Бородина В.В. Документирование в бухгалтерском учете

Подождите немного. Документ загружается.

налоговом учете данный расход признается в феврале 2007 г. в большей сумме, вследствие чего органи-

зация одновременно отражает погашение вычитаемой временной разницы и отложенного налогового ак-

тива (п. 17 ПБУ 18/02) и признает постоянную разницу и постоянный налоговый актив (пп. 4, 7

ПБУ 18/02).

Содержание операций Дебет Кредит

Сумма,

руб.

Первичный

документ

Бухгалтерские записи декабря 2006 г. по отражению условного

факта хозяйственной деятельности

Отражено создание резерва на возмеще-

ние убытков

91-2

4 680 000

Бухгалтерская

справка-расчет

Отражено постоянное

налоговое обязательство

(4 680 000 × 24 %)

1 123 200

Бухгалтерская

справка-расчет

Бухгалтерские записи, производимые в феврале 2007 г.

заключительными записями декабря 2006 г. по отражению события

после отчетной даты

Списана сумма созданного резерва на

возмещение

убытков

76-6

4 680 000

Копия решения

арбитражного

суда

Признан прочий расход в

сумме превышения размера причиненно-

го организацией убытка над суммой

созданного резерва

(4 800 000 – 4 680 000)

91-2

76-6

120 000

Копия решения

арбитражного

суда

Отражен отложенный

налоговый актив

(120 000 × 24 %)

28 800

Бухгалтерская

справка-расчет

Записи в бухгалтерском учете февраля 2007 г.

СТОРНО

На сумму списанного

резерва, созданного на

возмещение убытков

76-6

4 680 000

Бухгалтерская

справка

СТОРНО

На сумму превышения

размера причиненного

убытка над суммой

созданного резерва

91-2

76-6

120 000

Бухгалтерская

справка

Продолжение табл.

Содержание операций Дебет Кредит

Сумма,

руб.

Первичный

документ

Списана сумма созданного резерва на

возмещение

убытков

76-6

4 680 000

Бухгалтерская

справка

Признан прочий расход в

сумме превышения размера причиненно-

го убытка над суммой созданного резерва

91-2

76-6

120 000

Бухгалтерская

справка

Погашен отложенный

налоговый актив

28 800

Бухгалтерская

справка

Отражен постоянный

налоговый актив

((4 800 000 – 120 000) ×

× 24 %)

1 123 200

Бухгалтерская

справка-расчет

Бухгалтерские записи на дату погашения обязательства

по возмещению убытков

Перечислены денежные Выписка банка по рас-

средства заказчику 76-6 51 4 800 000 четному счету

4.12. Документальное оформление результатов

инвентаризации и отражение в бухгалтерском

и налоговом учете

Нормативными документами, определяющими процедуру инвентаризации и оформление ее в

бухгалтерском и налоговом учете, являются:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая);

• Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

• приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н «Об утверждении положения по ведению бух-

галтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»;

• приказ Минфина РФ № 20н от 10 марта 1999 г. «Об утверждении положения о порядке прове-

дения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке»;

• приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по ин-

вентаризации имущества и финансовых обязательств»;

• распоряжение Минимущества РФ № 1272-р, Минпромнауки РФ № р-8, Минюста РФ № 149 от

22 мая 2002 г. «Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации прав на результаты

научно-технической деятельности».

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными

бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

• основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказав-

шиеся в излишке, оприходуются и зачисляются соответственно на финансовые результаты у органи-

зации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установ-

лением причин возникновения излишка и виновных лиц;

• убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке,

списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства

и обращения у организации или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

Нормы убыли могут применяться лишь при выявлении фактических недостач. Убыль ценностей в

пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересор-

тице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же

оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому

наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассмат-

ривается как недостача сверх норм;

• недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча

сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не уста-

новлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются

на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у

бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списаний недостач ценностей и порчи сверх

норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтвер-

ждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключе-

ние о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих

специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в

виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в от-

ношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных коли-

чествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объ-

яснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих

ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на

виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматрива-

ются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и про-

изводства, а в бюджетных организациях — на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине мате-

риально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчер-

пывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Сличительные ведомости составляются по имуществу, при инвентаризации которого выявле-

ны отклонения от учетных данных.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между

показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях ука-

зываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых

объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находя-

щиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются от-

дельные сличительные ведомости. Они могут быть составлены как с использованием средств вычис-

лительной и другой организационной техники, так и вручную.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического на-

личия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю ор-

ганизации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором бы-

ла закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости ре-

зультатов, выявленных инвентаризацией (приложение № 5 к настоящим указаниям).

Для оформления процедуры инвентаризации и ее результатов разработан комплект форм — при-

ложения № 1-18 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обяза-

тельств, утвержденных приказом Минфина РФ 13 июня 1995 г. № 49.

Постановлением Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной

формы первичной учетной документации № ИНВ «Ведомость учета результатов, выявленных инвен-

таризацией» утверждена новая форма.

В приложении приведены примеры заполнения отдельных форм по инвентаризации.

Отражение в бухгалтерском учете информации о суммах недостач и потерь от порчи материаль-

ных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хра-

нения и продажи, производится в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгал-

терского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфи-

на России от 31 октября 2000 г. № 94н (см. пояснения к счету 94 «Недостачи и потери от порчи

ценностей»).

Выявленные при инвентаризации недостача имущества и его порча отражаются на счетах бух-

галтерского учета в порядке, установленном подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского

учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина Рос-

сии от 29 июля 1998 г. № 34н.

Рассмотрим примеры.

Пример 1. На складе торговой организации в апреле 2006 г. произошла кража товаров. По ре-

зультатам проведенной инвентаризации установлено, что похищены товары на сумму 500 000 руб.

(стоимость их приобретения (без НДС)). В июне 2006 г. вынесено постановление о приостановлении

уголовного дела в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.

Организация подала в суд иск к охранному предприятию с требованием возмещения суммы причи-

ненного ей в результате кражи ущерба. Суд удовлетворил иск организации о взыскании с охранного

предприятия причиненного организации ущерба. Решение суда вступило в законную силу в декабре

2006 г.

Необходимо отразить данные операции в бухгалтерском и налоговом учете организации.

Рассмотрим ситуацию.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-

хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000

г. № 94н, для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, при-

обретенных в качестве товаров для продажи, применяется счет 41 «Товары».

Согласно пп. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных за-

пасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н, товары учитыва-

ются по фактической себестоимости, которая в данном случае равна стоимости их приобретения, за ис-

ключением НДС.

При обнаружении факта хищения товаров согласно п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября

1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация проводит инвентаризацию имущества. Поря-

док проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлены Методическими указаниями

по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России

от 13 июня 1995 г. № 49. Результаты инвентаризации оформляются документами по формам, утвер-

жденным постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 и постановлением Госкомстата

России от 18 августа 1998 г. № 88.

На выявленную недостачу товаров по результатам инвентаризации в бухгалтерском учете делается

запись по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 41.

При приобретении товаров, впоследствии выбывших в результате кражи, организация в соответствии

с подп. 2 п. 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ правомерно произвела вычет сумм НДС, предъявленных по-

ставщиками. В данном случае исходим из предположения, что организация решила не восстанавливать

ранее принятые к вычету суммы НДС по выбывшим в результате кражи товарам (см. решение ВАС РФ от

23 октября 2006 г. № 10652/06).

В июне на основании постановления о приостановлении уголовного дела в связи с неустановле-

нием лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого, сумма похищенного имущества мо-

жет быть списана с кредита счета 94 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Про-

чие расходы» (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетно-

сти в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н;

Инструкция по применению Плана счетов).

В налоговом учете в июне сумма похищенного имущества может быть включена во внереализа-

ционные расходы (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, письмо Минфина России от 2 мая 2006 г. № 03-03-

04/1/412).

Организация предъявила иск охранному предприятию с требованием о возмещении причиненного ей

в результате кражи ущерба.

В соответствии с пп. 1, 2 ст. 393 ГК РФ должник обязан возместить кредитору убытки, причи-

ненные неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства. Под убытками в данном

случае понимаются расходы, которые организация произвела при приобретении товаров (реальный

ущерб) (п. 2 ст. 15 ГК РФ).

Сумма ущерба, подлежащая возмещению охранным предприятием, отражается в составе прочих

поступлений в отчетном периоде, когда вступило в силу решение суда, т.е. в декабре 2006 г., в сумме,

присужденной судом (подп. «б» п. 4, пп. 7, 10.2, 16 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы

организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н).

Указанная сумма отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 76 «Расчеты с разными деби-

торами и кредиторами», субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям», в корреспонденции со счетом 91,

субсчет 91-1 «Прочие доходы» (Инструкция по применению Плана счетов).

В налоговом учете сумма подлежащего возмещению убытка (ущерба) признается внереализаци-

онным доходом на дату вступления в силу решения суда (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ), т.е.

в декабре 2006 г.

Содержание операций Дебет Кредит

Сумма,

руб.

Первичный

документ

Бухгалтерские записи в апреле 2006 г.

Отражена в учете

стоимость похищенных товаров

500 000

Ведомость учета резуль-

татов,

выявленных

инвентаризацией, бухгал-

терская

справка

Бухгалтерские записи в июне 2006 г.

Отражена в учете в

составе прочих расходов сумма вы-

явленной

недостачи

91-2

500 000

Постановление о приос-

тановлении уголовного

дела в связи с неустанов-

лением лица, подлежаще-

го,

привлечению в

качестве обвиняемого,

бухгалтерская

справка

Бухгалтерские записи в декабре 2006 г.

Отражена в учете сумма ущерба,

подлежащая возмещению по реше-

нию суда

76-2

91-1

500 000

Решение суда,

бухгалтерская

справка

Глава 5

Подготовка документов в учете

и инвентаризации библиотечных фондов

5.1. Общие положения по учету и документированию библиотечных фондов

Нормативными документами по учету, документированию и инвентаризации библиотечных

фондов являются:

• Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. «О библиотечном деле»;

• приказ Минкультуры РФ от 2 декабря 1998 г. № 590 «Об утверждении Инструкции об учете биб-

лиотечного фонда» (далее — Инструкция).

• письмо Минфина РФ от 4 ноября 1998 г. № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных

фондов».

Приказом Минобразования РФ от 24 августа 2000 г. № 2488 утверждены Методические рекомен-

дации по применению данной Инструкции в библиотеках образовательных учреждений.

Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд,

независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенно-

стей. При этом входящий в библиотечный фонд рукописный фонд учитывается в соответствии с на-

стоящей Инструкцией и нормативными документами Федеральной архивной службы России.

Инструкцией используются следующие понятия.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значи-

мости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Аудиовизуальный документ (АВД) — документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и

текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.

Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для

хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Балансовая стоимость фонда — стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском

учете.

Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подраз-

деления библиотеки и списанием документов из библиотеки.

Движение фонда — процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной

учетной документации.

Единица учета фонда — унифицированная единица исчисления величины и движения фонда.

Единица хранения фонда — отдельный документ или их совокупность, учитываемые при хране-

нии как элемент фонда.

Индивидуальный учет — регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каж-

дого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Исключение документов из фонда — изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библио-

теки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по

каким-либо причинам.

Книжный памятник — редкий или особо ценный документ, отличающийся выдающимися исто-

рическими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами и отне-

сенный к фонду редких и ценных документов.

Переоценочный коэффициент — утвержденный Правительством Российской Федерации цифро-

вой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.

Перестановка — передача документов в пределах действующих и резервных фондов одной биб-

лиотеки.

Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного эк-

земпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа.

Проверка фонда — периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а

также установления их соответствия учетным документам.

Рыночная цена — цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД,

электронных изданий) с учетом экономической ситуации, тенденций спроса и предложения. конку-

ренции.

Система учета документов — организационно упорядоченная совокупность видов, методов и

способов учета документов, дифференцированных в соответствии с их статусом.

Суммарный учет — регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью по-

лучения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях

(поступлении, перемещении, выбытии).

Учет библиотечного фонда — комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о вели-

чине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, вели-

чину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного стати-

стического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности

фонда, контроля за наличием и движением документов.

Предъявляются следующие требования для ведения учета библиотечного фонда:

• полнота и достоверность учетной информации;

• документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

• совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и

автоматизированной технологии;

• соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям го-

сударственной статистики.

Существует следующая процедура учета библиотечного фонда: прием документов, их маркиров-

ка, регистрация при поступлении, перемещение, выбытие, а также проверка наличия документов в

фонде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, име-

ет одинаковую юридическую силу. На равных правах используются бланки учетных документов, из-

готовленные полиграфическими способами, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они

могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных

программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.

Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблю-

дением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований настоящей Инструкции,

другими нормативными документами по библиотечному делу.

5.2. Система учета библиотечных фондов

Для правильного документального оформления учета библиотечного фонда необходимо знать

его систему учета.

Система учета библиотечного фонда включает:

• внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда;

• государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-нк»;

• особый (специализированный) государственный учет отдельных категорий документов:

• книжных памятников;

• архивных документов, находящихся в фондах библиотек.

Федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-

информационный фонд Российской Федерации на основе бесплатного обязательного экземпляра в

соответствии с Законом Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» (1994 г.),

ведут учет этого фонда в соответствии с Инструкцией.

Учет особо ценных и редких изданий, отнесенных к книжным памятникам, осуществляется в со-

ответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской

Федерации».

Учет архивных документов, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Ар-

хивному фонду Российской Федерации, регулируется «Основами законодательства Российской Фе-

дерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», Положением об Архивном фонде

Российской Федерации и Инструкцией.

Библиотеки, имеющие в своих фондах документы государственной части Архивного фонда Рос-

сийской Федерации, учитывают их в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской

Федерации.

Объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и вы-

бывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. Однако не подлежат

учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты,

являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобре-

таемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библио-

течного фонда).

В соответствии с ГОСТ 7.20–80 «СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-

технической информации» величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных

единицах.

К основным единицам учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде относят:

• название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающиеся от осталь-

ных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

• экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из не-

го.

Общая величина фонда и его подразделений учитывается в экземплярах; фонда, сформированно-

го из поступлений после введения в действие ГОСТ 7.20–80, — в экземплярах и названиях.

К дополнительным единицам учета фонда относят:

• годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, прини-

маемая за одну учетную единицу фонда;

• метрополка — международная единица учета величины фонда, измеряемая как 1 м стеллажной

полки, занятой изданиями или другими документами;

• переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров периодических изданий (докумен-

тов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за од-

ну учетную единицу фонда.

Основными единицами учета новых поступлений в фонд изданий и неопубликованных докумен-

тов являются экземпляр и название. Основными единицами учета журналов являются экземпляр

(том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от измене-

ния заглавия журнала и полноты комплекта.

Основными единицами учета газет являются годовой комплект и название газеты за все годы ее

поступления в фонд, независимо от изменения заглавия газеты и полноты комплекта. Единицами

учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты.

Единицами учета нотных изданий являются экземпляр и название. Отдельные партии (голоса),

объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издатель-

ской папкой (обложкой), учитываются как один экземпляр и одно название. Отдельные партии (голо-

са) и партитура (клавир), изданные раздельно, учитываются как два экземпляра. Самостоятельные

нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте), учитываются как отдельные экземп-

ляры и отдельные названия.

Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов (АВД) являются экземпляр и

название. Экземпляром грампластинок и компакт-дисков считается диск; магнитных фонограмм —

катушка, кассета; диафильмов — рулон; комплекта диапозитивов — комплект; кинофильмов — бо-

бина; видеофильмов — кассета.

Величина фонда и поступления (выбытия) АВД учитываются в экземплярах и названиях. От-

дельно выпущенную грампластинку, компакт-диск учитывают как один диск и одно название. Ком-

плект (альбом) грампластинок, компакт-дисков, объединенных общим названием, учитывают по ко-

личеству дисков и одному названию. Магнитную фонограмму на одной катушке (кассете) учитывают

как одну катушку (кассету) и одно название. Магнитную фонограмму на нескольких катушках (кас-

сетах), объединенных общим названием, учитывают по количеству катушек (кассет) и одному назва-

нию. АВД, являющийся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежит.

При затруднительных случаях определения основного носителя информации и приложения к нему за

основной носитель, подлежащий учету, принимается текстовой документ.

Единицами учета фонда микроформ являются: для микрофиш — название и фиша, для микро-

фильмов — рулон.

Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-

ROM и мультимедиа), а также название. Дискета-приложение не учитывается как отдельный эк-

земпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.

5.3. Порядок учета библиотечного фонда

Ведение учета библиотечного фонда основано на сочетании обязательных и факультативных

принципов.

Библиотека обязана:

• осуществлять суммарный и индивидуальный учет поступающих в библиотечный фонд и выбы-

вающих из него документов в установленных единицах учета;

• обеспечивать последовательность применения установленных единиц учета и не допускать их

изменения без принятия новых нормативных документов по учету библиотечных фондов;

• обеспечивать сопоставимость единиц учета фонда в экземплярах с единицами их хранения и

выдачи, за исключением газет, журналов, листовых изданий;

• соблюдать преемственность организации учета в целях сопоставимости учетной информации.

Библиотека имеет право:

• устанавливать свой порядок учета, учитывающий статус, особенности организации и структу-

ры фонда и обеспечивающий достоверные результаты учета фонда, не противоречащие требованиям

настоящей Инструкции;

• вести записи в инвентарных книгах (листах, журналах), книгах суммарного учета фонда (кни-

гах учета библиотечного фонда), на отдельных листах, в карточной форме, в виде распечаток, полу-

ченных на компьютере, а также в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других

носителях, обеспечивающих долговечное хранение и воспроизведение учетной документации;

• вводить в учетные документы наряду с обязательным факультативный набор показателей с

учетом специфики конкретной библиотеки;

• устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения (кроме подп.

3.2, 3.3, 3.4 Инструкции);

• производить оценку стоимости документов, используя переоценочные коэффициенты, уста-

новленные Правительством Российской Федерации, и рыночные цены;

• вводить количественные и стоимостные нормативы списания документов, утраченных по неус-

тановленным причинам (недостача), как в отдельной библиотеке, так и в Централизованной библио-

течной системе (ЦБС). Величина и порядок исчисления нормативов утверждаются учредителем в со-

ответствии с уставом или положением о библиотеке;

• распоряжаться списанными из фонда библиотеки документами, кроме случаев, предусмотрен-

ных законодательством;

• определять способы и размеры компенсации ущерба, нанесенного пользователями фондов биб-

лиотеки.

Ответственность за правильность организации учета фонда несет администрация библиотеки и

сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.

Контроль за соблюдением норм и требований по учету библиотечного фонда осуществляет спе-

циальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой

коллегиальный орган по фондам при дирекции библиотеки.

Учредитель, администрация и соответствующие службы библиотеки обеспечивают условия для

выполнения правил учета, организации, хранения и использования фонда.

Фонды библиотек относятся к основным средствам организаций и по классификации основных

средств, включаемых в амортизационные группы в соответствии с постановлением Правительства РФ от

1 января 2002 г. № 1 «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (в

ред. Постановлений Правительства РФ от 9 июля 2003 г. № 415, от 8 августа 2003 г. № 476, от 18 ноября

2006 г. № 697), отнесены к седьмой группе.

Бухгалтерский учет библиотечных фондов осуществляется в соответствии с учетной группой «ос-

новные средства» Плана счетов.

5.4. Учет поступления документов в библиотечный фонд и суммарный учет документов

Учет поступления документов в фонд осуществляется дифференцированно путем их подразделе-

ния на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземп-

ляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бес-

платного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы,

предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независи-

мо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие

информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через не-

продолжительный период времени (кроме подп. 3.2, 3.3, 3.4 Инструкции).

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы

штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требова-

ния, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эсте-

тика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Все виды документов, являющиеся приложением к основному носителю, маркируются, на них про-

ставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиоте-

ки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регист-

рации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). При отсутствии сопроводительного документа состав-

ляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного докумен-

та, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику

предъявляются претензии в течение одного месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фон-

да) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы сведения о движении фонда

фиксируются в трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме сум-

марного учета:

• часть 1 — «Поступление в фонд»;

• часть 2 — «Выбытие из фонда»;

• часть 3 — «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших документах в библиотечный фонд фиксируются в первой части Кни-

ги суммарного учета библиотечного фонда: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или

дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по ви-

дам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

В Книге учета библиотечного фонда Централизованной библиотечной системы (ЦБС) содержат-

ся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразде-

ления центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в дру-

гие.

Сведения о выбывших документах из библиотеки отражаются во второй части Книги суммар-

ного учета библиотечного фонда или другой форме суммарного учета с указанием причин исключе-

ния.

Для учета и контроля списанных документов вводятся показатели «Передано», «Продано»,

«Сдано в макулатуру».

100

На основании п. 5.1.2 Инструкции библиотеки вправе вводить дополнительные показатели, учи-

тывающие специфику конкретной библиотеки. Набор показателей, отражающих распределение до-

кументов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях Книги суммарного учета библио-

течного фонда или другой форме суммарного учета.

В обязательном порядке итоги движения фонда подводятся за год. В зависимости от принятого

порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROM,

мультимедиа, дискета) отражаются в первой части Книги суммарного учета с дальнейшей детализа-

цией по видам документов. Аналогично фиксируются данные о выбытии во второй части Книги сум-

марного учета библиотечного фонда. Итоги движения подводятся в третьей части.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат

суммарному учету. Ведение суммарного учета газет в Централизованных библиотечных системах

решается в соответствии с возможностями и реальной необходимостью такого учета.

Основанием для внесения периодических изданий в Книгу суммарного учета библиотечного

фонда является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических из-

даний текущего года. В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов

движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании

актов.

5.5. Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа произво-

дится с помощью инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации

документа без присвоения ему инвентарного номера. Закрепляется индивидуальный номер за доку-

ментом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная

(карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определен-

ный вид издания (в том числе электронного или АВД).

При автоматизированной технологии создаются файлы, содержащие всю необходимую инфор-

мацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать такие по-

казатели: дата записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный

номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

В Примечании указываются наличие и вид приложения к основному документу. Для особо цен-

ных и редких изданий в Примечании указываются особенности экземпляра, определяющие его цен-

ность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.). Инди-

видуальный учет изданий, неопубликованных документов, АВД, микроформ, электронных изданий

осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета. Учет CD-ROM, муль-

тимедиа, дискет ведется в любой из форм индивидуального учета.

Индивидуальный учет программ для ЭВМ и баз данных осуществляется на регистрационных

карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются

следующие сведения:

• дата поступления;

• название программы ЭВМ или базы данных;

• наименование создателя (юридическое или физическое лицо);

• дата создания программы;

• цена приобретения;

• носитель информации (CD-ROM, мультимедиа, дискета).

5.6. Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении (см. приложения 8–10 к Ин-

струкции) и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. В каж-

дом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физиче-

ский износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с ука-

занием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря