Аблязов В.И., Тисенко В.Н. Методология разработки документов в технических проектах
Подождите немного. Документ загружается.
81
В первом случае определяются меры, необходимые действии,
которые приводят к определённому результату. Эти действия
выполняются последовательно, одно за другим. Поэтому
совокупность этих действий подчиняется хронологической
последовательности.
Во втором — осуществляется разделение системы на
составляющие. Это может быть структурой какой-то организации или
отрасли, разделение территории на регионы, системы на
составляющие, имеющие те же ключевые факторы, что и сама
система. Это и есть структурная последовательность.
При утверждении, что у компании имеется три проблемы,
подразумевается, что на самом деле этих проблем множество, но
данные три наиболее важные в силу каких-то причин. Например, они
определяют главные причины снижения количества продаж. Такие
последовательности являются сравнительными или
последовательностями по степени значимости.
Все виды логических последовательностей могут использоваться
по отдельности или в сочетании друг с другом.
4.3. СОСТАВЛЮЩИЕ ЛОГИЧЕСКОЙ ПИРАМИДЫ
ДОКУМЕНТА
Для правильного составления документа необходимо выполнять
правила его составления. Если документ составлен правильно (рис. 7),
тогда читающему легко следить за ходом ваших мыслей,
последовательно спускаясь с верхушки пирамиды последовательно к её
основанию.
Однако не всегда человек точно представляет свои идеи, кроме
того, мы не можем точно сформулировать свои идеи, пока не выразим
их на бумаге. Выстраивание своих идей в виде пирамиды позволяет
нам обнаруживать недостающие идеи, выстраивать необходимые
логические связи.
82
Выстраивание подобной пирамиды идей предполагает также
наличие некоторых составляющих. К подобным необходимым
составляющим, кроме самих идей, относятся:
— вертикальная связь между пунктами и подпунктами;
— горизонтальная связь внутри группы подпунктов;
— вводная часть.
Рассмотрим, что представляют собой эти составляющие.
4.3.1. Вертикальная связь
Любая идея, расположенная после основного утверждения, всегда
имеет и вертикальную и горизонтальную связь с другими идеями
документа. Вертикальная связь как бы организует диалог в форме
вопроса к утверждению верхнего уровня («Почему?», «Каким
образом?», «Для чего Вы это говорите?») и ответа на поставленный
вопрос на нижнем уровне. То есть составитель документа мысленно
должен представить этот вопрос и ответить на него уровнем ниже.
Своим ответом он вызывает у читателя новый вопрос, ответ на
который получается ещё раз на уровень ниже. И так до тех пор, пока
автор не дойдет до утверждения, к которому, по его мнению, у
читателя не возникает вопроса. Далее он снова может переходить к
утверждению верхнего уровня.
Естественно, при этом нельзя требовать, чтобы читатель
полностью соглашался со всеми утверждениями. Но из документа он
должен понять, в чём суть этих утверждений. Тогда он чётко может
проследить мысль автора, а значит, и сохранить интерес к
прочитанному документу.
Фрагмент построения структуры подобного изложения,
демонстрирующий, как диалог в форме вопросов-ответов удерживает
внимание читателя, показан на рис. 9.
Для того чтобы постоянно удерживать внимание читателя важно,
чтобы раньше времени не поднимались те вопросы, на которые вы не
готовы ещё дать ответ, и не отвечать на те вопросы, которые ещё не
затрагивались. Например, если раздел «Предложения» приведён
83
до описания самой проблемы, то получится, что вы даёте ответы на
вопросы, которые ещё не поставлены. В результате эту информацию
придется ещё раз повторять в последующем.
Подобная пирамидальная структура предопределяет давать
новую информацию только тогда, когда читатель хочет получить
ответ на возникающий у него новый вопрос.
Первое (главное) утверждение о том, что поступить на факультет
инноватики (ФИ) перспективно (рис. 9), вызывает у читателя
резонный вопрос (главный): «Почему». Далее вы, развивая этот
Почему?
Рис. 9. Вертикальные связи
Поступление на факультет
инноватики для абитуриента
перспективно
Выпускники востребованы
в различных сферах
Процесс обучения
интересен
В структурах
управления
городским
хозяйс
т
вом
В инновацион
ном
бизнесе
На малых и
средних
предприятиях
Каких?
На каких
позициях?
При организации
бизнес-процессов
При поиске и оценке
эффективных
инноваций
При внедрении
систем управления
качеством
Почему?
Современные
методы и средства
обучения
Обучение тесно
связано с
реальными
проектами
84
диалог, ведёте последовательное изложение своего материала.
Естественно, читатель может не согласиться с какими-то тезисами
вашего изложения, и у него может быть другая точка зрения. Но всё
изложение для него понятно, поскольку все идеи группы дают ответы
на поставленные вопросы.
Визуально представляя вертикальные связи между излагаемыми
идеями, ответ на возникающий у читателя вопрос к которым даётся
ниже, позволяет эффективно проводить защиту проекта, обоснование
выбора определённого варианта развития и другие серьёзные решения.
4.3.2. Горизонтальная связь
Идеи, отвечающие на вопрос к утверждению вышестоящего
уровня, должны быть логически связаны. Эта горизонтальная связь
может быть организована одним из двух способов: методом дедукции
или методом индукции.
Метод дедукции применяется в том случае, если идеи данного
уровня сгруппированы последовательно. Это означает, что первая идея
описывает общую ситуацию, следующая уточняет объект или действие,
а в заключительной идее формулируется вывод, следующий из
принятых предпосылок. Обобщающая идея верхнего уровня, в этом
случае, опирается на заключительную идею нижестоящего уровня.
Например, первая идея горизонтального уровня: «металлы
электропроводны», следующая — «гелий не электропроводен»,
заключительная — «следовательно, гелий не металл». Обобщение
этих идей, сгруппированных дедуктивным методом, может быть
сформулирована утверждением вышестоящего уровня: «Гелий не
электропроводен, следовательно, он не металл».
Если идеи данного горизонтального уровня хорошо известны, то
они просто опускаются.
Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые не
следуют друг из друга, а каждая представлена сама по себе, но вех их
объединяет нечто общее, что может быть обобщено существительным
во множественном числе: методы (используемые авторами),
85
проблемы (требующие решения на предприятии), способы (выхода из
кризиса), изменения (в структуре), причины, намерения и т. п.
Подобное обобщение предвосхищает результаты наблюдений и
экспериментов на основе данных прошлого опыта.
В индуктивном умозаключении связь посылок и заключения
опирается на некоторые фактические или психологические основания
и может содержать информацию, отсутствующую в них.
Например:
Италия — республика;
Германия — республика;
Финляндия — республика;
Франция — республика.
Чтобы подняться на один уровень абстракции нужно определить,
что является общим в этих четырёх утверждениях. В данном случае,
это, видимо, вид государственного управления. Вывод, который
следует из этих предпосылок, может быть сформулирован
следующим образом: «Все западноевропейские страны являются
республиками». Следует отметить, что достоверность горизонтальных
идей (утверждений) внутри группы не означает достоверности
выведенного из них индуктивно утверждения. Индукция дает только
вероятные, или правдоподобные, заключения, нуждающиеся в
дальнейшей проверке.
Зная тип логической связи мы можем правильно формулировать
идеи внутри группы. При использовании дедуктивного метода вторая
идея должна уточнять объект, а третья — представлять вывод из
первых двух, начинающий со слова «следовательно». При
использовании метода индукции идеи в рамках одной группы должны
иметь какое-то общее свойство, которое можно определить
существительным во множественном числе.
Применение подобных правил даёт возможность, даже имея одну
только идею, приступать к построению всего документа, постепенно
добавляя другие идеи там, где это необходимо: слева, справа, внизу и
86
вверху. При этом очень важно правильно сформулировать главный
вопрос, ответ на который даётся вашим документом. Этот вопрос
всегда указывается во вводной части документа.
4.3.3. Вводная часть
Текст, составленный по принцип пирамиды, позволяет вести с
читателем незримый диалог в форме вопросов и ответов. Но этот
текст читателю будет интересен, если он даёт ответ на интересующий
его вопрос. Поэтому во вводной части должен быть сформулирован
вопрос, который интересует читателя, и на который он хочет
получить ответ (рис. 10).
Изложение содержания вводной части строится по принципам
повествования. В начале сообщается о месте и времени, где существует
(или существовала) определённая Ситуация. Затем происходит какое-
то действие, определим его как Развитие ситуации. Это у читателя
вызывает Вопрос, Ответ на который и даётся в вашем документе.
Как только вы дадите ответ, который фактически и является
косвенным утверждением верхнего уровня пирамиды, читателя
возникает новый вопрос, ответы на которые по сути своей и являются
идеями главного уровня.
Естественно, после получения ответов у читателя могут возникать
новые вопросы, ответы на которые излагаются в документе.
Рис. 10. Структура вводной части
РАЗВИТИЕ СИТУАЦИИ
РС
ОТВЕТ НА ПОСТАВЛЕННЫ
Й ВОПРОС
О
С
В
СИТУАЦИЯ
ВОПРОС
87
Подобная структура вводной части позволяет четко
сформулировать утверждение, которое должно находиться на
верхнем уровне документа и оценить, довели ли вы до читателя то,
что хотели.
Рассмотрим пример
*
часто встречающейся вводной части
информационного письма членам акционерной компании.
Первоначальный вариант
В данном письме содержится информация по следующим вопросам.
1. Состав совета директоров и оптимальное количество его членов.
2. Функции совета директоров и исполнительного комитета,
разграничение их обязанностей и взаимодействие.
3. Привлечение внешних членов правления к активному участию в
собраниях совета директоров.
4. Принципы выбора и срок действия членов совета директоров.
5. Разработка мер по совершенствованию работы совета
директоров и исполнительного комитета.
Просим ознакомиться с данными вопросами с целью их дальнейшего
обсуждения.
В данном документе изложены рассматриваемые вопросы, но не
описана Ситуация, нет её Развития, нет главной идеи (главного
вопроса). Поэтому читателю неочевидны представленные для
рассмотрения вопросы, не понятны причины их возникновения, ему
трудно отследить взаимосвязь между ними.
Попробуем переработать данный документ, изложив его в форме
повествования в соответствии с вышеприведёнными (рис. 10) правилами.
Переработанный вариант Комментарии
Новая организационная структура
акционерного общества, принятая в
октябре, закрепляет полномочия и
обязанности по ведению повседневных
Кратко характеризуется
существующая Ситуация с
указанием её места и
времени.
*
Пример информационного документа взят из книги Б. Минто [4].
88
дел двух подразделений
непосредственно за менеджерами этих
подразделений. Это позволяет совету
директоров сосредоточиться
непосредственно на разработке
стратегии и планировании.
Но в связи с тем, что совет директоров
долгое время занимался решением
текущих проблем компании, в данный
момент он не может сразу отставить
эти вопросы и заниматься лишь
стратегическим планированием.
Описывается Развитие
ситуации, которое является
нежелательным, что
требует принятия каких-то
решений..
Следовательно, совету директоров
предстоит решить, какие необходимо
внести изменения, чтобы приступить к
исполнению новых обязанностей.
Формулируется главный
вопрос: «Какие необходимо
внести изменения?».
На наш взгляд, совету директоров
следует:
Выше поставленный вопрос
является и главным
утверждением: «Чтобы
приступить к исполнению
новых обязанностей,
необходимо внести
изменения».
— передать обязанности по ведению
текущих дел исполнительному
комитету;
— расширить свой состав;
— разработать нормы и правила
внутреннего распорядка работы.
Уровнем ниже даётся
ответ на поставленный
вопрос в форме трёх
предложений,
формулируемых с учётом
трёх золотых правил.
Данные предложения, в свою
очередь, могут, при
необходимости, уточняться
89
дальше.
Обратим внимание, что документ стал не только проще и
понятнее, но также для акционеров стал очевиднее предлагаемый
план дальнейших действий.
Мы рассмотрели главные составляющие документа:
— вертикальные связи, позволяющие вести диалог в форме
вопросов и ответов;
— горизонтальные связи между идеями в группе;
— вводная часть.
Они помогают определять необходимые идеи. Зная правила
вертикальной взаимосвязи можно определять тип идей,
объединяемых в группу. Зная правила горизонтальной связи, можно
оценивать логические связи между идеями в группе. А самое главное,
сформулировав основной вопрос документа, можно формировать
содержание документа, не привнося в него ничего лишнего.
Рассмотрим некоторые особенности построения структуры и
формирования содержания документов.
90
5. СТРУКТУРНОЕ НАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Прежде чем формировать содержательную часть документа
необходимо сформировать его структуру.
5.1. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА
Построение документа можно начинать с любого места, с любой
идеи, развивая рассуждения сверху вниз или снизу вверх и дополняя
последовательно его идеями.
Но важно определить, что является главным предметом (идеей)
документа, и в дальнейшем обеспечить, чтобы эта главная идея — то
утверждение, которое находится на вершине пирамиды документа,
стала главным объектом интереса читателя. Обычно пирамиду
документа легче строить, начиная с вершины.
5.1.1. Построение пирамиды документа сверху вниз
Для того, чтобы читателю стало понятно, что является главным
предметом рассмотрения в документе, существует вводная часть
документа. Она должна содержать только известную читателю и при
этом бесспорную ин формацию. Вводная часть помогает установить
диалог с читателем, в результате которого, он, согласившись с
очевидным утверждением, сформулированным во вводной части, не
теряет интереса к дальнейшему прочтению основной части
документа.
Рассмотрим теперь порядок наполнения структуры в случае
формирования содержания сверху вниз (рис. 11).
Первым шагом формулируем основной предмет 1 (утверждение,
идея) и заносим его в прямоугольник — вершину пирамиды.
Далее, если можем, то формулируем вопрос 2, который, по
нашему мнению, должен возникнуть у читателя, и переходим к
ответу 3 на него. Если не можем сразу дать ответ, отмечаем, что
сделаем это позже, и переходим к шагу 4.