Цырульникова А.Б. Документационное обеспечение управленческой деятельности в строительстве
Подождите немного. Документ загружается.
Протокол занимает особое место в системе ОРД. С одной стороны
его можно отнести к информационным документам (так как он содержит
информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с
другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом,
могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях,
конференциях. В коммерческом предприятии составляют протоколы
заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний учредителей и
др. Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или
записывает на диктофон выступления участников собрания.
В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы
могут быть полными и краткими.
Все виды протоколов составляются на общем бланке. Формуляр
протокола включает следующие реквизиты: наименование предприятия,
вид документа (ПРОТОКОЛ), дата (проведения собрания), номер (по
порядку с начала года), заголовок (название коллегиального органа),
текст (вводная и основная части), подписи председателя и секретаря.
Вводная часть полного протокола включает фамилии и инициалы
председателя и секретаря заседания; с новой строки после слова
«ПРИСУТСТВОВАЛИ» перечисляют фамилии, инициалы и должности
приглашенных на заседание. В вводную часть протокола включается
повестка дня с указанием обсуждаемых на заседании вопросов с
фамилиями выступающих (докладчиков).
Основная часть текста полного протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. В соответствии с ней разделы
нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ»,
«ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Текст постановляющей части
указывают полностью, так как это наиболее важная часть протокола.
Примеры оформления полной и краткой форм протокола
приведены в прил. 9, 10.
Докладная записка это документ, адресованный руководству и
содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и
предложениями.
Докладная записка имеет реквизиты: наименование предприятия,
наименование структурного подразделения, вид документа
(ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, номер, заголовок к тексту, текст,
подпись.
Заголовок к тексту раскрывает его содержание. В начале текста
излагаются факты, проводится их анализ, затем следуют выводы и
предложения о конкретных действиях.
Пример оформления докладной записки приведен в прил. 5.
Справка это документ, содержащий описание и подтверждение
фактов, событий. Например, справка может содержать обобщение
исследования, подтверждать работу и оплату труда сотрудника,
подтверждать место жительства и прописку и т.д.
Формуляр справки содержит те же реквизиты, что и формуляр
докладной записки.
Если справка включает информацию по нескольким вопросам, то
текст делится на соответствующее количество разделов, которые имеют
заголовки и нумеруются арабскими цифрами. Текст справки с числовыми
показателями можно оформлять в виде таблицы.
Оформление справок представлено в прил. 7, 8.
2.4. Лабораторная работа № 4
Документы личного происхождения
Цель работы: научиться оформлению документов личного
характера.
Задания к лабораторной работе № 4:
1. Оформить личную доверенность специалиста-сметчика на
получение причитающейся ему заработной платы за ведущего
специалиста экономического отдела. Недостающие реквизиты укажите
самостоятельно.
2. Вам предстоит пройти собеседование в организации, куда
устраиваетесь на работу. Подготовьте: а) автобиографию; б) резюме; в)
заявление о приеме на работу.
3. Специалисту коммерческой организации выданы наличные
деньги от начальника планового отдела для приобретения расходных
материалов к принтеру НР-6Р. Оформить расписку от лица специалиста
планового отдела с указанием необходимых реквизитов.
4. Руководителю отдела по работе с персоналом поручено
составить характеристику на сотрудника отдела. Недостающие
реквизиты указать самостоятельно.
Указания к выполнению лабораторной работы: К документам
личного характера относятся документы, с которыми автор (составитель)
обращается в государственные учреждения, в прессу, к руководству
предприятия и т.д. (заявление, резюме, автобиография, расписка,
доверенность). Текст личных документов может быть произвольным, но
обязательны реквизиты: название вида документа, дата, подпись.
Заявление это документ, содержащий просьбу или предложение
лица (лиц) и адресованный должностному лицу или организации.
Формуляр заявления имеет реквизиты: название вида документа, дата,
подпись, адрес (кому), текст.
Резюме это документ, содержащий краткие сведения
биографического характера, представляемый лицом при трудоустройстве
в коммерческое предприятие, инофирму. В настоящее время резюме
является распространенным документом при приеме на работу.
Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и
трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Резюме содержит: название вида документа, дату, подпись и текст,
состоящий из 6 разделов:
персональные данные (фамилию, имя, отчество, должность,
телефон, почтовый адрес, дата и место рождения, гражданство, семейное
положение составителя);
цель трудоустройства (на какую работу или должность
претендует составитель);
образование (перечисление в обратной хронологической
последовательности, начиная с последнего места учебы);
опыт работы (краткое описание характера работы с указанием
должностей и дат);
дополнительная информация (иностранные языки,
профессиональные навыки, работа в общественных организациях и т.д.);
рекомендации (с фамилиями и телефонами).
Пример оформления резюме приведен в прил. 11.
Автобиография это документ, в котором работник
собственноручно в произвольной форме (без помарок и исправлений)
дает краткое описание в хронологической последовательности своей
жизни и трудовой деятельности.
Автобиография включает следующие реквизиты: название вида
документа, текст, дату и подпись.
Характеристика – официальный документ о служебной и
общественной деятельности работника, составляемый руководством
предприятия или структурного подразделения. Лицо, подписавшее
характеристику, несет ответственность за ее достоверность.
Характеристика может представляться как внутри предприятия,
например для аттестации, так и во внешние организации (награждение,
перевод на руководящую должность в другую организацию и т.д.).
Пример составления характеристики приведен в прил. 12.
Личная доверенность это документ, свидетельствующий о
предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных
действий от лица доверителя. Доверенность имеет следующие
реквизиты: название вида документа, дату, фамилию, имя и отчество
лица, которому выдана доверенность, текст, подпись доверителя,
подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать.
Расписка это документ, подтверждающий получение каких-либо
материальных ценностей.
Расписка содержит следующие реквизиты: название вида
документа, дату, подпись лица, давшего расписку, и текст, включающий:
должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших
что-либо; перечень полученного с указанием количества и стоимости
(цифрами и в скобках прописью с большой буквы).
2.5. Лабораторная работа № 5
Деловая переписка
Цель работы: научиться оформлению писем, факсов; изучить
особенности писем, передаваемых электронной почтой.
Задания к лабораторной работе № 4:
1. Составить письмо-приглашение от лица директора устроителя
международной специализированной выставки «Экономия материальных
и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и
промышленности».
2. Составить гарантийное письмо от лица директора фирмы
«ОмСК», подтверждающее отгрузку строительных материалов при
условии полной оплаты в течение 2 недель.
3. Составить письмо от имени организации с просьбой пересылки
первого подписанного экземпляра дополнительного соглашения к
договору в связи с увеличением процентной ставки Центрального банка.
Недостающие реквизиты указать самостоятельно.
4. Составить письмо о направлении в адрес института каталога
методической литературы по общим экономическим дисциплинам
(сопроводительное письмо).
Указания к выполнению лабораторной работы: Деловая перепис-
ка это одна из форм связи предприятия с внешними организациями. На
служебные письма приходится до 80 % общего объема документации.
Деловая переписка делится на две части: поступающую в фирму
(входящая) и отправляемая из фирмы (исходящая).
Письмо это обобщенное название различных документов,
пересылаемых по почте.
По содержанию письма могут быть:
инструкционные (директивные), которые исходят из
государственных или муниципальных органов власти и содержат
рекомендации, указания, разъяснения по разным вопросам;
гарантийные, которые содержат гарантии оплаты, сроков
поставки и качества продукции;
информационные, которые содержат сообщения, просьбы,
напоминания, предложения;
рекламные, содержащие рекламу и цены товаров или услуг;
коммерческие, которые составляют при заключении контрактов, и
представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой
дать подробную информацию о товарах, ответы продавцов, кредитные
письма и др.;
рекламационные (претензионные), которые требуют возмещения
убытков из-за нарушения контракта и содержат в виде приложения
копии документов, подтверждающих такие факты;
запросы, в которых предприятие просит объяснить некий факт и
побуждает фирму-контрагент дать ответное письмо;
сопроводительные письма, которые содержат пояснения к
основному отправляемому документу (цель его направления, что с ним
сделать и в какие сроки);
извещения, приглашения, ответы и т.д.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и
главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и
юридические последствия, заверяются печатью.
Факс это документ, полученный с помощью специального
аппарата (телефакса) по телефонным или специально выделенным
каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа.
По телефаксу можно передавать любые виды документов и приложения
к ним: таблицы, чертежи, схемы, фотографии.
Оформление факса аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:
код отправителя, дата и время передачи, № аппарата, количество страниц.
Отправитель должен получить подтверждение (CONFIRMATION
REPORT), что информация дошла до получателя, в нем указывается код
получателя, дата, время и продолжительность передачи, № аппарата
получателя, количество принятых страниц (Р) и результат (RESULTS).
Если при передаче имелись сбои, то в графе RESULTS ставится NG, в
противном случае ОК.
Для составления писем и факсов используется специальный бланк.
Заголовочная часть содержит реквизиты: дата, номер, ссылка на номер и
дату входящего документа (если письмо ответ), заголовок (одна фраза).
Текст письма должен быть лаконичным и корректным, чаще всего
он состоит из вводной и основной частей. В вводной части указывают
причины составления письма со ссылками на факты и документы, а в
основной части формулируется цель письма.
Для большинства писем характерна повторяемость одних и тех же
оборотов, которые приведены в таблице. При составлении писем на
ПЭВМ эти обороты можно ввести в память.
Тема Типовые фразы
1 2
Обращение Уважаемый …
Господин (Фамилия)
Уважаемый г-н (Фамилия)
Уважаемые господа!
Благодарности
В связи с …
Согласно контракту от … № …
В соответствии с …
Начало вводной
части
Мы рады были получить Ваше письмо
Большое спасибо за факс от (Дата)
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма
Отправка груза,
документа
Отправляем Вам …
Направляем Вам на рассмотрение
Высылаем Вам …
Напоминание
Напоминаем Вам, что …
Считаем необходимым обратить Ваше внимание …
Напоминаем о сроках …
Окончание таблицы
1 2
Подтверждение
Подтверждаем, что …
Фирма … подтверждает получение …
Извещение
Сообщаем Вам, что
Ставим Вас в известность, что
Извещаем Вас, что …
Сообщаем о …
Просьба
Пожалуйста, сообщите …
Просим оплатить в течение … банковских дней…
Мы будем благодарны, если Вы …
Гарантия
Оплату гарантируем
Качество … наша фирма гарантирует
Предложения
Мы рады предложить Вам…
Предлагаем Вам…
Мы можем рекомендовать …
Отказ
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по
следующим причинам:…
К сожалению, мы не можем …
Согласие
АО не возражает…
Предприятие считает возможным…
Предупреждени
е
Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы…
… может привести к …
…, поэтому мы вынуждены …
В случае Вашего отказа …
Приглашение
Просим принять участие в …
Приглашаем Вас …
Мы рады пригласить Вас…
Окончание
письма
Надеемся, что наша просьба не будет для Вас
затруднительной
Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
Мы надеемся на Вашу заинтересованность…
С уважением
Библиографический список
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
2. Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству (руководство к
составлению). – М.: ПРИОР, 2001. – 144 с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство: Учеб. пособие / 2-е изд. –
СПб.: Питер, 2005. – 279 с.
4. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие / Под ред.
В.В.Маковецкого. – М.: КолосС, 2005. – 176 с.
5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие; Российская
академия государственной службы при Президенте РФ. – М.: ИНФРА-М;
Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 311 с.
6. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и
образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие (Серия
«Справочники»). – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 224 с.
7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного
обеспечения управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А.
Быкова и др.; Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
8. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: МЦФЭР,
2002. – 288 с.
П Р И Л О Ж Е Н И Я
Приложение 1
ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
Место издания
Заголовок к тексту,
отвечающий на вопрос "О чем?"
С абзаца констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием
для издания документа. Ее может и не быть.
ПРИКАЗЫВАЮ:
Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами:
1. Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в дательном
падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия,
выраженные глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова срок).
2. …
В последнем пункте указывается должностное лицо или структурное
подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа в целом.
Наименование должности лица,
подписавшего документ подпись И.О. Фамилия
Визы согласования:
Наименование должности
Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
С приказом ознакомлены: подпись исполнителя И.О. Фамилия
Дата ознакомления
Приложение 2
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000 № 00
Место издания
Заголовок к тексту,
отвечающий на вопрос "О чем?"
С абзаца констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием
для издания документа. Ее может и не быть.
ОБЯЗЫВАЮ:
Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами:
1. Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в родительном
падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия,
выраженные глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова срок).
2. …
В последнем пункте указывается должностное лицо или структурное
подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа в целом.
Наименование должности лица,
подписавшего документ подпись И.О. Фамилия
Визы согласования:
Наименование должности
Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
С распоряжением ознакомлены: подпись исполнителя И.О. Фамилия
Дата ознакомления
Приложение 3
ОФОРМЛЕНИЕ УКАЗАНИЯ
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
УКАЗАНИЕ
00.00.0000 № 00
Место издания
Заголовок к тексту,
отвечающий на вопрос "О чем?"
С абзаца констатирующая часть. Приводятся факты, послужившие основанием
для издания документа. Ее может и не быть.
ОБЯЗЫВАЮ:
Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами:
1. Полное наименование должности исполнителя, И.О. Фамилия в родительном
падеже или наименование структурного подразделения, необходимые действия,
выраженные глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова срок).
2. …
В последнем пункте указывается должностное лицо или структурное
подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением документа в целом.
Наименование должности лица,
подписавшего документ подпись И.О. Фамилия
Визы согласования:
Наименование должности
Подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
С указанием ознакомлены: подпись исполнителя И.О. Фамилия
Дата ознакомления