і швидкого розшуку документів та відбору їх на державне зберігання.

7.1.2.  Номенклатура справ розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство, тобто секретарем ради і її виконавчого комітету, та обов'язково погоджується з експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву і затверджується головою сільвиконкому.

7.1.3.  Розміщення справ у номенклатурі повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються. Першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі — група організаційно-розпорядчих документів ради і виконкому, планово-звітна документація і листування, насамперед з органами вищого рівня.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

7.1.4.  Кожна справа, яка включається до номенклатури, повинна мати умовне "позначення — індекс (арабськими цифрами), який складається з порядкового номера розділу (групи справ) та порядкового номера в межах кожного розділу номенклатури.

7.1.5.  Номенклатура справ складається на кожен календарний рік. У кінці діловодного року вона закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Цей запис своїм підписом скріплює секретар ради і виконкому.

7.1.6.  Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну вирішення.

7.1.7.  Номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, один з них зберігається у діловодстві ради і виконкому, другий — надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджується номенклатура справ, третій - використовується для формування справ і пошуків необхідного документа, четвертий передається виконкому для здійснення контролю за формуванням справ.

7.1.8,  Номенклатура справ щорічно, не пізніше листопада — грудня переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується сільським головою.

7.1.9.   Номенклатура справ підлягає перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років.

7.2. Формування справ

7.2.1. Групування виконаних документів (формування справ) відповідно до номенклатури необхідно проводити, дотримуючись таких правил:

- групувати у справи оригінали, а в разі їх відсутності — засвідчені копії правильно оформлених документів. Не можна включати до справ чорнових, особистих, дублетних документів і тих, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

•  групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом всього часу роботи особи на займаній посаді в раді і виконкомі;

• окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового строків зберігання. Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання можуть групуватись протягом року в одну справу, якщо вони пов'язані з вирішенням одного питання. А після закінчення діловодного року чи перед передачею в архів документи повинні бути розкладені за окремими справами,  згідно з номенклатурою: в одній справі документи постійного, в іншій — тимчасового терміну зберігання;

•  включати до справи документи тільки з одного або з групи споріднених питань;

•  якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у передбачені номенклатурою справи, заводиться нова справа з внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

•   справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.2.  Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.3.  Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справу за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, що затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом з ними. Якщо ж вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Розпорядження з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення;

надання відпусток; відрядження працівників тощо — групуються у різні справи.

7.2.4.  Документи засідань виконкомів, постійних комісій, сесій рад групуються окремо у дві справи:

•  протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

•  документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо). Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

7.2.5.  Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямками діяльності. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.6.  Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

7.2.7.   Документи  в особових  справах  групуються  у хронологічному  порядку в міру їх  надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту; витяги з розпоряджень про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.8.  Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.9.  Методичне керівництво і контроль за формуванням справ здійснює секретар ради і виконкому.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1.  Документи з часу створення чи надходження і до передачі їх до архіву зберігаються безпосередньо за місцем їх формування у справах.

З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2.  Відповідальність за схоронність документів і справ несе сільський голова та секретар ради і виконкому.

7.3.3.   З метою забезпечення схоронності документів справи зберігаються у робочих кімнатах, шафах і столах, які зачиняються.

7.3.4.  В разі використання магнітних стрічок для запису засідань ради чи виконкому, ці стрічки зберігаються у секретаря ради і виконкому в коробці, при цьому робиться відмітка про дату засідання і час запису.

7.3.5.  Видача справ в тимчасове користування іншим установам здійснюється з дозволу сільського голови чи секретаря ради і виконкому. На видану справу заводиться картка-замінник, у якій зазначається: назва ради (виконкому), номер справи, дата її видачі, кому видана, дата ЇЇ повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.6. Вилучення документів із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу сільського голови з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

8. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО НАСТУПНОГО ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ

8.1.  Для визначення цінності документів, встановлення строків їх зберігання і відбору для передачі в установи державного архіву проводиться на місцях експертиза цінності документів.

Цю функцію повинна здійснювати створена для цього постійно діюча експертна комісія (ЕК).

8.2.  Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків їх зберігання.

8.3.  За результатами експертизи складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та одночасно готується акт про виділення документів, що не підлягають зберіганню, для знищення.

8.4.  Описи для тривалого і постійного зберігання, які необхідно передавати в архів, затверджуються експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву.

Після цього сільський голова затверджує акт встановленого зразка про виділення документів для знищення.

8.5.  Закінчені справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису;  складання (при потребі) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.6.  Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів обкладинки не проводиться.

8.7.  Після закінчення діловодного року до написів на обкладинці справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (номери протоколів, види і форми звітності тощо).

8.8.  На всі закінчені діловодством справи складаються описи — окремо на справи постійного зберігання, тривалого зберігання і на справи з особового складу.

8.9.   Описи складаються секретарем ради і виконкому при методичній допомозі районного державного архіву.

8.10.  Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, перший і останній номери справ за описом.

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках в кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжуються діловодством, зазначається: "Документи з даного питання див. також у розділі за _____ рік, №__".

8.11.   Зведений опис справ постійного строку зберігання складається у чотирьох примірниках і підлягає затвердженню ЕГІК державного архіву через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державних архівів надсилається усі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в держархіві, решта повертається назад. Рада і виконком відповідно до затверджених справ зобов'язані передавати до держархівів справи в установлені строки.

8.12.   Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання, але вони державним архівом не затверджуються.

8.13. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) оформляються спрощено; вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів, оформлення обкладинки не проводиться. На справи тимчасового зберігання описи можуть не складатися, їх облік ведеться у цьому випадку за номенклатурою справ.

8.14.  Закінчені діловодством справи разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками передаються у відомчий архів через рік після закінчення їх у діловодстві ради і виконавчого комітету.

Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві на місці, архів оформляє видачу цих справ у тимчасове користування.

8.15.  Передача кожної справи в архів здійснюється лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування і оформлення згідно з вимогами діючих правил та інструкцій з архівної справи.  Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами встановленої форми, а справи тимчасового зберігання — за номенклатурою.

9. ОРГАНІЗАЦІЯ СЛУЖБИ ДІЛОВОДСТВА У СІЛЬСЬКІЙ РАДІ

 І ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ

9.1.  За стан роботи з документами в раді і виконавчому комітеті відповідає сільський голова.

9.2.   За стан діловодства, обліку і звітності, зберігання документів, журналів і книг відповідає секретар ради і виконкому, він здійснює всю роботу по діловодству.

9.3.  Основними функціями секретаря ради і виконкому з питань ведення діловодства є:

•  приймання, реєстрація (облік), розподіл документів і доставка їх виконавцям;

•  оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

•  організація стенографування, протоколювання та друкування документів;

•  контроль за додержанням строків виконання документів;

•  зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі діловодства;

•  складання номенклатури справ;

•   формування справ та передача їх у встановлені строки в держархів.

9.4.  Вимоги секретаря ради і виконкому з питань діловодства є обов'язковими для всіх працівників підвідомчих раді і виконкому установ та організацій, а також виконавців.

10. МЕХАНІЗАЦІЯ І АВТОМАТИЗАЦЮ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ

10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватись на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм документів, які використовуються.

10.2.  Механізація і автоматизація повинна застосовуватись на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх друкування, копіювання, зберігання і переміщення, контроль за виконанням.

10.3.   Механізація і автоматизація діловодства повинна здійснюватись з найбільш повним, раціональним і ефективним використанням засобів оргтехніки, машин, множильної техніки, апаратів, пристосувань, меблів і обладнання.

В міру можливості слід застосовувати також магнітофонні засоби, а також персональні комп'ютери.

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ СІЛЬСЬКИХ, СЕЛИЩНИХ, МІСЬКИХ РАД І ЇХ ВИКОНАВЧИХ КОМІТЕТІВ

Рекомендації виконавчого апарату обласної ради розроблені на підставі Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та практики діловодства виконкомів рад області. Погоджено в обласному державному архіві.

ЗАТВЕРДЖУЮ

_______________ сільська рада                                                _______________сільський голова

виконавчий комітет

Номенклатура справ                                                         ________   ______________________

                                                                                                       (Підпис)        (Прізвище, ініціали)

_______________№_______                                                    "______"______________199__р.

на 199__рік

Індекс

справи

Найменування справи

К - сть

справ

Строк зберігання справи і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

1. Документи ради

1-1

Протоколи сесійних засідань.

Постійно, ст.6

Заводиться окремо на кожну сесію

1.2

Рішення ради.

Постійно, ст. 6

1.3

Перспективні І поточні плани роботи.

1 рік, ст. 42

1.4

Довідки, інформації про роботу депутатів і депутатських об'єднань.

Постійно, ст. 9

1.5

Списки депутатів

сільської ради.

75 років, ст. 1324

1.6

Статистичні звіти про склад депутатів, постійних комісій та

виконкому.

Постійно, ст. 298

1.7

Протоколи засідань постійних комісій, Інші матеріали і їх плани роботи.

Постійно, ст. 15

Справи формуються окремо по кожній комісії

2. Документи сільського голови

 та виконавчого комітету ради.

2.1

Рішення, розпорядження, інші документи вищестоящих органів,

що стосуються голови та виконкому.

Доки не мине

потреба, ст. 6

2.2

Протоколи засідань виконавчого комітету.

Постійно, ст. 6

2.3

Рішення виконкому.

Постійно, ст. 6

2.4

Розпорядження

сільського голови.

Постійно, ст. 6

2.5

Перспективні і поточні плани роботи виконкому.

5 років, ст. 42 ЕПК

2.6

Статистичні відомості, що подаються виконкомом у

статистичні органи.

Доки не мине потреба, ст.298

2.7

По господарські книги.

Постійно, ст. 298

2.8

Довідки, інші матеріали з питань керівництва роботою підпорядкованих підприємств, організацій та установ.

Постійно, ст. 21

2.9

Довідки, матеріали з питань здійснення звя'зків з підприємствами, організаціями, установами різних форм власності і підпорядкування, які здійснюють обслуговування територіальної громади.

Постійно, ст. 21

2.10

Листування з виконавчими державними органами, господарськими структурами з питань економічного і соціально-культурного розвитку села.        

5 років, ст. 158

2.11

Документи з питань адміністративно-територіального устрою.

Постійно, ст. 6

2.12

Нагородні справи.

Постійно, ст. 679

2.13

Листи, запити народних депутатів України і депутатів місцевих рад та матеріали по їх розгляду.

10 років, ст. 1а,ЕПК

2.14

Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань покращення роботи сільської ради і виконкому.

Постійно, ст. 28 а

2.15

Заяви і скарги громадян з особистих питань і матеріали по їх розгляду.

5 років, ст. 28 б

2.16.

Листування з партійними та громадськими організаціями, різне.

3 роки, ст. 57

4.17

Домові книги.

Постійно, ст. 779

2.18

Журнал реєстрації вхідної документації.

З роки, ст. 100

2.19

Журнал реєстрації вихідних і внутрішніх документів.

З роки, ст. 100

2.20

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян.

5 років, ст. 95

2.21

Журнал реєстрації прийому громадян.

3 роки,ст.96

2.22

Номенклатура справ, описи справ постійного строку зберігання, акти про виділення до знищення документів.

Постійно, ст. 89, ст. 109

3. Виборча документація

(Розділ ведеться у рік виборів

та в разі виборів замість вибулих)

3.1

"Іостанови, інструкції, листи Верховної Ради України, Центральної виборчої комісії.

До заміни новими, ст. 56, ч.2

3.2

Протоколи засідань сільської виборчої комісії.

Постійно, ст. 56, ч, 2

3.3

Протоколи засідань дільничних виборчих комісій.

Постійно, ст. 56, ч. 2

3.4

Протоколи по висуванню кандидатів у депутати та на посаду сільського голови.

-

4 роки, ст.56, ч. 3

3.5

Матеріали передвиборної агітації (плакати та інше).

4 роки, ст.56, ч. 3

3.6

Матеріали, пов'язані із заявами і скаргами громадян, що стосуються виборів.

4 роки, ст.56, ч. 3

3.7

Матеріали з питань фінансового і матеріально-технічного забезпечення виборів.

4 роки, ст.56, ч. 3

3.8

Оперативні відомості про хід голосування.

4 роки, ст.56, ч. 3

4. Документи з питань безпосереднього

здійснення місцевого самоврядування.

4.1

Матеріали проведення місцевих референдумів.

Постійно, ст.56, ч. 2 ЗУ про вибори

4.2

Протоколи зборів громадян за місцем проживання.

Постійно, ст. 6

Переліку

4.3

Протоколи з питань місцевих ініціатив.

Постійно, ст. 6

4.4

Протоколи засідань органів самоорганізації населення (сільських, вуличних, домових комітетів).

Постійно, ст. 6

5. Кадри і штати.

5.1

Номенклатура кадрів сільської ради і ЇЇ виконавчого комітету

Постійно, ст. 526

5.2

Кадровий резерв.

5 років, ст. 536

5.3

Штатний розпис.

75 років, ст. 525

5.4

Листування з вищестоящими органами з кадрових питань.

3 роки,ст.502

5.5

Особові справи працівників ради і виконавчого комітету.

75 років "В",

СТ.513в

5.6

Матеріали по навчанню кадрів і активу ради та виконавчого комітету.

З роки, ст. 1336

б. Нотаріальні дії та записи актів

громадянського стану.

6.1

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій.

Постійно, ст. 202

6.2

Реєстри для реєстрації заборонених відчужень житлових будівель.

75 років, ст. 203

6.3

Книги обліку цінностей при вжитті заходів по охороні спадкового майна.

75 років, ст. 211

6.4

Заповіти, в тому числі прирівнені до

нотаріальних засвідчень, і алфавітні книги до них.

75 років, ст. 212

6.5

Доручення.

3 роки, ст. 213

3 дня закінчення строку їх дій

6.6

Постанови і переписка з питань відмови у

здійсненні нотаріальних дій.

3 роки,ст.223

6.7

Листування з судовими та іншими органами з нотаріальних питань.

3 роки, ст. 214

6.8

Книга реєстрації актів громадянського стану.

75 років, ст. 376

6.9

Книга обліку надходження і використання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану.

1 рік, ст. 4.59

3 наступною передачею в архів ЗАГСу

6.10

Звіт про витрачання

бланків.

1 рік, ст.2.4

3 наступною

передачею в архів ЗАГСу

7. Облік

військовозобов'язаних

7.1

Книга обліку військовозобов'язаних.

3 роки, ст. 547

7.2

Книга (картки) обліку призовників.

3 роки, ст.547

7.3

Книга (картки) обліку офіцерів, прапорщиків, старшин, сержантів, солдатів, матросів запасу.

3 роки, ст. 547

7.4

Книга (картки) обліку допризовників.

3 роки, ст.547

7.5

Книга звірок первинного

обліку військовозобов'язаних і призовників.

3 роки, ст. 547

7.6

Листування по обліку призову військовозобов'язаних.

І рік, ст. 548

8. Бюджетно * фінансові матеріали

і бухгалтерський облік.

8.)

Сільський бюджет.

Копія.

Постійно, ст. 189

Оригінал у справі з протоколом сесії

8.2

Річний звіт про виконання бюджету. Копія.

Доки не мине

потреба, ст. 198

Оригінал у справі з протоколом сесії

8.3

Листування з фінансових, бухгалтерських і господарських питань.

3 роки ,ст. 197

8.4

Річні бухгалтерські звіти з необхідними додатками і пояснювальними записками до них.

Постійно, ст.308

8.5

Квартальні бухгалтерські звіти про виконання кошторису видатків установ, що фінансуються із сільського бюджету.

3 роки,ст.308

8.6

Протоколи, копії розпоряджень та інші матеріали про встановлення посадових окладів і персональних надбавок до заробітної плати.

10 років, ст. 523

8.7

Документи соціального страхування та соціального захисту населення.

3 роки, ст. 690

8.8

Акти про приймання, передачу і списання майна і матеріалів.

З роки, ст. 315

За умови завершення ревізії

8.9

Книга прибутків.

3 роки, ст. 322

За умови завершення ревізії

8.10

Книга видатків.

3 роки, ст. 322

За умови завершення ревізії

8.11

Книга обліку господарського майна і матеріалів.

3 роки, ст. 322

8.12

Книга обліку будинків і

будівель.

Постійно, ст. 336

До нової переоцінки основних фондів

8.13

Особові рахунки платників сільгосп-податку і страхових платежів.

5 років, ст. 273

Після припинення

діяльності

8.14

Особові рахунки по самооподаткуванню.

5 років, ст. 273

Після припинення діяльності

8.15

Кошториси адміністративно-господарських видатків сільвиконкому і підпорядкованих установ, організацій та підприємств.

5 років, ст. 211

8.16

Бухгалтерські документи касового і меморіального порядку з додатками до них.

3 роки, ст. 324

8.17

Книги (картотеки) бухгалтерського обліку.

3 роки, ст. 322

За умови завершення ревізії

8.18

Оборотні відомості.

3 роки, ст. 322

За умови завершення ревізії

8.19

Касова книга.

З роки, ст.322

За умови завершення

ревізії

8.20

Акти документальних ревізій і перевірок бюджетно - фінансової діяльності сільвиконкому.

5 років, ст. 342

За умови завершення ревізії

8.21

Особові рахунки

(картки-довідки) працівників ради і виконкому.

75 років "Б", ст. 316

Після завершення виплат

8.22

Розрахункові відомості на видачу заробітної плати.

5 років, ст. 317

За відсутністю особових рахунків -75 років

8.23

Документи про інвентаризацію майна і товарно-матеріальних цінностей виконкому і підпорядкованих установ.

3 роки, ст. 330

За умови завершення

ревізії

8.24

Договори і угоди (господарські, трудові).

3 роки, ст. 345

Після завершення строків дії за умови завершення ревізії

За 199__рік заведено всього ______________________ справ.

З них: а) постійного зберігання ______________ справ.

б) тривалого зберігання ______________ справ.

в) тимчасового зберігання ____________ справ.

г)  переходить на наступний рік _______ справ.

При розробці номенклатури використано "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" — Київ, 1997 рік, аналогічний відомчий "Перелік..." служб юстиції (до розділу "Нотаріальні дії та записи актів громадянського стану") та Закон України "Про вибори депутатів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів" до розділу "Виборча документація"".

Секретар ради і виконкому                                     ________      ________________________

                                                                                    (підпис)             (прізвище та ініціали)

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

ЕПК держархіву _______________ району.

"____"______________199__рік.

ОКРЕМІ ДОДАТКИ

До Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінетів Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, вимоги яких обов'язкові для всіх установ України, а також деякі зразки документів з діловодства сільських, селищних, міських рад і їх виконавчих комітетів.

*     *     *

Примірний перелік

документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

1.  Листи, що надійшли в копії до відома.

2.  Телеграми, листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3.  Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4.  Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5.  Зведення та інформація, надіслані до відома.

6.  Навчальні плани, програми (копії).

7.  Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8.  Прейскуранти (копії).

9.  Норми витрати матеріалів.

10.  Поздоровчі листи і запрошення.

11.  Друкованні видання (книги, журнали, бюлетені).

12.  Наукові звіти за темами.

13.  Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14.  Форми статистичної звітності.

Примітка: документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації).

Реєстраційно-контрольна картка (РКК)

12 3 4 5 6 7 8   9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Автор документа або кореспондент

Назва виду документа

Термін виконання

70

70

Дата та індекс надходження

Дата та індекс документа

105

Заголовок документа або короткий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Позначка про виконання

Розписка б одержанні документе

210

Лицьовий бік

Контрольні відмітки


Фонд№

Опис№

Справа №

70

70


210

Зворотний бік

ПЕРЕЛІК

обов'язкових реквізитів для заповнення

реєстраційно-контрольної картки(РКК)

п\п

Реквізити

Пояснення до заповнення

1

Назва виду документа

Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється .

2

Автор

(кореспондент)

Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установя(особи) - автора документа . Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи(особи) - кореспондента . Допускається скорочене найменування установи .

3

Дата документа

Дата, надана документу установою-автором, переноситься на картку трьома парами арабських цифр(число, місяць, рік)

4

Індекс документа

Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на картку з документа, шо надійшов або відправляється .

5

Дата надходження документа

Переноситься на картку з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр.

6

Індекс надходження

Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на картку з реєстраційного штампа. Після виконання документа заповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами.

7

Заголовок документа або короткий зміст

Переноситься заголовок, сформульований на документі. У

разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил.

8

Резолюція

Переноситься на картку з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції.

9

Відповідальний виконавець

Прізвище, ініціали відповідального виконавця переноситься з резолюції, можливе зазначення номера телефону.

10

Термін виконання

Проставляється число, місяць, рік трьома парами арабських цифр • Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді.

11

Відмітка про виконання

Короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа - відповіді.

Форма А4 (210x297)

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Дата над-

Кореспондент,

Резолюція

ходження

дата та індекс

Короткий

або кому

п/п

та індекс

одержаного

ЗМІСТ

направлений

документа

документа

документ

]

2

3

4

5

6

Форма А4 (210x297)

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ВИХІДНИХ ТА ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ

п/п

Дата та індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Відмітка про

виконання документа

І

2

3

4

5

ЖУРНАЛ РЕЄСТРАЦІЇ ПОСВІДЧЕНЬ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

п/п

Прізвище, ім'я, по батькові

Місце роботи та посада

Місце та мета відрядження

Дата і номер посвідчення

Термін відрядження

Термін фактичного

перебування V відрядженні

і

2

3

4

5

б

7

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню

І.Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).

2.   Завдання ( на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво;  на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт, технічні тощо).

3.   Звіти ( про виборчу діяльність,  відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

4.   Кошториси витрат ( на утримання апарату управління, будинків,  приміщень,  споруд;  на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5.    Нормативи   (   витрачання   сировини,   матеріалів, електроенергії;   технологічного  проектування;  чисельності працівників тощо).

6. Переліки ( посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7.   Плани (  виробничі;  будівельно-монтажних,  проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту;  роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

8.  Програми ( проведення робіт і заходів, відрядження тощо).

9.  Розцінка на здійснення робіт.

10.  Статути державних підприємств ( об'єднань ).

11.  Структура і штатна чисельність.

12.  Форми уніфікованих документів.

13.  Штатні розписи.

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

1.   Акти  (  прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).

2.  Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

3.  Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.

4.  Довідки ( лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату: про нараховану і належну зарплату тощо).

5.  Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

6.   Договори ( про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво,  підряди,  оренду приміщень;  про здійснення робіт тощо).

7.   Завдання ( на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8.  Заяви ( на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9.  Заявки ( на обладнання, винаходи тощо).

10.  Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11.  Посвідчення про відрядження.

12.  Кошториси витрат ( на утримання апарату управління: на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).

13.  Листи гарантійні ( на виконання робіт, послуг тощо).

14.   Подання і клопотання ( про нагородження орденами і медалями; преміями).

15.  Протоколи ( погодження планів поставок ).

16.  Реєстри ( чеків, бюджетних доручень ).

17.  Специфікації ( виробів, продукції тощо).

18.  Статути державних підприємств ( об'єднань ) .

19.  Титульні списки.

20.  Штатні розписи.

Перелік документів із зазначенням строків виконання

1.  Депутатський запит                        - не пізніше як у 15-денний строк з дня його

                                                                    одержання або інший строк, установлений

                                                                    Верховною Радою України

2.  Звернення народного депутата

України та депутата місцевої ради       - протягом не більш як 10 днів з дня                                                          

                                                              одержання

3.  Листи-доручення               

і листи-запити установ

вищого рівня                                          - до зазначеного в них терміну або           

                                                                   протягом 30 днів

4.  Звіт бухгалтерський 

і баланс річний                                  - розгляд, затвердження і повідомлення рішень

                                                                  за ними у 15-денний строк з дня одержання  

5. Телеграми, в яких порушуються

питання, що потребують термінового

вирішення                                        - до 2 днів, решта - протягом 10 днів

Форма

Перелік документів не виконаних, в установлений термін

за станом на_______________І99_ року.

п/п

Звідки надійшов документ, номер і дата

Короткий зміст

Термін

виконання

Прізвище і посада виконавця

Причина невиконання в строк

Стан виконання

Коли буде виконано

Секретар ради і

виконкому                                                                               ___________        _________________

                                                                                                                         (Підпис)                 (Ініціали, прізвище)

Дата

Форма

Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю,

за станом на_______________199_року.

-----

№ п/п

Найменування

Документи на контролі


та індекс

структурних підрозділів, підпорядкованих установ (виконавців)

Всього

Надійшло у попередньому місяці

з них:





Виконані

Виконуються в термін

3 продовженим терміном

Прострочені

Секретар ради і

виконкому                                                                                           ___________       _________________

                                                                                                                                       (Підпис)                 (Ініціали, прізвище)

Дата

Зразок

акта про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню

____________________                                                                                                    ЗАТВЕРДЖУЮ

(найменування установи)

                                                                                                                                       _________________________________

                                                                                                                                                                            (найменування посади керівника установи)

                                                                                                               ________    ___________________

                                                                                                                                                                             (підпис)                       (прізвище та ініціали)

                                                                                                                                                                                      ______________________________

                                                                                                                                                                                                                    (дата)

АКТ

_____ № _____________                                           

____________________________

            (місце складання)                                                                 

Про виділення для знищення документів,

що не підлягають зберіганню.

На підставі _________________________________________________

                              (назва і вихідні дані перелік;/ документів Із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду

№_____________________________

(найменування фонду)

№ п/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справи

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекси справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

 Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за

Примітки

Разом ____________________________справ за _____________роки.

                            (цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за _______роки затверджені,

а з особового складу погодженні з ЕПК_______________________.

(найменування архівної установи)

(протокол від _____________№_________)

______________________________________             _________        _______________________

(найменування посади особи, яка проводила              (підпис)              (прізвище та ініціали)

експертизу цінності документів)

_________________________

                  (дата)

Схвалено

Протокол ЕК

Від _____________№________

Документ в кількості ___________________________________справ

                                                                              (цифрами і літерами)

вагою _______кг здано в_____________________________________

                                                                                    (найменування установи)

на переробку за приймально-здавальною накладною від

___________№____________.

                 __________________________________     ___________             _________________________

                     (найменування посади особи,                      (підпис)                      (прізвище та ініціали)

                            яка здала документи)

________________________________

                      (дата)

Зразки бланків

ради і виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради (адреса умовна)

1. Бланк виконкому для листів

УКРАЇНА

Вінницька область

Ямпільський район

Клембівська сільська рада

Виконавчий комітет

288251, Вінницька обл., Ямпільський р-н, с. Клембівка,

 тел. 2-45-83

_________________№_____

на № _______ від   _____________

2. Бланк рішення ради

Клембівська сільська рада Ямпільського району

Вінницької області

________________скликання

________________ сесія

Рішення

від "__"__________199_року №__

(нумерація рішень в межах терміну скликання ради)

3. Бланк рішення виконкому

УКРАЇНА

Клембівська сільська рада

Ямпільського району Вінницької області

Виконавчий комітет

Рішення

від______  ________________19__ року №_____

(Нумерація рішень в межах календарного року)

4. Бланк розпорядження голови

УКРАЇНА

Клембівський сільський голова

Ямпільського району Вінницької області

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від______   __________________19__року №_____

(Нумерація в межах календарного року)

Зразок протоколу сесії сільської, селищної, міської ради

_______________________________________________________________

(назва ради)

ПРОТОКОЛ

______________сесії _____________________скликання

"_____"______________199 _ р.

                                                                                                       с.______________________________

Всього обрано депутатів _______чол.

Присутні на сесії ____________депутатів

                                     (список додається)

Запрошених ________________чол.

                              (список додається)

Голова сесії - сільський голова

_________________________________

               (прізвище та ініціали)

Секретар сесії_____________________

                                     (прізвище та ініціали)

депутат виборчого округу №_______

 

(В разі обрання на сесії секретаріату сесії в складі кількох осіб у протоколі зазначається керівник секретаріату сесії)

Порядок денний

1._____________________________________________________

(назва питання)

2._________________________________________________________

(назва питання)

3._________________________________________________________

(і так далі)

1. Слухали:

Про____________________________________________

(назва питання порядку денного, ініціали і прізвище доповідача; при наявності тексту доповіді він додається, про що вказується в даному місці протоколу, в разі відсутності тут подається короткий зміст доповіді).

Виступили:_________________________________________________

(прізвища та ініціали осіб, які виступили в дебатах, для депутатів зазначається номер виборчого округу і посада, для інших виступаючих посада; записується короткий зміст виступу, конкретні пропозиції записуються по можливості дослівно)

Вирішили:_________________________________________________

( повний запис прийнятого рішення по даному питанню, або рішення додається, про що і робиться запис у даному місці протоколу)

2.  Слухали:________________________________________________

(запис ведеться аналогічно до запису тексту при розгляді попереднього питання порядку денного)

І т.д.

Голова сесії                                 _____________               _____________________________________

                                                                                    (підпис)                                                            (прізвище та ініціали)

Секретар сесії                             _____________               _______________________________________

                                                                                    (підпис)                                                           (прізвище та ініціали)

Примітка. В разі, коли сесію веде не сільський голова, а скажімо секретар ради, то це вказується на самому початку протоколу замість слів "сільський Голова", а прізвище та ініціали особи, що головує на сесії, зазначається у графах "голова сесії" на початку і в кінці протоколу.

Зразок протоколу засідання виконкому ради

__________________________________________________________________________

(назва ради)

Виконавчий комітет

ПРОТОКОЛ

засідання виконавчого комітету

від "__"______________199_року №__

Голова засідання — сільський голова_____________________

                                                                                                          (прізвище та ініціали)

Секретар ____________________________________________

                                                  (прізвище та ініціали секретаря виконкому)

Присутні  _________________________________________

                         (заступник сільського, селищного, міського голови по виконавчій роботі і члени виконкому - їх прізвища та ініціали)

Запрошені___________________________________________

                                               (прізвище та ініціали)

Відсутні члени виконкому_______________________________

                                                                              (прізвища та ініціали)

Порядок денний

1.____________________________________________________________________________

(назва питання)

2.____________________________________________________________________________________

(назва питання)

3.____________________________________________________________________________________

(і так далі)

1. Слухали: ________________________________________________

                                  (назва питання , ініціали і прізвище доповідача, короткий зміст доповіді)

Виступили:  ____________________________________________

                                 (прізвища та ініціали виступаючих І їх посади; зміст виступів можна не подавати, записуються лише конкретні

                                  пропозиції, якщо такі будуть)

Вирішили:______________________________________________

                                 ( повний запис рішення по даному питанню)

2. Слухали:_________________________________________________

                              (аналогічні записи, як і при розгляді попереднього питання порядку денного)

І т.д.

Сільський голова                                                              ___________          ______________________

                                                                                                                                      (підпис)                                (прізвище та ініціали)

Секретар виконкому                                                        ___________          ______________________

                                                                                                                                      (підпис)                                (прізвище та ініціали)

Примітка: Якщо засідання виконкому (в разі відсутності сільського голови) веде заступник голови з питань діяльності виконавчих органів, то це зазначається на початку і в кінці протоколу на місці записів "сільський голова").

Зразок

ПРОТОКОЛ

засідання постійної комісії

_______________________________ради

                                       (найменування ради)

_________________________________________________

                                     (назва постійної комісії)

 

від "__"___________ 19___року №_______

На засіданні присутні:_____________________________________

                                      (прізвище та ініціали голови, заступника, секретаря і членів

                                                            постійної комісії)

Відсутні:_________________________________________________

                                                              (прізвища та ініціали членів постійної комісії)

Запрошені __________________________________________

                                                              (прізвища, ініціали та посади)

Порядок денний:

1. Інформація про виконання рекомендацій постійної комісії з питання ________________________

 ___________________________________________________________________________

(назва питання)

2. Повідомлення депутата_______________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

про виконання доручення постійної комісії.

1. Слухали: __________________________________________________________________________

(подається короткий зміст інформації, хто виступив з нею)

Виступили: __________________________________________________________________________

(прізвища та ініціали виступаючих, короткий зміст виступів)

Вирішили:____________________________________________________________________________

( повністю записується рішення комісії)

2. Слухали:____________________________________________________________________________

(короткий зміст повідомлення)

Виступили:____________________________________________________________________________

(аналогічно до розгляду першого питання)

Вирішили: ____________________________________________________________________________

(аналогічно до розгляду першого питання)

І т.д.

Голова комісії                                     ___________             __________________________

                                                                                                           (підпис)                                                    (прізвище та ініціали)

Секретар комісії                                 ___________             __________________________

                                                                                                           (підпис)                                                    (прізвище та ініціали)

Комментарии


Смотрите также


Нет изображения

Ємець О.О., Мехед Б.С.(упоряд.) Сучасні вимоги до складання і оформлення документів

разное
Чернігів, 2010. - 50с.
Чернігівський обласний інститут післядипломної педагогічної освіти імені К. Д. Ушинського

У методичних рекомендаціях надаються відомості про діловодство, основні його терміни і поняття, види службових документів; викладені сучасні вимоги до складання і оформлювання документів з урахуванням змі...
16.12.2010 в 15:35 549 Кб 99 раз
Овчаренко О. І. Методичні рекомендації з дисципліни Ділові комунікації

Овчаренко О. І. Методичні рекомендації з дисципліни Ділові комунікації

разное
Кременчук 2007 р
Методичні рекомендації щодо самостійного вивчення та підготовки до практичних занять з навчальної дисципліни Ділові комунікації для студентів денної та заочної форми навчання зі спеціальності 6.020100 Документознавство та інформаційна діяльність
01.01.2011 в 01:59 390 Кб 13 раз
Скібіцька Л.І. Діловодство: навчальний посібник

Скібіцька Л.І. Діловодство: навчальний посібник

разное
К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224с.
Навчальний посібник з дисципліни "Діловодство" передбачає набуття студентами теоретичних знань та практичних навичок роботи з документами, що зустрічаються в повсякденній практиці фахівців підприємств та організацій різних організаційно-правових форм із застосуванням сучасних за...
17.03.2011 в 01:57 1.57 Мб 294 раза
Конрольная работа - Засвідчення документів

Конрольная работа - Засвідчення документів

разное
З предмету: Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування.
План.
Документація та її оформлення.
Погодження та засвідчення документів.
Література.
16.12.2009 в 20:25 99.5 Кб 9 раз
Штортько О.В., Ступницька Н.І., Штортько Л.В., Ступницький В.В. Електронне діловодство

Штортько О.В., Ступницька Н.І., Штортько Л.В., Ступницький В.В. Електронне діловодство

разное
Навчально-методичний посібник. Рівне, РДДГУ, 2006. 88 с.

Посібник містить конспект лекцій, методичні розробки практичних робіт, зразки оформлення електронних шаблонів та документів. Призначений для студентів, викладачів та всіх, хто прагне ефективно використовувати комп’ютерну техніку в процесі діловодства.
04.12.2011 в 00:10 1.1 Мб 7 раз
Методичні рекомендації - Документознавтво. Відповідальна за укладання: Петрушевська І. М

Методичні рекомендації - Документознавтво. Відповідальна за укладання: Петрушевська І. М

разное
Посібник знайомить з мовними нормами офіційно-ділового стилю, включає рекомендації щодо опрацювання службових документів, містить довідкові матеріали з численними прикладами, конкретні практичні поради, які мають на меті надання допомоги державним службовцям у складанні та оформленні службових документів згідно з вимогами Примір...
25.06.2010 в 15:28 189.5 Кб 74 раза
Презентація - Функції діловодної служби

Презентація - Функції діловодної служби

рефераты
Національний аграрний університет, м.Київ, 6 курс, 2011 рік, 11 слайдів Предмет - діловодство

Робота діловодної служби. Регулювання діяльності. Завдання діловодної служби. Керівник діловодної служби.
08.11.2011 в 18:17 1.05 Мб 11 раз
Шаповалова Е.В., Шульга В.Г., Єлісєєва Н.А. Робоча навчальна програма і методичні вказівки з дисципліни Кадрове діловодство

Шаповалова Е.В., Шульга В.Г., Єлісєєва Н.А. Робоча навчальна програма і методичні вказівки з дисципліни Кадрове діловодство

разное
/ Під ред. проф. Лук’янченко Н.Д. - Донецьк: ДонНУ, 2010. – 41 с.

Подана скорочена характеристика курсу, навчально-тематичний план, самостійна та індивідуальна робота студентів, плани лекційних та семінарських занять, список рекомендованої літератури для самостійної роботи студентів.
Для студентів усіх форм навчання...
05.10.2011 в 00:01 506.47 Кб 6 раз
Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство

Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство

разное
Навч. посіб. - К.: Каравела, 2006. - 240 с.

У посібнику висвітлені питання організації загального та кадрового діловодства; класифікації кадрової документації; роботи з різними документами; атестації спеціалістів і керівників; підготовки звітності, що складається працівниками кадрових служб; порядку оформлення документі...
28.10.2011 в 00:16 964.11 Кб 23 раза
Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство

разное
Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 168 с: іл. — Бібліогр.: с.162.
У навчальному посібнику висвітлено питання документування, організації роботи з документами у процесі управління персоналом згідно з Примірною інструкцією з діловодства №1153 від 17.10.97, а також практичні питання кадрового (спеціального) діловодства. Наведено ...
13.01.2010 в 21:17 560.97 Кб 232 раза