Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник

Подождите немного. Документ загружается.

Вхідний

документ

Процес

під-

готовки

вихі-

дного доку-

мента

Вихідний

документ

Процес

підго-

товки

внутрі-

шнього доку-

мента

Внутрішній

документ

Підготовка вихідного

документа на основі

внутрішнього

Рис.

4. Зв

'язок

вхідного документа з вихідним

Вхідний

документ

Виконавець

готує

вихідний документ

Вихідний

документ

Внутрішній

документ

(документи)

На основі внутрішнього

документа канцелярія

готує вихідний документ

Рис. 5. Підготовка вихідного документа.

Вихідний

Вихідний документ по-

Вхідний

документ

требує надходження

•

документ

вхідного документа

Рис. 6. Вихідний документ, що знаходиться

на

контролі

191

Вхідний Стандартний процес Вихідний

документ підготовки відповіді документ

Процес

Уточнення

відповіді,

повторного

узгодження рішення

звертання

Вхідний

Стандартний процес

Вихідний

документ

підготовки

відповіді

документ

Рис. 7. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і

внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу — це вихідна величина для розра-

хунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеня

завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а

також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній

техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів

і допоміжного апарату (технічних працівників, кур'єрів тощо).

8.3. Основні принципи організації

канцелярської роботи

Основними принципами документообігу є те, що в жодному

структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних

архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив

до загального архіву документів, потенційно може бути не викона-

ним, втраченим. В організації є відповідна служба, а саме канцеля-

рія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не заре-

єстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження

вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за де-

централізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості

опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий

192

прийом,

миттєво

подають інформацію в канцелярію (бажано в ре-

жимі on-line зв'язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти

реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Документообіг не повинен закінчуватись на відповідальних ви-

конавцях, тобто система автоматизації документообігу організації

не повинна замикатися лише на канцелярії, а мати продовження в

системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед, усі документи, що проходять через відділ, мають

унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудо-

ви номерів для кожного з типів документів).

Будь-який папір, що не має реєстраційного номера

це просто

папір, а не документ.

Документом його робить саме наявність на ньому

реєстрацій-

ного

номера.

8.4. Організація процесу руху документів

В кожній організації документи перебувають в постійному обігу,

тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з доку-

ментами:

прийманігя

і реєстрація, розгляд керівником, порядок прохо-

дження документів в організації,

їх

виконання, контроль виконання,

формування справ, підготовка і передача справ до архіву (рис. 8).

Порядок проходження вхідних документів.

Відповідно

до

вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до

установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка має ви-

гляд реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому по-

лі першого аркуша праворуч. Штамп включає в себе скорочене на-

йменування організації, установи або підприємства, дату одержан-

ня документа і його індекс.

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є ор-

ганізація

проходження

вхідних документів. Служба ДЗУ відпові-

дає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує конт-

рольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки

затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути

(схеми) проходження документа:

документ передається безпосередньо виконавцю;

2) документ передається виконавцю після прийняття рішення

про виконавця та виконувані ним дії у центральному апараті управ-

ління (директораті).

Приймання вхідних

документів

Попередній розгляд (розмітка) се-

кретарем

Реєстрація документів

Доповідь керівнику і розгляд

документів керівництвом

Прийняття рішення керівником і на-

правлення документів на виконання

Контроль виконання документів

Формування документів у справи

Використання документів у

довідково-інформаційній роботі

Визначення строків зберігання

документів

Передача до

архіву

Подальше

використання

Знищення

документів

Рис. 8. Організація роботи з документами

194

Під час проходження документа за першою схемою (рис. 9) він

відразу передається службою ДЗУ на виконання безпосереднім ви-

конавцям (наприклад, інформаційні листи, адресовані конкретній

посадовій особі).

Рис. 9. Схема проходження документа з

передачею безпосередньо виконавцю.

Таким чином, як видно з рис. 9, на вході цього процесу - вхід-

ний документ, на виході

проект вихідного документа, який руха-

ється через службу ДЗУ і стає реальним вихідним документом піс-

ля його реєстрації у службі.

Другий маршрут означає те, що цей документ буде поставлено

на контроль. Водночас, його не варто плутати з іншим маршрутом

документів, що надходять на виконання в центральні організації.

Такі документи характеризуються тим, що відповідальним вико-

навцем для них є один із заступників керівника організації. Для до-

кументів, що проходять по другому маршруту, відповідальним ви-

13 *

195

конавцем

є хтось із керівників середньої ланки, а апарат управління

(директорат) здійснює контроль за результатами роботи. Іноді ця

процедура має формальний характер. Рух документів за другим ма-

ршрутом представлено на рис. 10.

З реальної практики канцелярій великих організацій відомо, що

на контроль ставляться тільки документи, що рухаються за другою

схемою, тобто через директорат. Як свідчать працівники канцелярії

документи (справи), що рухаються за першою схемою, часто губ-

ляться в ході опрацювання. Якщо в майбутньому хтось із директо-

рів побажає одержати інформацію про такий документ (справу), то

у канцелярії виникнуть великі проблеми, і

їх

розв'язання,

з'ясовування місцезнаходження документа потребуватиме багато

часу.

Приймання кореспонденції. Усі документи, що надходять до

організації, приймаються загальним відділом, підрозділом або від-

повідальною особою. Працівники розкривають всі конверти, за ви-

нятком тих, що мають напис «Особисте».

У разі пошкодження конверта робиться помітка в поштовому

реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у тому

разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправни-

ка, час відправлення та отримання документа або коли в конверті

немає деяких документів чи встановлено невідповідність номерів

на документі та на конверті. Неправильно оформлені, пошкоджені

або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику

або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд

кореспонденції.

Всі документи, що надійш-

ли до організації, підлягають обов'язковому попередньому розгля-

ду. Попередній розгляд здійснюється відповідальною особою. Мета

попереднього розгляду документів - розподіл

їх

на ті, що потребу-

ють обов'язкового розгляду керівником підприємства, його заступ-

никами, виконавцями

відповідно

до функціональних обов'язків, ви-

значення

необхідності

їх

реєстрації, а також встановлення строків

виконання документів, які передаються структурним підрозділам

чи безпосереднім виконавцям, прийняття рішень по листах, в яких

порушуються питання, що не належать до компетенції установи.

196

197

Попередній розгляд кореспонденції здійснюється в день її отри-

мання або в перший робочий день після надходження її в неробо-

чий час.

Доручення органів вищого

рівня,

телеграми,

телефонограми розглядаються негайно.

Кореспонденція передається на розгляд керівництву через сек-

ретаря приймальні, який робить у журналі реєстрації вхідних доку-

ментів відповідні записи. Журнал оформляють за формою, що на-

водиться нижче:

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Дата надходження та

індекс документа

Кореспондент, дата та

індекс

отриманого

документа

Короткий зміст докумен-

тата

Резолюція або кому дору-

чено виконання

Розписка виконавця про

отри-мання документа

Позначка про виконання

документа

Номер справи, в якій

міститься документ

Не підлягають реєстрації в загальному відділі, секретарем кері-

вника підприємства такі документи:

копії листів, що надійшли до відома;

2)графіки,

наряди,рознарядки;

зведення та інформації, надіслані до відома;

4) навчальні плани, програми (копії);

5) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конферен-

цій тощо;

198

6) прейскуранти (копії);

7) поздоровні листи і запрошення;

8) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

9) місячні, квартальні, піврічні звіти;

10)

форми статистичної звітності.

Результати розгляду документів керівництвом фіксуються в ре-

золюціях, згідно з якими документи після відповідного оформлення

контрольних (контрольно-реєстраційних) карток передаються ви-

конавцям.

Контрольно-реєстраційна карта, наприклад Пенсійного фонду

України, має такий вигляд:

Дата надходження та

індекс документа

№

Пенсійний фонд України

РЕЄСТРАЦІЙНО-

КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Виконавець

Дата надходження та

індекс документа

№

Пенсійний фонд України

РЕЄСТРАЦІЙНО-

КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Тел.

« »

2000 р.

Пенсійний фонд України

РЕЄСТРАЦІЙНО-

КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Кореспондент

Назва доку-

мента

Дата і індекс

документа

Строк

виконання

Зміст документа

Проходження документа

Зміст документа

Дата передачі Кому

передано

Розпи-

ска про

отри-

мання

Дата

повер-

нення

Зміст документа

Якщо за резолюцією керівництва виконавцями документа ви-

значено два управління (відділи, посадові особи) або більше, то

оригінал документа передають управлінню (відділу, посадовій осо-

бі), що значиться в резолюції першим. Іншим виконавцям переда-

ється копія документа.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або

надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного

позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєст-

раційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою

їх

обліку, здійс-

нення контролю за виконанням і оперативним використанням на-

явної в документі інформації.

199

Реєстрації підлягають

документи,

що потребують

обліку,

ви-

конання і використання з довідковою метою. Основним принципом

реєстрації документів є однократність. Вхідні документи реєстру-

ються у день надходження, створені - у день підписання або за-

твердження. Зареєстрований документ, що передається з одного

підрозділу до іншого, повторно не реєструється.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстра-

ційно-контрольна картка, придатна для обробки на ПК, або журнал.

При реєстрації кожному документу присвоюється індекс.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера в ме-

жах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексом

кореспондента, а для вихідних документів - індексом управління

(самостійного відділу). Складові частини індексу відокремлюються

одна від одної косою рискою, наприклад:

415/0

13/27,

тощо.

Індексами наказів, протоколів, службових розпоряджень є

їхні

реєстраційні порядкові номери,

що

присвоюються окремо кожному

виду документів у межах календарного року. Облік перелічених

документів ведеться в окремих журналах.

Помітки про проходження та виконання документів. Про

надходження (реєстрацію) документа позначка робиться на ниж-

ньому полі справа на першій сторінці документа (реєстраційний

штамп); про взяття документа на контроль - на лівому полі першої

сторінки документа (на рівні заголовку тексту), де пишеться слово

«Контроль» або літера «К».

Політика про виконання документа і направлення його адреса-

тові, а також про направлення його до справи робиться на нижньо-

му полі зліва першої сторінки документа (коротка довідка про ви-

конання, якщо немає документа про виконання; слова «До справи»

і номер справи, в якій документ зберігатиметься; дата направлення

документа до справи; її найменування і підпис виконавця).

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні

документи обробляються і надсилаються централізовано в день

їх

отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що

підписані після

години - не пізніше як наступного робочого дня.

Під час приймання від виконавців вихідних документів

обов'язково перевіряються:

0 правильність оформлення документа і розміщення на ньому

всіх реквізитів;

0 правильність зазначення адреси;

200