Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

7.5. Інформування населення про

діяльність органу місцевої влади

Інформування населення про діяльність органу місцевої влади

здійснюється прес-службою через засоби масової інформації.

Джерелами інформації є:

^розпорядження

органу місцевої влади;

протоколи

нарад;

^плани

офіційних та робочих заходів голови, першого за-

ступника і

заступників

голови органу місцевої влади.

Керівники структурних підрозділів секретаріату органу місце-

вої влади забезпечують взаємодію з прес-службою та оперативно

надають на її прохання всі необхідні матеріали та інформацію,

зміст якої погоджується з головою або відповідними заступниками

голови органу місцевої влади.

Запрошення представників засобів масової інформації для уча-

сті в нарадах та інших офіційних заходах органу місцевої влади чи

окремих її структурних підрозділів здійснюється виключно прес-

службою відповідного органу.

7.6. Звернення громадян в інші органи державної

влади та до посадових і службових осіб

Одним із видів звернення громадянина до посадових і службо-

вих осіб є прохання про посвідчення заповіту.

Заповіт - це документ, в якому викладено волевиявлення одні-

єї особи (заповідача) щодо розпорядження майном, що йому нале-

жить, на випадок смерті.

Заповіт викладається в письмовій формі

із

зазначенням місця і

часу його складання, підписується заповідачем і засвідчується но-

таріусом.

У разі відсутності ту населеному пункті нотаруса заповіт може

бути посвідчений уповноваженою на це посадовою, службовою

особою органу місцевого самоврядування.

Якщо особа перебуває на лікуванні у лікарні, госпіталі, іншому

стаціонарному лікувальному закладі, будинку інвалідів та осіб по-

хилого віку, її заповіт можуть посвідчити головний лікар, його за-

ступник з медичної частини або черговий лікар, начальник госпіта-

181

лю, директор або головний лікар будинку інвалідів та осіб похило-

го віку.

Заповіт можуть також посвідчити капітан судна, що перебуває

в плаванні; начальник експедиції, що перебуває в пошуці (полі);

командир (начальник) військової частини, установи, навчального

закладу - особам, які в них служать, працюють, вчаться; начальник

місця позбавлення волі - особам, які відбувають покарання.

Заява - це вид звернення, за допомогою якого громадяни реалі-

зують через державні органи або громадські організації надані

їм

права (на чергову відпустку, обмін житлової

площі,

отримання над-

бавок до заробітної плати).

Різновидом заяви, що часто зустрічається в практиці, є заява

про призначення

пенсії:

Реквізити:

назва установи, структурного підрозділу, до якого звертаєть-

ся громадянин;

2. назва виду документу (заява);

3. прізвище, ім'я, по батькові та адреса того, хто подає заяву;

4. дата народження;

відомості про паспорт (серія, номер, коли і ким виданий);

6. вид пенсії, яку просять призначити, а також відомості про те,

чи отримує той, хто подає заяву, іншу пенсію;

7. зобов'язання повідомити відділ соціального забезпечення

про вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про

зміни в складі сім'ї;

8. дата, підпис того, хто складає заяву;

9. відмітка про реєстрацію документа.

Зразок заяви про призначення пенсії та зразок довідки про її ре-

єстрацію наводяться нижче.

182

Комісія з призначення пенсії при

Печерській районній адміністрації міста Києва

Соколик Віри Іванівни, яка працює на

Київському маргариновому заводі,

народилася ЗО червня

1952

року,

прописана за адресою:

Київ-28, вул. Січових Стрільців

12,

кв. 4

паспорт СО № 056567,

виданий Святошинським РУ ГУ МВС України

м. Києва 1 грудня

1999

року

ЗАЯВА

Прошу призначити пенсію за старістю. Повідомляю, що на

утриманні маю одного члена сім'ї. Пенсію на інших підставах

чи від іншої організації не отримую.

У разі вступу на роботу, звільнення з роботи, змін у складі

сім'ї і мешкання зобов'язуюсь своєчасно повідомити у відділ

соціального забезпечення.

лютого 2007 року Соколик

В.І.

(підпис)

Представлення: заяву Соколик

В.І.

з доданими документа-

ми отримано

лютого 2007 року та зареєстровано під № 23.

Документи, яких не вистачає для призначення пенсії, пови-

нні бути додані

лютого 2007 року.

Інспектор

М.О.Гаврилюк

(підпис)

Ще одним різновидом звернень

іромадян

є позивні заяви до суду.

Позовні заяви, наприклад, про стягнення аліментів, подаються

до суду в письмовій формі і містять такі реквізити:

назва

суду;

183

2. прізвище, ім'я, по батькові позивача, відповідача і місце

їх

проживання або знаходження;

зміст вимоги позивача, час вступу до шлюбу, наявність дітей,

рік

їх

народження;

4. час, з якого відповідач ухиляється від своїх

обов'язків,

вимог

позивача;

5. докази, що підтверджують позов;

6. дата, підпис.

Особливістю таких документів є наявність назви суду, до якого

звертається позивач, прізвища, ім'я та

по

батькові позивача та від-

повідача, місця

їх

проживання, знаходження, назви документа (по-

зовна заява).

Зміст тексту позовної заяви зумовлюється причиною звернення

до суду.

У заяві позивач повинен якомога детальніше викласти факти,

що стали причиною звернення до суду, представити місце і роль

відповідача в картині подій, назвати прізвища очевидців, свідків,

запропонувати матеріальну оцінку шкоди залежно від змісту заяви.

Позивач

обов'язково

посилається на статтю або статті Цивіль-

ного

кодексуУкраїни

або Кримінального кодексу України.

Позовна заява до суду має додаток, про що зазначається в тексті:

«Додаток». Додатками можуть бути довідки, калькуляції вартості ре-

монту чогось, висновки експертів, копія позовної заяви, рукописи тво-

рів, свідоцтво про шлюб, довідки про заробітну плату тощо.

Як і всі офіційні документи, такі заяви закінчуються зазначен-

ням дати її складання (цифрами) та підписом позивача.

184

Питання для перевірки знань

Сутність звернення громадян до органів державного управ-

ління.

2. Особливості складання громадянами пропозицій та заяв у

місцеві органи влади.

Особливості складання скарг

4. Особливості складання звернень громадян до органів

державного управління та місцевого самоврядування.

5. Термін розгляду і відповідальність за порушення термінів

розгляду звернень громадян.

6. Реєстрація звернень громадян в державних органах управління.

7. Організація прийому громадян у міській державній адмініст-

рації.

8. Інформування населення про діяльність місцевої державної

адміністрації.

9. Звернення громадян в інші органи державної влади та до

посадових осіб.

185

8. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ

В УСТАНОВІ

8.1.

Організація роботи з документами.

8.2. Структура та розмір документообігу.

8.3. Основні принципи організації канцелярської роботи.

8.4. Організація процесу руху документів.

8.1. Організація роботи з документами

Організація роботи з документами - це створення оптимальних

умов для всіх видів робіт з

документами,

починаючи зі створення

або приймання документа та закінчуючи його знищенням або пере-

дачею в архів на архівне

зберігання.

В організації з різними група-

ми документів здійснюються різні види робіт

(табл.6).

Так, на підприємствах, як правило, здійснюється централізова-

ний документообіг, тобто всі важливі документи проходять через

спеціальні органи, які займаються організацією руху документів,

упорядкуванням

їх

зберігання та використання при здійсненні

управлінської діяльності. Однак, крім централізованого документо-

обігу, наприклад великого підприємства, існують спеціалізовані

документообіги

(у підрозділах, у відділах спеціалізованого діловод-

ства

тощо).

В залежності від територіального розташування структурних

частин підприємства (закладу, установи, організації), розміру, ха-

рактеру та обсягу його діяльності ці роботи можуть вестись

централізовано або

децентралізовано.

186

Таблиця 6.

Види робіт з документами

Складова

Операції діловодства

Групи документів

частина

діловодс-

тва

внутрішні

вихідні

вхідні

Складання проекту доку- Обов'яз-

Обов'яз-

Не вико-

мента

ково ково ристову-

ється

Узгодження проекту

зі

Можливо

Не вико-

ЇАН1

спеціалістами ристову-

ється

Перевірка правильності Обов'яз-

Обов'яз-

Не вико-

оформлення документів ково ково ристову-

ється

> >

Підписання (затверджен- Обов'яз-

Обов'яз-

Не вико-

ня документів керівни- ково ково ристову-

ком) ється

Реєстрація

Можлива

Можлива Не вико-

відправка розмітка ристову-

ється

Контроль виконання

Можливо

Виконання документа Обов'яз-

Можливо

Обов'яз-

ково

о*

Формування справ

Обов'яз-

Обов'яз- Обов'яз-

ково ково ково

Поточне зберігання і ви-

Обов'яз- Обов'яз-

Обов'яз-

користання ково ково

ково

Передача на архівне збе-

Можливо

рігання

Розгляд документів керів-

Можливо

Не вико- Можливо

ником (резолюції)

ристову-

ється

Знищення документів

Можливо

Можливо Можливо

187

При

повній

централізації діловодства

приймання,

реєстрація,

контроль виконання і відправлення документів, а також формуван-

ня справ відбувається в одному місці

канцелярії або секретаріаті

і зосереджено в руках однієї особи

секретаря чи діловода.

Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає

можливість широко застосовувати засоби механізації та автомати-

зації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні за-

соби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти

максимального завантаження робочого дня службовців діловодної

служби.

На великих підприємствах, особливо територіально розпоро-

шених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова центра-

лізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі

або трудомісткі, наприклад, контроль виконання, розмножування

документів, виконують в одному місці, а інші види робіт передані

структурним підрозділам підприємства.

В практичній діяльності відома також така форма організації

діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами

здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і

його

руху в організації розробляються інструкції з діловодства, які

затверджуються

її

керівником.

Інструкція з діловодства є нормативним документом, що рег-

ламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення до-

кументів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми

та зразки

документів,

які використовуються в організації, обліково-

реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-

методичні матеріали (перелік документів, які не підлягають реєст-

рації, схеми документообігу

тощо) .

Для органів державного управління та місцевого самовряду-

вання така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міні-

стрів України

№

1153

від

жовтня

1997

р.

Спираючись на цю інструкцію кожна організація, на яку поши-

рюється

її

дія, розробляє власну інструкцію, яка враховує особли-

вості цієї організації.

188

8.2. Структура та обсяг документообігу

Документообіг - це рух документів в організації з моменту

їх

створення або отримання і до завершення виконання або відправ-

лення [7, с.4].

До організації документообігу пред'являються такі вимоги:

прямоплинність руху документів (документ

найкоротшим

шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення до-

кументів виключаються);

розподіл документів між керівниками і спеціалістами відпо-

відно до

їх

функціональних обов'язків;

забезпечення лише необхідного руху документів, виключаю-

чи дублювання, зайві інстанції та дії;

одноманітність маршруту руху документів і технічних опе-

рацій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків.

Документопотік

- це сукупність документів, які рухаються,

їх

маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух доку-

ментів безперервним потоком без затримки. Документопотік харак-

теризується місцем створення чи надходження документів,

їх

ви-

дом, кількістю інстанцій,

їх

проходженням, характером і послідов-

ністю операцій з документами.

Документопотік

вхідних

документів - це рух документів, які

надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних

документів, як правило, породжують відповідні вихідні, причому в

чітко визначені терміни. Терміни (строки) встановлюються або но-

рмативними актами, що визначають той або інший час відповіді на

вхідний документ (наприклад, протягом

днів), або терміном (да-

тою) виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному

документі

Сучасне

законодавство (цивільне, господарське) розрізняє поняття «термін» і

«строк».

Під «терміном»

розуміється

точно встановлена лата виконання якоїсь дії (дата підготовки

відповіді на лист, дата розрахунку за виконану роботу, послугу тощо). Під «строком» ро-

зуміється час виконання дії (три дні, два місяці, п'ять років тощо).

189

Документопотік

вихідних документів - це рух документів, які

складені в організації для використання

їх

іншими організаціями.

Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх до-

кументів організації. Невелика кількість вихідних документів може

потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в

сторонні організації типу «Прошу дати довідку щодо питання

...

термін

до

»).

Документопотік внутрішніх документів — це рух документів,

які використовуються для організації роботи підприємства, устано-

ви, закладу. Через канцелярію проходять не всі внутрішні докумен-

ти, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів

(особливо якщо вони територіально віддалені одні від одних) і на-

кази та розпорядження керівництва організації. Через канцелярію

проходять також і внутрішні документи, що породжують

вихідні.

Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний

засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організа-

ції

це направити внутрішній документ до канцелярії, де його пе-

ретворять у

вихідний

і відправлять у сторонню організацію.

Усі документи, що проходять через канцелярію, пов'язані між

собою, оскільки у більшості з них є посилання на інші документи.

Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило,

породжує відповідний йому вихідний. Без зв'язків, як таких, мо-

жуть з'являтися лише внутрішні і вхідні документи. У той же час

вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідними, включаючи

їхню

появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уто-

чнення відповіді (рис. 4). Усі документи пов'язані між собою як у

системі управління, так і в системі виконання, певним чином дуб-

люючи

зв'язки .

Зв'язки в більшості випадків спрямовані за схемою: «керівник -

підлеглий». Іноді зустрічаються неспрямовані зв'язки, що

об'єднують споріднені документи (документи, присвячені одному

питанню).

190