Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

140

Часть 2. Организация работы с документами

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где

в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие

резолюции руководства.

Не передают на просмотр руководителю организации документы, не требую-

щие принятия решения на уровне руководителя. Это документы, адресованные

в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их

функциями и компетенцией.

Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается

маршрут.

Большинство документов подлежит обязательной регистрации. Это докумен-

ты,

требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также

предложения, заявления, жалобы и обращения граждан.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспек-

ты,

информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения, и некоторые

другие документы.

В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень доку-

ментов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения,

с указанием места их регистрации. Основой для создания такого перечня может

быть примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен-

ный ниже.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой доку-

ментационного обеспечения управления.

Письма, присланные в копии для сведения.

Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Сводки и информации, присланные для сведения.

6. Учебные планы, программы.

7. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п.

8. Прейскуранты.

9. Нормы расхода материалов.

10.

Поздравительные письма и пригласительные билеты.

11.

Бухгалтерские документы.

12.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

13.

Научные отчеты по темам.

14.

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

15.

Формы статистической отчетности.

Документы, перечисленные в пп. 4, 6, 11-15, подлежат специальному учету в со-

ответствующих службах учреждения (бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кад-

ров,

библиотеке, отделе научно-технической информации).

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

141

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и ходатайства граж-

дан).

Обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществле-

ния и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной,

так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающие-

ся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или

интересов всего общества.

Обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем долж-

ностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов,

подаются в местные органы власти.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, со-

стояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов,

предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать

этот участок работы под контролем.

Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно

от общего делопроизводства.

Документы, решение которых не входит в компетенцию данной органи-

зации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Такое предварительное распределение документов сокращает время, необхо-

димое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы.

5.4. Регистрация документов

Регистрация документов

—

запись учетных данных о документе по установлен-

ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль над йх исполнением;

• поиск документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или

создания.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступле-

ния или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

• проставление отметки на документе;

• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (жур-

нал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

Исключается повторный ввод в систему исходных сведений о документе и при-

своение ему нового индекса, например, при передаче из канцелярии в структурные

142

Часть 2. Организация работы с документами

подразделения. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая

из которых регистрируется отдельно:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы.

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следую-

щие сведения:

• дата получения и входящий индекс (номер);

• дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

• автор (корреспондент), то есть чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция (срок исполнения, исполнитель);

• ход исполнения (отметки о контроле);

• номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов

—

присвоение документам регистрационных номеров

(порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые

унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в преде-

лах каждой регистрационной группы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям)

документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по лично-

му составу, протоколов и др.

Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются поряд-

ковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистри-

руемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 де-

кабря каждого года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из

следующих элементов:

• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место ис-

полнения или составления документа (индекс отдела);

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия-

отпуск;

• порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или

электронной).

Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:

• 01

—

индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

• 12

—

номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• 32

—

индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

Последовательность может быть обратная.

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

143

Таблица 2.5.1

Форма журнала регистрации входящих документов

Регистрационный номер документа можно дополнять по усмотрению органи-

зации информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При индексации пред-

ложений, заявлений, жалоб и обращений граждан регистрационный номер доку-

мента может дополняться первой буквой фамилии заявителя. Так, номер 205-Д

будет означать, что заявление подано Деминой.

5.5. Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов исполь-

зуются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электрон-

ная.

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 докумен-

тов в год используются журналы (обычные или электронные) для регистрации

всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую

форму журнала (формат А4

—

210 х 297 мм) (табл. 2.5.1).

Соответственно для регистрации исходящих и внутренних документов также

заводятся свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.5.2.

Во всех регистрационных журналах графы заполняют только в хронологичес-

кой последовательности.

Традиционная журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет

ведение контроля исполнения документов и требует много времени для проведе-

ния справочной работы по ним.

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные гра-

фы в журнале и регистрационно-контрольной карточке существенных различий

не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации,

допускается введение на лицевой стороне карточки дополнительных реквизитов,

например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Распо-

ложение реквизитов произвольное.

Таблица 2.5.2

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

144 Часть 2. Организация работы с документами

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить органи-

зация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки карточек изготав-

ливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на

плотной бумаге светлых тонов формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм).

В примере 2.5.3 приведена типовая регистрационно-контрольная форма.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо

иметь тираж карточек на год, несколько картотечных ящиков для хранения кар-

точек в контрольно-сроковой и справочной картотеке. Количество экземпляров

заполняемых карточек определяется числом справочных и контрольных карто-

тек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контроли-

роваться.

Пример 2.5.3

Форма регистрационной карточки

Регистрационно-контрольная карточка (PKK)

1 2 345 67 89 10

12 13 14 15 16 17 18 1920

26 27 28 29 30 31

Корреспондент

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов 145

Карточки для регистрации разных групп документов можно изготавливать из

бумаги разного цвета либо отмечать цветными полосами по верху поля.

При традиционной (ручной) карточной форме регистрации:

• рекомендуется единая форма карточки для регистрации входящих, исходя-

щих и внутренних документов;

• карточки можно заполнять сразу в нескольких экземплярах (для различных

картотек, для структурных подразделений и т. п.);

• карточки можно группировать в картотеки по различным признакам, что

позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.

В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными тради-

ционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложен-

ные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизиро-

ванному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов

позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статис-

тическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать кон-

троль исполнения документов и многое другое.

Порядок заполнения регистрационно-контрольных форм (карточек) следующий.

На календарной шкале отмечают число, к которому должен быть исполнен до-

кумент.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой посту-

пил входящий документ, или название организации, в которую направляется до-

кумент (при регистрации исходящих документов).

В графе «Дата поступления и индекс» отмечают, когда документ поступил в дан-

ную организацию и номер, присвоенный ему при регистрации. При регистрации

исходящих и внутренних документов эта графа не заполняется.

В графе «Дата и индекс документа» указывается дата и индекс, присвоенные

документу организацией

—

автором документа. При регистрации исходящих и внут-

ренних документов в этой графе указывают дату подписания и регистрационный

номер документа.

В графе «Краткое содержание» указывается вид документа (приказ, письмо,

справка и т. д.), заголовок к тексту или краткое содержание.

В графу «Резолюция» переносится без изменений резолюция руководителя.

При отсутствии резолюции в этой графе записывают название отдела или фами-

лию и инициалы должностного лица (исполнителя), которому направляется до-

кумент или который подготовил исходящий документ.

В графе «Отметка об исполнении» указывают следующие данные:

• дату и индекс ответного документа, его краткое содержание; при отсутствии

письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный

в инициативном документе;

• номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться исполненный доку-

мент;

• подпись исполнителя и дату.

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

147

Пример 2.5.5

Регистрация входящего документа в журнале и в карточке

На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные от-

метки» фиксируют все этапы контроля за сроками исполнения, которые должны

содержать дату проверки и ход исполнения документа.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.

Процедура регистрации входящих документов состоит из двух этапов:

• проставления на документе отметки о поступлении;

• заполнения регистрационной формы, установленной в организации (жур-

нал, карточка, электронная карточка).

Образец входящего письма с проставленными отметками и резолюциями при-

веден в примере 2.5.4. В примере 2.5.5 показано, как зарегистрирован в журнале

и карточке приведенный выше входящий документ.

После регистрации документ передается на исполнение. Схема работы с вхо-

дящими документами приведена в примере 2.5.6.

148

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.5.6

Схема прохождения входящих документов

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

149

5.6. Обработка исходящих документов

Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка вхо-

дящих, проводится централизованно и состоит из следующих этапов:

• составление чернового документа;

• подготовка проекта документа;

• его согласование (визирование);

• удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати,

даты подписания, регистрационного индекса);

Пример 2.5.7

Схема прохождения исходящих документов