несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя-
щей регистрации.
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты
входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты со-
ставления или подписания документов.
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов,
планов и отчетов, книг и копий документов.
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними дата-
ми являются даты подписания или утверждения. Если они не датирова-
ны, то дата определяется моментом опубликования или вступления до-
кумента в силу.
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото-
рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи-
сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая
крайних дат.
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются
первой и последней записями.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле-
ния, а не даты оригиналов.
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном
учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб-
ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:
дата заведения в первом учреждении;
дата поступления в другое учреждение;
дата окончания дела во втором учреждении.
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби.
Количество листов проставляется с целью сохранности доку-
ментов дела.
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения
дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.
Из перечисленных информационных характеристик более
подробно рассмотрим важнейшие из них — заголовок и анно-
тацию.
Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-
грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из
текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер-
низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ-
ными терминами.
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.
Простой заголовок складывается из расположенных в опреде-
ленной последовательности следующих элементов:
вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело,
материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы
и др.);
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно-
сти фактов, определить сущность содержания документов);
126
корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы-
ми был связан в своей деятельности фондообразователь);
предмет или вопрос (отражает содержание документов дела,
имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро-
вать);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в
документах, или на территорию, на которой были созданы доку-
менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото-
рой переписывался фондообразователь);
время (событий или составления документов);
формальные признаки (подлинность или копийность).
Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе
никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа-
ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе
признаков заведения: предметного, номинального, авторского,
корреспондентского, географического, хронологического, а так-
же формальных признаков подлинности и копийности.
Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела
по признакам их заведения, то не представляет труда составить
заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер-
жание документов этого дела.
Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди-
тельные документы в делопроизводстве формируются по номинально-
му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес-
кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида
документов, название автора и дату, а также будет указан формальный
признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро-
вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок
составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со-
держание документов. Например:
Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос-
сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.
Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.
Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили-
ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март
1926 г. Копии.
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со-
держания, и времени — периода составления документа. Например:
План работы коллегии Министерства общего и профессионального об-
разования Российской Федерации на 1996 г.
Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по
изучению декабристов и их времени за 1924 г.
Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информаци-
онно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов-
ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука-
зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и
содержания самих документов. Например:
127