общем собрании собственников.
- Безопасность активов и файлов. На случай стихийных бедствий следует хранить
копии важных документов в несгораемых сейфах и в других помещениях, иметь
огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий. На случай перебоев в
электроснабжении, умышленных повреждений, выхода из строя аппаратных средств и
программного обеспечения следует хранить копии банка данных и важных файлов на
магнитных носителях, предусмотреть дублируемое питание, резервное оборудование.
- Регламентация деятельности на основе специальных схем последовательности
операций. Такие схемы должны содержать необходимую информацию о разделении
обязанностей, санкционировании операций, процедурах контроля, а также правила,
определяющие порядок какой-либо деятельности. Информация в схемах должна быть
представлена в легкой для понимания, наглядной форме. Очевидно, что эти схемы
необходимо своевременно доводить до сотрудников.
- Внедрение новых информационных технологий в учетную и контрольную
деятельность. Крупным организациям корпоративного типа (т.е. с множеством
относительно самостоятельных подразделений), имеющим достаточно устойчивую органи-
зационную и финансовую структуру, с резервами роста, налаженными процессами
снабжения и сбыта, целесообразно поэтапно переходить на новые качественные
программные технологии, в том числе полнофункциональные, реализованные на основе
единого информационного пространства. Это позволит устранить проблемы
несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов; повысить производительность
контрольной деятельности работников; обеспечить режим управления организацией в
реальном масштабе времени (что даст общесистемный эффект управления организацией);
обеспечить эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями,
исключающее дублирование информации, и т.д.
- Документальное подтверждение выполнения контрольной работы. Каждое
должностное лицо, исполняющее важные контрольные функции, должно регулярно
отчитываться в письменной форме и ставить подпись, подтверждающую, что эти функции
исполняются. Такие отчеты должны поступать в определенный координационный центр
ответственности. Лицо, проверяющее данные отчеты, также должно ставить подпись,
свидетельствующую о том, что они проверены. Выполнение этого правила позволяет
координировать и контролировать работу звеньев системы внутреннего контроля.
- Периодическое перераспределение обязанностей между внутренними контролерами
(ревизорами, внутренними аудиторами, бухгалтерами). Периодическое перераспределение
обязанностей бухгалтеров позволяет:
а) снизить риск длительных злоупотреблений;
б) уменьшить вероятность необнаружения ошибок благодаря взаимному контролю
бухгалтерами фактического состояния учета на принимаемом (передаваемом) участке;
в) снизить вероятность ошибок и повысить производительность бухгалтерского труда в
результате снижения утомляемости от монотонности работ на одном и том же участке учета;
в) более гибко использовать бухгалтерский персонал.
- Всесторонний контроль. Управление организацией и ее развитие при наличии
необходимых для этого ресурсов невозможны без эффективного всестороннего контроля над
всеми звеньями ее деятельности. При планировании контрольных мероприятий необходимо
всесторонне рассматривать экономический, юридический, научно - технический,
производственно - коммерческий и социальный блоки. Неправильное понимание инст-
рукций, ошибки в суждениях, халатность персонала, рассеянность или усталость
ответственных лиц, столкновения по интересам между формальными и неформальными
группами в коллективах, конфликты, злоупотребления, неэтичное поведение - все это
должно быть объектом пристального внимания со стороны соответствующих менеджеров,
работников отдела внутреннего аудита и отдела кадров. Негативные тенденции необходимо
своевременно гасить, усиливать контроль в сферах деятельности «проблемных» работников