Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Глава 8

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

8.1.

Понятия «конфиденциальные документы» и «коммерческая

тайна».

Нормативные материалы по организации режима

«коммерческой тайны»

Любая организация, независимо от формы собственности или функций создает

документы, которые могут содержать информацию открытую и информацию

с ограниченным доступом.

Организация работы с открытыми документами изложена в предыдущих гла-

вах, работа же с документами, содержащими конфиденциальную информацию,

регламентируется специальными законами Российской Федерации и другими

нормативными актами.

Конфиденциальный (в переводе с лат. «доверие») — доверительный, не под-

лежащий огласке.

Конфиденциальная информация

—

это документированная информация, со-

держащая коммерческую тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии

с законодательством Российской Федерации.

Общая характеристика коммерческой тайны, условий, при которых информа-

ция организации может быть отнесена к конфиденциальной, дана в Гражданском

кодексе Р. Ф.

, в статье 139, где записано, что информация составляет служеб-

ную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или по-

тенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам; к

ней нет свободного доступа, и обладатель информации принимает меры к охране

ее конфиденциальности.

Таким образом, руководитель организации должен по своему усмотрению опре-

делить порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну, позво-

ляющий ограничить доступ к указанной информации в рамках своей организации.

Санкции за незаконное получение и разглашение коммерческой тайны уста-

навливает ряд законодательных актов Российской Федерации: Трудовой кодекс

(подп. «в» п. 6 ст. 81, п. 7 ст. 243), Уголовный кодекс

(ст. 183), Кодекс об админи-

стративных правонарушениях

(ст. 13.14), Федеральный закон Российской Фе-

дерации от 26 июля 2006

г.

№ 135-ФЗ «О защите конкуренции»

(подп. 5

п. 1

ст. 14),

Федеральный закон «О коммерческой тайне»

, Федеральный закон «Об инфор-

мации, информационных технологиях и о защите информации»

Глава 8. Организация работы с конфиденциальными документами

191

8.2. Защита конфиденциальной информации

Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О ком-

мерческой тайне» определил правила введения режима хранения коммерческой

тайны, разграничив сведения, которые могут стать конфиденциальными, и сведе-

ния, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Сведения, составляющие коммерческую тайну организации, можно условно

разделить на два блока:

• научно-техническая информация;

• деловая информация.

Научно-техническая информация включает в себя:

• сведения о конструкциях машин и оборудования;

• чертежи;

• схемы;

• методы и способы производства;

• новые технологии;

• программное обеспечение;

• рецептуру, направления модернизации известных технологий, процессов

и оборудования.

Деловая информация включает в себя:

• сведения о финансово-экономическом состоянии организации;

• сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

• анализ конкурентоспособности производимой продукции;

• сведения о кредитах, объемах и направлениях финансовых вложений, ин-

вестиций и др.

Закон позволяет установить режим коммерческой тайны в отношении любой

информации, за исключением сведений, перечисленных в ст. 5: «Так, режим ком-

мерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпри-

нимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

• содержащихся в учредительных документах юридического лица, докумен-

тах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об ин-

дивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные ре-

естры;

• содержащихся в документах, дающих право на осуществление предприни-

мательской деятельности;

• о составе имущества государственного или муниципального унитарного пред-

приятия, государственного учреждения и об использовании ими средств со-

ответствующих бюджетов;

• о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности,

санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности

пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздей-

ствие на обеспечение безопасного функционирования производственных

192

Часть 2. Организация работы с документами

объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в це-

лом;

• о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях

труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного трав-

матизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабо-

чих мест;

• о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным со-

циальным выплатам;

• о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлече-

ния к ответственности за совершение этих нарушений;

• об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государ-

ственной или муниципальной собственности;

• о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах

и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их

работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельнос-

ти некоммерческой организации;

• о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юри-

дического лица;

• обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения до-

ступа к которым установлена иными федеральными законами».

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы

предотвратить ее утечку и овладение этой информацией конкурентами.

Для ограничения доступа к информации, относимой к коммерческой тайне,

необходимо прежде всего приказом руководителя утвердить перечень сведений,

составляющих коммерческую тайну данной организации, и довести его до сведе-

ния лиц, допущенных к этой информации.

Второй этап

—

обеспечение режима коммерческой тайны, включающего в себя

разработку нормативно-методических документов организации по защите ком-

мерческой тайны (КТ): это и инструкция по конфиденциальному делопроизвод-

ству, и положение о службе безопасности, и памятка о сохранении коммерческой

тайны, и должностные инструкции сотрудников, допущенных к конфиденциаль-

ным сведениям.

Если эти условия не будут выполнены, то у организации не будет оснований

для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу све-

дений, составляющих коммерческую тайну.

Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики организа-

ции, утверждается руководителем организации.

Ознакомление с памяткой и другими документами производится под рас-

писку.

Работники организации, допущенные к конфиденциальным документам, не

могут приступить к работе прежде, чем пройдут инструктаж и ознакомятся с па-

мяткой о сохранении коммерческой тайны организации. Вариант памятки о со-

хранении коммерческой тайны организации приведен в примере

2.8.1.

Глава 8. Организация работы с конфиденциальными документами 193

Пример 2.8.1

Вариант памятки о сохранении коммерческой тайны организации

194 Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.8.1 (продолжение)

В случае попытки посторонних лиц или организаций, в том числе зарубежных, получить

информацию, составляющую коммерческую тайну организации, работник обязан сообщить об этом

Пример 2.8.2

Приказ по основной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «МЕЧТА»

ПРИКАЗ

24.10.2006 №250

г. Челябинск

О принятии мер по охране конфиденциальности информации

и об установлении режима коммерческой тайны

В целях сохранения сведений, содержащих коммерческую тайну организации

ПРИКАЗЫВАЮ:

Глава 8. Организация работы с конфиденциальными документами 195

8.3. Ведение конфиденциального делопроизводства

Должностное лицо или группа лиц (в зависимости от объема документооборота)

для ведения делопроизводства, обеспечивающего учет, сохранность и использо-

вание документов с грифом секретности, назначается приказом руководителя

организации (примеры 2.8.2, 2.8.3).

В приказе должна быть оговорена ответственность, предусмотренная действу-

ющим законодательством, которую понесут работники за умышленное или не-

осторожное разглашение конфиденциальной информации: дисциплинарная, граж-

данско-правовая, административная или уголовная

—

в зависимости от ущерба,

нанесенного организации.

Каждый работник, получающий доступ к конфиденциальным документам, дол-

жен подписать индивидуальное обязательство о неразглашении коммерческой

тайны данной организации в течение всего срока действия трудового договора

и в течение трех или более лет после увольнения.

Организация конфиденциального делопроизводства требует создания необхо-

димых условий для ограничения доступа к информации, составляющей коммер-

ческую тайну. Предусматривается отдельная комната, в которой работник может

без посторонних лиц работать с этой информацией. Комната должна быть обору-

дована металлическими сейфами, ксероксом, компьютером и т. п.

На все документы (и на бумажные, и на электронные) наносится гриф ограниче-

ния в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра

Пример 2.8.3

Приложение к приказу

196

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.8.4

Образец оформления письма с грифом ограничения доступа

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА

Общество с ограниченной

Общество с ограниченной ответственностью ответственностью «Мечта»

«МЕЧТА» пр. Ленина, 101,

г. Челябинск, 454000

пр.

Ленина,

101,

г. Челябинск, 454000 Экз. № 1

Тел. (835-2) 35-02-05 Факс: (835-2) 35-64-01

ОКПО 54000314 ОКУД 0253101 2

Генеральному директору

20.09.2005 № 14/28/4064 ОАО «ВИСТ»

На № от

О. С. Игнатьеву

О выплате штрафа за просрочку ул. Зеленая, д. 108,

поставки товара г. Нижний Тагил, 454066

Глава 8. Организация работы с конфиденциальными документами

197

документа: «Коммерческая тайна»

—

«КТ», «Конфиденциально»

—

«КФ», «Строго

конфиденциально»

—

«СКФ», «Конфиденциально-особый контроль»

—

«КФОК»,

«Для служебного пользования»

—

«ДСП».

Закон обязывает владельца документов наносить гриф ограничения доступа

не только на документы на бумажной основе, но и на все материальные носители

информации.

Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащу-

юся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом.

В конце документа с грифом ограничения доступа (ниже реквизитов «Под-

пись» и «Отметка об исполнителе») указывается количество экземпляров доку-

мента и местонахождение каждого из них.

На обороте последнего листа руководитель пишет фамилии должностных лиц,

которым разрешено пользоваться этим документом. Образец оформления пись-

ма с грифом ограничения доступа приведен в примере 2.8.4.

Такие документы составляют и оформляют в помещении, исключающем до-

ступ посторонних лиц. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем

делается пометка на экземпляре исходящего документа, который подшивается

в дело: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регис-

трироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации до-

кументов с грифом КТ». Образец формы журнала регистрации документов (внут-

ренних, исходящих, входящих) с грифом ограничения доступа к документу

приведен в табл.

2.8.1.

При небольшом объеме таких документов можно вести один журнал для входя-

щих, исходящих и внутренних документов. При большом объеме документов с гри-

фом «КТ» заводятся отдельные журналы для входящих, исходящих и внутренних

документов. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются,

Таблица 2.8.1

Форма журнала регистрации документов (внутренних, исходящих, входящих)

с грифом ограничения доступа к документу

198

Часть 2. Организация работы с документами

в конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов

(цифрами и прописью).

При поступлении входящих документов проверяется целостность упаковки

и корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и при-

ложений к нему. В случае отсутствия или недостачи документов с грифом «КТ»

составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

При подготовке к отправке исходящего документа на лицевой стороне конвер-

та обозначается гриф конфиденциальности и номера вложенных документов.

На оборотной стороне (в местах склеивания конверта) ставится оттиск печати

организации. Конверты с конфиденциальными документами обычно передаются

адресатам курьерами под расписку о получении.

При отправке конфиденциальных документов заказными и ценными почтовы-

ми отправлениями используется двойное пакетирование документов (один кон-

верт вкладывают в другой). Гриф ограничения ставится на внутреннем конверте,

который опечатывается и при необходимости прошивается. Внешний конверт

оформляется в соответствии с почтовыми правилами. Конверты должны быть

светонепроницаемыми.

Исполненные конфиденциальные документы на бумажной основе формиру-

ются в дела в соответствии с номенклатурой дел; электронные документы образу-

ют архивный массив базы данных компьютера. В номенклатуру дел должны быть

внесены все дела с грифом «КТ» и журналы их учета.

Технология систематизации конфиденциальных документов в дела та же, что

и при аналогичной работе с документами открытого доступа. Только на обложке

дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ», а на внутренней стороне облож-

ки дела

—

список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом.

Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, должна быть

самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой откры-

тых дел. Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, со-

ставляется по тем же правилам, что и номенклатура открытых дел, но состав граф

этих номенклатур отличается (табл. 2.8.2).

Таблица 2.8.2

Форма номенклатуры дел документов, содержащих «Коммерческую тайну»

(конфиденциальных документов)

Глава 8. Организация работы с конфиденциальными документами

199

При составлении заголовков дел необходимо, помимо общих правил, преду-

смотреть:

• группировку документов с учетом распределения обязанностей между

исполнителями, чтобы предотвратить ознакомление с документами долж-

ностных лиц, не имеющих к ним отношения по роду выполняемой ра-

боты;

• группировку документов коллегиальных органов в два дела: протоколы и ре-

шения; приложения к ним.

Номенклатура дел документов, содержащих коммерческую тайну, подписыва-

ется руководителем службы конфиденциального делопроизводства, визируется

руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывает-

ся с архивом организации, рассматривается на заседании экспертной комис-

сии (ЭК) и утверждается руководителем. По окончании года составляется итого-

вая запись.

Хранятся дела в сейфе, который в конце рабочего дня опечатывается должност-

ным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие

работники организации не должны иметь доступ к этому сейфу. Специальным

приказом руководителя организации должно быть установлено количество клю-

чей от кабинета и сейфа, в чьем распоряжении они находятся, в каком порядке

выдаются и т. п.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно отражаться

в журнале учета выдачи документов (табл. 2.8.3).

При выдаче документа работник, получивший документ с грифом «КТ», дол-

жен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить ко-

личество листов, в журнале выдачи документов поставить свою подпись и отме-

тить время получения. Документы, выданные для работы, подлежат возврату

в тот же день.

При возврате документа принимающий сотрудник проверяет номер документа

и количество листов, а в графе «Отметка о возврате» ставит свою подпись и дату.

Документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение всего сро-

ка работы с ними только с разрешения руководства организации при наличии

условий для обеспечения сохранности документов.

Таблица 2.8.3

Форма журнала выдачи документов с грифом «КТ»