контрольно-сроковой картотекой, порядок снятия с контроля, состав-
ление сводок, проведение анализа поступающих обращений по содер-
жанию текста.
Информационно-справочная работа по обращениям граждан так-
же принципально не отличаеся от организации такой работы по другим
массивам документов. Количество картотек, схемы систематизации в
них карточек, необходимых для быстрого и точного поиска нужного
обращения, устанавливается организацией. Систематизация справоч-
ной картотеки ведется, как правило, по алфавиту первой буквы фами-
лий граждан. При наличии такой алфавитной картотеки по фамилии
автора обращения быстро наводится любая справка и легко ответить на
любой запрос о состоянии рассмотрения любого обращения. Значитель-
но облегчается информационно-справочная работа в случае примене-
ния автоматизированной регистации обращений граждан или приме-
нения специализированных компьютерных программ.
Главная особенность текущего (оперативного) хранения обраще-
ний заключается в том, что все документы, созданные в процессе подго-
товки ответа гражданину, и само обращение хранятся централизованно, в
том структурном подразделении или у должностного лица, которые отве-
чают за работу с письмами граждан. Формирование и хранение дел у ис-
полнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки
ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземп-
ляр контрольно-регистрационной карточки, передать ответственным за
работу с обращениями граждан для централизованного формирования дела.
Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все
документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела
отдельно от общей переписки. В дело сначала подшивается оригинал
обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс
рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательно-
сти, т. е. одно за другим - по мере поступления. Таким образом, каждое
обращение составляет отдельную группу документов. В дело подшива-
ется несколько таких групп документов. Внутри дела их располагают по
фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количе-
ства поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким
буквам фамилий заявителей: дело может иметь заголовок «Обращения
(предложения, заявления, жалобы) граждан» ("А")», а в случаях, когда
обращений мало, возможен такой заголовок: «Обращения (предложения,
заявления, жалобы) граждан ("А"; "Б", "В", "Г")».
Коллективные обращения граждан по вопросам работы организа-
ций и обращения по личным вопросам должны группироваться в от-
дельные дела. Повторное обращение и все материалы к нему подшива-
ют в дело, где хранятся документы по первому обращению.
В дела подшиваются только исполненные документы.
Анализ обращений граждан должен проводиться систематически
в виде обзоров, справок, сводок. Они могут составляться периодичес-
178