Курс - Информационные технологии

Подождите немного. Документ загружается.

на основе статистической обработки документопотока, широко используются

при анализе деятельности ЦБ РФ. Система также предусматривает возмож-

ность получения таких отчетов с удаленных компьютеров через сеть Inte-

met/Intranet. Таким образом, руководитель ЦБ РФ могут контролировать ход

дел, находясь в командировке практически в любой точке земного шара.

2. Мострангаз (РАО «Газпром»). Решение о приобретении готовой сис-

темы для создания единой системы документооборота всех 50 подразделений

было принято осенью 1997 г.

3. Министерство природных ресурсов РФ. В январе 1995 г. в Роскомнед-

рах была введена в промышленную эксплуатацию заказная система автомати-

зации делопроизводства, разработанная компанией с использованием пакета

Staffware. В 1997 г. в связи с рядом проблем эксплуатации пакета Staffware для

вновь образованного Министерства природных ресурсов РФ была разработана

и введена в промышленную эксплуатацию заказная версия системы «Дело-96»,

охватывающая около 50 рабочих мест во всех структурных подразделениях ми-

нистерств.

4. Государственная Дума России. Система «Дело-96» после конкурса и

испытаний, проведенных в аппарате Госдумы, была выбрана в качестве основы

для создания единой системы документооборота.

Пользователи системы «Евфрат»:

— правительственные и государственные учреждения;

— Администрация Московской области, Пенсионный Фонд РФ, Пресс-

служба Правительства РФ, Совет Федерации, Торгово-промышленная палата

РФ, ФАПСИ, Управление Госсвязьнадзора РФ, Московский фонд Президент-

ских программ, Комитет по управлению муниципальным имуществом, Де-

партамент Федеральной государственной службы занятости населения, Мос-

стройлицензия и др.;

— банковские и финансовые структуры;

— Газпромбанк, Всероссийский биржевой банк, Капитал-Москва, , Неф-

техимбанк, Сбербанк и др.;

— предприятия промышленности;

— АЗЛК, АМО ЗИЛ, ГАЗ, Концерн «Гермес», МПО «Ювелирпром»,

Уральский завод гражданской авиации и др.;

— органы здравоохранения и образования;

— Госкомитет санэпиднадзора РФ, больница скорой помощи им.

Н.А.Семашко, МГУ, РГГУ, Высшая школа управления и бизнеса, ИЛИ РАН,

НИИ прокуратуры и др.;

— органы средств массовой информации;

— АО «Интерфакс», журнал «Юность», издательский дом «Ъ», газета

«Московский Комсомолец», типография Министерства юстиции РФ, «Финан-

совая Газета», журнал «Итоги» и др.;

— общественные организации;

— Гильдия российских адвокатов, Международная контртеррористиче-

ская ассоциация, Российское Библейское общество;

— коммерческие структуры;

— НАУФОР, Бюро деловой информации, «Шелл Темир Петро», охран-

ная фирма «Альфа-Профи» и др.

«Евфрат» выбрали для комплектации своих устройств такие компании,

как Hewlett-Packard, Epson, NeuHaus, Canon, OKI и Olivetti.

4. Другие системы документооборота

«Office Media». Эта система ориентирована на небольшие предприятия и

учитывает особенности внедрения и эксплуатации программного обеспечения

(ПО) у этой категории заказчиков.

«Company Media». Система предназначена для крупных и средних госу-

дарственных учреждений и коммерческих организаций со значительной терри-

ториальной удаленностью структурных подразделений.

«LUKOIL-Media». ЛУКОЙЛ — одна из крупнейших в мире нефтяных

компаний. В конце 1997 г. компания приступила к реализации проекта, направ-

ленного на создание корпоративной системы электронного документооборота

и автоматизации делопроизводства. Система, имеющая рабочее название

LUKOIL-Media, является частью интегрированной информационной системы

«ЛУКОЙЛ-2000».

«Золушка». Это первая версия программы делопроизводства, созданная

в 1991 г. на основе методологии обработки документов Московского гориспол-

кома и горкома партии.

Институтом развития Москвы разработана комплексная полнофункцио-

нальная технология для автоматизации делопроизводства «Золушка-

Канцелярия» и конструктор документооборота «Золушка-Кабинет» .

Контрольные вопросы по теме:

1. Объясните необходимость автоматизации документооборота.

2. Как можно классифицировать программное обеспечение автоматиза-

ции ЭОД?

3. Опишите различия российского и западного документооборота.

4. Что понимается под термином «документооборот»?

5. Перечислите виды документов, использующиеся в документообороте.

6. Перечислите основные подсистемы автоматизации документооборота.

7. Опишите основные системы автоматизации делопроизводства.

8. Что такое системы ввода и обработки документов?

9. Опишите принцип работы сканера.

10. Области применения сканеров различных классов.

11. Перечислите основные форматы изображений после процедуры ска-

нирования.

12. Дайте сравнительные характеристики пакетов FineReader и Cunei-

Form. Если Вы работали с другими программами OCR, опишите их достоинства

и недостатки.

13. Перечислите, охарактеризуйте области применения систем элек-

тронного документооборота.

14. Дайте в сравнении краткие характеристики наиболее популярных

систем электронного документооборота. Какие из них применяются в Вашей

организации или какие пакеты и почему привлекли Ваше внимание?

Библиографический список

1. Аузан В. Канцелярщина // Эксперт.— № 14.— 2001, 9 апреля.

2. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами.— М.: ИНФРА-М, 1998.

3. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства.—М., 1997.

4. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе.—

СПб., 1997.

5. Назаров С.В. и др. Компьютерные технологии обработки информации.— М.:

Финансы и статистика, 1995.

6. Никитов В.А., Орлов Е.И. Информационное обеспечение органов власти

и управления // Научно-техническая информация.— 1999.—Вып. 1.

7.CuneiForm. Руководство пользователя.

8.FineReader. Руководство пользователя.

Тема 5. СТРУКТУРИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И БАЗЫ ДАННЫХ

ВВЕДЕНИЕ В ПОНЯТИЕ «СТРУКТУРИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ»

Для упорядочивания информации используются различные способы

хранения и доступа. Самым удобным на сегодняшний день является хранение

информации в виде базы данных, имеющих структуру, различные средства по-

иска и управления.

Системы управления базами данных выполняют следующие две основ-

ные функции:

а) хранение и ведение представления структурной информации (дан-

ных);

б) преобразование по некоторому запросу хранимого представления в

структурную информацию.

Термин «структурная информация» используется для противопостав-

ления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информа-

ционно-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие

форматных данных. В современных системах управления базами данных

(СУБД) пользователь имеет дело с содержательной стороной своих данных, а

не с деталями их представления в памяти компьютера. Выбор представления

информации определяется СУБД, причем представление того или иного факта

реального мира может измениться без ведома пользователя.

Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью

структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления

информации о подобного рода явлениях может быть использована структурная

модель данных. В общем случае можно выделить два типа связей данных:

а) связь между атрибутами одного и того же объекта;

б) связь между объектами.

Связь атрибутов представляется типом записей, которые, в свою оче-

редь, являются поименованной совокупностью элементов данных. Связи между

объектами могут быть представлены некоторым графом или диаграммой струк-

туры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, которая отражает

взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализации приме-

няют иерархическую или сетевую модель, а также приобретающую популяр-

ность реляционную модель. С помощью модели данных могут быть представ-

лены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Взаимосвязь в

модели данных выражает отображение или связь между двумя множествами

данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», « один ко многим».

Основные модели представления данных:

а) реляционная модель: объекты и взаимосвязи между ними представ-

ляются с помощью таблиц;

б) иерархическая модель: строится по принципу иерархии типов объек-

тов, т.е. один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низ-

ших уровнях иерархии, подчиненными (взаимосвязь «один ко многим»);

в) сетевая модель: понятия главного и подчиненного несколько расши-

рены; любой объект может быть и главным и подчиненным; означает, что каж-

дый объект может участвовать в любом числе взаимосвязей.

БАЗЫ ДАННЫХ (ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ)

ТЕРМИНОЛОГИЯ

Информация — совокупность сведений и связей между ними, воспри-

нимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду либо со-

храняемых внутри информационной системы.

Данные — информация, вид которой позволяет автоматизировать ее

сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным

средством.

Файл — последовательность записей, имеющих собственное имя, раз-

мещаемых на запоминающих устройствах и рассматриваемых в процессе обра-

ботки как единое целое.

База данных (БД) — совокупность взаимосвязанных данных при такой

минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным

образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной

области человеческой деятельности.

Предметная область — это отражение в БД совокупности объектов ре-

ального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имею-

щих практическую ценность для пользователей.

Прежде всего, существует база данных — совокупность данных, храня-

щихся во вторичной памяти, на дисках, барабанах или каком-либо другом но-

сителе.

Во-вторых, имеется набор прикладных программ пакетной обработки,

которые работают с этими данными (выборка, обновление, включение, удале-

ние). Дополнительно может присутствовать группа оперативных пользовате-

лей, взаимодействующих с базой данных от удаленных терминалов.

В-третьих, база данных является «интегрированной», т.е. содержит дан-

ные для многих пользователей. Базы данных создаются с целью централизо-

ванного управления определенными данными.

Совместное использование данных предполагает не только то, что все

файлы существующих приложений интегрированы, но также и то, что новые

приложения могут быть построены на существующей базе данных.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БД

БД обеспечивает:

— независимость данных и программ;

— реализацию отношений между данными;

— совместимость компонентов БД;

— простоту изменения логической и физической структур БД;

— целостность;

— восстановление и защиту БД и др.

К другим целям использования БД относятся:

— сокращение избыточности в хранимых данных;

— устранение несовместимости в хранимых данных с помощью автома-

тической корректировки и поддержки всех дублирующих записей;

— уменьшение стоимости разработки пакета программы;

— программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью некоторой пред-

метной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд

характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществ-

ляется по атрибутам объектов.

Термины «база данных» (БД) и «система управления базами данных»

(СУБД) чаще всего употребляются как относящиеся к компьютерам. Понятие

«БД» модно применить к любой связанной между собой по определенному

признаку информации, хранимой и организованной особым образом — как

правило, в виде таблиц.

По сути, БД — это некоторое подобие электронной картотеки, электрон-

ного Хранилища Данных, которое хранится в компьютере в виде одного или

нескольких файлов. При этом возникает необходимость в выполнении ряда

операций с БД, в первую очередь это:

— добавление новой информации в существующие файлы БД;

— добавление новых пустых файлов в БД;

— изменение (модификация) информации в существующих файлах БД;

— поиск информации в БД;

— удаление информации из существующих файлов БД;

— удаление файлов из БД.

Компьютеризированная информационная система представляет собой

программный комплекс, задачи которого состоят в поддержке надежного хра-

нения БД в компьютере, выполнении преобразований информации и соответст-

вующих вычислений, представлении пользователям удобного и легко осваи-

ваемого интерфейса. Традиционно объемы информации, с которыми приходит-

ся иметь дело таким системам, довольно велики, а сами БД имеют довольно

сложную структуру. Примерами информационных систем являются системы

заказа железнодорожных или авиационных билетов, банковские системы и

многие другие.

РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ БД

В настоящее время наибольшую популярность приобрели реляционные

модели данных. И практически все современные СУБД ориентированы именно

на такое представление данных.

В реляционной базе данных информация хранится в виде двухмерных

таблиц. Возможно использование и других структур — когда-то базы данных

имели иерархическую или сетевую организацию. Однако реляционный подход

доказал свои преимущества для большинства применений и в настоящее время

является промышленным стандартом. Реляционная модель была предложена в

1970-х гг. Тедом Коддом, работавшим тогда в IBM.

Реляционную модель можно представить как особый метод рассмотре-

ния данных, содержащий и собственно данные (в виде таблиц), и способы ра-

боты и манипуляции с ними (в виде связей). Реляционная модель предполагает

три концептуальных элемента: структуру, целостность и обработку данных —

как, впрочем, и большинство не реляционных моделей.

В качестве наглядной иллюстрации реляционной БД рассмотрим адрес-

ную книгу. Она содержит множество записей, соответствующих отдельным ли-

цам. Для каждого из них может быть определено несколько независимых бло-

ков данных: имя, номер телефона, адрес. Предположим, что адресная книга от-

форматирована в виде таблицы со строками и столбцами. Каждая строка соот-

ветствует определенному лицу, а столбцы содержат данные одного из типов:

имя, номер телефона и адрес.

Может возникнуть проблема: как быть, если два человека имеют одина-

ковые имя и фамилию? Можно сослаться на номер строки. Но в каком порядке

они должны располагаться. В порядке ввода? В порядке хранения в файловой

системе компьютера? В обоих случаях размещение строк будет случайным.

Лучше не зависеть от порядка строк, и такая независимость является одной из

сильных сторон реляционного подхода. Для обеспечения максимальной гибко-

сти строки в таблице, по определению, не упорядочены. В этом отношении база

данных отличается от традиционной адресной книги. В реляционных системах

управления базами данных (СУБД) пользователь может упорядочивать извле-

каемую информацию так, как ему нужно.

Реляционные базы данных редко состоят из одной таблицы. В этом слу-

чае они редко отличаются от картотеки. Создав несколько таблиц с взаимосвя-

занной информацией, можно выполнять над ними гораздо более сложные опе-

рации. Мощь базы данных заключается главным образом в связях, которые мо-

гут быть установлены между данными, а не в самих данных.

ФУНКЦИИ ЗАЩИТЫ БД

При работе СУБД возникает необходимость защиты БД от возможных

случайных или преднамеренных ситуаций, когда существует вероятность поте-

ри данных. Например, при доступе к БД сразу нескольких пользователей воз-

можно повреждение или неправильная запись данных, что, в свою очередь,

может привести к непредсказуемым последствиям. Очевидно, что из таких си-

туаций СУБД должна выходить корректно. Одним из способов решения этих

проблем является механизм транзакций.

Под транзакцией понимается неделимая с точки зрения воздействия на

БД последовательность операторов манипулирования данными (чтения, удале-

ния, вставки, модификации), такая, при которой возможны два итога:

— результаты всех операторов, входящих в транзакцию, соответствую-

щим образом отображаются в БД;

— воздействие всех этих операторов полностью отсутствует.

Понятие транзакции имеет непосредственную связь с понятием целост-

ности БД. Может сложиться ситуация, когда БД обладает такими ограничения-

ми целостности, которые просто невозможно не нарушить, выполняя измене-

ние только одним оператором. Для поддержания ограничения целостности до-

пускается ее нарушение внутри одной транзакции. Каждая транзакция начина-

ется при целостном состоянии БД и должна ее оставить после себя. Иначе вся

транзакция не будет выполнена и произойдет откат (ROLLBACK) к началу вы-

полнения транзакции.

В многопользовательских системах с одной БД могут работать несколь-

ко пользователей или прикладных программ. Одной из основных задач СУБД