Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах

Подождите немного. Документ загружается.

Важно здесь отметить, что формулирование вопроса вводной

части должно осуществляться таким образом, чтобы получить от

читателя утвердительный ответ.

Например, если в документе основным вопросом является

привлечение инвестиций в качественное улучшение компании, то

читатель должен согласиться с утверждением, «Нужно привлекать

инвестиции» или «Нужно внедрять инновации». В противном случае,

он не будет заинтересован в дальнейшем прочтении документа,

поясняющем, каким образом и для чего это делается.

Если формулировка вопроса 2 вызывает затруднения, то,

переходим к шагу 4.

Рис. 11. Построение документа сверху вниз

Ответ

Основное

утверждени

РС

Новый вопрос

Вводная часть

Пирамида

основной

части

документа

Главный

уровень

Как уже отмечалось, рассказывая о предмете и сложившейся вокруг

него Ситуации — шаг 4, важно подобрать такое утверждение, с которым

читатель согласен или, по крайней мере, он о нём знает. Здесь должны

приводиться только фактические данные и нужно избегать описания

предстоящих изменений, затрагиваемых в основной части документа.

Здесь необходимо лишь четко определить основную идею.

Далее, подведя читателя к ожиданию: И что же дальше?»,

переходим к шагу 5. Развитие ситуации следует из того, что появились

логические несовместимости, возникли какие-то проблемы (внедрения

инноваций в передовых компаниях развитых стран существенно

больше; низкий уровень качества продукции привел к снижению уровня

продаж и т. п.). Развитие ситуации должно инициировать вопрос.

Теперь перепроверяем вопрос и ответ — шаг 6. Если необходимо, то

уточняем Развитие ситуации и основное утверждение. Согласившись с

утверждением подтверждаем, что проводить изменения имеет смысл и

формируем новый вопрос: «Как?», «Почему?», «Каким образом?».

Ответом на новые вопросы будет перечисление причин и

формулирование следующих предложений — шаг 7. Далее, если

необходимо, переходим на нижний уровень — шаг 8.

5.1.2. Построение пирамиды документа снизу вверх

Иногда возникают проблемы с выстраиванием верхней части

пирамиды. Это происходит тогда, когда автор не может точно

определить сам предмет документа или ему не ясен вопрос. В этом

случае нужно сразу переходить к главному уровню.

Если у вас уже есть некоторые утверждения главного уровня, то

этого достаточно, чтобы начать формировать структуру документа.

Если же у вас есть только некоторые отдельные идеи, то

формирование документа нужно осуществлять в соответствии со

следующими рекомендациями.

1. Перечислите все утверждения, которые вы хотите включить

в документ.

2. Определите между ними связи.

3. Сформулируйте выводы.

Допустим, вы провели краткий анализ деятельности участка

контроля изделий на предприятии. Причем, затраты этого участка

существенно влияют на стоимость изделий. У вас имеются какие-то

результаты этого анализа. Но этого не достаточно, чтобы четко

определить предмет документа.

Следуем первой рекомендации. Формулируем проблемы и

предложения, выявленные в результате краткого анализа.

Проблемы Предлагаемые решения

1. Низкая производительность

при проведении контроля

1. Упрощение процедуры

контроля для простых изделий

2. Одинаковая процедура

контроля для различных изделий

2. Повышение

производительности за счёт

новых технологий

3. Завышенная стоимость

простых изделий

При кратком анализе нет

предлагаемых решений.

4. Срывы сроков выполнения

заказов

Требуется проведение

дополнительного анализа

5. Низкая зарплата

6. Нехватка людей

7. Большое количество

сверхурочных часов

8. Повышенная по сравнению с

конкурентами себестоимость

Перейдем теперь к определению связей. Обычно легче оценить

предлагаемые решения, чем имеющуюся Ситуацию. Однако в данном

случае связь между предложениями явно не прослеживается.

Отобразим причинно-следственные связи между выявленными

проблемами (рис. 12).

Теперь можно переходить к третьей рекомендации —

формулированию выводов. Попытаемся их сделать, опираясь на

описанный ранее (рис. 11) порядок наполнения структуры документа.

Следуя ему, определим сначала предмет документа (шаг 1).

Вероятно это: «Расходы на проведение контроля различных изделий».

Задавая вопрос (2): «Являются ли они достаточно высокими?», мы,

безусловно ожидаем положительного ответа (3), поскольку цена

изделий неконкурентная.

Развитие ситуации может быть обусловлено различными

факторами: устареванием оборудования, действиями конкурентов,

изменением внешних условий и т.п. Анализируя Развитие ситуации

уточняем вопрос (2): «Можно ли уменьшить эти расходы?». Получив

опять утвердительный ответ, мы задаём новый вопрос (6): «Каким

образом?».

Вот мы и подошли к формулированию предложений главного

уровня (7), которые можно сформулировать, например, так:

1. Исключить ненужные этапы контроля (только для простых или

для всех изделий).

2. Повысить зарплату.

Далее, при необходимости, можно уже переходить к детальному

рассмотрению этих предложений.

Следует отметить, что формулирование аргументов главного

уровня лучше делать, используя метод индукции, а не дедукции.

Аргументация при помощи индуктивного метода требует меньше

размышлений и лучше воспринимается. Автору же хочется изложить

Рис. 12. Связи между проблемами

Низкая

зарплата

Нехватка

людей

Задержка

сроков

Сверхур

очные

работы

Большие

расходы

Неконкур

ентные

цены

Не

оптимальн

ый

кон

троль

Низкая

производит

ельность

свои мысли в том порядке, как они возникают, а это обычно

дедуктивный процесс.

Поясним это следующим примером. Допустим, вы убеждаете

работодателя в необходимости приёма на работу выпускника

факультета инноватики. Свои доводы вы представляете при помощи

дедуктивного метода (рис. 13а). Повторное упоминание трёх

критериев во второй идее усложняет рассуждения и рассеивает ваше

внимание. Третья идея не вызывает никакого вопроса, она

оказывается просто лишней.

Ваша мысль будет более понятной читателю при использовании

индуктивного метода (рис. 13б).

На обобщающее утверждение здесь сразу даются уточняющие

ответы тремя утверждениями главного уровня. В этих утверждениях

нет повторений, и они обеспечивают достаточную детализацию,

позволяющую понять принятое решение.

5.2. ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ВВОДНОЙ ЧАСТИ

Вводная часть (введение) документа излагает в повествовательной

форме ситуацию, развитие ситуации, которое поднимает некий

вопрос и, наконец, даёт ответ на него — решение вопроса.

Это решение является основной мыслью, так как наш документ

пишется для того, чтобы решить какую-то проблему, или чтобы

ответить на какой-то вопрос читателя. Для читателя, как и для детей,

лучшей является та история, которую они уже знают. Поэтому во

введении следует излагать только те факты, которые он уже знает.

Причем делая это без излишних подробностей. Но, чтобы привлечь и

сконцентрировать его внимание, следует внести в него некоторую

интригу, самый эффективный способ для создания которой —

недосказанность. Тогда внимание читателя будет привлечено до

конца документа.

Фактически, введение находится на вершине пирамиды документа, но

не включает в себя ваши идеи, которые находят дальнейшее

развитие в документе.

5.2.1. Описание ситуации

Описание ситуации. Особенность предложений, с которых

начинается описание Ситуации, состоит в том, что они должны

подводить читателя к месту и времени предмета вашего изложения.

Вид описания зависит от вида документа (книга, отчет, статья,

доклад, служебная записка) и от аудитории для которой он

предназначен.

Рис. 13. Аргументация предложений:

а) методом дедукции; б) методом индукции

Приём на работу

в фирму N

выпускника ФИ

Три критерия к

претендентам на

работу в фирме N

Выпускник ФИ

соответствует

трём критериям

Следовательно,

выпускника ФИ

стоит принять в

фирму

а)

А Б В А Б В

Решено принять на работу в

фирму N выпускника ФИ, т.к. он

соответствует трём критериям

Умение работать в

команде

Хорошее знание

современных

информационных

технологий

Практический опыт

участия в проведении

инновационных

проектов

б)

При обращении к широкой аудитории (книга, статья) описание

ситуации должно опираться на широко известные или

опубликованные в популярных изданиях факты. Например:

— Как и все люди, современные менеджеры являются продуктом

своей собственной культуры. (Из книги).

— Перед новым учебным годом школы не только занимаются

хозяйственными делами и скашивают траву во дворе. Самое время

подумать о профессии. (Из статьи

∗

Если вы уверены, что читатель хорошо представляет предмет

документа, например, при написании служебной записки

руководителю, то описание ситуации можно сделать минимальным

или сразу высказать своё суждение о предмете.

После прочтения описания ситуации читатель примерно

выскажется: «Ну, так, и что дальше?». После этого можно переходить

к развитию ситуации.

5.2.2. Развитие ситуации и формулирование решения

Изложение развития ситуации должно подводить читателя к

вопросу. Подобное изложение существенно зависит от предмета,

который вы рассматриваете и от конкретной ситуации. Но задача

облегчается тем, что вариантов подобных вопросов не так много. В

подавляющем большинстве документов даётся ответ на один из

четырёх возможных вариантов вопросов (табл. 4).

Таблица 4

Варианты формулировки вопроса в конце вводной части

Ситуация

(неоспоримые факты о

предмете документа)

Развитие ситуации

(происходит нечто,

что вызывает вопрос)

Вопрос

Имеется задание,

которое надо

Что-то мешает его

выполнению

Что мы должны

сделать?

∗

М.Адамский. Родители и школа — родственники по закону. Газета

«Известия» 25.08.08

выполнить

Окончание табл. 4

Ситуация Развитие ситуации Вопрос

. Имеется проблема Известно её решение Как мы должны это

сделать (сделаем,

сделали)?

. Имеется проблема Предлагается её

решение

Стоит ли нам это

делать?

. Были предприняты

меры

Меры не привели к

нужному результату

Почему это

произошло?

Ответом на задаваемый вопрос фактически является Решение

(основное утверждение), объединяющее Вопрос и Ответ. Поэтому

структуру введения можно изобразить и так: С — РС — Р.

Рассмотрим конкретные примеры

структуры изложения

содержания вводной части по каждой из четырёх упомянутых схем

Схема 1.

С = При организации в 2007 году тендера инновационных проектов

Ленинградской области необходимо было обоснованно выбрать для

инвестирования два из четырех предложенных инновационных

проектов.

РС = При рассмотрении проектов необходимо было провести их

качественную оценку и сделать обоснованный выбор.

В = Возможно ли провести интегральную сравнительную оценку

проектов?

О = Да.

Схема 2.

С = В принятой программе поддержки и развития городского

общественного транспорта поставлена задача уменьшения расходов на

Данные примеры взяты из реальных ситуаций, возникавших в ходе

выполнения инновационных проектов, руководителями и участниками

которых были авторы настоящего пособия.

обслуживание и текущий ремонт городского электротранспорта с

одновременным повышением качества состояния подвижного

транспорта.

РС = Повышение качества ремонта с одновременным

сокращением расходов бюджетных средств может быть достигнуто

путем повышения качества обслуживания и ремонта отдельных узлов

подвижного электротранспорта.

В = Как же добиться повышения качества обслуживания и

ремонта в трамвайных и троллейбусных парках?

О = Введением специализации по функциям ремонта и

обслуживания в отдельных парках.

Схема 3.

С = При выполнении Центром наукоёмкого инжиниринга (ФИ

СПбГПУ) совместно с фирмой Rustec, Inc. (США) проекта по

разработке нового экологически чистого оборудования по разделению

кусков лома цветных металлов была создана установка сепарации.

Эта установка работала на принципе взаимодействия кусков металла

с электромагнитным полем, создаваемым высоковольтным

импульсом в катушке индуктивности большой мощности.

РС = Положительный опыт эксплуатации созданной

экспериментальной установки позволил заключить новый контракт с

Департаментом энергетики (США) по созданию оборудования

сепарации с большей производительностью и функциональными

возможностями. В частности новое оборудование должно было

обеспечить разделение сепарируемых кусков на различные группы

цветных металлов. Первоначально было принято решение сохранить

в новом оборудовании ранее используемый принцип сепарации.

В = Правильным ли было это решение?

О = Нет. Данное решение не позволило добиться нужной

производительности и, кроме того, не позволяло провести сепарацию

по различным группам металлов. В результате был найден новый

принцип сепарации, позволивший удовлетворить новым требованиям.

100

Схема 4.

С = При выполнении проекта Европейского Сообщества

RUSMECO (2006-2008) содействия малому и среднему бизнеса через

сообщества практиков, необходимо было расширить число его

участников. Увеличение числа участников не только являлось одним

из важных показателей оценки самого проекта, но также позволяло

эффективнее решать поставленные в нём задачи.

РС = Для привлечения новых участников проекта было предложено

на информационном портале увеличить число публикуемых материалов

по различным областям инновационной деятельности. Однако

увеличения публикаций почти не отразилось на росте числа его членов.

В = Правильным ли было это предложение и должно ли оно было

привести к росту числа членов сообщества?

О = Как показал опыт, нет. Наиболее действенным фактором

развития сообщества оказалось организация различных форм

взаимовыгодного общения между участниками.

5.2.3. Альтернативность целей

Мы определили, что документ должен ответить на главный

вопрос, формулирование которого осуществляется во вводной части.

Этот вопрос должен быть один. Иногда составителям документа

кажется, что главный вопрос не один, а несколько. В этом случае

нужно их просто объединить. Например, вопросы «Следует ли нам

переходить на инновационный путь развития? Если да, то каким

образом?» являются фактически одним вопросом: «Как обеспечить

переход к инновационному пути развития?».

Иногда, когда бывает трудно сформулировать вопрос, следует

внимательно проанализировать те материалы, которые вы

предполагаете включить в основную часть документа. Вводимые

вами в документ утверждения должны дать ответ на вопрос читателя.

Так рассуждая от конца к началу можно составить убедительную

вводную часть, которая приведет к вопросу.

Для одного главного вопроса в документе должно быть только