Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

До подання додаються:

- лист-погодження керівника органу вищого рівня щодо про-

довження терміну перебування на державній службі;

- лист-погодження керівника центрального органу виконавчої

влади. Голови Ради міністрів Автономної Республіки Крим,

голови відповідної місцевої державної адміністрації щодо

продовження терміну перебування на державній службі для

осіб, які призначаються на посади та звільняються з посад за

погодженням з цими органами;

- копії атестаційного листа за результатами останньої атестації

та бланку останньої щорічної оцінки виконання покладених

обов'язків і завдань;

- копія трудової книжки, завірена в установленому порядку;

- копія списку осіб, зарахованих до кадрового резерву для

державної служби на відповідну посаду (за встановленою

формою);

- копія документа, що посвідчує нагородження особи держав-

ними нагородами, Почесною грамотою або заохочувальною

відзнакою Кабінету Міністрів України, нагрудним знаком

«Державна служба України «За сумлінну працю» або Почес-

ною грамотою Головдержслужби, відомчими заохочуваль-

ними відзнаками.

Подання з усіма документами розглядається начальником Го-

ловдержслужби в місячний строк з дня

їх

надходження. У разі не-

обхідності на запит Головдержслужби до подання додаються інші

документи та пояснення.

5.7. Особливості ведення особових справ

державних службовців в органах влади

Відповідно до нормативно-правової бази України формування

та ведення особової справи державного службовця здійснюється

кадровою службою органу державної влади та місцевого самовря-

дування. Особова справа формується на кожного державного служ-

бовця і розпочинається з дати розгляду питання про призначення

його на посаду. Однією з особливостей формування справи держа-

вного службовця є перевірка наявності на нього особової справи в

поточному архіві. Якщо вона є, то подані документи додаються до

151

особової справи, про що робиться відмітка в описі документів, які

знаходяться в особовій справі.

Особова справа формується з так документів:

Особова картка (форма

П-2ДС)

з відповідними додатками та

фотокарткою розміром 4x6 сантиметрів;

2. Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,

підвищення кваліфікації;

3. Відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру

та майновий стан державного службовця чи особи, що пре-

тендує на зайняття посади державного службовця, і членів

його сім'ї;

4. Підписані претендентом попередження про встановлені за-

конодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям

на державну службу та

її

проходженням, а також документ

про ознайомлення із Загальними правилами поведінки дер-

жавного службовця;

5. Довідка про наявність встановленої форми допуску до дер-

жавної таємниці (для відповідних посад);

6. Біографічна довідка, подання про призначення на посаду, ка-

ртка погодження (у разі потреби);

7. Погодження, передбачені законодавством для призначення

на посади керівників відповідних органів;

8. Довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, за-

рахованих до кадрового резерву);

9. Направлення на роботу (для магістрів державного управлін-

ня і випускників вищих навчальних закладів);

10.

заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу)

конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкур-

сній основі);

11.

Заява про проходження стажування на відповідній посаді,

індивідуальний план стажування та доповідна записка про

стажування з висновками керівника структурного підрозді-

лу (для осіб, які проходили стажування);

12.

Заява щодо призначення на відповідну посаду.

Особові картки (форма П-2ДС) заповнюють всі органи, устано-

ви (організації), на працівників яких поширюється Закон України

«Про державну службу». Особова картка заповнюється українсь-

кою мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

152

форма П-2ДС

ОСОБОВА КАРТКА №

І. Загальні

відомості

Прізвище

Ім'я

По

батькові

2. Громадянство

України^

Місце народження

4. Дата

народження

5. Освіта

(вища, середня)

Назва на-

вчального

закладу та

його місце

знахо-

дження

Рік

вступу

Рік закін-

чення або

вибуття

Спеціаль-

ність

Кваліфіка-

ція за дип-

ломом

№ дип-

лома,

дата ви-

дачі

6. Науковий ступінь, вчене

званн я

Назва

Рік присвоєння

№ диплома, дата ви-

дачі диплома

7. Якими мовами володієте і якою мірою

(читаете

та

перекладаєте

зі

словником.

читаєте

і можете розмовляти,

володієте

вільно)

8. Наукові праці та винаходи

9. Сімейний стан

(перелічити членів сім

"і

із

зазначенням

дати народження)

10.

Паспорт: серія №

ким виданий дата

видачі

11.

Домашня адреса, телефон

Особистий

підпис

153

12.

Дата прийняття Присяги

[І. Продовження терміну перебування на державній службі

На термін років з до . Підстава

III.

Просування по службі в державному органі

Дата Назва Назва Катего- Спосіб

Підста- Підпис

структур- поса-

рія,

просуван-

ви

влас-

ного під- ди

оклад.

ня

по

ника

розділу ранг

службі особо-

(конкурс, вої кар-

стажуван-

тки

ня, ре-

зерв)

IV.

Відпустки

Вид

відпустки

За який

період

Дата

Підстава

Вид

відпустки

За який

період початку

відпустки

закінчення

відпустки

Підстава

V. Дисциплінарна відповідальність

Причина

Вид стягнення,

захід дисциплінарного

впливу

Підстава

скасуван-

ня

Дата Підстава

154

13.

Прийняття на державну службу:

а) на підставі конкурсу. Протокол № від

« »

р.

б) до патронатної служби

(посада керівника)

в) з резерву

« »

р.

(дата

вкіїочеїтя

в резерв)

г)

інше

(згідно

встановленим

законодавством)

14.

Загальний стаж роботи державного службовця

15.

Безперервний стаж роботи

16.

Стаж державної служби

« »

р .

VI. Заохочення, нагороди, почесні звання

Вид заохочення

(нагороди, почесні звання)

Підстава

Дата

VII. Зарахування до кадрового

резерву

Орган, до якого

зараховано в ка-

дровий резерв

Посада, на яку про-

понується резерв

Дата зарахування

в резерв

Підста-

ва

VIII. Підвищення кваліфікації

Найменуван-

ня навчаль-

ного закладу

Період навчання

Програма

чи темати-

ка підви-

щення ква-

ліфікації

Номер і да-

та видачі

диплома,

посвідчен-

ня

Найменуван-

ня навчаль-

ного закладу

початок

кінець

Програма

чи темати-

ка підви-

щення ква-

ліфікації

Номер і да-

та видачі

диплома,

посвідчен-

ня

IX. Відомості про військовий облік

Група обліку

Категорія обліку

_____

Склад

____ .

Придатність до військової служби

Назва райвійськкомату за місцем проживання

Військове

звання

______

Військово-облікова спеціальність

№

Перебуває на спецобліку №

____

Додаткові

відомості:

а) Відповідно до статей

12,

16 Закону України «Про державну службу»

б) Про наявність пільг

Дата і причина звільнення

Трудову книжку отримав

« »

р.

Підпис власника трудової книжки

Підпис працівника кадрової служби

155

Біографічна довідка має таку форму:

БІОГРАФІЧНА ДОВІДКА

(прізвище, ім'я, по

батькові)

Подається на

(найменування

посади)

Працює

(посада, підрозділ, орган, в якому

працює,

з якого часу)

Громадянство

Число, місяць і рік народження

Місце народження

(держава, область, місто, район, село)

Освіта

(освітньо-кваліфікаційний

рівень,

повне

найменування

навчального

закладу,дата

закінчення,

спеціальність та

кваліфікація)

Науковий ступінь, вчене звання

Володіння мовами

(якими,

якою мірою)

Нагороди, почесні звання

Дата прийняття Присяги державного службовця

Ранг державного службовця

(дата

присвоєння)

Загальний стаж роботи

Стаж державної служби

Депутат ради

(найменування

ради)

Стягнення

(які, ким і за що накладені)

Трудова діяльність до по цей час

(посада

керівника

кадрового підрозділу) (підпис)

(ініціали,

прізвище)

м.п.

156

КАРТКА ПОГОДЖЕННЯ

Щодо призначення на посаду

(найменування

посади працівника органу влади)

Прізвище, ім'я, по батькові

Дата народження

Прізвище,

ім'я,

по

Висновок

Підпис, дата

батькові та посада

особи, яка проводила

співбесіду

При початковому формування особової справи оформляється в

опис, до якого включаються документи відповідно до

їх

розміщен-

ня у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка

його видала, номера і дати документа, а також дати включення його

до особової справи і кількості аркушів. Опис документів особової

справи робиться за такою формою:

ОПИС

документів особової справи

№

(прізвище, ім

я,

по

батькові)

№

Найменування документів

Кількість аркушів

Примітки

157

Працівник кадрової служби повинен перевірити правильність

заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у

них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового кви-

тка, документа про освіту тощо).

Сформована особова справа реєструється у книзі руху особових

справ протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службов-

ця до особової справи додаються:

1. Документ про призначення (постанова, наказ або розпоря-

дження) на посаду, який повинен містити найменування органу, да-

ту, номер і назву документа;

2. Копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого

рівня про призначення, обрання на посаду. Якщо на посаду призна-

чаються керівні працівники, призначення яких згідно з чинним за-

конодавством знаходиться у компетенції керівника вищестоящої

організації, то видається відповідний документ. У разі призначення

працівника на посаду за погодженням з органом вищого рівня або

за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій до

особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося

призначення;

3. Текст Присяги, скріплений підписом державного службовця

(для

осіб,

уперше прийнятих на державну службу);

4. Копії документів про надані пільги;

5. Копія паспорта;

6. Копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

7. Опис документів особової справи;

8. У разі звільнення працівника до особової справи додається

документ про звільнення.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали для внесен-

ня

їх

до особової справи, повинен перевірити дотримання правил

їх

заповнення, відповідність зазначених в них відомостей (особливо

прізвищ, імен, по батькові) оригіналам документів.

Особова справа в міру проходження державної служби держав-

ним службовцем поповнюється відповідними матеріалами, уточню-

ється. Протягом роботи державного службовця до особової

справи

долучаються такі документи:

Заяви про переведення на відповідну посаду, продовження тер-

міну перебування на державній службі, звільненім з посади тощо;

158

2. Накази про переміщення на іншу посаду або звільнення з по-

сади;

3. Накази, розпорядження про присвоєння рангу державного

службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та

зняття стягнень;

4. Документи про підвищення кваліфікації;

5. Атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

6. Інші документи, які містять відомості про проходження дер-

жавної служби.

Особові справи державних службовців є документами для слу-

жбового користування, зберігаються в опечатаних металевих ша-

фах або сейфах. Роботу щодо ведення, зберігання особових справ

забезпечує кадрова служба або працівник, на якого покладено ви-

конання кадрової роботи.

Кожна особова справа

підшивається

у спеціально призначену

для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазна-

чається повна назва органу. Порядковий номер справи визначається

відповідно до реєстраційного номера у книзі обліку руху особових

справ державних службовців.

Після припинення державним службовцем роботи його особова

справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в по-

рядку, визначеному відповідною інструкцією. При цьому в особо-

вій картці робляться відповідні відмітки про звільнення працівника,

зазначається причина звільнення, дата і номер наказу про звільнен-

ня. Папки для зберігання архівних справ нумеруються і зберігають-

ся окремо від справ працюючих осіб. У разі повернення державного

службовця на державну службу рекомендується використовувати

сформовану раніше особову справу.

159

Питання для перевірки знань:

Сутність державної служби в Україні та особливості доку-

ментального оформлення роботи з персоналом в органах

державної влади та місцевого самоврядування.

2. Процес організації та документальне оформлення участі у

конкурсі державних службовців.

Кадровий резерв та його документальне оформлення.

4. Документальне оформлення підготовки та проведення атес-

тації державних службовців.

5. Яким чином документально оформляються підготовка, пе-

репідготовка та підвищення кваліфікації кадрів в органах

державного управління та місцевого самоврядування?

Особливості документального оформлення подовження те-

рміну перебування на державній службі.

7. Особливості ведення особових справ державних службовців

в органах влади.

160