Кочеткова А.В., Филиппов В.Н., Скворцов Я.Л., Тарасов А.С. Теория и практика связей с общественностью

Подождите немного. Документ загружается.

116 Глава 5. Виды мероприятий по связям с общественностью в коммерческом...

Во всем мире (Россия — не исключение) компании по выпуску автомо-

билей и запасных частей регулярно два раза в год накануне очередного

сезона проводят с помощью PR-агентств различные показательные тест-

драйвы (test-drive). В российских СМИ, к примеру, высокую оценку

получили тест-драйв покрышек японской корпорации Bridgestone, те-

стирования амортизаторов Monroe, предоставленные компанией Теппесо

Automotive, и т. д. Воздействие таких PR- мероприятий на ключевые ауди-

тории на порядок выше, если есть возможность не только протестировать

продукцию одной компании, но и сравнить ее с аналогичными образцами

других конкурирующих компаний. Это принципиальное требование для

товаров одной категории и ценовой ниши — иначе не избежать обвинений

в предвзятости со стороны проигравших. Если же есть возможность срав-

нить, то в этом случае хорошие обзорные статьи в СМИ или позитивные

аналитические доклады экспертов будут для фирмы-организатора промо-

ушн-акции обеспечены.

Для активного привлечения клиентов-юридических лиц PR-депар-

таменты и PR-агентства проводят специальные Дни корпоративного

клиента (в России их часто проводят дилеры Volkswagen и Audi). В ходе

таких акций представители компании-организатора подробно

рассказывают о новой продукции, гарантийных обязательствах и

сервисных услугах, о системе скидок и т. д. Главное — произвести по-

зитивное впечатление на массовых клиентов, экспертов в области ав-

томобилестроения и получить широкое благоприятное освещение в

СМИ.

Несколько другой тактики придерживаются бизнес-структуры, чья

продукция не подлежит открытой рекламе и публичному тестированию

(в их число входят фармацевтические фирмы, производящие строго

рецептурные препараты). В этом случае для продвижения высоких

потребительских качеств продукции используются внешне нейтральные

горячие линии для потребителей, позволяющие любому позвонившему

по специально выделенному телефонному номеру получить

рекомендацию авторитетного эксперта, либо обратиться в соответству-

ющее учреждение, занимающееся реализацией данного препарата по ад-

ресам, либо получить квалифицированные рекомендации по его исполь-

зованию.

Особенно эффективно, если к работе горячей линии удалось привлечь

популярное СМИ с большой читательской аудиторией. В вышедших по

итогам ее работы публикациях можно наиболее полно и обстоятельно

ответить на все острые вопросы потенциальных клиентов.

5.2. Корпоративные мероприятия в связях с общественностью

______________________________________________________________________

117

Резюме

В современной теории и практике связей с общественностью в области

бизнеса выделяют несколько больших видов PR-мероприятий: ин-

формационные, маркетинговые и категории промо, специальные, кор-

поративные и имиджевые.

Каждый вид PR-акций позволяет достаточно эффективно решать кон-

кретные стратегические или тактические задачи коммерческих структур

на рынке. По экспертным оценкам, только московские и региональные

PR-агентства тратят на организацию и реализацию PR-мероприятий око-

ло $80 млн в год.

Вопросы

1. Какие специальные мероприятия могут проводиться для усиления

позиций компании на рынке?

2. Опишите технологию подготовки и проведения презентации.

3. Какие корпоративные мероприятия позволяют существенно улуч-

шить климат в коллективе?

Дидактический тренинг

Компания X работает на российском рынке в течение десяти лет. Целя-

ми компании являются сохранение прежних клиентов и резкое увеличение

числа новых. Какие мероприятия вы стали бы проводить? Обоснуйте вашу

позицию.

Литература

1. Алешина И. В. Паблик рилейшнз для менеджеров и маркетеров. М.:

Гном-пресс, 1998.

2. Раскин И, PR: общественное благо и общественные отношения. М.,

1999.

3. Самые успешные PR-кампании в мировой практике. М., 2002.

4. Ситников А. П. Акмеологический тренинг: Теория. Методы. Пси-

хотехнология. М., 1996.

5. Чумиков А. Н. Связи с общественностью. Учебное пособие. М:

Дело, 2000.

Глава 6

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В СВЯЗЯХ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

6.1. Информационные документы в связях с общественностью.

6.2. Оперативные документы в связях с общественностью.

6.3. Спонсорские пакеты.

6.1. Информационные документы в связях с

общественностью

При помощи информационных документов решается важная конкретная

задача — предоставить максимум оперативной базовой информации и

фактов в сжатые сроки.

Пресс-релиз — главный рабочий оперативный документ в СО, который

готовится практически ко всем сколько-нибудь крупным мероприятиям

или событиям. Главная цель пресс-релиза — заинтересовать целевые

аудитории и привлечь внимание, в первую очередь журналистов, к

крупному, особо значимому мероприятию или явлению, происходящему в

компании, учреждении, общественной организаций или партии. Если

информация или событие чрезвычайно важны, т. е. носят подлинно

новостной характер или уникальны по своей природе, то они затрагивают

интересы широких кругов общественности и вызывают большой

общественный резонанс и дискуссии в стране. Служба по связям с

общественностью разрабатывает ньюс-релиз (для телевидения может

готовиться видео-ньюс-релиз, записанный в телевизионной системе

Betacam — это обеспечивает высокое качество сюжета при монтаже и

последующей трансляции в телевизионном эфире).

Различают три основных вида пресс-релизов: накануне события

(анонсирующий), в ходе мероприятия (промежуточный) и после со-

бытия (итоговый). В последние годы в ряде стран (например в США)

получили распространение так называемые электронные пресс-релизы, т.

е. текст пресс-релиза через сеть электронной компьютерной по-

6.1. Информационные документы в связях с общественностью 119

чты (e-mail) автоматически рассылается в крупнейшие СМИ. Эффек-

тивность электронной версии очевидна— не нужна бумага, качество

передачи текстов на порядок выше по сравнению с факсимильной свя-

зью. Можно легко дорабатывать полученный текст без перепечатки и

перебрасывать отдельные части пресс-релиза в готовящуюся статью, на

телетайпную ленту т. д. Электронный пресс-релиз может сопровождаться

специальными файлами с уже готовыми фотографиями, снятыми

непосредственно на месте события, что значительно повышает интерес к

нему со стороны журналистов (особенно иллюстрированных журналов),

поскольку создается эффект присутствия на месте события.

Особое место занимает корпоративный пресс-релиз, предназначен-

ный, как правило, для узкого круга специализированных СМИ, профес-

сионального сообщества, клиентов, партнеров, экспертов, потенциаль-

ных инвесторов и финансового сообщества в целом, государственных

структур.

Корпоративные пресс-релизы распространяют не столько с целью по-

пасть на первые страницы широкой прессы, сколько для информирова-

ния профессионального сообщества о профессиональных корпоративных

новостях, и поэтому касаются ограниченного круга специальных вопро-

сов, которые, как правило, неинтересны или малопонятны широкой пуб-

лике. Для текстов таких пресс-релизов характерен сухой профессиональ-

ный язык с большим количеством специальных терминов, широким

использованием профессиональной лексики. В большинстве случаев от-

делы по связям с общественностью при распространении корпоративных

пресс-релизов используют прямую или именную почтовую рассылку

(direct mail), поскольку корпоративные пресс-релизы специфичны, не

представляют интереса для массовых аудиторий и адресуются строго кон-

кретным получателям.

Агентства по связям с общественностью при организации и проведе-

нии крупных особо важных событий, на которые приглашаются как СМИ

широкого профиля, так и профессиональная пресса, нередко готовят два

пресс-релиза. Первый предназначен для широкой общественности, он по-

священ самому событию и его значению для общества в целом. Второй —

для узкого круга специалистов с упором на технические подробности с

использованием специальной профессиональной лексики и терминоло-

гии. Благодаря такому подходу обеспечивается широкое освещение ме-

роприятия в максимально возможном числе средств массовой информа-

ции^ а значит достигается широкий охват целевых аудиторий.

Согласно Сложившейся традиции, агентства и службы по связям с

общественностью обычно готовят два варианта информационных ма-

120 ______________ Глава 6. Классификация документов в связях с общественностью

териалов: в печатном виде (hard copy) для распространения на меро-

приятиях и пересылки по факсу и в электронном виде (electronic copy)

для централизованной или именной рассылки через электронную почту

(большинство СМИ и журналистов имеют адреса электронной почты)

или размещения на фирменном информационном сайте в Интернете для

свободного доступа. Электронные версии PR-документов особенно

эффективны в работе с получающими все большее распространение в

последнее время электронными СМИ (gazeta . ru , lenta . ru , smi . ru ,

advertology . ru , sovetnik . ru и т. д.).

В тех случаях, когда специалист по связям с общественностью счита-

ет, что содержащейся в пресс-релизе информации для полноты картины

явно недостаточно (скажем, если это особо крупное или историческое

событие, затрагивающее интересы широких слоев общественности и

имеющее для данной организации первостепенное значение), то для

наиболее полного информирования целевых (ключевых) аудиторий

готовится специальная информационная справка под разными титулами:

«К истории вопроса», «Историческая справка», «Background» и т. д. К

крупным, особо значимым событиям пресс-релиз и информационная

справка упаковываются в специальную папку-подборку информационных

материалов (press-kit). Дизайн папки пресс-кита традиционно офор-

мляется с учетом «фирменных» корпоративных цветов фирмы-заказчика

PR-мероприятия, на его обложке обязательно размещается логотип или

торговый знак компании, а также адрес, телефон, факс, телекс, адрес

электронной почты. Пресс-кит может иметь специальную вырубку или

кармашек для визиток руководителей корпоративного департамента по

связям с общественностью.

Широко распространена практика, когда в состав пресс-кита включают

краткие биографические справки главных героев события, информацион-

но-рекламную корпоративную брошюру или проспект, фотоподборки в

виде негативов или готовых фотографий, заранее сделанных на месте со-

бытия (в первую очередь для иллюстрированной печатной прессы и те-

левидения). При проведении крупных событий особой значимости в

пресс-кит вкладывают ретроспективную подборку наиболее значимых

фактов (fact sheet) о развитии данной корпорации, финансово-промыш-

ленной группы, партии или общественной организации. В тех случаях,

когда тема пресс-конференции, брифинга носит острый полемический

характер, нередко специалисты по связям с общественностью превентив-

но вкладывают формуляр «Вопрос — ответ» на злобу дня (Questions &

Answers list). В этом документе, как правило, собираются наиболее часто

задаваемые корреспондентами, потребителями, избирателями (одним

6.1. Информационные документы в связях с общественностью 121

словом, целевыми аудиториями) острые и деликатные вопросы, требую-

щие взвешенных, тщательно аргументированных и выверенных ответов.

Наличие таких формуляров в пресс-ките позволяет, с одной стороны,

эффективно и заблаговременно удовлетворить интерес СМИ к жгучим

проблемам, а с другой — дает возможность в ходе PR-мероприятия

уделить больше внимания более выигрышным темам и фактам.

Естественно, письменная форма продуманных, тщательно взвешенных

заявлений призвана исключить спонтанность и неточность пре-

доставляемой информации.

Для лучшего понимания сути происходящего события или явления

специалисты по связям с общественностью готовят пресс-досье/медиа-

досье — подбор статей и других информационных материалов СМИ по

специально оговоренной тематике. Подборка вырезанных или ксероко-

пированных статьей, а также сообщений информационных агентств по-

лучила название пресс-клиппинг. Медиа-досье включает в себя не только

пресс-клиппинг, но и копии записанных на пленку или CD телепередач и

радиорепортажей (аудио/видеотекст).

Пресс-досье помогает PR-службе оценить эффективность того или

иного мероприятия в зависимости от количества и качества позитивных

материалов СМИ, провести анализ негативных статей и откликов для

внесения необходимых корректировок в программы и сценарии будущих

событий. Нередко пресс-досье служит базой для вторичных

(неформальных и оперативных) исследований в связях с общественно-

стью, позволяя сэкономить время и финансовые ресурсы в тех случаях,

когда необходимо разработать и провести PR-мероприятие в кратчайшие

сроки без достаточного бюджета на широкомасштабные формальные

исследования. Пресс-досье нередко выступает в качестве дополнения к

различным аналитическим справкам и докладам.

В тех случаях, когда необходимо довести до сведения широких жур-

налистских кругов официальную позицию высшего руководства фирмы,

корпорации, государственного учреждения или общественного

объединения по особо крупным принципиальным вопросам, затраги-

вающим их стратегические интересы пли престиж, PR-отдел готовит

«Заявление для печати». Использование этого официального PR-до-

кумента (он распространяется не от лица PR-департамента, а от имени

высшего руководства) наиболее часто встречается в государственных

учреждениях, однако его нередко готовят и в коммерческих или

политических структурах в ответ на серьезные критические замечания

или нападки, появившиеся в СМИ или в широких общественных кругах.

Цель этого документа — препятствовать подрыву имиджа или

122 ______________ Глава 6. Классификация документов в связях с общественностью

деловой репутации данной конкретной организации иди коммерческой

структуры, вызванному циркуляцией в обществе несоответствующей ис-

тине или тенденциозно подобранной информации. Достаточно, широко

используются в зарубежных странах, в первую очередь в США, так назы-

ваемые колонки комментаторов-экспертов (By-liner). Формально отражая

мнение «третьей», или независимой, стороны, они на самом деле готовят-

ся в отделах по связям с общественностью компаний, политических

партий, финансово-промышленных групп и т. д. и подписываются после

утверждения авторитетным должностным лицом или экспертом для при-

дания материалу веса и значимости. Преимущества таких PR-материалов

очевидны, поскольку внешне они не носят ангажированный характер и

доверие читательской аудитории к ним на порядок выше.

Близко к этому документу по своему значению и функциям примыкает

статья-опровержение, которая в отличие от официального «Заявления,

для печати» более подробно и аргументировано опровергает появившие-

ся в СМИ или в обществе слухи, необоснованные утверждения или по-

спешные умозаключения. Для придания большего веса таким материалам

PR-профессионалы широко используют при их подготовке мнения и

высказывания крупных авторитетных специалистов, экспертов, лидеров

общественного мнения.

Нередко журналисты не довольствуются официальными, тщательно

«отполированными» документами, исходящими от корпоративных

PR-служб, и просят сотрудников по СО организовать интервью с первыми

лицами организации. Наибольшее распространение в PR получили четыре

вида интервью: очное — берется в ходе личной встречи

или беседы по телефону с официальным лицом; заочное — журналист

заранее высылает в письменном виде вопросы и также в письменном

виде через определенное время получает на них ответы. Эксклюзив

ное интервью предполагает, что специально отобранная новостная

информация сообщается только одному особо приоритетному СМИ.

В последние годы благодаря бурному развитию компьютерных техно-

логий и компьютерной сети Интернет вошел в моду комбинированный,

или «виртуальный», вид интервью, когда интервьюируемое лицо

находится в компьютерном центре, подключенном к сети Интернет, и

отвечает с ходу в письменном виде на поступающие по сети вопросы

как журналистов, так и заинтересованных аудиторий. Особо ценится

то, что очень часто предоставленная в ходе виртуального интервью

или пресс-конференции информация охотно тиражируется многими

СМИ: сказывается «эффект личного присутствия», а также необычность

или новизна самого события.

6,2. Оперативные документы в связях с общественностью ____________________ 123

Виртуальные интервью стали заметно популярными в России пос-

ле того, как они были организованы для президента и премьер-мини-

стров России, для мэра Москвы по случаю проведения первых Все-

мирных юношеских игр, регулярные раз в месяц по средам интервью

в Интернете главного редактора популярного среди автомобилистов

журнала «За рулем» и т. д.

В связи с тем что в последнее время СО все чаще используются

при подготовке и реализации промоушн-акций для различных целе-

вых аудиторий, PR-специалисты принимают активное участие в раз-

работке концепций и вопросников для викторин на радио, телевиде-

нии и в печатных СМИ, например на предмет выявления знатоков

истории фирмы, главных этапов ее развития, уникальности ее това-

ров или услуг. В рамках внутрикорпоративных связей с обществен-

ностью работники PR-службы готовят поздравления для персонала

компании, клиентов и партнеров по случаю праздников, юбилеев и

памятных дат, а также совместно с отделом кадров некрологи и по-

слания соболезнования по случаю смерти сотрудника.

6.2. Оперативные документы в связях с

общественностью

В число оперативных PR-документов входит также официальное пригла-

шение на то или иное мероприятие, которое обычно рассылается PR-де-

партаментом от имени компании. С точки зрения СО в нем должно содер-

жаться в максимально сжатой форме необходимое количество полезных

для приглашаемого сведений:

♦ дата, тема и место мероприятия; точное название мероприятия;

♦ адрес, схема проезда и парковки;

♦ телефоны для справок;

♦ пожелания к форме одежды;

♦ фамилия и имя ответственного лица;

♦ порядок подтверждения принятия приглашения;

♦ аккредитация и регистрация гостей и т. д.

Нередко в практике встречаются так называемые дифференци-

рованные виды приглашений для различных категорий приглашае-

мых. Например, на пресс-конференцию могут быть сделаны отдель-

ные приглашения для журналистов, для выступающих, VIP-гостей

и экспертов.

124 ______________ Глава 6, Классификация документов в связях с общественностью

К числу сильных сторон связей с общественностью относят и возмож-

ность оперативного поддержания постоянной «обратной связи» с целе-

выми/ключевыми аудиториями. В качестве яркого примера можно со-

слаться на получившие широкое распространение анкеты или опросные

листы (Questionnaire). Особенно полезно использовать их накануне круп-

ного события: анализ итогов предварительного анкетирования целевых

аудиторий позволяет избежать крупных промахов и дает возможность

быть в курсе тенденций общественного мнения, своевременно реагиро-

вать на смену настроений в общественной среде. Анкеты служат хорошим

подспорьем при осуществлении мониторинга целевых групп и составле-

ния соответствующих баз данных.

Успех каждой PR-акции в большой степени зависит от тщательности

проработки сценария. Наиболее важными его параметрами являются

следующие:

♦ распределение всех мероприятий в рамках PR-акции по месяцам,

дням и часам;

♦ распределение и закрепление конкретных сотрудников, ответствен-

ных за каждое мероприятие или событие;

♦ список приглашаемых целевых и ключевых аудиторий, включая

наиболее значимые СМИ;

♦ список выступающих, список референтной группы поддержки каж-

дого мероприятия (лидеры общественного мнения), эксперты, по-

четные гости;

♦ функции и задачи модератора (ведущего);

♦ порядок приглашения гостей, каналы приглашения, форма одежды,

порядок регистрации, схема подъезда и парковки;

♦ последовательность выступлений;

♦ распределение отвечающих за сложные вопросы и темы;

♦ процедура предоставления эксклюзивных интервью печатным и

электронным СМИ;

♦ перечень необходимых PR-документов для каждого мероприятия,

порядок их подготовки и распространения;

♦ презентационные материалы (слайды);

♦ порядок проведения эксклюзивных интервью;

♦ запасные варианты на случай нештатного (непредвиденного) раз-

вития ситуации;

♦ вспомогательные мероприятия для неформального общения (фур-

шеты, приемы, коктейли, эксклюзивные интервью);

6.2. Оперативные документы в связях с общественностью

125

♦ организационная атрибутика (указатели, таблички с фамилия

ми, именами, должностями, выступающих, нагрудные таблички-

бейджи, щиты, постеры, плакаты, флажки, декорации, шары, ин-

формационные стенды);

+ мини-сценарий фото- и видеосъемки;

♦ техническое и организационное обеспечение (транспорт, мобильная

связь, погрузочно-разгрузочные работы, вспомогательное тех-

ническое звукоусиливающее, осветительное и проекционное обо-

рудование, оборудование для синхронного перевода, охрана);

♦ технический секретариат и служба регистрации гостей и журна-

листов;

♦ изготовление, доставка и распространение корпоративной суве-

нирной продукции и т. д.;

♦ культурно-развлекательная программа.

По завершении мероприятия или программы по связям с обществен-

ностью обычно готовится итоговый отчет, включающий в себя следу-

ющие важные компоненты:

♦ основные этапы;

♦ ход реализации проекта в целом;

♦ наиболее удачные акции и недостатки, а также трудности, с кото-

рыми пришлось столкнуться при реализации проекта;

♦ наиболее эффективные мероприятия, обеспечившие решение по-

ставленных задач;

♦ общая эффективность PR-акции;

♦ отклики в СМИ на проведенные мероприятия;

♦ выводы, уроки и рекомендации, которые необходимо учесть при

составлении последующих программ или разработке PR-меро-

приятий.

При аналитической оценке откликов и материалов в СМИ на про-

веденные мероприятия учитывают следующие показатели:

1. Тираж издания или охват зрительской /слушательской аудиторий.

1. Статус СМИ (местный, региональный, общенациональный, меж-

дународный).

2. Общий тон публикации или материала (позитивный, негативный,

нейтральный).

3. Общее количество упоминаний логотипа компании или торгового

бренда.