Цырульникова А.Б. Документационное обеспечение управленческой деятельности в строительстве
Подождите немного. Документ загружается.
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Рис. 2.1. Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка
Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон
на формате А4 продольного бланка
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым,
поскольку набор их при подготовке различных видов документов,
документов одного и того же наименования в различных
организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и
переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов,
переменные наносятся непосредственно в процессе составления
конкретного документа.
Вся площадь формата, кроме разбиения его на зоны реквизитов по
[1], условно может быть разделена на три части: служебное поле, поле
для размещения реквизитов углового или продольного штампов и
рабочее поле формата.
Служебным полем является часть площади формата,
предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах
хранения. Площадь для размещения реквизитов углового штампа
располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при
продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади
формата составляет рабочее поле документа.
Бланк документа – это стандартный лист бумаги (формата) с
нанесенными на нем постоянными реквизитами. Каждый лист
документа, оформленный на бланке, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Существуют виды бланков документов:
– общий бланк;
– бланк письма;
– бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов
документов, кроме письма. Общий бланк включает в себя реквизиты 01
(02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06,
08, 09 и в целях ускорения оформления ограничительные отметки для
верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18,
19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения
постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны – угловое и
продольное.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости
от учредительных документов организации включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
2.2. Лабораторная работа № 2
Составление и оформление
организационно-распорядительных документов
Цель работы: научиться составлять и правильно оформлять
организационные и распорядительные документы.
Задания к лабораторной работе № 2:
1. Подготовить приказ от лица руководителя организации
«СТРОЙ-М», работающей на принципах единоначалия, об итогах
ревизии финансового учета. В констатирующей части укажите, что
ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета: нет
учета и отчетности по командировкам, отсутствует журнал учета
доверенностей. Недостающие реквизиты студенты указывают
самостоятельно.
2. Составить приказ руководителя предприятия о приеме на работу
бухгалтера и об увольнении переводом в другую организацию инженера.
Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.
3. Подготовить распоряжение о внедрении на предприятии
унифицированных форм первичной документации по учету труда и его
оплаты с организацией занятий по изучению учетных форм с
сотрудниками соответствующих структурных подразделений (отдел
кадров, бухгалтерия, ОТЗ, табельного участка) и тиражированием
бланков унифицированных форм документов. Недостающие реквизиты
студенты указывают самостоятельно.
4. Подготовить указание руководителя предприятия о составлении
графика отпусков на следующий год, в котором предусмотреть
представление в отдел кадров списков сотрудников с указанием
предполагаемого срока очередного отпуска по предлагаемой форме.
Недостающие реквизиты студенты указывают самостоятельно.
5. Подготовить распоряжение о сокращении численности
работников в организации, которое связано с проведением мероприятий
по улучшению финансового положения, рационализацией его штатной
структуры и численности работающих. Недостающие реквизиты
студенты указывают самостоятельно.
6. Подготовить решение собрания академической группы вуза об
участии в научно-технической студенческой конференции. Недостающие
реквизиты студенты указывают самостоятельно.
7. Специалисту по работе с персоналом в начинающей работать
коммерческой организации поручено разработать проект должностной
инструкции для менеджеров ведущих отделов. Оформить должностную
инструкцию менеджера коммерческого отдела.
Указания к выполнению лабораторной работы: Организационно-
распорядительными называют документы, функционирующие в сфере
управления. ОРД подразделяются на следующие основные группы:
организационные документы, с помощью которых определяется
статус организации, его структурных звеньев и порядок их работы
(уставы, учредительные договоры, структура и штатная численность,
штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего
трудового распорядка);
распорядительные документы, характеризующие
административную деятельность учреждения (приказы, распоряжения,
решения, указания).
Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и
строится по формуляру-образцу, оформляющая часть во всех документах
почти одинакова, отличаются только заголовочные части внутренних и
внешних документов.
Положение это правовой акт, определяющий порядок
образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и
структурных подразделений на длительный промежуток времени. Текст
положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи
и функции, права и ответственность.
Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот
документ должен содержать реквизиты: 08, 10, 11, 16, 20. Текст
положения включает следующие разделы: общие положения, цели и
задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения.
Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в
целях установления правил, регулирующих организационные, научно-
технические, технологические, финансовые или иные специальные
стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их
структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать
следующие реквизиты: 08, 10, 11, 14, 18, 16, 20, 22.
Должностная инструкция это нормативный документ, в котором
определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой
контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция
используются при разрешении конфликтных ситуаций между
работодателем и работником.
Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам
или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с
юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия.
Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся
приказом директора предприятия. Должностная инструкция содержит
пять разделов.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область
деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от
должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные
требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми
он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы,
которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления
деятельности специалиста.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные
виды работ, выполняемые специалистом.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые
специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет
ответственность данный специалист.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции
может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения
между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг
служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других
документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми.
Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций,
учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими
организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах
государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Устав является обязательным документом, его содержание в
соответствии с законодательством РФ должно включать:
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного капитала,
выпуска и распределения акций и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования учреждения (организации, предприятия),
порядок управления и прекращения деятельности;
органы управления (внутренняя организационная структура).
Приказ это нормативный документ, издаваемый директором
предприятия для решения каких-либо задач. К приказам по основной
деятельности относятся: приказы по организации работы,
финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации
продукции и т.п.
Подготовка приказа состоит из 4-х стадий:
изучения существа вопроса и сбора необходимых сведений;
подготовки проекта приказа;
согласования проекта с заинтересованными лицами;
подписания руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по
поручению руководителя и оформляются на бланке для внутренних
документов. Формуляр приказа имеет следующие реквизиты: 10
название вида документа (ПРИКАЗ), 11, 12, 14, 18, 20, состав
удостоверения (22, 25), отметки о согласовании (23, 24).
Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на
первом экземпляре.
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "О чем?", например,
"О реорганизации предприятия". Недопустимы заголовки типа "Приказ
по фирме" или "Приказ директора".
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей и распорядительной. В первой части указывают
основания для издания приказа:
нормативные документы государственных органов;
решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
производственная необходимость.
Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа
не нуждается в разъяснении.
Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме
и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ" (печатают прописными буквами
с новой строки). Затем излагают КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО
ЧИСЛА.
Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое
мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте
указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует
выполнение приказа в целом.
В приказе могут перечисляться ранее изданные документы,
которые этим приказом отменяются.
Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают
на первом экземпляре приказа.
Подписывает приказы руководитель предприятия или его
заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента
подписания, если не указан другой срок.
Пример оформления приказа приведен в прил. 1.
Распоряжения издаются, как правило, по оперативно-хозяйст-
венным вопросам директором или его заместителями.
Решение это документ коллегиального органа (общего собрания,
совета директоров), составляемый по производственным вопросам.
Распоряжения и решения оформляются аналогично приказам,
меняются лишь реквизит "название вида документа" и в тексте вместо
слова: "ПРИКАЗЫВАЮ", применяют слова "ПРЕДЛАГАЮ",
"ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений или "РЕШИЛ" для решений.
Указание – документ, издаваемый руководителем организации при
оформлении решений по оперативным и административным вопросам
(командирование сотрудников, наложение взысканий и т.п.).
Указание в целом по оформлению не отличается от оформления
приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и
расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей
части текста, в зависимости от его содержания, вместо слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», могут быть использованы слова «ОБЯЗЫВАЮ»,
«ПРЕДЛАГАЮ». Как и приказ, указание имеет заголовок к тексту,
может иметь констатирующую часть и обязательно пункт о контроле за
исполнением.
Оформление распоряжения показано в прил. 2, указания – в прил. 3.
2.3. Лабораторная работа № 3
Составление и оформление
информационно-справочных документов
Цель работы: приобрести навыки оформления информационно-
справочных документов.
Задания к лабораторной работе № 3:
1. Оформить полный протокол собрания работников
коммерческого отдела организации с повесткой дня: а) о направлениях
развития коммерческой деятельности предприятия; б) о введении новых
регламентов по экспертизе качества товаров. Недостающие реквизиты
укажите самостоятельно.
2. Оформить акт о списании товарно-материальных ценностей в
организации. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
3. Ведущему специалисту коммерческой организации поручено
отправить телеграмму в адрес предприятия, которое производит
железобетонные изделия, об ускорении отгрузки необходимых
материалов в соответствии с договором поставки. Оформить телеграмму,
недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
4. В связи с наступлением летнего строительного сезона в
дорожной организации увеличиваются объемы выполняемых работ,
требуются дополнительные временные работники. Для решения этого
вопроса необходимо оформить докладную служебную записку
руководителю предприятия.
5. АБЗ внедрил новую систему управления качеством выпускаемой
продукции. По результатам работы необходимо подготовить справку для
генерального директора, где должны найти отражение: а)
организационные проблемы (создание благоприятных условий труда,
обучение специалистов лаборатории работе с новыми приборами
контроля и др.); б) технологические проблемы (состояние
технологического оборудования, оборудования складского помещения и
др.). Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
Указания к выполнению лабораторной работы: К
информационно-справочным документам относят письма, докладные
(служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты,
телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо
для передачи информации от одного адресата к другому, либо для
фиксации каких-то информационных сведений.
Акт это документ, составленный несколькими лицами и
подтверждающий факты, события. Акты составляются в самых
различных ситуациях: при инвентаризации, при приеме работ по
контракту, при приеме-передаче документов и материальных ценностей,
коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно
действующей или созданной по указанию руководителей.
Формуляр акта содержит следующие реквизиты: название
предприятия, название структурного подразделения, вид документа
(АКТ), дату, номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст
(вводная и основная часть), подписи.
Вводная часть текста включает:
основание составления акта, например, ссылку на документ,
распоряжение руководителя, на некоторые события или факты;
состав комиссии (инициалы и фамилии председателя и членов
комиссии в алфавитном порядке, иногда должности и ФИО
присутствующих).
В основной части излагаются цели, существо проведенной работы,
ее результаты. В конце текста может быть указано количество
экземпляров и их местонахождение. Акт подписывается всеми лицами,
принимавшими участие в его составлении. Гриф утверждения
указывается для актов по важным вопросам (материальным, финансовым
и др.).
Пример оформления акта приведен в прил. 4.