Реферат - Организация документооборота в организации

Подождите немного. Документ загружается.

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Алтайский государственный аграрный университет

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

РЕФЕРАТ

Тема: Организация документооборота в организации

Выполнила:

Проверила:

Барнаул 2010

ДОКУМЕНТООБОРОТ – это движение документов в учреждении с

момента их поступления или создания до завершения исполнения или

отправки.

Один из важнейших участков документационного обеспечения

управленческой деятельности – организация документооборота. Если

регистрация документов обеспечивает их учет, поиск, контроль исполнения,

то документооборот представляет собой движение документов в

организации. От того насколько правильно, рационально он поставлен,

зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей,

руководителей, заинтересованных должностных лиц.

В основе организации документооборота лежит несколько правил.

 Централизация операций по приему и отправке документов.

 Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении

документа.

 Организация предварительного рассмотрения поступивших

документов (до передачи их на рассмотрение руководителя).

 Однократность регистрации документов, поступивших в организацию

и отправляемых из организации.

 Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно

определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

 Устранение необоснованных согласований, организация параллельного

согласования, сокращение времени на согласование документа.

 Выделение среди других так называемых “нерегистрируемых

документов”.

 Разделение документов, включенных в документооборот организации,

на документопотоки.

Под документопотоком понимается совокупность документов одного

наименования или назначения, движущихся в организации по одному

маршруту. Для каждого документопотока устанавливается определенный

маршрут. Как правило, в документообороте выделяется три

документопотока: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и

внутренние документы.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики

организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98).

Каких-либо нормативных положений о порядке организации

документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной

политике, не существует.

Соответственно каждое предприятие самостоятельно определяет

правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Первичные документы

B Как уже говорилось выше, все хозяйственные операции, проводимые

организацией, должны оформляться оправдательными первичными

документами. Причем, такие документы принимаются к учету только в том

случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах

унифицированных форм первичной учетной документации.

Подобные унифицированные формы первичных документов

принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата РФ.

Предприятия вправе самостоятельно разработать документацию и

утвердить их руководителем организации в форме приказа или

распоряжения. При этом необходимо соблюдать требования

законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые

должны иметь следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона

о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение

хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Разработанные организацией внутренние формы первичной

документации должны быть в обязательном порядке зафиксированы в его

учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется

альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной

политики в качестве ее приложения.

Учетные регистры

B В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете все

организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и

хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах

бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского

учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся

в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах

бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны

вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах,

журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде

машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а

также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется

большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и

вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак

регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели

синтетического учета регистрируются по данным первичных документов

только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с

дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

Используемая организацией форма учета должна быть отражена в ее

учетной политике по бухгалтерскому учету. Кроме того, если предприятием

разработаны собственные формы учетных регистров, то они должны быть

также отражены в альбоме неунифицированных форм документов.B

Бухгалтерская и налоговая отчетностьB

В зависимости от типа и структурной организации предприятия могут

существовать некоторые различия и в составляемой ими бухгалтерской

отчетности.

Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую

отчетность в составе и в порядке, предусмотренных статьей 13 Закона о

бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г.

N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Однако, например, субъекты малого предпринимательства могут

представлять сокращенный перечень бухгалтерской отчетности (пункт 85

Положения по ведению бухгалтерского учета).

Организации, имеющие в своем составе структурные подразделения,

выделенные на отдельные балансы, либо территориально обособленные

подразделения (представительства, филиалы и др.), должны отразить в

учетной политике порядок составления консолидированной отчетности в

целом по организации (сроки и объемы представления внутренней

отчетности структурными подразделениями, состав этой внутренней

отчетности, распределение самого процесса учета между бухгалтериями

подразделений и главной (централизованной) бухгалтерией и т.п.).

Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского

учета (пункт 91) в случае наличия у организаций дочерних и зависимых

обществ они помимо собственного бухгалтерского отчета составляют

сводную бухгалтерскую отчетность, включающую показатели отчетов таких

обществ. Методические рекомендации по составлению и представлению

сводной бухгалтерской отчетности определены приказом Минфина РФ от 30

декабря 1996 г. N 112 (с изменениями от 12 мая 1999 г.).

Такого рода особенности составления бухгалтерской отчетности и

представления ее заинтересованным лицам должны быть отражены в учетной

политике предприятия по бухгалтерскому учету.

График документооборота

В целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и

обработке первичных документов, а также сроков их представления, на

предприятии должны оформляться правила документооборота,

утверждаемые в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.

Под документооборотом понимается создание или получение от других

предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных

документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском

(налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который

может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как

приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е.

предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для

прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный

срок его нахождения в подразделении. График документооборота может

содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в

каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с

указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за

своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную

передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за

достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их

и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота

осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные

методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса

учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания

составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому

рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка

документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему

(график) документооборота по организации в целом.

Хранение документовB

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете.

Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы,

регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение

сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации

государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов

бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры

кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков

их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после

года, в котором они использовались для составления бухгалтерской

отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов,

регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет

руководитель организации. Неиспользуемые в работе первичные документы,

учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат

обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в

специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих

возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к

определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом

порядке и сопровождаются справкой для архива.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике

документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно,

достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету

порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров,

бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в

архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Эффективность автоматизации документооборота

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного

документооборота складывается из двух основных частей:

1. Прямой

эффект от

внедрения

автоматизированной системы, поддающийся количественным

подсчетам. К первой группе эффектов относятся:

Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии

обработки документов в электронной форме): на расходные материалы

(бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.),

на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных

документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и

выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на

прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное

использование документов.

Данные западных консалтинговых компаний:

Работа с бумажными

документами (традиционная

технология)

Работа с электронными документами

(автоматизированная технология)

около 15% всех документов

безвозвратно теряется

рост производительности труда сотрудников

составляет 25-50%

до 30% рабочего времени

сотрудников затрачивается на

поиски необходимых материалов

время обработки одного документа

уменьшается более чем на 75%

для каждого документа создается

в среднем 19 его копий

время создания нового документа

сокращается на 20-30% (благодаря быстроте

поиска и наличию прототипов)

Среди преимуществ автоматизации документооборота и перехода к полномасштабному

применению электронных документов в управлении можно выделить следующие:

Работа с бумажными

документами (традиционная

технология)

Работа с электронными документами

(автоматизированная технология)

Ручной прием документов,

поступивших по электронным

каналам (факс, телеграф,

электронная почта)

Автоматизированный прием документов,

поступивших по электронным каналам

Ручная печать карточек,

подготовка сводок, справок,

Автоматическая печать карточек,

стандартных сводок, справок и реестров,

отчетов, реестров формирование произвольных отчетов

Ручное перемещение проекта

документа в процессе

согласования и утверждения

Автоматизированная пересылка проекта

между согласующими и утверждающими

должностными лицами по заранее заданному

маршруту

Размножение документов и

карточек, транспортировка и

передача их исполнителям

Автоматическая рассылка необходимого

числа электронных версий документов и

карточек по компьютерной сети

Ручная регистрация факта

передачи документов и

резолюций должностному лицу,

которая часто не выполняется

ввиду халатности сотрудников

Автоматическая регистрация фактов

пересылки и получения документов и

резолюций по компьютерной сети

Многократная регистрация одних

и тех же документов в журналах и

картотеках различных

структурных подразделений

Однократная первичная регистрация

документа в любом подразделении и

последующее автоматическое отслеживание

движения и исполнения документа в

электронных картотеках подразделений

Ручной поиск документов и сбор

сведений об их исполнении в

разрозненных картотеках

различных подразделений

Автоматизированный сквозной поиск по

всем картотекам с учетом прав доступа

Почтовая и курьерская отправка

документов и резолюций в

филиалы и другие учреждения с

ручным составлением

соответствующих реестров

Автоматизация функций оформления

рассылки, отправка документов и резолюций

в филиалы и другие учреждения посредством

электронной почты с защитой их средствами

криптографии

2. Эффект, обусловленный улучшением управленческих процессов и не

поддающийся количественным подсчетам. Ко второй группе эффектов

(неисчисляемых):

Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со

своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда

ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно

ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и

утверждения и т.п.);

Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом,

повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми