СТИЛИСТИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПИСЬМА
1. изложение письма должно быть в спокойном, ровном тоне.
2. не стоит торопить адресат такими выражениями «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно
короткие сроки». Лучше указать конкретные сроки «Прошу ответить до такого-то числа»,
«Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
3. Надо быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективны при изложении фактов,
конкретным в выводах.
4. Не следует содержанием или подтекстом документа навязывать ожидаемый исход освещаемого в
письме вопроса «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту
кандидатуру».
5. Не следует намекать на невнимательность получателя, вводя заключительную формулировку
«Предлагаю внимательно изучить…»
6. если извещаете о невозможности выполнения поручения или просьбы, не начинайте с констатации
отказа – изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных
обстоятельствах к рассмотрению этого вопроса можно вернуться.
7. ссылка (к месту) на определенные требования руководящих документов придает письму вес.
8. письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (особенно денежные и кадровые
документы), безупречным по содержанию и исполнению.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.
СТРУКТУРНЫЕ
1. Вновь созданный документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный (зачем составлять
письмо, удостоверяющее личность сотрудника в служебной командировке, если есть командировочное
удостоверение).
2. неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей.
3. не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и
теме письма.
4. не обязательно указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо,
т.к. это указано на бланке или штампе.
СИНТАКСИЧЕСКИЕ
1. нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот (ДО) служит
средством передачи действия, происходящего одновременно или до другого действия.
а. Через ДО можно передать внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения,
заинтересованность в скорейшем завершении работы «Внимательно рассмотрев представленный
к утверждению проект, Совет директоров считает…»
б. Можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного решения
«Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…», «Руководствуясь…»
2. незнание структуры сложного предложения.
а. Наиболее употребительны сложные предложения с союзами и союзными словами что, который,
если, вследствие того…что, при условии чтобы, где, как.
б. Избегать сложноподчиненные предложения с однотипными придаточными, длиннейшими
перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами.
в. Придаточные предложения можно заменить синонимичными причастными и деепричастными
оборотами.
3. неправильное использование предлогов.
а. Неправильное использование предлога О «Директор завода отметил о важности поставленной
проблемы» (правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы»).
б. Не различают случаи, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. «В наше предприятие
распределены на работу молодые специалисты» (правильно:»На наше предприятие…»)
4. неправильный падеж.