22
• информация, содержащаяся в предварительном варианте информационной выписки, уточняет-
ся и согласовывается структурными подразделениями налогового органа, а именно: отделом взыска-
ния задолженности, отделом камеральных проверок и отделом учета, отчетности и анализа. После
этого окончательный вариант информационной выписки представляется на утверждение руководите-
лю налогового органа;
• руководитель налогового органа утверждает информационную выписку и принимает решение
об отправке ее в электронном виде налогоплательщику.
С точки зрения обеспечения простоты и удобства работы с документами и повышения эффектив-
ности управления организации для всех юридических лиц интересна новая версия известной системы
электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот». Эта система представляет целостную
картину процесса работы с документами, включая перечень всех документов, находящихся в стадии
исполнения, список сотрудников, ответственных за работу с ними, назначенных сроков исполнения и
отчетности по документам.
При возникновении необходимости она предоставит руководителю информацию о том, в какой
стадии находится интересующий его документ, какая работа по нему была проделана, выдерживаются
ли сроки исполнения. Автоматизированная система напоминаний вовремя предупредит сотрудников о
наступлении срока исполнения документа и необходимости представить отчет, а также предупредит
руководителя о задержке в сроках исполнения документа, укажет виновного. Таким образом, обеспечи-
вается четкий, оперативный контроль за деятельностью организации, позволяющий значительно повы-
сить эффективность ее работы.
В работе любой организации бывают моменты, когда срочно требуется иметь на руках какой-
либо конкретный документ. Оперативно найти бумажный документ не всегда представляется воз-
можным, поскольку трудно уследить, у какого конкретно сотрудника он в настоящее время находит-
ся. Поиск любого электронного документа осуществляется практически мгновенно. Он предо-
ставляет возможность найти нужные документы как по содержанию, так и по реквизитам, которые
присваиваются им в момент регистрации. Выбор параметров поиска осуществляется пользователем
самостоятельно исходя из поставленных задач. При этом пользователь может просмотреть содержа-
ние документа непосредственно в системе или распечатать его и использовать дальше в бумажном
виде.
В системе предусмотрена возможность анализа текущего состояния дел при работе с документа-
ми. Можно составить отчет об общем количестве документов, находящихся в работе, о количестве
исполненных и неисполненных документов, о количестве и характере документов, находящихся на
исполнении у какого-то конкретного сотрудника, и т.д. На основе такой информации возможно оце-
нить эффективность работы отдельного сотрудника и трудового коллектива в целом, внести необхо-
димые корректировки в общую структуру управления.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает высокой функциональностью, надежностью в
работе, способностью адаптироваться к любым стандартам организации документооборота и низкой
стоимостью внедрения. Ее внедрение позволяет на 40 % повысить оперативность работы с докумен-
тами, и на 25–30 % сократить расходы на ведение делопроизводства. В новой версии расширены
функциональные возможности системы, что позволяет более эффективно управлять процессом до-
кументооборота.
В системе добавлен программный модуль («Дизайнер маршрутов»), который обеспечивает про-
ектирование типовых схем движения документов внутри организации. Маршрут прохождения доку-
ментов задается графически, что дает возможность наглядно представить всю схему их движения от
сотрудника к сотруднику. Это позволяет значительно ускорить работу по постановке типовых доку-
ментов на контроль, так как не нужно создавать для каждого документа все необходимые поручения
по отдельности, а можно сразу применить к документу подготовленную заранее схему, и поручения
создадутся сразу.
Спроектированные схемы маршрутов сохраняются на сервере и могут быть применены к любому
документу. Пользователь получает возможность формировать более сложные схемы движения доку-
ментов путем задания логических условий для каждого маршрута. В результате в зависимости от вы-
полнения или невыполнения определенных условий путь движения документа может меняться. На-
пример, если согласование прошло успешно, документ направляется к одному сотруднику, если нет
— к другому на доработку.
В системе более удобно реализована процедура согласования документов. Чтобы сообщить о своем
согласии или несогласии с предлагаемой формой документа, пользователю необходимо лишь нажать
одну из двух кнопок на панели управления, в результате будет автоматически наложена резолюция и