жет представить деятельность фирмы в выгодном свете, избежать
недоразумений, наладить взаимопонимание и, в конечном итоге,
способствовать успеху дела.
Если коммерческая служба, туроператоры, турагенты и сами
руководители не владеют искусством деловой переписки, то появляется
возможность неоднозначного толкования письма, что в ряде случаев
приводит к дополнительной переписке и формированию отрицательного
имиджа туристской фирмы.
22.1 Роль и место почтового отправления
в предпринимательской деятельности.
Наряду с другими современными видами связи -письмо не утратило
свою роль во взаимоотношениях людей и организаций. Оно до сих пор
остается наиболее распространенным видом деловой связи. Проигрывая
перед остальными видами (телекс, факс, телефон, связь через компьютерную
сеть и др.) в скорости доставки информации, оно выгодно отличается от них
варьируемостью объема, представительностью, дешевизной, полнотой
изложения и т.д.
Деловое письмо незаменимо в рекламной деятельности при рассылке
коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное
впечатление о руководителе, о его профессиональной подготовке, а также о
самой фирме, при первых безличных контактах с зарубежными партнерами.
Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на
фирменном бланке, однозначное по смыслу - деловое письмо отличный
помощник в туристском бизнесе.
В последние десятилетия основным языком международного делового
общения стал английский. Письмо на английском будет понято
потенциальными адресатами в любой точке земного шара. Поэтому все
примеры переписки, образцы, техника составления писем представлены
ниже на английском языке. Необходимо, однако, иметь в виду существенные
различия в оформлении и языке писем, направляемых в Европу, США и
другие страны, о чем будет сказано ниже.
22.2 Некоторые правила составления деловых писем.
Правила составления деловых писем зависят от целого ряда факторов и
моментов, к числу которых относятся:
вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на
запрос партнера, извинение и т.д.);
предполагается ли ответ(существуют ситуации, в которых ответ может не
предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке);
будет ли содержание письма однозначно понятно адресатом, не оставит ли
оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки?
уверен ли отправитель, что письмо придет в срок? (если нет, следует