Курсовая работа - Составление описей по личному составу
Подождите немного. Документ загружается.
ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Курсовая работа по дисциплине
«Архивоведение»
на тему
«Составление описей по личному составу»
Выполнил:
ст-ка гр.00 АА 01
И.О.Фамилия
Проверил:
И.О.Фамилия
2011
Содержание:
Введение................................................................................................................................................3
1 Составление описей по личному составу..............................................................................4
1.1 Формирование дел...................................................................................................................8
1.2 Оформление документов по личному составу.......................................................11
Заключение.........................................................................................................................................17
Список использованной литературы........................................................................................18
Приложение А Историческая справка.......................................................................................19
Приложение Б Опись №2 дел по личному составу.............................................................22
Приложение В Опись №2 дел по личному составу(исправленный вариант)............25
2
Введение
Термин «архивоведение» был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в 1804
году. Наукой, архивоведение стало в результате длительного процесса накопления
практических навыков по хранению, упорядочиванию и описании документов,
материалов, а также теоретически обобщенных по основным процессам архивной
работы.
В 1869 году на первом археологическом съезде в Москве Палачев выступил с
докладом «Архивы», положившему начало русскому архивоведению. В 1887 году
Андреевский издал лекции под названием «Наука об архивах». В 1890 году он же
опубликовал во 2 томе энциклопедического словаря Брокгауза и Эранта статью
архивоведения статья называлась «Архивоведение или наука об архивах».
В 1904 году увидели свет лекции преподаватели Воронова под названием
«архивоведение». В 1902 году появилась первая монография Самоквасова
(архивное дело России). В 1910 году – увидел свет обширный сборник статей по
архивоведению под редакцией Зуборева.
Основы законодательства РФ об архивном фонде – это первый за всю
историю страны законодательный акт, регламентирующий постановку архивного
дела. Основы законодательства об архивном фонде принял верховный совет РФ. 7
июля 1993 года заложили демократическую правовую базу архивного дела в
нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела
независимо от формы собственности на документы. Устанавливается уголовная
ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение,
безвозвратный вывоз архивных документов.
3
1 Составление описей по личному составу
На документы постоянного и долговременного сроков хранения в ЗАО
«Пензаэлектросетьстрой» составляется опись – «архивный справочник,
содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также
предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким
образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве
и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу
индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.
Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют,
т.е. располагают в строго определенном порядке.
Внутри года дела в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» располагаются в порядке
значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
- приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений,
относящиеся к основной деятельности;
- приказы, протоколы и другие распорядительные документы
учреждения;
- планы, сметы;
- отчеты, балансы;
- доклады, переписка и т.д.
В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится
в опись под самостоятельным номером.
Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и
одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого
дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия
заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.
Например:
Лицевые счета за 2004 год. Том 1
То же Том 2
То же Том 3
4
Графа описи «Примечания» обычно в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» не
используется. В дальнейшем в ней при приеме дел в архив делаются отметки об
особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных
документов из него другим учреждениям и т.д.
Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием
должности, утверждается директором ЗАО «Пензаэлектросетьстрой». Если служба
кадров представляет собой крупное подразделение, как в ЗАО
«Пензаэлектросетьстрой» и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее
утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел
составляется в 2х (при наличии ЭК – в 3х) экземплярах. Один экземпляр остается
в делах службы кадров, второй будет передан в ведомственный архив вместе с
делами (3й будет подшит к протоколу ЭК).
На основе описей дел ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» ведомственный архив
составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней
ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в
Государственный архив в соответствии с установленными правилами.
Документ по личному составу – это архивный документ, отражающий
трудовые отношения работника с работодателем.
В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы со
сроком хранения 75 лет. Каждое структурное подразделение компании, имеющее
в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет
собственную опись дел по личному составу (пример данной описи в ЗАО
«Пензаэлектросетьстрой» находится в Приложение Б). К таким структурным
подразделениям относятся, например, кадровый отдел, бухгалтерия и т.п. После
этого в организации (в данном случае в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой»)
составляется сводная опись дел по личному составу, причём опись дел,
предоставленная кадровым отделом, является основой сводной описи.
Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в
обязательном порядке, являются:
5
- все личные дела сотрудников (важнейшая часть которых - трудовые
договоры);
- приказы по личному составу (о приёме на работу, переводе,
увольнении, отпусках без содержания и по уходу за детьми);
- личные карточки работников (форма Т-2);
- лицевые счета и платёжные ведомости сотрудников, если нет лицевых
счетов;
- списки учёта сотрудников.
Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при
вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.
Чаще всего описи дел по личному составу составляются по хронологически-
номинальному принципу или по номинально-хронологическому. Т.е. либо
основой описи считается год, а документы внутри располагаются по видам
документов, либо основой описи становится вид документа, а сами документы
располагаются в хронологическом порядке в течение описываемого года с января
по декабрь. Тематический, предметный, алфавитный принципы составления
описей дел по личному составу считаются наименее целесообразными, но часто
используются для судебно-следственных дел организации.
Опись дел является учетным документом и основной частью научно-
справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.
Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в
ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу
заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного
экземпляра в аппарате предприятия.
Форма описи дел унифицирована.
Опись документов предоставляет возможность оперативно и точно
ориентироваться в массиве документов и своевременно получать всю
необходимую информацию, например, при составлении справки о трудовом
стаже. Ведь именно опись в кратчайшие сроки предоставляет сведения о
6
порядковом номере дела, в котором хранится необходимый приказ или другой
документ.
7
1.1 Формирование дел
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» должны иметь
отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в
день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила
исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему
содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в
дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо
ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные
требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года, исключение
составляют:
- переходящие дела;
- судебные дела;
- личные дела, которые формируются в течение всего периода работы
данного лица в организации;
- документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских
групп, которые группируются за период их созыва;
- документы учебных заведений, которые формируются за учебный год;
- документы театров, характеризующие сценическую деятельность за
театральный сезон;
- дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
8
Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если
дело больше, то его разделяют на два и более тома).
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему
содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом
документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам
поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и
корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или
составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в
документе делается отметка.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с
указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с
установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших
объемах документов приказы по личному составу, касающиеся
различных сторон деятельности организации (прием на работу,
увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в
отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению
группируются в дела по направлениям деятельности организации;
9
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке
по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются
в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы
организации и все документы по их рассмотрению и исполнению
группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и
систематизируется в хронологической последовательности, документ-
ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела
предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности
организации переписка может группироваться также за учебный год,
срок созыва выборных органов и т.д.
Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления,
справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.
Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты)
помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию,
независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за
2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И
наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009
года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их
действия.
10