7
Если в процессе проверки обнаруживаются подделки каких-либо реквизитов, особенно подписей,
или другие злоупотребления, такие документы оставляются в бухгалтерии для выяснения причин и
принятия необходимых мер в отношении виновных.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Мно-
гие поступающие документы содержат только натуральные показатели. Поэтому необходимо в этих
документах, преимущественно по приходу и расходу материалов, сдаче продукции на склад и т.д.,
проставить цены и суммы, т.е. произвести их расценку, или таксировку. Цены проставляются на ос-
новании данных о ценах.
После таксировки документы, как правило, группируют, т.е. собирают за определенный период
(день, неделю, месяц) по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по
движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. По каждой
группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных запи-
сей на счетах бухгалтерского учета.
Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей пу-
тем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или
иным однородным признакам.
В настоящее время многие сводные документы, группировочные ведомости составляются на
ПЭВМ. На основании группировки и подсчета итогов в документах производятся бухгалтерские записи
— указывается корреспонденция счетов по данной операции или группе однородных операций. Этот
этап обработки бухгалтерских документов называется контировкой документов.
Если по однородным документам составляются накопительные группировочные ведомости или
другие сводные документы бухгалтерского оформления, то в них заранее указывается корреспонден-
ция счетов и итоговые суммы оказываются записанными по соответствующим бухгалтерским счетам.
Оформленные бухгалтерской записью операции записывают в учетные регистры. Порядок запи-
сей зависит от применяемой в организации формы учета.
Составление бухгалтерской записи по каждой операции имеет очень важное значение, так как от
ее правильности зависит в дальнейшем точность и достоверность учета. Если указаны неправильно
корреспондирующие счета, то это приводит к неверному отражению операции на счетах, т.е. к иска-
жению экономической взаимосвязи между процессами. На отыскание и исправление допущенных
ошибок затрачивается много времени. Бухгалтерские записи делают обычно бухгалтеры, которые
ведут учет соответствующих операций: материалов, заработной платы, производства, основных
средств и т.д.
После составления отчетности документы в переплетенном виде в папках передаются для хране-
ния.
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и
бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организа-
ции государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
Рабочий План счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры ко-
дирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны
храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для со-
ставления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного
следствия и прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании их постановлений в соответ-
ствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присут-
ствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием ос-
нования и даты изъятия.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгал-
терского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Требование своевременности и точности учета обусловливает необходимость налаживания
такой системы выписки и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ус-
корению документооборота, устранению излишних этапов на пути движения документов, умень-
шению времени их обработки.
Документооборот в каждой отдельной организации определяет главный бухгалтер. Его указания,
касающиеся выписки документов и порядка их прохождения, являются обязательными для всех ра-
ботников данного предприятия. Документооборот предусматривает не только порядок составления,