Цырульникова А.Б. Документационное обеспечение управленческой деятельности в строительстве

Подождите немного. Документ загружается.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Программа, методические указания и задания

к выполнению лабораторных работ с формами

по дисциплине «Документирование

управленческой деятельности»

Федеральное агентство по образованию

Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия

(СибАДИ)

Кафедра экономики и управления дорожным хозяйством

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Программа, методические указания и задания

к выполнению лабораторных работ с формами

по дисциплине «Документирование

управленческой деятельности»

Составитель А.Б. Цырульникова

Омск

Издательство СибАДИ

2007

УДК 658.5

ББК 65.050.9(2)2

Рецензент ст. преподаватель кафедры

«Проектирование дорог» Л.С. Морозова

Работа одобрена научно-методическим советом специальности 080502 в

качестве методических указаний к выполнению лабораторных работ.

Документационное обеспечение управленческой деятельности в

строительстве: Программа, методические указания и задания к выполнению

лабораторных работ с формами по дисциплине «Документирование

управленческой деятельности» / Сост. А.Б. Цырульникова.  Омск: Изд-во

СибАДИ, 2007.  37 с.

Методические указания к лабораторным работам составлены на основе

учебного плана и программы изучения дисциплины «Документирование

управленческой деятельности» (специальность 080502 «Экономика и управление

на предприятии (строительство)») и предназначены для оказания практической

помощи студентам при выполнении лабораторных работ.

Табл. 1. Ил. 2. Библиогр.: 8 назв.

 Составитель А.Б. Цырульникова, 2007

Введение

Совершенствование управления производственно-хозяйственными

системами, повышение уровня организации и эффективности

управленческого труда, обеспечение гарантированной стабильности

работы всех структур управления во многом зависят от того, насколько

рационально поставлено в учреждениях (организациях) документирование,

независимо от их профиля вида собственности и штатной численности.

Структурно курс представляет собой следующие элементы:

 технология оформления и составления документов традиционным

способом и с использованием ЭВМ;

 общепринятые лексика и стиль служебных документов, в том числе

и коммерческих;

 организация работы с документами: регистрация и учет, контроль

за исполнением, систематизация и хранение, поисково-справочная и

аналитическая работа.

Цель преподавания дисциплины  формирование у будущих

инженеров знаний и навыков документирования управленческой

деятельности.

Задачи дисциплины:

 ознакомить студентов с современной системой документационного

обеспечения управления предприятием (организацией) и

документооборотом;

 научить грамотно использовать регламенты (стандарты,

положения, инструкции) при оформлении организационно-

распорядительной, информационно-справочной документации, а также

документов по деятельности коллегиальных органов, кадровых и других

структурных органов управления;

 привить навыки правильного оформления деловой и коммерческой

переписки;

 изучить особенности адаптации типовых программных продуктов с

использованием ПЭВМ к реальным условиям документооборота

организации.

Знание вопросов современного документирования управленческой

деятельности поможет любому выпускнику четко и грамотно составлять и

оформлять различные документы общего и специального характера,

соблюдать основные правила и требования корреспонденции, учитывать

особенности межличностных управленческих отношений, правил

оформления и стиля деловых бумаг.

В результате изучения дисциплины студент должен:

 знать системы документации, требования к составлению и

оформлению документов, современные способы и технологию создания

документов;

 уметь грамотно разрабатывать основные виды управленческих

документов, осваивать типовые программные продукты в условиях

использования современной вычислительной техники, работать с

основными действующими законодательно-нормативными и нормативно-

методическими документами по организации делопроизводства;

 иметь представление об организации движения документов в

различных системах управления;

 владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки.

1. ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ»

Тема 1. Система документирования управленческой деятельности

Роль и значение документирования управленческой деятельности в

современных условиях.

Предмет изучения дисциплины, взаимосвязь с другими

дисциплинами. Роль специалиста в управлении предприятием, решении

проблем управления и офисной технологии.

Содержание понятий делопроизводства и корреспонденции,

документационного обеспечения управления (ДОУ). Пути

совершенствования составления служебных документов, рационализации

делопроизводственных процессов с учетом новых условий работы

организаций и их структур.

Нормативные документы и регламенты ДОУ.

Государственная система делопроизводства. Основные положения.

Унифицированные системы документации; классификаторы;

методические пособия; типовые инструкции, разработанные

Государственной архивной службой РФ; государственные стандарты по

делопроизводству.

Тема 2. Документ: понятие, классификация.

Основные требования к составлению и оформлению документов

Понятие документа. Критерии классификации документов.

Назначение документов. Унификация и стандартизация документов.

Системы документации: унифицированные, функциональные, отраслевые.

Бланки и форматы документов.

Формуляр – образец документа как модель унифицированной формы

документа.

Реквизиты документов. Состав и расположение реквизитов.

Варианты размещения реквизитов на бланках: угловой и продольный.

Служебные отметки на документах, датирование документов, адресование,

заголовок, заголовок к тексту и другие.

Тема 3. Язык и стиль служебных документов

Основные функции языка служебных документов, унификация

речевых средств. Языковые средства: регламентация сочетаемости слов;

трафаретизация информации; типизация текстов, официальность речевого

этикета.

Лексика и стиль, типовые фразы и полезные выражения. Тон

служебных документов.

Композиционное построение текста документа. Информационная

роль порядка слов в тексте, правила выбора слов и закономерности

словосочетаний. Сокращения (аббревиатуры): типы, правила. Типичные

ошибки в языке и стиле деловой документации: структурные,

морфологические, технические.

Тема 4. Методические основы оформления документов

Определение состава реквизитов, место их расположения.

Определение формата бумаги, правила оформления необходимых

реквизитов в соответствии с действующими ГОСТами.

Тема 5. Технология составления

и оформление служебных документов

Технологические особенности составления и оформления

организационно-распорядительной документации:

 организационные документы – уставы, положения, инструкции,

правила, договоры, контракты, бюллетени, трудовые соглашения;

 распорядительные документы – постановления, распоряжения,

решения, приказы, указания, протоколы, выписки из документов, краткие

варианты;

 справочно-информационные документы – акты, докладные и

объяснительные записки, письма (запросы, уведомления, приглашения,

уточнения, сообщения, задания, требования, реклама, резюме для

поступления на работу по конкурсу).

Тема 6. Документооборот, общие правила

его организации и учета

Особенности организации движения документопотоков: входящего,

исходящего и внутреннего.

Регистрация служебных документов: индексация, формы

регистрации документов и порядок их заполнения.

Построение справочного аппарата для аналитической

документационной работы. Компьютерные средства организации

документооборота.

Организация контроля исполнения документов: сроки, задачи,

нормативная база. Анализ и обобщение данных контроля. Особенности

компьютерной технологии.

Тема 7. Систематизация документов

Упорядочение и хранение исполненной документации. Основы

систематизации документов. Принцип и порядок разработки

номенклатуры дел. Формирование дел и систематизация отдельных

категорий документов. Особенности в условиях компьютерной

технологии.

Тема 8. Подготовка дел к последующему

хранению и использованию

Упорядочение и хранение исполненной документации. Экспертиза

ценности документной информации. Предархивная обработка и порядок

сдачи дел в архив. Организация работы служебного архива. Порядок

уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Правила

согласования работы архива с региональными архивными органами

управления.

По окончании лекционного курса и лабораторных работ студенты

сдают зачет, который проходит в форме тестирования.

2. УКАЗАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

2.1. Лабораторная работа № 1

Основные требования к составлению и оформлению документов

Цель работы: изучить типовые правила оформления и составления

документов в соответствии с требованиями Государственной системы

документационного обеспечения управления (ГСДОУ); закрепить

теоретические знания о документе, бланке документа, реквизитах

документа; научиться оформлять общий бланк предприятия в электронном

виде.

Задание к лабораторной работе № 1: Используя программные

продукты MS Word и MS Excel, а также образцы электронных документов,

подготовить и оформить в соответствии с ГОСТом общий бланк, бланк

письма (с угловым и продольным расположением реквизитов) и бланк

конкретного вида документа (23 документа на усмотрение студента).

Указания к выполнению лабораторной работы: ГОСТ Р 6.30-2003

[1] распространяется на организационно-распорядительные документы,

относящиеся к ГУДОУ – постановления, приказы, распоряжения, письма,

протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93

«Общероссийский классификатор управленческой документации.

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения

информационных элементов документов – реквизитов, требования к бланкам

документов.

Схемы расположения реквизитов для наиболее широко

применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении

постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 2.1 и 2.2.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации по Общероссийскому классификатору

предприятий и организаций;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа по общероссийскому классификатору

управленческой документации;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;