Курсовая работа - Специфика работы государственных архивов

Подождите немного. Документ загружается.

положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в РФ в

соответствии с современными регалиями

В чем же принципиальные отличия новых Правил от Правил 1984 г.?

Новые Правила во многом отличаются от предыдущих. Они опираются на

новую правовую базу деятельности государственных архивов, учитывают

различные формы собственности на архивные документы, влияющие на

организацию работы с ними.

Правила стали более универсальными – их требования рассчитаны на

государственные архивы с различным объемом и составом документов,

включая архивы, которые хранят аудиовизуальную и научно-техническую

документацию. Но уровень этого универсализма получился не достаточно

высоким, вследствие этого для специализированных архивов

кинофотофонодокументов пока продолжают действовать Основные правила

работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980),

детально раскрывающие особенности технологических процессов.

Правила впервые регламентируют некоторые виды работ с

машиночитаемой (электронной) документацией. Отсутствие достаточного

опыта работы с ЭД вынудило составителей ограничиться минимальными

требованиями.

Правила не касаются работ, технология которых подробно освещена в

учебных и методических пособиях и инструктивных документах архивной

отрасли. В соответствии с действующим законодательством Правила не

распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища документов

муниципальной собственности.

Задавая себе вопрос: учитывают ли Правила международные нормы и

стандарты по архивному делу? узнаем, что в Правила впервые включены

принятые международным сообществом архивом вопросы профессиональной

этики, а также основные требования Общего международного стандарта

описания архивных документов ISADCG.

Правила состоят из 8 разделов, отражающих правовую базу и

существующую типологию архивов (вводный), регулирующих работу по

фондированию (2-й), организации архива (3-й), обеспечению сохранности

документов (4-й), их учету (5-й), комплектованию и экспертизе (6-й),

описанию и созданию НСА (7-й), использованию (8-й). В данных Правилах в

самостоятельные разделы не выделены вопросы организационно-

методического руководства и контроля за работой в ведомственных архивах и

делопроизводства учреждений, а также организации научно-

исследовательской и методической работы.

Новые правила не касаются вопросов классификации документов

Архивного фонда РФ, поскольку общепринятый порядок, базировавшийся на

ушедших в прошлое идеологических постулатах их деления на фонды

советской и досоветской эпохи, а также имевших общесоюзное,

республиканское и местное значение, перестал соответствовать современным

требованиям. Поэтому в них рассмотрен порядок организации документов в

пределах Архивного фонда РФ в зависимости от форм собственности на них,

видов носителей, способов и техники закрепления информации, а также

архивных фондов госархивов согласно степени их ценности и доступа к ним.

В Правилах по-новому трактуются вопросы категорирования архивных

фондов, которое в прежнем виде в значительной мере носила

идеологизированный и конъюктурный характер.

Очень важным и новым моментом, отраженным в первом разделе,

является закрепления роли архивов, как части информационных ресурсов

государства и тесно связанных с ним принципов информационной

безопасности архивов.

Во втором разделе, посвященном вопросам организации и

фондированию документов Архивного фонда РФ, целиком, базирующемся на

теоретических положениях отечественного архивоведения, закреплена уже

апробированная методика создания архивных фондов коллекций, подробнее

изложены основные требования фондирования документов современных

организаций с учетом новых государственно-правовых и социально-

экономических ситуаций.

В третий раздел (организация работы архива) вошли новые положения о

выполнении государственным архивом платных работ и услуг, правовой

защите информационной продукции архивов, применении информационных

технологий.

В четвертом разделе, касающемся обеспечения сохранности документов,

усилены требования к контролю за их техническим состоянием, более

детально изложен порядок выдачи из хранилища и контроля за их

сохранением и возвратом. Новыми стали положения по страховой оценке и

страхованию документов, вывозу их за рубеж, выявлению уникальных

документов для включения в Государственный реестр и др.

В пятом разделе помещены нормы учета уникальных и рассекреченных

документов, более полно раскрыты особенности учета копий на правах

подлинников, документов личного происхождения и по личному составу, а

также принятых на депозитарное хранение, изложены основные требования к

ведению учетных баз данных, более обстоятельно освещены вопросы

хранения и учета документов фонда пользования.

Шестой раздел, посвященный работе по комплектованию архивов и

экспертизе ценности документов, определяет правовые основы приема

документов на временное депозитарное хранение, от ликвидированных

организаций. Также шестой раздел освещает порядок комплектования архивов

продукции инициативного документирования, взаимоотношений

государственных архивов и негосударственных организаций.

В седьмом разделе порядок описания архивных документов и создания

научно-справочного аппарата к ним изложен с учетом принятого МСА

международного стандарта и содержит принципы многоуровнего описания.

Построение и некоторые формулировки раздела исходят из необходимости

совершенствования существующего НСА на базе современных

информационных технологий. Поэтому меньше внимания уделено

традиционным элементам НСА, для которых продолжают действовать

апробированные методики.

В последнем, восьмом разделе Правил новыми являются вопросы

рассекречивания архивных документов, исполнения запросов, поступающих

из-за рубежа, и выдачи архивных справок на них. Здесь определен порядок

обеспечения доступа пользователей к документам, изложены детали

копирования документов по запросам пользователей, усилены положения по

юридическому положению информационных документах архива. Зато более

сжато, представлены функции читальных залов архивов, освященные в

Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов

РФ 1998 года.

Выход правил в свет зависит от Министерства юстиции РФ, где Правила

должны пройти сложную процедуру регистрации. Я считаю, что Правила

нужно применить в работе каждого государственного архива. Там, где

позволяют ресурсы, необходимо использовать нормы Правил активно, но

аккуратно, творчески, с обязательным информированием Росархива о

возможных погрешностях данного документа.

3. Задачи и функции государственных архивов

В первые годы существования государственных архивов, когда они были

заняты, главным образом научно-технической обработкой документальных

материалов, их организационное устройство было следующим. Все

документальные материалы были по подведомственно-тематическому

принципу распределены между несколькими отделами, и каждый из этих

отделов проводил над своими материалами все основные виды работ:

хранение, научно-техническую обработку, организацию использования и т. д.

только для публикации документов в большинстве архивов создавались

специальные отделы или группы. Такое организационное устройство

позволяло направить наибольшие силы для решения основной задачи. Но оно

имело и недостатки: создавался параллелизм в работе, было трудно добиться

применения единых методов и приемов при проведении одних и тех же видов

работ, рассредоточенных по разным отделам, квалификация научных

сотрудников, вынужденных заниматься разными видами архивной

деятельности, по настоящему не повышалась, и им трудно было решать

конкретные теоретические задачи.

В 1950-х годах, по мере завершения научно-технической обработки

документальных материалов, государственные архивы получили возможность

направлять свои силы на решение других важных задач. В связи с этим

организационное устройство государственных архивов стало меняться. В

настоящее время структура большинства государственных архивов, в

особенности центральных, приведена в соответствие с основными

направлениями их деятельности.

Законодательство определило государственные архивы как научно-

исследовательские учреждения, задачами которых являются практическая и

теоретическая деятельность в области архивного дела. В связи с этим

государственным архивам свойственен ряд функций. Основными из них

являются: комплектование, обеспечение сохранности и, как один из путей к

этому, учет документальных материалов, экспертиза научной и практической

ценности документальных материалов, научно-техническая обработка

документальных материалов, а также создание научно-справочного аппарата.

Рассмотрим данные функции поподробнее.

3.1. Комплектование архивов

В широком значении под комплектованием архивов понимается вся

система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных

материалов на государственное хранение и распределение их по сети

государственных архивов.

Согласно ст. 19 проекта Федерального закона «Об архивном деле в РФ»

органы государственной власти, органы МСУ, организации и граждане, в

деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ, передают

эти документы на постоянное хранение государственные и муниципальные

архивы, в этом качестве органы государственной власти, органы МСУ,

организации и граждане являются источниками комплектования

государственных и муниципальных архивов.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источни-

ков комплектования. Включение в списки источников комплектования органи-

заций, созданных на базе имущества, находящегося в частной собственности.

Собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а

также граждан, осуществляется на основе договора (соглашения).

Делопроизводственные документальные материалы дореволюционного

периода уже давно нашли свое место в государственных архивах (центральных

и местных), а также в специальных архивах соответствующих ведомств и

учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимися до революции

личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство их

также находится на государственном хранении, однако многие из них

рассредоточены между разными государственными архивами, отделами

рукописей, музеями и т. д., что затрудняет их использование.

Основными задачами в области комплектования архивов

документальными материалами дореволюционного периода является:

исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между

Отечественные архивы // 2002. -№6. - С. 12.

архивами; выявление и прием на государственное хранение (в виде

подлинников и микрофотокопий) представляющих научную ценность

документов личного происхождения, все еще находящиеся в частных руках, в

том числе и зарубежом, выявление документальных материалов

ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным

образом о внешней политике, экономических и культурных связях с другими

странами), и получение их микрофотокопий; розыски материалов ГАФ СССР,

похищенных во время Великой Отечественной войны немецко-фашистскими

захватчиками.

Комплектование архивов в наши дни производится непрерывно и

планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений

и организаций. Более сложным в этом случае является выявление и сбор

материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду

того, что современники не всегда представляют себе их значение как

источников для изучения истории общества.

Архивные органы и государственные архивы ведут в этом плане

большую разъяснительную и информационную работу, которая дает

ощутимые результаты.

3.2. Обеспечение сохранности и учет документальных

материалов

Обеспечение сохранности документальных материалов сосредоточенных в

государственных архивах, осуществляется посредством целого ряда

мероприятий, т.е. в государственных архивах должен проводиться

определенный комплекс взаимосвязанных работ. Основными среди них

являются постройка хранилищ и оснащение их установками

кондиционированного воздуха и другим оборудованием, обеспечивающим

оптимальный температурно-влажностный режим хранения.

Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах,

подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у

заведующего архивохранилищем (хранителем фонда), а второй – у

заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.

При приеме хранилища заведующий архивохранилищем сверяет по

учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в

необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния

принимаемых фондов.

Заведующий архивохранилищем несет полную ответственность за

сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении,

должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

Большая часть материалов размещается на стеллажах в коробках,

предохраняющих их от механических повреждений и световых лучей, а также

обеспечивающих легкость их выемки и подкладки. Все документы

размещаются в хранилищах по фондам, единицы, хранения которых

располагаются в порядке возрастания их инвентарных номеров (учет ведется с

лева на право и сверху вниз). Важное значение имеют мероприятия по

предохранению документальных материалов от плесени и других видов

биологического воздействия – дезинфекция и дезинсекция. Эти мероприятия

архивы проводят регулярно, уделяя особое внимание профилактике.

Одним из средств обеспечения физической сохранности

документальных материалов являются переплетные и реставрационные

работы, осуществляемые в специальных реставрационных лабораториях под

наблюдением специалистов: архивистов, химиков, биологов и т. д.

Большое внимание уделяется поддерживанию в хранилищах чистоты и

порядка. Доступ туда имеют только те сотрудники архива, которые

непосредственно работают с документальными материалами.

В целях предохранения архивных документов от случайных

повреждений и износа в процессе использования проводится

микрофотокопирование наиболее ценных из них. Микрофотокопии в виде

пленок (в рулонах) выдаются для использования взамен оригиналов.

Большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов

имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и

регистрацию в специальных документах данных об их количестве и составе.

Согласно ст. 18 проекта Фз «Об архивном деле в РФ»: «Документы Архивного

фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат

государственному учету. Порядок государственного учета документов

Архивного фонда Российской Федерации определяется правилами и нормами,

устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной

власти в области архивного дела. Уникальные документы Архивного фонда

Российской Федерации подлежат также учету в Государственном реестре

уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в госу-

дарственных и муниципальных архивах, не входят в состав имущества, отра-

жаемого на балансе этих архивов.

Учету подлежат все документальные материалы, входящие в ГАФ РФ.

Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все

изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируется в

учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с

правилами и инструкциями. Единообразно по всем государственным архивам.

Отечественные архивы // 2002. – № 6. – С. 12.