Козикова О.В. Документирование управленческой деятельности. Методические указания

Подождите немного. Документ загружается.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ульяновский государственный технический университет

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Ульяновск 2007

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Ульяновский государственный технический университет

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Методические указания

Составитель

О. В. Козикова

Ульяновск 2007

Реценз ент, зав. каф. «Управление кач еством», проф., д-р техн. наук В. В. Ефимов

Одобрено секцией методических пособий научно-методического совета

универс ите та

Документирование управленческой деятельности : методические ука-

зания / сост. О. В. Козикова. – Ульяновск : УлГТУ, 2007. – 51 с.

Составлены в соответствии с пр ограммой курса «Делопроизводство и корреспон-

денция».

Содержат практические задания контрольные вопросы, методические рекомен-

дации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуе-

мой литературы. Образцы оформления доку ментов приведены в приложениях.

М етодические указания по выполнению лабораторных работ по курсу «Делопро-

изводство и корреспонденция» предназначены для студентов дневной формы обучения

экономико-математического факультета.

Могут быть использованы в процессе курсового и дипломного проектирования.

Выполнение лабораторных работ преду сматривает использование ПЭВМ.

Работа подготовлена на кафедре «Управление качеством».

УДК 651(076)

ББК 65.050.9(2)2я7

Д 29

УДК 651

(

076

)

ББК 65.050.9(2)2я7

Д 29

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое

заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована

работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия

управленческих решений.

Основной целью дисциплины является формирование у с тудентов умений

и нав ыков в области организации

документирования управленческой деятель-

ности на предприятии. Особое внимание в работе уделяется подготовке и

оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как ба-

зовому процессу в реализации всех управленческих функций.

Методические рекомендации по курсу «Документирование управленче-

ской деятельности» подготовлены для студентов экономико-математического

факульте та УлГТУ на основе действующих общегосударственных нормативно-

методических материалов.

Лабораторные работы

выполняются в дисплейном классе с использовани-

ем ПЭВМ.

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБО Т

1. Пр и подготовке к выполнению лабораторной работы студентам следует:

- изучить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях;

- ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерном

классе;

- получить у преподавателя задание на выполнение лабораторной работы,

которое выдается

после проверки теоретической подготовки студента.

2. Результаты выполнения лабораторной работы утверждаются преподавателем.

3. Результатом лабораторной работы должен быть документ, составлен-

ный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов.

ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ ИЗ ОБЛАСТИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная

с созданием документов в соответс твии с установленными требованиями.

Документ –

информация на материальном носителе, имеющая юридиче-

скую силу.

Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодатель-

ством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком

его оформления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определен-

ной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, создан-

ный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области

деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документа-

ции (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы

по следующим функциям:

Создание организации, предприятия;

Реорганизация организации, предприятия;

Ликвидация организации, предприятия;

Приватизация государственных и муниципальных организаций

, предпри-

ятий;

Распорядительная деятельность организации, предприятия;

Организационно-нормативное регулирование деятельности организации,

предприятия;

Оперативно-информационное регулирование деятельности организации,

предприятия.

Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную

документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:

– Организационная документация (уставы, положения, правила, инструк-

ции, штатное расписание);

– Распорядительная документация (приказы, распоряжения, пос тановле-

ния, решения, указания);

–

Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, теле-

фонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.);

– По личному составу ( заявления, справки, личные карточки, приказы

(распоряжения) о приеме на работу.

Состав реквизитов ОРД

Правил а оформления организационно-распорядительной документации

регламентирует ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документа-

ции. Унифицированная система организационно-распорядительной документа

ции. Требования к оформлению документов».

Нес мо тря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо пом-

нить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при

составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые рек-

визиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Спра-

вочные данные об организации». Реквизит «

Справочные данные об организа-

ции» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут на-

именование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями соз-

дания документа, его назначением, требова ниями к содержанию и форме дан-

ного документа, способом документирования.

ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает следующие реквизиты, которые исполь-

зуются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных до-

кументов:

Код

реквизита

Наименование реквизита

01 Государственный герб Российской Федерации

02 Государственный герб субъекта Российской Федерации

03 Эмблема предприятия, организации

04 Код организации

05 Основной государственный регистрационный номер

06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на

учет

07 Код формы документа

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации

10 Наименование вида документа

11 Дата документа

12 Регистрационный номер документа

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 М есто составления или издания документа

15 Адресат

16 Гриф утверждения документа

17 Резолюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст

21 Отметка о наличии приложения

22 Подпись

23 Гриф согласования документа

24 Визы согласования

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении документа и направлении в дело

29 Отметка о поступлении документа в организацию

30 Идентификатор электронной копии документа

Общие нормы и правила оформления управленческих документов

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, дол-

жен иметь поля не менее, мм:

20 – левое

10 – правое

20 – верхнее

20 – нижнее

Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее ос-

тавле но на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостра-

ничных документах.

Пр и использовании оборотной стороны листа левое поле должно состав-

лять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

Пр и составлении многостраничного документа вторая и последующая

страницы нумеруются. Номер наносится

на верхнем поле листа посередине.

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова

«страница» и знаков тир е.

Пр и подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстоя-

ние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал – 12 пт;

• полуторный интервал – 18 пт;

• двойной интервал – 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5–2

межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один меж-

строчный интервал.

Реквизиты документа (кроме текс та), состоящие из несколько строк, печа-

таютс я через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адре-

сат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения

»,

«Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2–3 межстрочными

интервалами.

Пр и подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор

Microsoft Word версии от 6.0 и выше

с использованием шрифтов Times New

Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13,

14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1–2 интервала. В докумен-

тах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, огово-

ренные норматив ными документами.

Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали

и их взаимное расположение

Условно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля.

0 положение:

Название вида документа

Дата

Ссылка на индекс входящего документа

Заголовок к текс ту

Текст (если он состоит из одного абзаца)

Наименование должнос ти в реквизите «ПОДПИСЬ»

Гриф согласования

Фамилия исполнителя и номер тел ефона

Заверительная надпись «ВЕР НО»

Отметка об

исполнении документа

Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее.

1 положение (5 знаков от границы левого поля) :

Начало абзаца в текс те, отметка о наличии приложения

2 положение (16 знаков от границы левого поля):

Индекс исходящего документа

Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

Расшифровка подписи

Расшифровка

подписи в первом грифе согласования,

Пер еменная информация во вводной части актов и протоколов

3 положение (24 знака):

Название вида документа в продольном штампе,

Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об

исполнении документа и направлении в дело»

4 положение (32 знака):

Номер страницы

«Адресат»

5 положение (40 знаков)

Гриф ограничения доступа к документам

Гриф утверждения

Второй гриф согласования

Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения

Иде нтифика тор электронной копии документа

6 положение (48 знаков):

Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»

Расшифровка подписи в реквизите «Подпис ь»

Отметка о поступлении документа

Отметка о контроле

7 положение (56 знаков):

Слово «Копия»

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают

на бланках документов в с оответс твии с Положением о Государственном гербе

Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации,

2000, №52 часть 1, ст. 5021).

Размещение: Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пре-

делах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием органи-

зации

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на блан-

ках документов в с оотве тс твии с правовыми актами субъектов Российской

Федерации

Размещение: в верхней части документа над серединой наименования ор-

ганизации.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03) (знак обслужи-

вания) помещают на бланках организации в с оотве тс твии с уставом (положени-

ем об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланках, если на нем поме-

щен Государственный герб Российской Федерации.

Размещение: эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле блан-

ка над серединой наименования организации автора документа. Воз можно рас-

положение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организа-

ции слева.

Код организации(реквизит 04) проставляют

по Общероссийскому клас-

сификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускоре-

ния передачи документированной информации по каналам электронной связи и

сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче дан-

ных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом

электронной идентификации документа.

Например: ОКПО 02842708

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (реквизит

05)

юридического лица проставляют в соответс тв ии с документами, выдавае-

мыми налоговыми органами.

Например: ОГРН 1027700380795

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-

новки на учет (ИНН/КПП)(реквизит 06) проставляют в с оотве тс твии с доку-

ментами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например, ИНН/КПП 7708033140/771001001

Код формы документа(реквизит 07) проставляетс я по общероссийскому

классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД

предназначен для обеспечения учета и систематизации унифициро-

ванных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатывае-

мых ведущими министерствами и ведомствами с целью сокращения количества

применяемых форм документов для исключения из обращения неунифициро-

ванных форм и дублирования информации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и кон-

трольного числа (КЧ).

Унифицированная система ОРД имеет код 0200000.

Например, код унифицированной формы УСТАВА организации имеет обо-

значение 02112312, где 02 – класс формы документа, 11 – подкласс форм, 231 –

регистрационный номер, 2 – контрольное число.

Размещение: после реквизитов 04,05,06.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором докумен-

та, должно соответс твовать наименованию,

закрепленному в ее учредительных

документах.

Например:

Открытое акционерное общество

КРОНА

На бланке обязательно должно указываться полное наименование органи-

зации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наимено-

вание организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учреди-

тел ьных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) по-

мещают ниже полного или за ним

Пр и наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование ука-

зывают над наименованием организации (при о тс у тс твии сокращенного наиме-

нования вышестоящей организации, над наименованием организации указыва-

ют полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, предс тавительства

указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают

ниже наименования организации.

Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государстве нное образователь ное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный технический университет»

КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ

Наименова ния организаций, расположенных в субъектах Российской Феде-

рации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации

(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают

на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта

Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от на-

именования на

государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно

закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже на-

именования на русском языке или справа.

Например:

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND