Козикова О.В. Документирование управленческой деятельности. Методические указания

Подождите немного. Документ загружается.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями,

то наименования организаций следует печатать на чистом лис те бумаге. Пр и

систематической подготовке совместных документов для них может изготавли-

ваться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном

уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначе-

нием

автора документа. Автором документа могут быть организация, ее струк-

тур ное подразделение, должностное лицо.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: поч-

товый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицирован-

ная система организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов" не лимитирует

состав и объем сведений. При оформ-

лении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телекс ов, сче-

тов в банке, адрес электронной почты, адрес Интерне т-сайта (web-страницы в

Интернете).

Поч товый адрес в справочных данных об организации должен оформлять-

ся в с оответс твии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвер-

жденных пос тановлением Правительства

Российской Федерации от 15 апреля

2005 г. № 221.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации,

имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государст-

венный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: рус-

ском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. Пр и этом целесообраз-

но использование продольного бланка.

Например:

мянский пе

.,11/2

Москва, 101963

тел.:925-82-00

факс: 200-22-76

Armiansk

Lane, 11/2

Moskow,101963,Russia

tel.: 925-82-00

fax: 200-22-76

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготов-

ления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа

(кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или издан-

ного организацией , регламентируется уставом ( положением об организации )

и должно с оо тве тс твова ть видам документов , предусмотренным УСОРД и

ОКУД ( класс 0200000 ).

письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание

вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее предс тавление о назначении доку-

мента , определяет состав его реквизитов , структуру текс та , степень обяза-

тел ьнос ти выполнения его тре бований.

Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа

после реквизита « наименование

организации « и «справочные данные» и печа-

тают прописными буквами от границы левого поля (АКТ, ПР ИК АЗ,

ПРОТОКОЛ) или центрировано.

Дата (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для про-

токолов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой до-

кумента является одна

наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последователь-

ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя пара-

ми арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами

например, 05.01.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей по

следовательности: год.месяц.день месяца.

Например, 2003.01.05. Такой способ оформления даты находит применение

больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Размещение:

- в заголовочной части;

- в текс те;

- в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения», «Визы».

Для большинс тва документов дата прос тавляе тс я при завершении оформ-

ления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части

лис та ниже

реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля.

Регистрационный номер документа (реквизит 11) состоит из порядково-

го номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом

дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного

подразделения или исполнителя (его личного кода),

составившего документ, и

номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90,

где 1 – индекс структурного подразделения,

26 – номер дела по номенклатуре де л,

90 – порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и бо-

лее организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из

этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авто-

ров в документе.

Например:

ПРОТОКОЛ

27.11.2005 №72/85

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен

быть дан ответ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформля-

ется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с

поступившего документа и соответствуют регис трационному номеру и дате

по-

ступившего документа.

На бланках писем прос тавляются отметки для этого реквизита, оформлен-

ные следующим образом:

На № ___________ от _________

Размещение: под реквизитами 11,12 слева

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в

том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование

организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или

издания документа

указывают с учетом принятого административно-

территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается

место нахождения филиала.

Пр и обозначении городов Москва, Санкт-Петербург в реквизите сокраще-

ние «г» не употребляется.

Размещение: располагается ниже реквизитов «Ссылка на регис трационный

номер и дату документа» или «Регистрационный номер

» и «Дата документа» по

центру относительно предыдущей строки.

Адресат (реквизит 15)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделе-

ния, должностные и физические лица. Пр и адресовании документа должност-

ному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наиме-

нование организации и ее структурного подразделения указывают в имени-

тел ьном падеже. Этот реквизит оформляется на письмах, факсах.

Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

– наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– указание должности получателя (в дательном падеже;

– фамилия и инициалы в (дательном

падеже);

– почтовый адрес.

Размещение: располагается в правой верхней части документа в поле от

8 – 10 см на линейке Word.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в

несколько структурных подразделений одной организации, то их следует ука-

зывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита при необходимос ти

может входить почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной

правилами оказания услуг почтовой связи.

Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» пе-

ред вторым и тр е тьим адресами не указывают.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуют организации, указывают ее наименование, затем

почтовый адрес

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и

инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Зорину И.П.

Ул. Почтовая, д.71, кв.112,

г. Волосов, Киреевский р-н,

Туль ская обл., 301264

Гриф утверждения документа (реквизит 16) указывает на нормативный

или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых доку-

ментов например, относятся

уставы, положения, регламенты, штатные расписа-

ния, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколы и т. д.

Расположение: гриф утверждения документа располагают в правом верх-

нем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или

специально издаваемым документом. При утверждении документа должност-

ным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без

ка-

вычек), наименования должнос ти лица, утверждающего документ, его подписи,

инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Красный следопыт»

_______________ И.С.Сажин

(личная пдпись)

_____________________

(дата)

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать

элементы относительно самой длинной строки.

Пр и утверждении документа несколькими должностными лицами их под-

писи располагают на одном уровне.

Пр и утверждении документа постановлением, решением, приказом, прото-

колом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,

УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа

в творительном падеже, его даты,

номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

от 15.08.2003 №14

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает краткое содержание докумен-

та. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии,

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта.

К текс ту документов, оформленных

на бланках А5, заголовок можно не со-

ставлять.

Заголовок располагается слева над текстом документа от границы левого

поля. Объем его не должен превышать 5 строк длиной 73 мм.

Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка

не ставится.

Резолюция содержит указания относительно решения вопроса, изложенно-

го в документе.

Резолюция пишется на документе

соответствующим должностным лицом и

включает фамилии исполнителей, содержащие поручения, срок исполнения,

подпись и дату.

Например: А.В.Зайцевой

П.С.Никитиной

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2003

Личная подпись В.С.Казначевский

05.11.2003

В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, ука-

занное первым, являетс я ответс твенным за организацию и выполнение задания.

Допускается выполнение резолюции на отдельном листе. Резолюция, в

случае оформления ее на отдельном листе, является самостоятельным докумен-

том с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резо-

люция относится. Рекомендуется

для этих целей использовать бланки А6 с фа-

милией руководителя.

Текст документа (реквизит 20) – основной реквизит делового докумен-

та. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессио-

нальной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Феде-

рации или на государственных языках субъектов Российской

Федерации. Тек-

сты документов оформляют в виде анкеты, та блицы, связного текс та или в виде

соединения этих структур.

Пр и составлении текста в виде анкеты наименования признаков характери-

зуемого объекта должны быть выражены именем существительным в имени-

тел ьном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного

числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете

, или были, нахо-

дились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с

наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем

существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны

быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной

странице, графы табл ицы должны быть пронумерованы и на

следующих стра-

ницах должны быть напечатаны тол ько номера этих граф.

Связный текс т, как правило, состоит из двух частей. В первой части указы-

вают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключи-

тел ьно й) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст мо-

жет содержать одну заключительную часть (например, приказы – распоряди-

тельную часть без конс татирующей

, письма, заявления – просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его мож-

но разбивать на разделы, подразделы, пунк ты, которые нумеруют арабскими

цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действую-

щих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руково-

дству организации, текс т излагают от

первого лица единственного числа («при-

казываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текс т излагают от третьего лица

единс твенного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текс т излагают от первого лица множественного

числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от тре тьего лица множественного числа («слу-

шали», «выступили», «постановили», «решили»).

Тексты документов пишут только на

русском языке при направлении их:

– в федеральные органы власти, органы государственной власти Россий-

ской Федерации;

– на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ве-

дении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на

территории других субъектов Российской Федерации.

Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1

интервал можно печатать документы на формате А

5 (210х148). Через 2 интер-

вала печатают текс ты документов, которые готовят для издания типографским

способом.

Широкое распространение в служебных документах получило применение

сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и уско-

ряет восприятие информации.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) – располагается после

основного текс та и может быть оформлен двумя способами: когда наименова

ние приложения упомянуто в текс те, и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения в тексте оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. В 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в текс те, то указывают его

наименование, количество листов и количество экземпляров. Пр и наличии не-

скольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение

: 1. Положение об Управлении регионального кредитова

ния на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. В 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Мно-

гострочный текс т приложения печатают через один междустрочный интервал,

при нескольких приложениях их текс ты разделяют полутора интервалами.

В приложении

к распорядительному документу на первом его листе в пра-

вом верхнем углу пишут «Пр иложение» с указанием наименования распоряди-

тел ьного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.2005 №319

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буква-

ми, а также центрировать это выражение, наименование документа, его

дату.

Регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложе-

ние, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от14.06.2005 №02-4/156 и приложение

к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, от-

метку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. В 5 экз. в пе рвый адрес.

Пр иложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и под-

писывается исполнителем

или руководителем организации.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование долж-

ности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на

бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная под-

пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Па ртнер» личная подпись Н.А.Федоров

Допускается в

реквизите «Подпис ь» центровка наименования должности

лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии при-

ложений, отступив 3-4 межстрочных интервала.

Реквизит печатают от левого поля документа.

Право подписания документов должностным лицам может быть

Пр и подписании документа несколькими должностными лицами их подпи-

си располагают одну

под другой в последовательности, соответствующей зани-

маемой должности.

Пр и подписании документа несколькими лицами равных должностей их

подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц,

подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в с оответс твии

распределением

Председатель …

Члены комиссии …

Документ может быть подписан ис полняющ им обязанности должностного ли-

ца с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед

наименованием должнос ти, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛА-

СОВАНО, должнос ти лица, с которым согласовывается документ (включая

на-

именование организации), личной подписи, расшифровки подписи ( инициалов,

фамилии) и даты согласования.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от

границы левого поля.

Размещается: Ниже реквизита «Подпись».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласова-

ния оформляют по следующей схеме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

академии медицинских наук

от 30.10.2005 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Планета»

от 21.03.2005 №10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном

уровне слева и справа.

В отдельных случаях может оформляться лист согласования. На месте рек-

визита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования

прилагается».

Визы согласования документа (реквизит 24)

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись

должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фами-

лия) и дату подписания,например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2005

Виза показывает, что должнос тное лицо ознакомилось с содержанием до-

кумента и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа

непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа

согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2005

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются

к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы простав-

ляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника до-

кумента.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы про-

ставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается, по усмотрению

организации, полистное визирование доку-

мента и его приложения.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, пре-

дусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц,

фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных до-

кументах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фами-

лию, имя

, отчество) исполнителя и номер его тел ефона.

Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа доку-

мента в левом нижнем углу.

Например: Петров Семе нов Семен Се ме нович

43 56 85 (495) 127 12 12

Пр и отправке документов в другой город следует дополнить номер теле-

фона международным кодом.

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с со-

ставителем

документа, для выяснения возникших вопросов.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит

для ав тома тич еского поиска документа. Идентификатором электронной копии

документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу

каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном

носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

В отметке рекомендуется указать полный

путь к файлу – электронной копии

документа, включая имя файла и расширение.

Например: D:\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1.doc