Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.Н., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием
Подождите немного. Документ загружается.
81
дает возможность оценить уровень ИТ+обеспечения деятельности предприя+
тия в целом. При этом, разумеется, значимыми являются только отклонения
данного показателя от средних параметров:
● примерное соответствие величин бюджета, вообще говоря, не означает
адекватности ИТ+системы (так как возможно неэффективное исполь+
зование средств);
● значительное превышение бюджета по отношению к типовому может
быть вызвано как неэффективностью инвестиций в информационные
технологии, так и необходимым активным развитием организации в це+
лом и ее ИТ+системы, например для резкого изменения рыночной доли;
● значительное уменьшение бюджета по отношению к типовому свиде+
тельствует о недостаточном финансировании информационных техно+
логий и значительных предпосылках к неэффективной деятельности
предприятия.
В качестве источника для сравнения наиболее целесообразно использо+
вать достаточно репрезентативные данные различных консалтинговых ком+
паний. При этом необходимо помнить, что одна отдельно взятая статистика по
ИТ+затратам не позволяет измерить эффективность информационных техно+
логий и не является эталоном обязательного соответствия ИТ+системы зада+
чам бизнеса.
Текущий уровень ИТ+затрат, поддерживающих бизнес+модель конкретных
отраслей бизнеса, часто не адекватен новым условиям. Для большинства пред+
приятий причинами возрастания затрат на информационные технологии явля+
ются:
Пересмотреть
Устранить Проблемные
F
A
D
G
E
C
B
Выгодные
ИТпроекты
$3000 $2500 $1500$2000 $1000 $500 $–
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
Возможности
Бизнесценность
Рис. 6.2. Ранжирование ИТпроектов
Отраслевой анализ ИТзатрат
82
Глава 6. Методы повышения эффективности управления ИТ
● изменение модели бизнеса;
● развитие электронного бизнеса, расширение бизнеса в целом;
● изменение роли информационных технологий в организации.
В настоящем разделе для сопоставимости различных параметров, описы+
вающих расходы на информационные технологии, используются следующие
определения.
ИТбюджет предприятия. Категории, включаемые в ИТ+бюджет пред+
приятия:
● аппаратное обеспечение – затраты на лизинг, амортизацию, новые за+
купки (амортизируемые в течение года), оплату поддержки и обслужи+
вания клиентских компьютеров, корпоративные компьютеры, сетевую
инфраструктуру и инфраструктуру документооборота;
● ПО – стоимость лицензий, затраты на поддержку и обслуживание,
новые закупки и однократные затраты, а также амортизацию ПО;
● зарплата и выплаты внутреннему персоналу, включая разработчиков,
производственный персонал, персонал ИТ+управления, администра+
тивный и прочий персонал, кадровую службу, специалистов по обуче+
нию;
● внешние поставщики услуг – затраты на привлечение консультантов,
системных интеграторов, работников по контракту и прочих внешних
специалистов;
● затраты на голосовую связь, в том числе все затраты на внешних по+
ставщиков сетей голосовой связи. Они не включают аппаратное обес+
печение, ПО или внутренний персонал, связанные с данными затра+
тами;
● затраты на обмен данными, к которым относятся затраты на всех внеш+
них поставщиков, на обеспечение глобальных (кроме LAN) сетей пере+
дачи данных и реализацию иерархических и многопротокольных сете+
вых компонентов. Не включают оборудование, ПО или внутренний
персонал, связанный с данными затратами;
● оборудование – затраты на рабочие места, электричество, газ, воду,
аренду и т.п.;
● прочие затраты – транспортные и представительские расходы, времен+
ная помощь, обучение, ремонт и обслуживание, мебель и аксессуары,
почтовые и офисные расходы, амортизация продукции, не относящейся
к классу HW/SW, прямые расходы бизнес+единиц и аренду.
Капитальный ИТбюджет (ИТ Capital). Бюджет, покрывающий зап+
ланированные расходы на покупку ИТ+оборудования или новое строитель+
ство. Обычно в расходы на информационные технологии или операционный
83
бюджет на предприятии включают как расходы на приобретение комплекту+
ющих и капитальные вложения в течение года, так и другие платежи (в случае
аренды оборудования) и амортизационные отчисления (в случае приобретения
оборудования). Капитальный бюджет включает редко возникающие расходы,
которые амортизируются с течением лет на протяжении жизненного цикла ИТ+
актива. Например, большие серверы могут приобретаться только каждые пять
лет; строительство нового вычислительного центра может осуществляться
только один раз. Как результат – увеличение размера капитального бюджета
сильно зависит от конкретного предприятия и отрасли.
Скрытые ИТзатраты. Затраты, не включенные в ИТ+бюджет, могут
быть сравнимы с самим ИТ+бюджетом. Скрытые ИТ+затраты представляют
собой долю затрат, находящуюся вне поля зрения централизованной ИТ+служ+
бы (закупки производились бизнес+подразделениями и не были учтены ИТ+
службой). Зависимость скрытых ИТ+затрат как процента от дохода представ+
ляет собой автономную метрику и не используется для увеличения других
рассматриваемых параметров.
Общие ИТ+затраты = ИТ+бюджет – (Амортизация HW и SW) + Капи+
тальный ИТ+бюджет + Скрытые ИТ+затраты.
Таким образом, в представленных данных под понятием ИТ+бюджета по+
нимается сумма операционных (operational) расходов и амортизации (amorti+
zation) за конкретный год. Это означает, что ИТ+бюджет отличается от ИТ+
бюджета типовой российской компании, который обычно равен сумме
операционных и капитальных расходов, но при этом не включает амортизаци+
онные отчисления. Для проведения адекватного сравнения в соответствующие
значения бюджета российских организаций необходимо вносить эти поправки.
В табл. 6.2 показан пример среднеотраслевых значений затрат на информаци+
онные технологии (отчет компании Gartner Group).
Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии
Ключевые показатели Среднее значение
по всем отраслям
(2001 г.)
ИТбюджет (процент от дохода) 3,54
Капитальный ИТбюджет (процент от дохода) 1,31
Скрытые ИТзатраты (процент от дохода) 0,66
ИТбюджет на сотрудника, доллары США 6,891
ИТбюджет на технические средства, доллары США 8,381
ИТбюджет на конечного пользователя, доллары США 9,340
ИТбюджет на сотрудника ИТслужбы, доллары США 139,915
Доля пользователей ИТ по отношению ко всем сотрудникам 70
предприятия (%)
Отраслевой анализ ИТзатрат
84
Глава 6. Методы повышения эффективности управления ИТ
Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии
(продолжение)
Ключевые показатели Среднее значение
по всем отраслям
(2001 г.)
Доля сотрудников ИТслужбы по отношению ко всем 5,5
сотрудникам (%)
Число конечных пользователей, приходящихся на одного 27,4
сотрудника ИТслужбы
Число устройств, обслуживаемых одним сотрудником ИТслужбы 33,2
Распределение ИТбюджета по категориям ресурсов (сумма = 100%)
Аппаратные средства 20,4
Программное обеспечение 17,0
Внешние поставщики услуг 14,0
Голосовая связь 5,4
Передача данных 7,4
Внутренний персонал 32,6
Другое 3,1
ИТбюджет/Расходы – Аппаратные средства –
Распределение по типу (100%)
Компьютерыклиенты 29,1
Компьютеры масштаба предприятия 27,3
Управление документами 8,7
Сетевая инфраструктура 18,4
Другое 16,5
ИТбюджет/Расходы – Программное обеспечение –
Распределение по типу (100%)
Инфраструктура 24,6
Подписка/аренда 20,3
Приложения 42,5
Амортизация 12,2
Другое 0,3
ИТбюджет/Расходы – Внешние поставщики услуг –
Распределение по типу (100%)
Консалтинг/Разработка/Интеграция/Обучение 53,6
Поддержка 29,2
Аутсорсинг 12,8
Application Service Provider (ASP) 3,7
Другое 0,8
85
Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии
(продолжение)
ИТбюджет/Расходы – Сети/Телекоммуникации – Среднее значение
Распределение по типу (100%) по всем отраслям
(2001 г.)
Передача данных (IP/Internet) 46,5
Голосовая связь 38,5
Передача данных (не IP) 13,9
Другое 1,0
ИТбюджет/Расходы – Внутренний персонал –
Распределение по типу (100%)
Новые разработки/основные перспективные направления 21,0
Поддержка и сопровождение приложений 35,9
Производственная деятельность/операции 27,9
Администрация 14,0
Другое 1,2
Распределение капитального ИТбюджета по категориям ресурсов (100%)
Аппаратные средства 49,4
Программное обеспечение 30,7
Внешние поставщики услуг (лизинг) 16,6
Другое 3,3
Капитальный ИТбюджет/Расходы – Аппаратные средства –
Распределение по типу (100%)
Компьютерыклиенты 30,9
Компьютеры масштаба предприятия 34,0
Управление документами 8,8
Сетевая инфраструктура 24,7
Другое 1,6
Капитальный ИТбюджет/Расходы – Программное обеспечение –
Распределение по типу (100%)
Инфраструктура 27,0
Подписка/аренда 15,8
Приложения 56,1
Другое 1,1
Внешние поставщики услуг – Распределение по ролям (100%)
Внутренний персонал бизнесподразделений, 20,1
привлекаемый к работам над ИТпроектами
Отраслевой анализ ИТзатрат
86
Глава 6. Методы повышения эффективности управления ИТ
Таблица 6.2. Среднеотраслевые затраты на информационные технологии
(окончание)
Внешние поставщики услуг – Среднее значение
Распределение по ролям (100%) по всем отраслям
(2001 г.)
Работа по контракту/Внештатные работники 16,5
Консультанты по бизнесстратегии 8,6
Заказные разработки/Интеграция 24,6
Аутсорсинг 10,8
Поддержка и сопровождение продуктов 17,9
Другое 1,4
ИТслужба – Распределение по источникам финансирования (100%)
Внутренний персонал/Централизованное финансирование 67,9
Внешний персонал/Централизованное финансирование 15,4
Внутренний персонал/Финансирование бизнесединиц 12,9
Внешний персонал/Финансирование бизнесединиц 3,8
Анализ ТСО
В настоящее время успех или неудачная деятельность многих высокотехноло+
гичных компаний во всем мире связаны с использованием информационных
технологий (ИТ). Развитие информационных технологий требует от организа+
ций постоянного увеличения расходов на эти цели. В этой связи отечественные
компании не являются исключением: инвестиции в развитие информационных
технологий составляют или должны составлять значительную часть общего
бюджета организации. При этом, принимая решения о будущем развитии ин+
формационной системы, руководство должно постоянно помнить о проблемах
эффективности работы этой системы и необходимости анализа и учета совре+
менных ИТ+тенденций.
При выполнении этих задач со стороны высшего звена управления и ИТ+
менеджеров возникает ряд вопросов, требующих решения:
● Какие средства затрачиваются на информационные технологии?
● Оптимальны ли они для нашего бизнеса?
● Насколько хорошо работает ИТ+служба по сравнению с другими?
● Как мне управлять инвестированием в информационные технологии?
● Какие выбрать направления развития ИТ+инфраструктуры?
● Как обосновать ИТ+бюджет?
● Как доказать эффективность существующей информационной системы
и ИТ+службы?
87
● Какова оптимальная структура ИТ+службы?
● Сколько должны стоить аутсорсинговые услуги по сопровождению ин+
формационных технологий?
● Как оценить эффективность нового ИТ+проекта?
Для ответа на данные вопросы требуется проведение мероприятий по оценке
текущего уровня инвестиций в информационные технологии и анализу его адек+
ватности бизнесу, а также обеспечению управляемости процессом инвестиро+
вания. В основе решения этой задачи может лежать методология оценки сово+
купной стоимости владения (ТСО). Методология оценки ТСО предназначена:
● для получения полной информации о среде распределенных вычисле+
ний и совокупной стоимости владения;
● для сравнения подразделений организации между собой, а также с други+
ми организациями, аналогичными по функциональным возможностям;
● для оптимизации инвестиций путем непрерывного повышения качества
инвестиций, технологии, организации, процессов, степени удовлетво+
ренности конечных пользователей.
ТСО представляет собой набор методологий, моделей и средств для изуче+
ния совокупных затрат какой+либо ИТ+системы, которая поддерживает выпол+
нение определенной деятельности на качественном уровне обслуживания (уров+
не услуг). Основные компоненты ТСО – “прямые” и “непрямые” затраты.
Прямые затраты включают как капитальные компоненты (ассоциируемые
с фиксированными активами или собственностью), так и трудозатраты, кото+
рые учитываются в категориях операций и администрирования. Сюда же отно+
сят затраты на услуги удаленных пользователей, аутсорсинг и др., связанные
с поддержкой деятельности организации.
Непрямые затраты отражают влияние системы на пользователей посред+
ством таких измеримых показателей, как простои и “зависания” системы, за+
траты на операции и поддержку (не относящиеся к прямым затратам). Очень
часто непрямые затраты играют значительную роль, так как они не задейству+
ются бюджетом, не выявляются явно в анализе затрат, что в конечном счете
может привести к росту “скрытых” затрат пользователя.
Концепция ТСО была выдвинута Gartner Group в 1986–1987 гг. Для неко+
торого класса систем существует своя специфика определения этой модели.
ТСО является ключевым количественным показателем ИТ/ИС в компании,
так как позволяет оценить совокупные затраты на информационные техно+
логии, проанализировать их и, соответственно, управлять ИТ+затратами
(ИТ+бюджетом) для достижения наилучшей отдачи от информационных тех+
нологий.
Анализ ТСО
88
Глава 6. Методы повышения эффективности управления ИТ
В настоящий момент концепция ТСО является общепринятой для оценки
эффективности информационных технологий, и работы по управлению ТСО
считаются частью плановой работы ИТ+менеджеров (ИТ+департамента) за+
падных компаний.
Некоторые специалисты приводят целый ряд аргументов в пользу данного
подхода, которые рассмотрены ниже.
Измерение ТСО применяется как для “наведения порядка” в существую+
щих ИТ+активах, так и при рассмотрении будущих проектов. ТСО является
одним из важных критериев при выборе одного из нескольких технических ре+
шений, так как дает экономическую обоснованность этого решения. Однако
при принятии решения необходимо учитывать многие качественные и количе+
ственные технологические, управленческие, кадровые и финансовые момен+
ты. Не всегда наименьшее ТСО идет на пользу проекту.
Даже если рассматривать только прямые расходы на информационные тех+
нологии, то в большинстве случаев учитываются не все составляющие прямых
расходов. Многие компоненты, например расходы на управление или обучение
или техническую поддержку, упускаются из виду. В результате реальные пря+
мые затраты на ИТ+проекты оказываются существенно выше. Как показывает
практика западных компаний, доля стоимости оборудования и ПО в прямых
расходах составляет менее или около 50%. Другие составляющие прямых рас+
ходов представляют существенный интерес, так как могут быть уменьшены
в результате управленческих мероприятий (то есть практически без инвести+
ций), что очень важно, если компания действительно стремится снизить свои
издержки.
Структура прямых расходов важна при различных проектах. Часто даже
внутри затрат на покупку оборудования, ПО и услуг наблюдается нерациональ+
ное распределение ИТ+бюджета. Еще в большей степени это относится к дру+
гим составляющим прямых расходов, и особенно к косвенным расходам на
информационные технологии. Значит, организация ИТ+проектов в компании
находится не на должном уровне и может быть улучшена путем управленческих
решений (то есть без инвестиций). Более рациональное использование ИТ+
бюджета может сократить общую стоимость ИТ+проектов.
Вы никогда не сможете определить эффективность ваших ИТ+проектов без
расчета затратной части, а именно ТСО. Даже если прямой экономический
эффект от внедрения информационных технологий определен, его всегда надо
сравнивать с затратной частью, то есть ТСО.
Косвенные расходы, которые в ТСО для западных компаний составляют бо+
лее 50–60%, обычно не учитываются и не определяются, хотя они реально су+
ществуют и поглощают финансовые и прочие ресурсы компании. Они являются
очень важным показателем надлежащей организации работы корпоративных
89
информационных технологий и степени удовлетворенности конечных пользо+
вателей работой.
ТСО – интегральный показатель качества работы корпоративных инфор+
мационных технологий, который объединяет все моменты, характеризующие
их. Это объективный показатель, объединяющий как технические, так и управ+
ленческие и финансовые параметры, принятый как концепция и рабочий инст+
румент всеми компаниями и директорами.
Качество работы важно отслеживать с помощью модели ТСО (см. рис. 6.3),
так как плохие показатели свидетельствуют о том, что компания имеет пере+
расход средств на информационные технологии и непродуманную организацию
этой деятельности. Поскольку ИТ+бюджеты компаний ограничены (даже в Газ+
проме), то часть ИТ+проектов откладывается или не имеет достаточного фи+
нансирования. Это может привести к отставанию компании в применении ин+
формационных технологий и, как следствие, в конкуренции на рынке.
В ближайшие годы 50% всех инвестиций в американских компаниях будут на+
правлены в ИТ+технологии, телекоммуникации или связанные с ними отрасли.
Подсчет ТСО позволит направлять сэкономленные ресурсы в другие области
инвестирования компании.
Плохие показатели ТСО свидетельствуют о неэффективности технических
и организационных решений. Если руководству компаний небезразлично буду+
щее бизнеса, то анализ ТСО будет проводиться в организации. Без нее нельзя
эффективно развивать бизнес, так как в этом случае организация всегда будет
уступать своим конкурентам, расходуя ИТ+бюджет менее грамотно, чем они.
Доступность
систем
Стаб.
персонала
Приложения
собств.
закуп.
% ИТ
инвестиций,
поддержка
инициативы
Рост
доходов/
границ
Время
на рынке
Рост доли
на рынке
Персонал/
подразд.
Штат
Затраты/
подразд.
Эффектть
Процесс
Эффект
Контроль
Жизненный
цикл
Работа
персонала
Качество
Desktop,
перемещения,
добавления
и изменения,
break/fix
Минуты,
терабайты,
устрва
Строки
с кодом,
функц.
точки
MIPS,
DASD,
hardware,
software
Вызовы
(отработ.,
неотработ.)
Рейтинги
удовлетв.
конечных
польз.
Автоматизация продаж, поставок, CRM
ИТметрики
Операции
KPI
Инициативы
Критические
факторы
успеха
Ценность
бизнеса
(финансы,
операции)
Рис. 6.3. Составляющие модели ТСО
Анализ ТСО
90
Глава 6. Методы повышения эффективности управления ИТ
В ближайшем будущем, как упоминалось выше, ИТ+бюджет будет являться су+
щественным фактором, влияющим на финансовое состояние компании в целом.
Акционерам компании важно знать эффективность расходования ее средств.
Совет директоров должен не только быть уверенным в эффективности расхо+
дования корпоративных средств, но и представлять отчеты об аудитах и обо+
сновании инвестиций своим акционерам.
ИТ+директорам важно знать ТСО, так как это единственный объективный
показатель, позволяющий принимать решения в условиях воздействия многих
противоречивых факторов и давлений со стороны различных отделов и служб.
В итоге ТСО – решающий аргумент. Технические аргументы не всегда могут
оправдать финансовые потери и всегда могут быть оспорены.
Мероприятия по оптимизации ТСО на практике совпадают или определя+
ют ряд важных стратегических направлений развития информационных техно+
логий в компании. Например, мероприятия по стандартизации или по пере+
смотру структуры обучения. ИТ+директора могут использовать ТСО как
аргумент в обосновании финансовых требований по различным ИТ+проектам.
Бессмысленно развивать информационные технологии, не представляя
достаточно точно, какую экономическую выгоду компания будет с этого иметь.
Бессмысленно инвестировать новые ИТ+проекты, не определив, какие допол+
нительные прямые и косвенные расходы они принесут компании.
ТСО – важный инструмент в определении того, что нужно делать самим,
а что отдать на аутсорсинг. Отдав на аутсорсинг определенные участки корпо+
ративных информационных технологий с плохими показателями ТСО (напри+
мер, из+за неоптимального количества программистов для разработки соб+
ственных приложений или штата специалистов по телекоммуникациям),
компания может повысить эффективность ИТ+инвестиций. ТСО – основание
для привлечения внешних ресурсов или для решения задачи собственными
силами.
Стоимость услуг, лизинговых договоров должна базироваться на реальных
цифрах ТСО, особенно при долгосрочных контрактах. Кроме того, может ока+
заться, что эти контракты вообще невыгодны (например, приобретение обору+
дования выгоднее лизинга). Интегральный и объективный показатели каче+
ства организации ИТ+обслуживания в компании – это ТСО. Иным путем трудно
доказать, что работа налажена правильно.
ТСО позволяет определить участки корпоративных информационных тех+
нологий, куда следует делать инвестиции. Если на каких+то участках при рас+
четах ТСО отмечены недостатки, то их работу следует реорганизовать и задей+
ствовать на эти цели определенные инвестиции. Это может принести бо`льшую
отдачу, чем инвестиции в новые ИТ+проекты.
При определении косвенных расходов проводится анкетирование пользо+
вателей и выяснение объективных показателей качества функционирования