Мельник М.В. (ред.) и др. Ревизия и контроль
Подождите немного. Документ загружается.
331
Действующее законодательство допускает ведение такой книги, помощью
средств вычислительной техники. В этом случае информация может
формироваться в виде выходного документа на машиночитаемых носителях.
Распечатка информации с машиночитаемых носителей осуществляется по мере
необходимости или требованию органов, осуществляющих контроль в
соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры,
но не реже одного раза в год.
Ответственность за организацию хранения книги учета ценных бумаг
несет руководитель организации.
В случае отсутствия книги учета ценных бумаг возможные операции с
векселями могут быть выявлены на счетах 58, 66, 67, отражающих сведения о
движении финансовых векселей.
Операции с товарными векселями могут быть выявлены на счетах 60,62,76.
Отсутствие книги учета ценных бумаг при наличии операций с векселями
является нарушением законодательства о бухгалтерском учете и может
свидетельствовать о возможных злоупотреблениях.
Векселя должны быть оценены ревизором на соответствие установленной
форме и наличие обязательных реквизитов, иначе их нельзя считать векселями.
Ревизору необходимо провести полную инвентаризацию имеющихся в
организации векселей, которая может быть проведена как самостоятельно, так
и в ходе инвентаризации кассы.
При инвентаризации устанавливаются:
• правильность оформления векселей;
• реальность стоимости учтенных на балансе векселей;
• сохранность векселей (путем сопоставления фактического наличия с
данными бухгалтерского учета);
• своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете
полученных доходов по операциям с векселями.
Инвентаризация векселей проводится отдельно по векселям, полученным в
качестве обеспечения оплаты продукции (работ, услуг), и по векселям,
приобретенным в качестве финансовых, вложений, по всем эмитентам с
указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической
стоимости, сроков погашения и общей суммы. Реквизиты каждого векселя
сопоставляются с данными книги учета Ценных бумаг.
Инвентаризация векселей, сданных на хранение в специализированные
организации (банк-депозитарий, специализированное хранилище ценных бумаг
и др.), заключается в сверке остатков сумм, белящихся на соответствующих
счетах бухгалтерского учета организации-владельца, с данными выписок этих
организаций.
332
При инвентаризации необходимо учитывать, что в соответствии с
вексельным законодательством вексельная сумма (размер платежа) может быть
обозначена на векселе цифрами и (или) прописью. При несоответствии
цифрового и письменного обозначения вексель имеет силу на сумму,
обозначенную прописью.
Особое внимание необходимо уделить векселям, переданным по
индоссаменту. В данном случае большое значение имеет содержание
передаточной надписи. Согласно Положению о переводном и простом векселе
индоссант может запретить новый индоссамент. В этом случае индоссант
снимает с себя ответственность за осуществление платежа по векселю.
Дата выдачи векселя имеет значение, если вексель выдан со сроком
платежа «по предъявлению». Данный вексель подлежит оплате при его
предъявлении векселедержателем. Такой вексель должен быть предъявлен к
платежу в течение одного года с момента его составления. В этом случае во
внимание принимается дата составления векселя, указанная на его лицевой
стороне. При выявлении просроченных векселей ревизору необходимо отразить
такой факт в отчете, который может свидетельствовать об отсутствии
эффективности управления векселями.
В организации должны быть также акты приема-передачи векселей.
Ревизору необходимо провести сличительный анализ информации,
содержащейся в актах, с записями в книге и обратить внимание на
эффективность осуществления операций с векселями. Эффективность может
быть определена по финансовому результату от продажи векселей, который
формируется на счете 91. Большое количество векселей третьих лиц на балансе
организации, полученных в качестве оплаты за реализованную продукцию,
может быть признаком неэффективной деятельности организации.
333
ГЛАВА 20. ОСОБЕННОСТИ РЕВИЗИИ АВТОТРАНСПОРТНЫХ
ОРГАНИЗАЦИЙ
Автотранспортные средства в соответствии с принятой классификацией
являются основными средствами, поэтом)' на них распространяются все нормы
учета и ревизии основных средств. Вместе с тем бухгалтерский учет
деятельности, связанной с автоперевозками, имеет свои особенности. Эти
особенности влияют и на проведение ревизии.
При ревизии автотранспортных организаций необходимо проверить
следующее:
1) соответствует ли фактическое наличие автомашин данным
бухгалтерского учета, имеются ли на все автомашины технические паспорта;
закреплены ли автомашины за шоферами и рабочими по ремонту; имеются ли
автомашины, не эксплуатируемые по технической неисправности; установить
причины и виновных лиц при обнаружении разукомплектованных автомашин;
проверить установленный порядок их списания;
2) выполняется ли план и соблюдаются ли графики технического
обслуживания и ремонта автомашин, соответствует ли фактическая стоимость
ремонта утвержденным сметам и нормам, соблюдается ли порядок отпуска
агрегатов и запасных частей для ремонта;
3) существует ли контроль за выходом автомобилей на линию и
возвращением их в парк; есть ли простои и холостые пробеги автомашин;
каковы основные технико-экономические показатели работы грузовых
автомобилей (коэффициенты сменности, использования грузоподъемности в
пробеге, использование автомобильных прицепов);
4) количество аварий и дорожно-транспортных происшествий; состояние
работы но охране труда и обеспечению безопасности движения; применение
мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины, правил движения и
эксплуатации автомобилей;
5) организацию и состояние расчетов с клиентурой за автомобильные
перевозки; порядок выдачи путевых листов, правильность их заполнения;
соблюдение порядка выдачи и оформления товарно-транспортных накладных,
наличие таблиц расстояний на постоянных я Марш ругах перевозок грузов;
6) состояние учета авторезины на складе, в ремонте, в эксплуатации, а
также изношенной резины;
7) правильность хранения и учета горючего, запасных частей и смазочных
материалов; контроль за расходованием горючих и смазочных материалов по
каждому автомобилю.
334
20.1. Поступление автотранспортных средств
Автотранспортные средства могут поступать в организацию в результате
приобретения, внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал,
безвозмездного получения.
Автотранспортные средства приобретаются по различным причинам.
Легковые автомобили и микроавтобусы приобретаются для удовлетворения
управленческих нужд организации, связанных с организацией поездок
управленческого персонала; грузовые автомобили и спецтехника — для
решения задач производства и реализации продукции (работ, услуг).
В любом случае приобретение автомобилей должно быть экономически
обосновано и отвечать основным целям организации.
Поступившие в организацию автомобили подлежат государственной
регистрации. С 1 июля 1993 г. в соответствии с Постановлением Правительства
Российской Федерации от 18 мая 1993 г. № 477 «О введении паспортов
транспортных средств" все организации-изготовители выдают паспорта на
транспортные средства и шасси. С 1 июля 1997 г. такие паспорта выдаются
также таможенными органами, если транспортное средство приобретается за
границей и затем ввозится на территорию Российской Федерации. Наличие
этих паспортов является одним из обязательных условий регистрации
транспортных средств в государственных органах (ГИБДД) и дальнейшей
эксплуатации.
Регистрация транспортных средств в ГИБДД проводится в течение пяти
суток после их приобретения на основании соответствующих документов,
удостоверяющих право собственности на данные Средства (справок-счетов,
выдаваемых предприятиями-изготовителями или торговыми организациями,
договоров купли-продажи), документа, подтверждающего возможность
допуска автотранспортного средства к эксплуатации (паспортов транспортных
средств), а также квитанции или платежного поручения об уплате налога на
приобретение автотранспортных средств.
Первичными документами по учету поступления автотранспортных
средств на предприятии являются:
• акт о приеме-передаче объекта ОСНОВНЫХ Средств (кроме зданий.
сооружений) по форме N? ОС-1;
• инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6.
Акт о приеме-передаче объекта основных средств в одном экземпляре на
каждый объект автотранспортных средств в день его поступления составляет
приемочная комиссия и главный бухгалтер, утверждает
335
руководитель предприятия. К акту прилагают техническую документацию на
автотранспортное средство. На основании этих доцентов бухгалтерия
производит необходимые записи в инвентарных карточках учета основных
средств. Техническая документация может передаваться по месту эксплуатации
объекта с соответствующей отметкой в инвентарной карточке,
Приемка законченных работ но достройке оборудования, реконструкции
автотранспортных средств оформляется актом о приеме-сдаче
отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов
основных средств по форме -№ ОС-3.
В инвентарной карточке обязательно записывается заводской номер
автомобиля, год выпуска и номер паспорта. В разделе «Краткая характеристика
объекта" обязательно указывают номера всех номерных агрегатов - шасси
(рамы), кузова, двигателя.
Момент ввода в эксплуатацию автотранспортного средства оформляется
дополнительным первичным документом — актом ввода в эксплуатацию
автотранспортного средства, составляемым в произвольной форме и
утверждаемым руководителем организации.
Поступление автомобилей в организацию отражается следующими
проводками:
Д 08 — К 60 — отражены капитальные вложения на приобретение
автомобиля;
Д 08 — К 76, 60 — отражены расходы на регистрацию автомобиля,
расходы по его дооборудованию (установке сигнализации, антикоррозийной
обработке и т.п.);
Д 19 — К 60, 76 — выделен НДС, уплаченный поставщику автомобиля, а
также НДС с расходов по дооборудованию автомобиля;
Д 01 — К 08 — оприходован автомобиль в состав основных средств (при
условии постановки его на учет в органах ГИБДД, оформлении акта по форме
№ ОС-1);
Д 68 — К 19 — списан к зачету НДС, уплаченный поставщикам
автомобилей.
Операции по учету поступления автомобилей как объектов основных
средств отражаются в журнале-ордере № 13.
Поступление автомобилей ревизор обследует сплошным методом,
проверяя оформление всех документов, по которым получен автомобиль, на
соответствие требованиям законодательства. К таким Документам относятся
договор, справка-счет, технические паспорта и другие документы,
подтверждающие переход права собственности па автомобиль. Ревизор
проверяет инвентарную карточку учета основных средств формы № ОС-6, акт о
приеме-передаче объекта
336
основных средств формы № ОС-1, дату регистрации автомобиля в ГИБДД.
Далее ревизор проверяет правильность отражения автомобилей на счетах
учета. При этом нужно помнить, что у организации должна быть
соответствующая лицензия (на торговлю автотранспортными средствами).
Ревизор обязан проверить бухгалтерские данные о расчетах (счета 60, '76). В
практике известны случаи, когда транспортные средства не приходовались на
соответствующие счета, а отражались только на счетах расчетов.
По первичным учетным документам проверяются своевременность и
полнота оприходования автомобилей путем сопоставления документов на
поступление с данными банка об оплате, а также с данными учета по
инвентарным карточкам. Особое внимание следует уделять проверке
правильности и своевременности передачи автомобилей от одного водителя
другому и их документальному оформлению, проводимых по актам о приеме-
сдаче автомобилей, инвентарным карточкам, приказам отдела кадров о приеме
и увольнении с работы водителей, а также правильности формирования
первоначальной стоимости транспортного средства. При покупке автомобиля
(главным образом, легкового автомобиля) требуется довести его до состояния,
в котором он пригоден для эксплуатации: установить дополнительное
оборудование (для удобства и безопасности эксплуатации), сигнализацию и пр.
Эти затраты увеличивают стоимость автомобиля, при этом, например,
автомагнитола рассматривается как самостоятельный объект учета.
Проверяется также первичная величина затрат на приобретение
автомобиля: сличаются условия договора о цене с товаросопроводительными
документами и данными счетов-фактур и т.д.
20.2. Использование автомобилей
Автомобильный транспорт непосредственно связан со сферами
производства, обращения и потребления. В сфере производства в качестве
внутрицехового и внутризаводского транспорта он участвует в процессе
перемещения сырья, полуфабрикатов и продукции внутри организации. В
процессе передвижения продукции из сферы производства в сферу потребления
участвует внешний транспорт, обслуживающий пространственные
экономические связи.
Автомобильный транспорт — это материальная основа процесса
обращения, в котором перемещение грузов является одновременно и
производственным процессом, и продукцией. Продукция автотранспорта
измеряется в тонно-километрах, представляющих произведение
337
количества перемещенных тонн груза или числа пассажиров да определенное
расстояние за определенный период времени.
Автотранспортный процесс, или процесс перевозок, состоит из трех
основных элементов:
1) погрузка грузов или посадка пассажиров на подвижной состав в пунктах
отправлении;
2) перемещение грузов и пассажиров по дорогам между пунктами
отправления и назначения;
3) выгрузка грузов или высадка пассажиров в пунктах назначения.
Автотранспорт работает на основании плана по объему перевозок и
себестоимости одного тонно-километра. Основной показатель деятельности
автотранспорта связан с фактическим пробегом автомобилей, поэтому все
находящиеся в эксплуатации автомобили должны иметь исправные и
опломбированные спидометры.
При использовании автомобилей в организации должна действовать
система контроля за выходом автомобилей на линию и возвращением их в
парк, которая предусматривает получение информации о наличии простоев и
холостых пробегах автомашин.
Основные технико-экономические показатели работы грузовых
автомобилей включают коэффициенты сменности, использование
грузоподъемности в пробеге и использование автомобильных прицепов.
Если отдельные единицы автотранспортных средств не эксплуатируются,
организация вправе перевести их на консервацию приказом руководителя
организации, при этом срок консервации не может быть менее трех месяцев. В
приказе обязательно указываются причины консервации, наименование
автотранспортных средств, переводимых на консервацию, балансовая
стоимость, инвентарные номера, сроки консервации, состав и размеры затрат
по содержанию законсервированного автотранспорта.
Эксплуатация автомобилей оформляется первичными документами,
обеспечивающими систему учета: пробега автомобиля, рабочего времени
водителя, прав на эксплуатацию автотранспортного средства. Некоторые
документы являются унифицированными, другие — разрабатывает и
утверждает организация.
Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном
транспорте» утверждены следующие формы первичной документации по видам
автотранспорта:
• путевой лист легкового автомобиля по форме № 3;
338
• путевой лист специального автомобиля по форме № 3 спец;
• путевой лист легкового такси по форме № 4;
• путевой лист грузового автомобиля по форме № 4 с;
• путевой лист автобуса по формам № б и № б спец. Путевой лист
действителен только на один день и на более длительный срок выдается только
в случае командировки. В путевом листе обязательно должны быть
проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации,
которой принадлежит автомобиль, указан маршрут следования. На
предприятиях должен вестись журнал учета движения путевых листов формы
№ 8. При эксплуатации грузового автотранспорта документом первичного
учета и основанием для осуществления расчетов за перевозки грузов является
также товарно-транспортная накладная но форме № 1-Т. В путевом листе
фиксируются номера товарно-транспортных документов.
Учет ремонта транспортных средств ведется по его видам: планово-
предупредительные ремонты (капитальный, средний и текущий), внеплановые
ремонты (аварии). Для автомобильного транспорта капитальным считается
ремонт с периодичностью свыше одного года, при котором производится
полная разборка агрегата, замена или восстановление всех изношенных деталей
и узлов, ремонт базовых и других деталей и узлов, сборка, регулировка и
испытание агрегата.
Капитальные вложения в автомобиль производят в том случае, если на нем
заменяются узлы и механизмы на аналогичные, более современные и
производительные. При этом стоимость объекта увеличивается на разность
между устанавливаемыми и замененными узлами и механизмами, а также на
величину затрат по их установке.
Общехозяйственные расходы по видам перевозок распределяются, как
правило, пропорционально отработанным авточасам на линии. Погашение
стоимости эксплуатируемых автотранспортных средств производится путем
начисления амортизации. При этом возможно применение ускоренных норм
амортизации.
Учет использования автомобилей (отнесение расходов на затраты)
отражается в журнале-ордере № 10.
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Д 10 — К 60,71 — приобретены запчасти и ГСМ;
Д 19 — К 60, 71 — отражен НДС по запчастям и ГСМ;
Д 60, 71 — К 50, 51 — начислена оплата поставщикам запчастей и ГСМ;
Д 20, 26, 44 — К 10 — списаны запчасти на ремонт автомобиля. списаны
ГСМ;
Д 68 — К 19 — списан НДС по запчастям и ГСМ.
339
Инвентаризация автотранспортных средств проводится так же, как и
инвентаризация основных средств. Существуют некоторые особенности, на
которые следует обратить внимание, в частности: имеются ли на все
автомашины технические паспорта; закреплены ли автомашины за шоферами и
рабочими по ремонт; имеются ли автомашины, не эксплуатируемые по
технической неисправности.
Инвентаризации должны подвергаться все автомобили независимо от
технического состояния и места их нахождения: в ремонте, в поездке, на
консервации, в аренде. На автомобили, которые на день инвентаризации
находятся на территории организации, ревизор заводит две
инвентаризационных ведомости: в инвентаризационную ведомость формы №
ИНВ-10 заносятся сведения об автомобилях, находящихся в ремонте, в
инвентаризационную ведомость формы № ИНВ-1 — о наличных исправных
автомобилях, находящихся на территории организации. Автомобили, которые
надень инвентаризации находятся за пределами автотранспортной организации,
заносятся в отдельную ведомость формы № ИНВ-1 на основании
соответствующих документов. После возвращения автомобилей из
командировки они проверяются и ревизор делает соответствующую запись в
инвентаризационной ведомости формы № ИНВ-1, открытой для регистрации
автомобилей, находящихся в командировке. Отдельная инвентаризационная
ведомость той же формы открывается для инвентаризации автотранспорта,
находящегося в аренде и на консервации,
Иногда машины ставят на учет с опозданием, и таким образом занижается
среднесписочное количество автомобилей в хозяйстве. Ревизор проверяет, все
ли автомобили и прицепы закреплены за отдельными водителями. При
выявлении расхождений, используя данные первичных документов, следует
установить причины- возникновения недостающих или излишних автомобилей.
Излишние автомобили появляются в результате преждевременного списания,
необеспечения их разборки, оприходования годных узлов и деталей f и сдачи
негодных запасных частей, узлов и агрегатов на склад металлолома.
При инвентаризации автотранспортных средств основное внимание
обращают на комплектность автомобилей. Перечень комплектующих деталей
содержится в инвентарной карточке учета автотранспортного средства. При
выявлении фактов недостачи деталей составляется акт, в котором
проставляется количество и наименование Недостающих деталей. В акте
расписываются члены комиссии и материально ответственное лицо. В акте
отражается учетная стоимость недостающих деталей; акт подписывает
бухгалтер, ведущий учет
340
автомобилей. С материально ответственного лица в этом случае берется
объяснительная записка, в которой указывается, по чьему распоряжению и
когда были сняты детали, где они использованы.
Фактическое наличие автомобилей, находящихся в ремонте и сданных в
аренду, устанавливают путем встречной проверки в авторемонтных
организациях и у арендаторов,
Ревизор должен проверить существующий порядок выдачи путевых
листов, правильность их заполнения, соблюдение порядка выдачи и
оформления товарно-транспортных накладных, наличие таблиц расстояний на
постоянных маршрутах перевозки грузов, а также состояние спидометров
автомобилей. Для этого составляется инвентаризационная опись спидометров с
обязательными реквизитами, придающими ей юридическую силу; номером
описи, датой составления, подписями членов ревизионной комиссии и их
расшифровкой, подписями водителей и их расшифровкой. Ревизор снимает
показания счетчиков с автомобилей, выезжающих на линию, а также с
прибывающих с рейсов, делая отметку в описи. На основании описи
составляется сличительная ведомость, в которой отражаются результаты сверки
показаний спидометров и соответствующих данных транспортных документов:
путевых листов и товарно-транспортных накладных с количеством наезженных
километров исходя из фактического пробега и выполненного объема перевозок.
При выявлении приписок ревизор требует от водителей и других лиц
письменные объяснения. Показания спидометров используются для проверки
обоснованности списания ГСМ. Обобщенные результаты проверок отражаются
в итоговом акте ревизии.
Особое внимание уделяется ремонтам автомобилей. Ревизор проверяет,
есть ли в организации система планово-предупредительных ремонтов (ППР),
какие типы ремонтов и технического обслуживания используются. Перечень
ремонтных работ и материалов (узлов, агрегатов), предусмотренных ППР или
инструкциями по эксплуатации, сверяется с фактически выполненными
работами, видами технического обслуживания (ТО) и использованными
материалами. Итоги ревизии ремонтов сводятся в аналитическую таблицу. По
итогам проверки ревизор берет объяснительные записки у водителей и
специалистов ремонтных служб о работах, не предусмотренных плановыми и
нормативными документами, перерасходованные материалах и деталях.
Особенное внимание обращается на производство ремонтов и техническое
обслуживание во время гарантийного обслуживания на станциях ТО.