Контрольная работа - Вопросы по делопроизводству

Подождите немного. Документ загружается.

Федеральное агентство

ГОУ Высшего профессионального образования

Ивановский Государственный

Энергетический Университет

Филиал в г. Радужном

Контрольная работа № 1

Вариант 4

«Делопроизводство»

Курса 2 специальность 080502.65

Бусыгина Венера Рафаэльевна

Домашний адрес ХМАО-Югра, г. Радужный, мкр. 2, д.34а, кв. 9

Входящий № ____________________

Оценка работы __________________

Дата проверки ___________________

Подпись преподавателя ___________

Радужный 2009

Оглавление

I. Ответы на вопросы. 3

1. Унификация и стандартизация документов. Основные

направления стандартизации и унификации управленческих

документов на ГОСТы, на «Формуляр-образец» и «Основные

положения», их содержание и порядок применения.

2. Акты передачи и ликвидации основных средств. 8

3. Прием и обработка входящих документов. 10

II. Приказ. Выписка из приказа. 17

III. Список использованной литературы. 19

I. Ответы на вопросы.

1. Унификация и стандартизация документов. Основные

направления стандартизации и унификации управленческих

документов на ГОСТы, на «Формуляр-образец» и «Основные

положения», их содержание и порядок применения.

Унификация документов заключается в установлении единообразия

состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление

однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это

форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее

обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ),

республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в

целях сокращения количества применяемых документов, типизации их

форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки,

достижения информационной совместимости различных систем

документации по одноименным и смежным функциям управления, более

эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД),

которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за

соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках

республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической

документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и

ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм

документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а

также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической

информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и

стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и

контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и

ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу

проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в

отрасли.

В разработке унифицированных систем документации накоплен

большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на

требования по оформлению организационно-распорядительной

документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с

учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90). С

01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97,

внесший существенные изменения в оформление управленческой

документации в связи с компьютеризацией делопроизводства. На данный

момент используется ГОСТ Р 6.30-2003.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М;

Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – С. 55.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении

формуляра- образца документов для конкретной системы документации и

установлении на его основе состава реквизитов для данной системы

документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения,

составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации

и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле

документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны

предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его

создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны

учитываться психофизиологические возможности человека и параметры

технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех

реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и

подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет

совершенствования методов управления, например, в направлении

повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены

государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и

кодирования технико- экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения

документов в систему документации, широкого применения бланков,

рациональной компоновки форм документов, установления оптимального

объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и

таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде

связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме

трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором

постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная

вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В

унифицированной системе документации на организационно-

распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы

по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные

записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа,

облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для

копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному

принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и

боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк.

Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго

классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные.

Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное

расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов

бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности

использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых

средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на

заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их

изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию

и ремонт оргтехники).

2. Акты передачи и ликвидации основных средств.

Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № Ос-1) -

документ, который применяется для оформления зачисления в состав

основных средств (фондов) определенных объектов; для учета ввода их в

эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие

должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в

особом порядке; для оформления внутреннего перемещения основных

средств со склада при передаче другому предприятию (организации). Этот

акт содержит данные о документе (номер, дата, код вида, операции), о

сдатчике, получателе и объекте, принимаемом (сдаваемом) в эксплуатацию

(вид, код, сумма износа, год выпуска, номер паспорта, результаты

испытания, а также заключение комиссии и перечень прилагаемой

технической документации, подписи всех членов комиссии, принимающего

и сдающего объект, и отметка бухгалтерии об открытии инвентарной

карточки или перемещении объекта за подписью главного бухгалтера. Акт

(накладная) составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект.

Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов

основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря,

инструмента, оборудования и т. п., если эти объекты однотипны, имеют

одинаковую стоимость и приняты в эксплуатацию в одном календарном

месяце.

Акт о списании основных средств (ф. № Ос-4) - документ,

необходимый для оформления списания пришедших в негодность основных

средств. Это акты о списании транспортных средств (ф. ОС-4а), акты на

http://mirslovarei.com/content_eco/AKT-NAKLADNAJA-PRIEMKI-PEREDACHI-OSNOVNYX-SREDSTV-

F-OS-1-134.html

списание инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря (ф.

443), акты на списание исключенной из библиотеки литературы в

бюджетных учреждениях (ф. 444). Акты составляются постоянно

действующей комиссией, назначенной приказом по учреждению. В актах о

ликвидации основных средств указывают техническое состояние и причину

ликвидации объекта, первоначальную стоимость, сумму износа, затраты по

ликвидации, стоимость материальных ценностей (запасных частей,

металлолома и т.п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от

ликвидации), результат от ликвидации, превышение выручки над расходами

по ликвидации или расходов над суммой выручки. Основные средства,

пришедшие в негодность, списываются в установленном порядке. Разборка

и демонтаж основных средств до утверждения актов на списание

(получения разрешения вышестоящей организации) не допускается.

http://mirslovarei.com/content_eco/AKT-O-SPISANII-OSNOVNYX-SREDSTV-F-OS-4-142.html

3. Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте,

факсом или иным путем считается входящей и принимается

централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным

для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем

проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он

вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении

срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т.

д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.1):

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке

правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением

личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем необходимо

проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа;

количество листов документа; наличие приложений. При отсутствии

приложений или листов документа ставится в известность отправитель

Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) /

Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – С. 52.