Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

130 Часть

Документирование

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам

машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки

препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица,

подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания,

печать организации (пример

1.4.52).

Телефонограмма

—

документ по оперативным вопросам, передаваемый по теле-

фону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочно-

го оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изме-

нениях в запланированных действиях, мероприятиях и т. п.

Реквизиты телефонограммы:

• наименование организации

—

автора телефонограммы;

• наименование вида документа;

• дата (и время передачи);

• адресат: наименование организации, куда передается;

• текст;

• подпись.

Кроме того, в телефонограммах обязательно указывают:

• наименования должности, фамилии, имена и отчества должностных лиц,

передавших и принявших телефонограмму;

• номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на

чистом листе бумаги в одном экземпляре.

Текст телефонограммы должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным,

четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акценти-

ровать внимание на фактах, дате, времени, месте проведения мероприятия, на во-

просах, подлежащих обсуждению, и т. п.

Телефонограмма должна быть подписана руководителем предприятия или от-

ветственным исполнителем.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

• вначале указать название своей фирмы и телефон, вид документа;

• после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию лица,

принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи;

• при передаче текста указываются все знаки препинания.

При приеме телефонограммы:

• необходимо записать название фирмы

—

автора телефонограммы и номер ее

телефона, текст телефонограммы, должности, имена, отчества и фамилии

лиц, подписавших и передавших телефонограмму, дату и время приема;

• во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий

повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагает-

ся список адресатов и номера их телефонов.

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 131

Пример

1.4.53

Образец оформления телефонограммы

Поступившая телефонограмма регистрируется и оперативно передается долж-

ностному лицу, которому она адресована. Образец оформления представлен в при-

мере

1.4.53.

Телекс

—

обобщенное название различных по содержанию документов, переда-

ваемых по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс

—

это телеграмма,

переданная по телетайпу (телепринту)

—

аппарату, применяемому для непосред-

ственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому

в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах).

Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города,

где находится телетайпный аппарат.

Реквизиты телекса:

• наименование и адрес организации-отправителя;

• дата отправления;

• номер телекса;

• адресат;

• текст;

• подпись.

Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению

телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу те-

лекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информа-

ции. С другой стороны, язык телекса мало чем отличается от языка письма. В тек-

сте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная

формула вежливости, как правило, сохраняются знаки препинания.

132

Часть

Документирование

Пример

1.4.54

Перекодировочная таблица для записи телекса

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указыва-

ется информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латински-

ми используется специальная перекодировочная таблица (пример

1.4.54).

Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце

телекса означает ожидание ответа.

Часть 2

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами

—

это создание оптимальных условий для

всех видов работ с документами с момента создания или получения до уничтоже-

ния или передачи на архивное хранение.

Работа с документами включает в себя:

• организацию рационального документооборота;

• создание информационно-поисковых систем по документам;

• контроль исполнения документов и поручений;

• подготовку документов к передаче в архив.

Глава 5

РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

ДОКУМЕНТОВ

5.1.

Понятие документооборота. Формы организации

делопроизводства

Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональ-

ный, документооборот.

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• прохождение документов в организации должно быть оперативным;

• движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть

желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;

• движение документов должно быть целесообразным, документ должен про-

ходить только через те пункты, которые необходимы;

• процесс обработки основных видов документов должен быть максимально

единообразным.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до

завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены

и закреплены основными положениями Государственной системы документаци-

онного обеспечения управления (ГСДОУ).

Общее количество документов за год составляет объем документооборота

организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено коли-

чество основных документов, а в знаменателе

—

число экземпляров их копий.

Документооборот каждой организации анализируется службой документаци-

онного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для рас-

чета:

• необходимой численности делопроизводственного персонала;

• загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;

• эффективности применения средств механизации и автоматизации дело-

производства.

Форма справки об объеме документооборота приведена в примере

2.5.1.

Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, де-

централизованной и смешанной.

136 Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.5.1

Форма справки об объеме документооборота

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды ра-

бот с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документа-

ционного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документообо-

ротом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать

трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроиз-

водственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему

по документам.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях,

имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим

документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подраз-

делении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно вы-

полняет все виды работ с документами.

В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего

применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть де-

лопроизводственных операций осуществляется централизованно (например,

прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (на-

пример, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в струк-

турных подразделениях.

5.2. Основные этапы документооборота

В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка поступающих документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация документов;

• информационно-справочная работа;

• направление на исполнение;

• исполнение документов;

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов 137

• контроль исполнения;

• отправка документов адресатам;

• формирование дел в соответствии с номенклатурой;

• хранение и использование документов в текущей деятельности;

• подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информа-

цию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих орга-

нов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.)

и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); пред-

ложения, заявления и жалобы граждан и др.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные докумен-

ты,

заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функци-

онировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведом-

ственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, до-

кладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обес-

печивающие решение задач в пределах данного органа управления без направле-

ния информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следова-

тельно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут про-

хождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется

на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государ-

ственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

5.3. Прием и первичная обработка входящих документов

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

• специальное подразделение службы ДОУ

—

экспедиция (при значительном

объеме документооборота);

• сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;

• секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по

электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции проверяется правильность до-

ставки корреспонденции и цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибоч-

но доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрывае¬

мую.

Вскрывается почти вся корреспонденция. Не вскрываются:

• конверты с надписью «Лично»;

• документы, адресованные общественным организациям;

• упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

138

Часть 2. Организация работы с документами

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке,

далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты сохраняют в случаях, если:

• получена доплатная корреспонденция;

• адрес отправителя написан только на конверте;

• дату отправки и получения документа можно установить только по почтово-

му штемпелю на конверте.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц

документа и всех приложений.

В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистра-

ционной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель

письма, затем составляется акт.

На сортировку документ передается вместе с этим актом.

Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организа-

цию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта

отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера до-

кумента. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя

(пример 2.5.2).

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу пер-

вого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа

в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется

проставлять также часы и минуты поступления.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в орга-

низацию в электронном виде, виды документов, которые можно передавать по

каналам электрической связи, и необходимость доотправки адресату оригинала

документа закрепляются в инструкции по делопроизводству организации. Вхо-

дящие и исходящие электронные документы, как и все остальные, должны прой-

ти этапы приема, регистрации, доставки исполнителям, составления проекта, от-

правки документа адресату и др.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи Типовая

инструкция предлагает (п. 3.3.5):

• объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображе-

ния),

выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен пре-

вышать пять листов;

Пример 2.5.2

Регистрационный штамп для отметки о поступлении документа в организацию

АО «Такт»

Дата 01.11.2006

Вх. № 01-06/244

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

139

• документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой

установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заяв-

ки хранятся в течение одного года;

• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на

исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответ-

ствующего подразделения;

• факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода,

заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

• запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного

пользования»;

• подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов

после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

• поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под рас-

писку в день их приема, срочные

—

немедленно;

• поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется

в соответствующее подразделение-исполнитель;

• факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этапе предварительного рассмотрения документов сотрудник службы ДОУ

или секретарь распределяет корреспонденцию между руководством организации

и структурными подразделениями.

Эта работа выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками служ-

бы документационного обеспечения управления, хорошо знающими функции

структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей

и специалистов.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие

группы документов.

Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директора и за-

местителей). В эту группу документы попадают по степени важности, по автор-

ству, по виду, по срочности и т. д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет резолюцию (рек-

визит 17). В резолюции указывают:

• исполнителя;

• содержание поручения;

• срок исполнения.

Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что для

принятия решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой

материал подбирают и передают руководителю вместе с основным документом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается

первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок

(ГСДОУ, Приложение 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов»).

Например, срок исполнения служебного письма

—

10 дней.