Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень
часто безответственное, бездумное отношение к документам. До
сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном
архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек
лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ-
ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и
прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи-
вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений
о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один
сохранившийся документ может поменять наше представление и
знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи
не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут
и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть
свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело-
века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в
начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и
сегодня.
Специалистам, решившим связать свою профессиональную де-
ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе-
чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их
сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс
мер по организации хранения, предусматривающий создание ма-
териально-технической базы хранения документов (здания и по-
мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения,
средства климатического контроля, средства копирования и вос-
становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс
мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем-
пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох-
ранный).
Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых
к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про-
верке наличия и состояния дел.
Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны-
ми нормативными документами к зданиям и помещениям для
архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз-
мещаться в специально построенном или приспособленном для
хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до-
пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае-
мых, без вентиляции помещений.
Под архив должно быть предоставлено несколько помещений
так называемого основного назначения: хранилище документов;
помещения для приема, временного размещения, акклиматиза-
ции документов; помещение для использования документов; ра-
бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в
пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за-
пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб;
116
электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола-
гаться вне помещений хранилищ.
Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль
играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре-
жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение
документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни-
лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное
освещение должно быть рассеянно специальными светорассеива-
телями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап-
ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.
Для искусственного освещения применяют лампы накалива-
ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен-
тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный
для документов температурно-влажностный режим, учитывающий
их специфику. Так, для бумажных документов температура долж-
на равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха со-
ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем-
пература 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнит-
ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влаж-
ность воздуха 50 — 65%.
В помещениях не должно быть резкого колебания температуры
и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума-
гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили-
щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в
регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе-
циальных контрольно-измерительных приборов: термометров,
психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про-
ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа-
ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу-
нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная
уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти-
септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под-
вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне-
вых грибков.
При проведении уборок и санитарных обработок антисептика-
ми растворы не должны попадать на документы.
Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище
в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к
нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех-
нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).
Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются
стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол-
нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал-
лические шкафы и др.
117