кое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель,
срок исполнения, индекс дела по номенклатуре.
Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной
номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), что
позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фон-
да к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной
номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид докумен-
та, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), ко-
личество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню.
При формировании полей целесообразно использовать международ-
ный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в
основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государствен-
ных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа
являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), спра-
вочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные
(номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов докумен-
та в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ вос-
произведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хране-
ния — дела — являются: название учреждения, название структурной
части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, коррес-
пондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому отно-
сится содержание документов дела, место события, местонахождение
автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, край-
ние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ вос-
произведения, язык документов.
При завершении хранения единиц управленческой документа-
ции в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив
в течение установленного инструкцией по делопроизводству сро-
ка. База данных на документы также поступает в ведомственный
архив после предварительной обработки. База данных электронной
номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел.
Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной
БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хра-
нения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются.
Основными полями БД электронной описи являются: номер
дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по
сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, край-
ние даты документов, количество листов в деле, аннотация доку-
ментов. При формировании базы данных электронной описи це-
лесообразно учитывать требования к описанию единицы хране-
ния в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хра-
нения связана с регистрационной карточкой документа. Таким
образом, формируемая база данных представляет собой совокуп-
ность описи дел и электронного каталога.
Для унификации ввода информации и ускорения поиска, ис-
ключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы
252
данных классификаторы отраслей экономики (или использовать
ОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, ви-
дов документов и др.
Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в
случае соединения информационно-поисковой системы с систе-
мой электронного документооборота (полного или частичного).
Для этого в инструкции о службе документационного обеспече-
ния управления (ДОУ) следует предусмотреть категории доку-
ментов, подлежащих обязательному сканированию (с последую-
щим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внут-
ренних документов сканирование не требуется, так как файл до-
кумента имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл
документа соединяется с регистрационной карточкой документа.
Таким образом современные системы документооборота по-
зволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа
и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки
(полям базы данных).
Примером изложенного выше является «текущий» архив Министер-
ства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы
данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и
«Учет и контроль секретных документов». В состав информационного
массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы дви-
жения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние
описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходя-
щих документов, регистрация движения документов внутри организа-
ции и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и
распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполните-
лю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таб-
лицей является регистрационная карточка документа, полями — регис-
трационный номер документа, дата регистрации документа, номер эк-
земпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, ис-
полнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содер-
жание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код
адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция,
автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело,
индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив,
номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право
уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка доку-
ментов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям
в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал
наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении,
сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи
каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одно-
временно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения
ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов,
номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая сис-
тема после списания документов постоянного и долговременного хране-
253