Соловьев В.С. Теория социальных систем. Том 2. Теория управления социальными системами

Подождите немного. Документ загружается.

581

Директор

Гл. инженер

ПЭО

Бухгалтерия

АСО

ОГиТр ТО СТО

ЭТО ОС СмО

Рис. 33. Принципиальная схема матричной структуры управления

(на примере проектной организации):

ПЭО — планово-экономический отдел;

ГИП — главный инженер проекта;

АСО — архитектурно-строительный отдел;

ОГиТр — отдел генплана и транспорта;

ТО — технологический отдел;

СТО — сантехнический отдел;

ЭТО — электротехнический отдел;

ОС — отдел связи;

СмО — сметный отдел;

линейные связи административного управления;

реальные связи функционального

руководства проектами

Более того, содержание управленческой деятельности, операцио-

нально разделенное на отдельные специализированные функциональные

задачи, объективно противоречиво. Например, с позиций каждого функ-

ционального подразделения его направление деятельности является наибо-

лее важным. Однако в системе функциональной деятельности все решения

одного порядка, поэтому подобные противоречия могут быть устранены и

ГИП-3 •

•

ГИП-1 ••

•

ГИП-2 ••

•

ГИП-4 •

•

582

устраняются только через административные связи соподчинения. Таким

образом, управление реально осуществляется в рамках организационной

структуры, отражающей только линейные, административные организаци-

онно-распорядительные иерархические связи соподчинения.

И последнее замечание в отношении линейных административных

связей. Несмотря на резкую критику командных административных мето-

дов управления, необходимо отчетливо понимать, что исполнение и реали-

зация

управленческих решений могут быть обеспечены только через власт-

ную компоненту административных организационно-распорядительных

связей. Иногда путают форму, в которой осуществляются эти командные

управленческие связи, с их сущностью. Безусловно, формы реализации

властных распорядительных связей не должны унижать человеческое дос-

тоинство, быть оскорбительными для подчиненных, однако это вопросы

области морально-этических, а не

управленческих отношений.

При таком понимании линейных и функциональных связей все ор-

ганизационные структуры систем управления являются только комплекс-

ными, интегральными, линейно-функциональными, и все так называемые

разновидности организационных структур лежат в плоскости организаци-

онного иерархического выделения специализированных функциональных

подразделений по уровням административного (линейного) соподчинения

и интеграции функционального операционального содержания деятельно-

сти в отдельных специализированных подразделениях и подсистемах.

Различия организационных структур обусловлены лишь специфи-

кой выделения функциональных подразделений или должностных пози-

ций в системах управления. В связи с тем, что содержательно операцио-

нальная

функциональная деятельность может осуществляться только в

форме технологической кооперации специфических операций, собственно

структура организации функциональной деятельности предопределяется

стандартной технологией процессов обработки информации, обусловлен-

ной технической системой информационного обеспечения и пространст-

венным размещением системы управления. Поэтому выделять функцио-

нальные структуры как таковые не имеет смысла, так как они реализуют-

ся только

в форме организационной структуры административных связей

соподчинения. Это положение является основой деятельности систем

управления производственных организаций и органов власти социальных

систем территориального типа различного уровня.

Объективная операциональность функциональной деятельности предопределяется

самой сущностью функциональной деятельности, которая эффективно реализуется только в

форме кооперированной деятельности и, соответственно, предполагает обязательное разде-

ление на операции.

583

Сложность структурного оформления систем управления различ-

ных уровней проявляется в том, что помимо указанных линейных и

функциональных связей в управленческой деятельности существует еще

один класс связей, который относится к творческой неформализуемой

деятельности, в частности стратегическому управлению. Особенность

осуществления когнитивных процессов стратегического управления за-

ключается в том, что они, с одной

стороны, не могут быть реализованы в

форме системной кооперации специализированных функциональных

формализованных операций, а с другой стороны, вследствие системной

сложности стратегических проблем и задач представляют собой только

коллективную мыследеятельность. При этом эффективность коллектив-

ной мыследеятельности не может быть обеспечена ни в форме функцио-

нальных, ни в форме властных административных связей, так

как основу

коллективной творческой деятельности составляют сугубо человеческие

отношения

и индивидуальные личностные качества работников, в ней

участвующих. Системность творческих коллективных решений

обес-

печивается разумным компромиссом со стороны всех участников при

обеспечении условий «человеческого», равного, разумного взаимодей-

ствия всех без исключения участников. Поэтому говорить об иерархиче-

ской или функциональной структуризации коллективной управленче-

ской мыследеятельности бессмысленно, здесь все участники одинаково

важны и равны. Именно это и составляет суть эффективной организации

коллективной творческой деятельности,

осуществляемой в форме еди-

ной команды. В основе такой «структуризации» деятельности — инди-

видуальные личностные качества высшего управленческого персонала и

сходство мировоззренческих позиций. Формирование «структуры»

высшего управленческого персонала, как уже указывалось ранее, осуще-

ствляется на основе кадрового и организационно-кадрового проектиро-

вания с учетом индивидуальных особенностей личностного развития

наличного кадрового ресурса.

Прежде

чем говорить о принципах формирования различных видов

организационно-функциональных структур систем управления, необхо-

димо остановиться на правилах их схематического отображения.

Схемы организационных структур управления должны строиться с

соблюдением следующих принципов:

Подлинно человеческие отношения в некоторой степени могут быть заменены

психотехникой социально-психологических отношений высокого уровня.

Необходимо подчеркнуть именно коллективный характер решений, т.е. когда все

участники согласны на

разумный компромисс. Групповые решения, даже принятые «квали-

фицированным большинством», по существу, представляют собой властные административ-

ные начала, хотя и выраженные в несколько иной форме.

584

а) «вертикального зонирования», т. е. в «зоне вертикального» (ад-

министративного) подчинения высшего должностного лица (директора

организации, главы администрации) и его заместителей (управляющих

функциональными подсистемами или отраслевыми направлениями)

должны размещаться только те управленческие или производственно-

бытовые подразделения, службы или отдельные должностные позиции

системы управления, которые непосредственно административно подчи-

няются этой должностной

позиции;

б) «горизонтального зонирования» по уровням управления (иерар-

хии), т. е. когда каждое структурное подразделение системы управления

размещается строго по иерархическим уровням управления.

Можно выделить следующие уровни управления, соответствующие

классификации управленческой деятельности (рис. 34):

1-й уровень — директор (президент) организации, глава админист-

рации (высшее должностное лицо) территориальной системы управления,

координационный, высший экономический

совет и тому подобные органы;

2-й уровень — заместители директора или главы администрации,

осуществляющие специализированное управление отдельными функцио-

нальными подсистемами (производством, кадрами, финансами, экономи-

кой) или отдельными сферами (направлениями) жизнедеятельности (здра-

воохранением, образованием, промышленностью и т. п.);

3-й уровень — в производственных организациях главные специа-

листы (главный экономист, главный конструктор, главный технолог

), не

имеющие в непосредственном подчинении функциональных отделов и

служб; в территориальных образованиях — функциональные управления

(департаменты), осуществляющие комплекс функциональной управленче-

ской деятельности и состоящие из нескольких функциональных отделов и

служб; предназначенные для решения интегральных (например, экономи-

ческих) функциональных задач;

4-й уровень — функциональные подразделения (отделы, службы и

отдельные функциональные должностные позиции),

предназначенные для

решения отдельных функциональных задач. Сюда же относятся функцио-

нальные подразделения, обеспечивающие функционирование самих орга-

нов власти и местного самоуправления (кадровые службы, организацион-

ные отделы, бухгалтерия и т. п.);

5-й уровень — вспомогательные технические и канцелярские

службы и отделы, обеспечивающие деятельность основных функциональ-

ных управленческих подразделений (службы хозяйственного, бытового

обслуживания,

технические службы по обслуживанию организационной и

компьютерной техники, сетевого оборудования, техники связи и т. п.);

585

Рис. 34. Принципиальная схема формирования организационной

структуры системы управления

В схеме организационной структуры не должно быть подразделе-

ний, которые вообще не имеют линейных взаимосвязей, так как в системе

в принципе не может быть таких элементов, а также каких-либо подраз-

делений, имеющих двойное административное подчинение, хотя функ-

Орган стратегического управления —

Координационный совет,

Совет по социально- экономическому развитию

Функциональная подсистема

управления экономикой

1-й

ур

овень

2-й

ур

овень

3-й

ур

овень

4-й

уровень

8-й

ур

овень

6-й

уровень

9-й

ур

овень

10-й

ур

овень

Функциональная

подсистема

управления

персоналом

5-й

ур

овень

7-й

ур

овень

586

циональные взаимосвязи между подразделениями могут быть в самых

различных композициях.

9.4. Методология проектирования организационной

структуры системы управления

В связи с тем, что научно обоснованных методов формирования

функциональных подразделений и организационной структуры системы

управления до настоящего времени нет, можно выделить основные

принципы формирования функциональных структур системы управле-

ния. Чтобы сформировать функциональную структуру управления в ви-

де отдельных специализированных функциональных подразделений

системы управления, необходимо иметь полное описание содержания

функциональной управленческой

деятельности в виде перечня функ-

циональных задач, комплекса документов, разрабатываемых в системе

управления, и операционального описания всего объема управленческой

деятельности.

Подобное описание содержания управленческой деятельности

формируется на стадии проектирования информационного обеспечения и

содержания управленческой деятельности, рассмотренного ранее.

На основании классификатора функциональных управленче-

ских задач, состава документов и операционального описания управ-

ленческой деятельности может быть произведена предварительная

содержательная структуризация функциональной управленческой

деятельности.

Структуризация функциональной управленческой деятельности

может осуществляться:

а) по основным направлениям (сферам, отраслям) жизнедеятельно-

сти территориальных образований или их композициям. Например, про-

мышленность, энергетика, сельскохозяйственное производство, аграрно-

промышленный комплекс, образование, здравоохранение, торговля и т. п.;

б) по отдельным объектам (организациям, учреждениям

) основных

направлений деятельности территориальных систем. Например, в про-

мышленности — предприятия ВПК, предприятия пищевой, легкой про-

мышленности и т. п.; в энергетике — предприятия, генерирующие элек-

трическую и тепловую энергию, сетевые кабельные предприятия, ЛЭП

и т. п.; в здравоохранении — детские и общепрофильные поликлиниче-

ские учреждения, специализированные клиники и центры и т. п.;

в соци-

альном обеспечении — по отдельным категориям граждан, нуждающимся

в социальной помощи и т. д.;

587

в) по отдельным элементам организационной деятельности, т. е. по

основным элементным объектам управления: кадрам, материалам, техни-

ке, финансам и т. д. Соответственно, в этом случае в системе управления

могут быть выделены подсистемы управления кадрами, финансами и т. п.,

когда весь набор общих функций управления (планирование, организация,

отчет и анализ) реализуется

применительно ко всем направлениям (сфе-

рам) жизнедеятельности территориальных систем.

При больших объемах и номенклатуре элементов организационной

деятельности и интенсивности их оборачиваемости в рамках функцио-

нальных подсистем могут выделяться специализированные подразделения

по управлению отдельными видами номенклатуры этих элементов. На-

пример, управление кадрами раздельно по высшему управленческому

персоналу, исполнительному звену и рабочим кадрам

;

г) по отдельным классам управленческой деятельности и общим

функциям управления для всех элементов производственной деятельности

и направлений жизнедеятельности территориальных систем и для всех

этапов «жизненных циклов» этих элементов. Например, подразделения по

функциям планирования или учета. На практике такие общесистемные

функции выполняют, как правило, планово-экономические управления и

отделы бухгалтерского учета (

бухгалтерии);

д) по отдельным этапам «жизненного цикла» отдельных элементов

организации, когда все функции управления осуществляются только при-

менительно к одному или совокупности нескольких этапов «жизненного

цикла» элементов системы управления. Например, управление размноже-

нием, тиражированием в подсистеме управления информацией, управле-

ние техническим обслуживанием, ремонтом, модернизацией, реконструк-

цией и капитальным ремонтом помещений, зданий

, сооружений в подсис-

теме управления организационными условиями деятельности и т. п. Соот-

ветственно этому в системе управления могут выделяться такие специа-

лизированные функциональные структурные подразделения, как отдел

капитального строительства и ремонта, отдел технического обслуживания

компьютерной техники, сетевых систем и систем связи и т. п. Вариантов

композиционных сочетаний подобных функциональных подразделений

может быть очень много, что определяется специфическими особенно-

стями системы управления;

е) по отдельным функциям отдельных стадий «жизненного цикла»

отдельных элементов организации, когда одни функции отдельных стадий

«жизненного цикла» отдельных элементов выполняются в одних функ-

циональных подразделениях, а другие функции — в других. Например,

функция планирования оплаты труда выполняется в одном

функциональ-

ном подразделении (например, в планово-экономическом отделе), функ-

588

ция организации труда и заработной платы — в отделе организации, нор-

мирования труда и заработной платы, а функция организации и контроля

оплаты труда — в бухгалтерии. Единственное условие, которое здесь

должно соблюдаться, — это обязательное выполнение всего комплекса

общих функций управления;

ж) по отдельным специфическим операциям технического, канце-

лярского характера в структуре системы

управления могут выделяться та-

кие специализированные подразделения, как множительный центр, тех-

нический архив, вычислительный центр, электронная почта и т. п.;

з) композиционное сочетание всех указанных принципов.

На практике реализация тех или иных принципов формирования

функциональной структуры обусловливается следующими факторами:

— интенсивностью и качественными характеристиками динамики

окружающей среды (изменением рынков материально-сырьевых,

трудо-

вых, финансовых ресурсов, экономической, социальной и политической

ситуации в стране);

— объемом, структурой, номенклатурой продукции отраслевых ор-

ганизаций сфер жизнедеятельности территориальных образований, обу-

словленных уровнем технико-технологической сложности производст-

венных процессов, организационно-экономических отношений;

— объемом (трудоемкостью) функциональной управленческой дея-

тельности и, соответственно, численностью управленческого персонала;

— объемом операциональной функциональной управленческой

деятельности, выполняемой автоматизированным способом с помощью

оргтехники, иначе говоря, уровнем автоматизации управленческих про-

цессов, связанных с обработкой информации;

— уровнем организации информационных систем (наличием спе-

циализированных банков данных, сетевых систем, нормативно-

справочных систем, включая нормативно-правовую и т. п.;

— уровнем квалификации и профессионального состава наличного

управленческого персонала;

— уровнем организации индивидуальных

рабочих мест в системе

управления.

Кроме того, эффективность организационной структуры в значи-

тельной степени зависит от пространственного (территориального) раз-

мещения структуры всей системы управления, включая высший управ-

ленческий персонал, который осуществляет нефункциональную управ-

ленческую деятельность и обеспечивает координацию системных взаимо-

связей деятельности функциональных подразделений.

Рациональность формирования организационной структуры всей

совокупности управленческой

деятельности (системы управления) обес-

589

печивается эффективностью вертикального зонирования, обусловленного

соблюдением следующих принципов.

1. Выделение в организационной структуре подсистем отдельных

классов (этапов) управленческой деятельности стратегического управле-

ния (аналитического отдела, отдела прогнозов, отдела формирования це-

левых специализированных стратегических программ) или стратегическо-

го управления в целом. Если текущее управление в силу специфики объ-

екта управления в основном может

решаться функциональными подраз-

делениями в функциональной структуре кооперированной управленче-

ской деятельности, то подсистема стратегического управления именно

вследствие нефункционального характера деятельности может осуществ-

ляться как коллективная мыследеятельность на основе так называемых

программно-целевых, или матричных, структур, реализуемых в форме

временных структурных образований, эпизодически или систематически

собираемых советов, комитетов стратегического управления.

Суть

матричных структур — в формировании такого организаци-

онного образования, в котором при формальном сохранении администра-

тивных (линейных) связей на первый план выдвигаются нефункциональ-

ные взаимосвязи, ориентированные на целевые программные задачи. При

этом временно назначаются руководители (координаторы, организаторы

разработки) целевых специализированных стратегических программ. Осо-

бенность организации управленческой деятельности в этом случае заклю-

чается

в том, что при решении системных неформализуемых и неалго-

ритмизуемых проблем и задач коллективная творческая деятельность мо-

жет быть эффективно реализована только при обеспечении равноправных

условий деятельности, без различия должностных и статусных позиций.

Поэтому начальники функциональных подразделений, которые могут

привлекаться для данной деятельности, должны выходить за рамки своих

функциональных представлений

и работать в условиях внестатусных раз-

личий.

2. Выделение интегральных функциональных подсистем управле-

ния. В территориальных образованиях — это управление территорией как

экономической системой, в производственных организациях — управле-

ние производством и экономикой организации. Это необходимо для обес-

печения технологии производства в организациях и системных финансо-

вых и экономических взаимосвязей организаций различных сфер

жизне-

деятельности территориальных образований с учетом динамики внешней

среды. Такие подсистемы реализуют класс организационно-

экономической функциональной управленческой деятельности. Соответ-

ственно, в рамках подсистемы экономического (финансового) управления

объединяются все функциональные подразделения, осуществляющие

590

бюджетное планирование, контроль, учет и анализ экономических показа-

телей деятельности производственных организаций всех сфер жизнедея-

тельности.

3. Группировка функциональных подразделений по зонам управ-

ляемости высшего управленческого персонала в зависимости от специфи-

ки объектов управленческой деятельности, т. е. по подсистемам управле-

ния основными активными элементами организационной деятельности:

по кадрам — подсистема управления персоналом

, по финансам — под-

система управления финансовыми ресурсами.

4. Единство информационной базы (не только базы данных,

т. е. нормативно-справочной и инструктивно-методической, но и первич-

ной информации), взаимосвязанность функциональных операций и техно-

логии обработки информации. Это означает, что при формировании орга-

низационной структуры управления необходимо учитывать схему доку-

ментооборота и информационных

взаимосвязей.

В целом организационные структуры управления формируются с

учетом здравого смысла индивидуально для каждой организации и терри-

ториальной системы управления в зависимости от профессионально-

деловых и личностных качеств наличного управленческого персонала.

Кроме того, при проектировании организационных структур систем

управления необходимо учитывать общие принципы совершенствования

структур:

— формирование «плоских структур» за счет

сокращения и мини-

мизации уровней управления в целях увеличения скорости прохождения

информации и повышения ее достоверности и качества;

— формирование «трапециевидных» организационных структур систем

управления за счет формирования коллегиальных органов управления;

— формирование «трапецеидальных» структур, т. е. «командного»

управления на основе подбора в «команду» высшего управленческого

персонала такого кадрового состава, который

по своим профессионально-

деловым и личностным характеристикам может выступать как команда

единомышленников.

Реализация указанных принципов для функциональной управлен-

ческой деятельности может быть обеспечена на основе нормативного (ко-

личественного) метода проектирования организационных структур управ-

ления. Суть нормативного метода проектирования сводится к определе-

нию расчетной численности управленческого персонала на основе опре-

деления трудоемкости

функциональной управленческой деятельности.

Состав, структуру этапов и последовательность нормативного проектиро-

вания организационной структуры системы управления можно предста-

вить следующим образом.