Организация документационного обеспечения управления в
экономической системе. Назначение СДОУ, состав функции и процедур.
СДОУ (система документального обеспечения управления).
СДОУ – это система документального обеспечения управления служит для решения
следующих задач:
Документальное управление решений, создание документальных организаций,
плановых высшего уровня.
Документальное обеспечение управления – создание рабочих текущих
документов
Получение, распределение и фильтрация потоков внешней информации, для
исполнителя и руководителя.
Контроль и их исполнение анализа качества.
Организация хранения поиска и выдача документов.
ДОУ осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:
Документирование
Делопроизводство
Документирование – составление, оформление согласование рабочих документов для
выполнения функции управления.
Делопроизводство – это организация работы с документами, то есть обеспечение
работникам аппартоуправления документа для управления деловых процессов и процедур,
проверка и отбор нужных документов.
СДОУ так же выполняет функцию информационного фильтра между системой и
внешней средой путем получения проверки, сортировки и распределение потоков
документов для конкретных адресатов.
Делопроизводство тесно связано с деловыми процессами и функциями управления.
Отличие делопроизводство от деловых процессов состоит в функциональной разнице:
делопроизводство отвечает за документальное обеспечение управления предприятием, а
деловые – за ведение бизнеса.
Каждый документ внутренний или внешний имеет свой регламент, который определяет
документооборот. Регламент – это порядок и правила работы с документами.
Документооборот отражает оборот документа с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки потребителя. Документ бывает централизованный
(охватывает все подразделения предприятия) и специализированный.
Центральный документооборот включает всю документальную организацию
распределительную деятельность. Специализированный документооборот – это
бухгалтерские, юридические, маркетинговые и другие документы.
Работники СДОУ должны выполнять следующие функции:
1. Прием, регистрация, распределение и доставка их исполнителю
2. Оформление и отправка исходящих документов
3. Стенография
4. Формирование дел и сдача их в архив и др.
По объему переработанной информации СДОУ делится на 4 класса:
1. Более 100€000 документов в год – это управление делами при президенте
2. 25€000 – 100€000 документов в год – общие дела министерства.
3. 10€000 – 25€000 документов в год – отдел делопроизводств фирмы.
4. меньше 10€000 документов в год – секретарь директора фирмы.