Бородина В.В. Документирование в бухгалтерском учете

Подождите немного. Документ загружается.

101

читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановлен-

ным причинам).

Следует отметить, что понятия «ветхость», «дефектность», «устарелость», «дублетность», «не-

профильность», «утрата» определяются в соответствии с терминологическими словарными нормами

и стандартами СИБИД.

Выбытие АВД, электронных изданий и микроформ оформляется актом с указанием причин и

обоснования исключения их из фонда библиотеки. В акт могут включаться АВД различного вида, но

списываемые по одной причине.

Для контроля над процессами размагничивания записей оформляется акт или делается запись в

соответствующем журнале. Непригодные для использования и неподдающиеся реставрации микро-

формы списываются по причинам:

• некачественного фотографического изображения;

• дефектов микропленки (скручивания и т.п.);

• механических повреждений (разрывы, обломы и т.п.).

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка

книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете. Для документов,

обрабатываемых групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид

списываемых изданий, их количество.

Акты на списание изданий, утраченных в результате утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и

техногенного характера, при открытом доступе к фонду, утверждаются на основании соответствующих

документов, подтверждающих утрату (протокол, акт, заключение и т.п.). Для подтверждения невозмож-

ности взыскания задолженности с читателя в качестве основания принимаются зафиксированные в чита-

тельском формуляре напоминания о возврате документов, направленные библиотекой в адрес читателя в

виде заказного письма или открытки с уведомлением, а также справки из адресного стола, отказ на взы-

скание по исполнительному листу.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в Тетради учета книг и дру-

гих документов, принятых от читателей взамен утерянных. На основании сделанных в ней записей

составляются акты на поступление и выбытие, которые регистрируются в соответствующих частях

Книги суммарного учета библиотечного фонда. На прием денег от читателей взамен утерянных книг

или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция.

Акты на списание документов визируются комиссией по сохранности фондов или другим колле-

гиальным органом по фондам при дирекции. Завизированные акты утверждаются директором библио-

теки, заместителем директора или другим уполномоченным на то лицом, за исключением случаев,

регламентированных законодательством.

Документы, исключаемые как непрофильные и дублетные, могут быть безвозмездно переданы в

порядке книгообмена в другие библиотеки по акту через обменные фонды в библиотеки-депозитарии

или непосредственно из библиотеки-фондодержателя в библиотеку-получатель.

Денежные средства за реализованные издания поступают на счет библиотеки и расходуются в

соответствии с Положением об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций

культуры и искусства (1995 г.).

Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соот-

ветствующих графах второй части Книги суммарного учета библиотечного фонда или другой форме

суммарного учета. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, ката-

логах, в том числе сводных и центральных, картотеках, о чем производится соответствующая запись

в акте на списание.

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке (негатив, позитив) сдаются

как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке приемки и

переработки лома и отходов драгоценных металлов.

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением пере-

оценочных коэффициентов или рыночной цены в случае, если фонд был переоценен. В спорных слу-

чаях вопрос о стоимости утраченных книг и других материалов выносится на обсуждение комиссии

по сохранности (или другого коллективного органа по фондам).

Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством

Российской Федерации, и рыночные цены, а также определить другие виды и размеры компенсации

ущерба в соответствии с Правилами пользования библиотекой.

При утере или хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия

может привлечь к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы науч-

102

но-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного

ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.

Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, который служит ос-

новным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со сторо-

ны дирекции по взысканию с виновного материального ущерба.

5.7. Правила и порядок инвентаризации

библиотечного фонда

В соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязатель-

ная проверка фонда производится при:

• смене материально ответственного лица;

• выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

• стихийном бедствии, пожаре или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными

условиями;

• передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;

• реорганизации и ликвидации библиотеки.

В соответствии с письмом Минфина РФ от 4 ноября 1998 г. № 16-00-16-198 «Об инвентариза-

ции библиотечных фондов» (далее — Письмо) государственными и муниципальными библиотека-

ми сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов должны оп-

ределяться по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Проверка библиотечных фондов осуществляется в соответствии с Письмом в следующие сроки:

• наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, — ежегодно;

• редчайшие фонды — один раз в 3 года;

• ценные фонды — один раз в 5 лет;

• фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;

• фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;

• фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;

• фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с заверше-

нием проверки всего фонда в течение 15 лет.

Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структур-

ного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очеред-

ному сроку.

Методика проведения проверки фондов в библиотеках регламентируется инструктивно-

методической и технологической документацией внутрибиблиотечного (межотдельского и внутриот-

дельского) значения.

Проверка завершается составлением акта с объяснительной запиской и списком отсутствующих

изданий.

Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией по сохранности или

другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения акт о списании передается на ут-

верждение.

В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причи-

нам (п. 5.1.2 Инструкции) принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт передает-

ся учредителю.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от

недостачи списываются на уменьшение финансирования.

Бухгалтерский учет при недостачах и хищениях в библиотечных фондах осуществляется на счете

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а также на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

при расчетах со своими работниками по возмещению причиненного организации материального

ущерба.

5.8. Организация делопроизводства

в учете библиотечного фонда

Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст утвержден и введен в действие с 1

июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная сис-

тема организационно-распорядительной документации. Организация работы с документами по учету

библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30–97 «Уни-

фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов»).

Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как доку-

менты строгой отчетности. Сроки хранения учетных документов устанавливаются в соответствии с пра-

вилами организации государственного архивного дела. Для некоторых категорий документов, обеспечи-

вающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:

Категории документов

Сроки хранения

Книги и ведомости учета библио-

течного фонда

Постоянно, до ликвидации

библиотеки

Учетный каталог Постоянно, до ликвидации

библиотеки

Продолжение табл.

Категории документов

Сроки хранения

Описи инвентарных номеров Постоянно, до ликвидации

библиотеки

Сопроводительные документы

(накладные, описи, счета, списки на поступающую лите-

ратуру)

5 лет после проверки

фонда

Акты на книги, журналы, брошюры

и др. материалы, полученные без

сопроводительного документа

5 лет

Заявления, докладные записки о

получении в дар

5 лет

Акты о покупке книг и др.

документов у частных лиц

Постоянно, до ликвидации

библиотеки

Книги (тетради) учета изданий,

принятых от читателей взамен

утерянных

Постоянно, до ликвидации

библиотеки

Акты на списание (исключение)

произведений печати или других

документов, акты проверки

библиотечных фондов, карточки

учетного каталога на полностью

выбывшую литературу

Постоянно, до ликвидации

библиотеки

Примечание.

В том числе на микроформах.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после завершения проверки библиотечного фон-

да.

По истечении сроков хранения учетные документы уничтожаются в установленном порядке.

Библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб в целях квалифицированного реше-

ния вопросов о сроках хранения учетной документации.

Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.

Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставлен-

ных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуаль-

ного учета, переписка регистрационных карточек на периодические и другие виды изданий и т.п.),

производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, слу-

жебной запиской и т.п.).

Утилизация АВД производится в соответствии с установленными правилами.

103

104

Формы документации по учету библиотечного фонда приведены в приложении к Инструкции об

учете библиотечного фонда.

105

Глава 6

Формирование первичных учетных документов по кассовым операциям

6.1. Прием и выдача денежной наличности

Кассовые операции оформляются в соответствии с типовыми межведомственными формами пер-

вичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом

Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Ми-

нистерством финансов Российской Федерации.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам,

подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением

руководителя предприятия.

Факт приема наличных денег подтверждается квитанцией к приходному кассовому ордеру за

подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенной печатью

(штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Примеры заполнения приходного кассового ордера и квитанции к нему приведены в приложе-

нии.

Приходные кассовые ордера регистрируются в специальном Журнале регистрации приходных и рас-

ходных кассовых ордеров. Форма журнала и пример его заполнения приведены в приложении.

Нумерация приходных ордеров ведется с 1 января и до конца года. Проставляется также дата

оформления ордера. В графе «корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в дан-

ной операции счет, т.е. бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или фи-

зического лица, от которого получены средства. В графе «основание» указывается источник налич-

ных денег, приходуемых в кассу, т.е. содержание финансовой операции (это может быть выручка от

реализации, заем от физического лица, вклад в уставный капитал, спонсорский взнос, остаток неис-

пользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т.д.).

Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяй-

ственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение (например, при полу-

чении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса — это авансовый отчет, мате-

риальной помощи — заявление с визой руководителя, вклада от учредителя — решение собрания уч-

редителей и т.д.).

В соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Рос-

сийской Федерации (Банке России)» официальной денежной единицей (валютой) Российской Феде-

рации является рубль.

Введение на территории Российской Федерации других денежных единиц и выпуск денежных

суррогатов запрещаются законом.

Официальное соотношение между рублем и золотом или другими драгоценными металлами не

устанавливается.

Эмиссия наличных денег, организация их обращения и изъятия из обращения на территории Рос-

сийской Федерации осуществляются исключительно Банком России.

Банкноты (банковские билеты) и монета Банка России являются единственным законным средст-

вом платежа на территории Российской Федерации. Их подделка и незаконное изготовление пресле-

дуются по закону.

Банкноты и монета являются безусловными обязательствами Банка России и обеспечиваются

всеми его активами.

Банкноты и монета Банка России обязательны к приему по нарицательной стоимости при всех

видах платежей, для зачисления на счета, во вклады и для перевода на всей территории Российской

Федерации.

Банкноты и монета Банка России не могут быть объявлены недействительными (утратившими

силу законного средства платежа), если не установлен достаточно продолжительный срок их обмена

на банкноты и монету нового образца. Не допускаются какие-либо ограничения по суммам или субъ-

ектам обмена.

106

При обмене банкнот и монеты Банка России на денежные знаки нового образца срок изъятия

банкнот и монеты из обращения не может быть менее одного года, но не превышает 5 лет.

Банк России без ограничений обменивает ветхие и поврежденные банкноты в соответствии с уста-

новленными им правилами.

Совет директоров принимает решение о выпуске в обращение новых банкнот и монеты и об изъ-

ятии старых, утверждает номиналы и образцы новых денежных знаков. Описание новых денежных

знаков публикуется в средствах массовой информации.

Решение по этим вопросам в порядке предварительного информирования направляется в Прави-

тельство Российской Федерации.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам

или оформленным надлежащим образом другим документам (платежным, расчетно-платежным ве-

домостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением штампа с реквизитами расходно-

го кассового ордера.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером

предприятия или лицами, на это уполномоченными.

При этом, если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах

имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых

ордерах не обязательна.

Пример 1. Выдана Островскому Э.А. сумма в размере 1000 руб. на покупку канцелярских при-

надлежностей. Обоснование: приказ директора № 15 от 19 августа 2007 г.

Документ: расходный кассовый ордер (РКО) № 20 от 19 августа 2007 г.

Бухгалтерская проводка: Дебет 71 Кредит 50-1.

Пример 2. Выдана заработная плата работникам в сумме 1 450 000 руб. Обоснование операции

— платежная ведомость № 1. Документ — расходный кассовый ордер (РКО).

Бухгалтерская проводка по этой операции: Дебет 70 Кредит 50.

По указанной операции сначала оформляют платежную ведомость. Затем составляют общий рас-

ходный кассовый ордер (РКО).

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разреши-

тельная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или

лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в

отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связан-

ные со служебными командировками, нескольким лицам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по страхованию и стипен-

дий (3 или 5 рабочих дней) кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены

указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) сделать надпись в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости о фактически выплаченных

и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить

надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости до-

полнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и

раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп:

«Расходный кассовый ордер № __».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-

платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, а на сданные суммы составляется один общий расход-

ный кассовый ордер. Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по отдель-

ным расходным кассовым ордерам.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному

лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего

личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забирает

расписку получателя. Пример оформления расходного кассового ордера приведен в приложении.

Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким

лицам, получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и рас-

107

писываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о

данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый рас-

ходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным

предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернила-

ми или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами.

При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывает-

ся.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по рас-

ходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на

основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные ра-

боты, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости.

Составляются они отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указан-

ные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия-

организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных сдатчикам сельскохозяй-

ственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня расходного

кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовленным квитанциям.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или за-

меняющем его документе. Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном

порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества их получателя бухгалтерией указываются

фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится

по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Вы-

дача денежных средств по доверенности производится в соответствии с требованиями, пре-

дусмотренными выше. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассо-

вому ордеру или ведомости.

Выдача наличных под отчет производится из кассы предприятия.

При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается по согласованию с банком выда-

вать кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непо-

средственно из кассы банка.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные нужды, а также

на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций,

отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на само-

стоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки,

определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, про-

изводится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

При этом учитываются суточные в пределах норм, а также затраты на наем жилья также в преде-

лах норм.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истече-

нии срока, на который они выдавались, или со дня возвращения их из командировки предъявить в

бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по

ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного под-

отчетного лица по ранее выданному ему авансу.

После возвращения из командировки или проведенных хозяйственных расходов подотчетное ли-

цо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, на основании которого из подотчета списывается

выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяю-

щие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой

или выписаны на ПЭВМ. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и пере-

числяются прилагаемые к ним документы.

108

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документы на руки ли-

цам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кас-

сир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом

ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя пред-

приятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию

для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их доку-

менты немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложен-

ные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, ме-

сяца, года).

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на

оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов осуществляется в автоматизирован-

ном или ручном режиме.

6.2. Оформление и ведение кассовой книги

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое

предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована

и опечатана сургучной или мастичной печатью.

При опечатывании книги мастичной печатью (клей «Силикатный», «Канцелярский», «Контор-

ский», «Жидкое стекло», бумага типа папиросной, штемпельная краска) бумага с оттиском печати

смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера

данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или

шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов ну-

меруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Сделанные исправления заверяются

подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по

каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир

подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает

в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за

день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая

книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде ма-

шинограммы (распечатки) «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется ма-

шинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу сле-

дующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные

формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в по-

рядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги», последней за каждый месяц, должно автома-

тически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за ка-

лендарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обя-

зан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кас-

сира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во

вкладном листе кассовой книги.

109

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассо-

вой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного го-

да (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хро-

нологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного

бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предпри-

ятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере

или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимает-

ся. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные

приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необхо-

димую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в «Книге учета принятых и вы-

данных кассиром денег» (см. приложение).

Эта книга применяется также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по при-

веденным операциям другими кассирами или доверенными лицами.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полу-

ченном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и

кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) кассиру под расписку в кни-

ге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в

срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны

ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти

деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему)

кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

6.3. Оформление ревизии и инвентаризации кассы

Ревизия кассы проводится при смене кассиров на предприятии или при аудите кассовых опера-

ций.

Цель ревизии кассы — обеспечить сохранность денежных средств и других ценностей, а также

соблюдение правил ведения кассовых операций.

При проведении ревизии кассы на предприятии издается приказ руководителя об этой процедуре,

где указываются:

• назначаемая дата проведения ревизии;

• цель ревизии;

• место проведения ревизии (если на предприятии несколько касс, например, на разных территориях

или филиалах и отделениях);

• состав комиссии.

Приказ передается всем участникам этой процедуры под

расписку. Лица, указанные в приказе, обязаны участвовать в процедуре ревизии.

При проведении ревизии кассы используются: первичные документы по приему и выдаче налич-

ных денег; кассовые книги; книги и описи аналитического учета ценностей, хранящихся в кассе; акты

предыдущей ревизии кассы, а также учетные регистры по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»,

52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках» и др.

Ревизия кассы проводится немедленно в присутствии комиссии, главного бухгалтера, кассира и

аудитора.

При наличии в ревизуемом предприятии нескольких касс комиссия или аудитор опечатывает их,

чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одних кассах за счет денежной на-

личности других.

Одновременно кассир предприятия составляет отчет о кассовых операциях за последний день,

выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку о том, что все приходные и расходные до-

кументы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег

не имеется. Отчет визирует главный бухгалтер предприятия.

После проверки всех учетных кассовых регистров или одновременно с этим процессом подсчи-

тывают деньги и другие ценности, а также бланки строгой отчетности, находящиеся в кассе. При

110

этом необходимо знать, что фактическое наличие бланков строгой отчетности проверяют по их видам

с указанием серий и номеров (начальных и конечных). Результаты проверки оформляют специальной

описью.

При подсчете денег в кассе имеется важная деталь: сначала в присутствии комиссии или аудито-

ра деньги подсчитывает кассир, а затем — аудитор.

В период ревизии в кассе могут находиться платежные ведомости на выплату заработной

платы, пособий и на другие выплаты. Такой вариант возможен, если проверка совпала с днями вы-

дачи заработной платы. В этом случае поступают следующим образом:

• либо аудитор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают

их в акте;

• либо в зависимости от суммы выплаты по конкретным ведомостям их закрывают и проводят по

последнему отчету кассира;

• либо, если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произве-

денной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями аудитор, кассир и

главный бухгалтер;

• либо выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в

кассе.

Кроме того, кассир может предъявить различного рода временные, надлежащим образом не

оформленные расписки о получении взаимообразно работниками предприятия денег из кассы. Сле-

дует иметь в виду, по этим документам выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям

принимаются аудитором, о чем делается отметка в акте, а что касается различного рода

расписок, их к зачету в наличный остаток не принимают.

После проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе и сопоставления их с ос-

татками по данным бухгалтерского учета оформляют Акт ревизии наличных денежных средств, ко-

торый подписывают аудитор или члены комиссии, кассир и главный бухгалтер (см. приложение).

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств

(наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе предприятия (организации).

Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кас-

се: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги и т.д. Акт составляется в двух экземплярах и

подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта

передается в бухгалтерию предприятия (организации), второй остается у материально ответственного

лица.

До начала ревизии от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за

сохранность денежных средств, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально

ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности,

и бухгалтерии).

При ревизии кассы необходимо также установить:

• имеется ли обязательство кассира о полной индивидуальной материальной ответственности

по установленной форме в соответствии с требованиями Правил ведения кассовых операций;

• созданы ли в помещении кассы нормальные условия для работы кассира, обеспечена ли охрана

кассы и сохранность денег при доставке из банка;

• не находилась ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая

установленные лимиты;

• проводятся ли ежемесячно внезапные инвентаризации кассы и имеются ли акты таких прове-

рок. На тех предприятиях, в штате которых несколько кассиров и один из них назначен старшим, в

его обязанности входит выдача перед началом рабочего дня кассирам-операционистам денежной на-

личности, необходимой для совершения расходных операций. В получении и сдаче денег кассиры-

операционисты расписываются в книге учета принятых и выданных денег. Ежедневно в конце дня

они отчитываются перед старшим кассиром о выполнении ими кассовых операций и возвращают в

кассу предприятия остатки использованных наличных денег.

При инвентаризации денежных средств в кассе оформляется Акт инвентаризации наличных де-

нежных средств, находящихся по состоянию на ______ (указывается дата) (см. приложение).

В ходе проверки кассовых операций необходимо обращать внимание на все факты неправильно-

го оформления кассовых документов:

• наличие исправлений, допущенных в первичных документах и кассовой книге;

• последовательность нумерации кассовых ордеров;