Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент

Подождите немного. Документ загружается.

210 Часть III. Технологии информационного менеджмента

ного администратора. Эту функцию может выполнять менеджер-

пользователь МИС, в системах проектирования МИС осуществ-

ляется постоянный контроль (аудит) доступа к информационным

объектам проекта МИС.

Обеспечивается также поддержка ролей проектных групп, что

позволяет динамично организовывать временные коллективы по

проектированию МИС из сотрудников разных отделов и

доступ

информации

такой рабочей группе, не нарушая общих правил досту-

па к информации, принятых в проектной организации.

Почтовая система средств проектирования и развития МИС

позволяет в режимах копирования или пересылки отправлять в

другие почтовые системы как единичные проектные документы,

так и составные текстовые и визуальные объекты. Объекты также

можно отправлять пользователям других систем с помощью стан-

дартной электронной почты. Менеджер может являться адресатом

в почтовых системах, не зная правил электронной почты, если

системный администратор определил абонентов других почтовых

систем в качестве его внешних адресатов.

Имеется возможность

тесной интеграции средств проектирования

с поисковыми серверами

Internet.

Менеджеру, занятому развитием МИС,

может быть предоставлена возможность доступа через свою рабочую

станцию к любому сетевому узлу Internet посредством стандартных

программ просмотра WWW через стандартные протоколы.

Модули управления системой проектирования и ее конфигу-

рация имеют подсистемы управления пользователями, типами

объектов проектирования, рабочими станциями и т.д. Различным

пользователям может быть предоставлен доступ к отдельным под-

системам, что позволяет разделить обязанности по управлению

системой проектирования МИС между отдельными менеджера-

ми.

Все инструменты администрирования процесса проектирова-

ния и развития МИС снабжены графическим интерфейсом.

В системах проектирования МИС введено понятие

программно-

го

компонента,

являющегося мощным средством разработки и рас-

пространения программных решений. Так, если клиенту нужно

внедрить специальную систему отчетов, для которой требуется ввод

дополнительных классов, объектов, типов доступа к данным, то эту

работу можно выполнить на локальной модели системы, затем со-

хранить проектное решение в виде программного компонента —

текстового файла, содержащего все сведения о необходимых изме-

нениях программного кода (проектного решения). Этот файл мож-

Глава 8. Технологии информационного менеджмента 211

но отправить по электронной почте клиенту, которому останется

лишь установить изменяемый компонент с помощью процедуры

drag and

drop.

Если же выяснится, что вновь установленный компо-

нент МИС внес в работу системы нежелательные изменения или

просто в нем отпала надобность, системный администратор может

его удалить. При этом все принадлежащие программному компо-

ненту элементы подсистемы будут удалены автоматически.

Для

создания специализированных менеджерских приложений

важ-

ной частью систем проектирования МИС является объектно-ори-

ентированный интерфейс

между

внешними приложениями и объек-

тами управления. Используя этот интерфейс, можно создавать при-

кладные программы на разных языках программирования.

В составе системы проектирования МИС включает, как пра-

вило,

собственный язык программирования, используемый для

создания клиентских макрокоманд и сценариев работы МИС, а

также объектно-ориентированную среду для организации взаимо-

связи разработчика и пользователя информационной системы с

графическим интерфейсом.

Обеспечивается защита от несанкционированного доступа,

контроль всех попыток доступа к проектным данным на сервере.

Это

означает,

что

к любым объектам проекта МИС возможен только

надлежащим образом санкционированный доступ.

Системный менеджер, знающий возможности систем проек-

тирования и развития МИС и имеющий в своей группе админис-

тратора различных комплексов системы проектирования, может

успешно руководить функционированием и развитием информа-

ционных систем для достижения целей управления.

8.6. Комплекс прикладных программ для решения

задач информационного менеджмента

Сетевые операционные системы. Системная деятельность менед-

жера требует достижения информационного комфорта с использо-

ванием пакета прикладных и системных программ различного на-

значения. Важнейшие из них рассматриваются в данной части.

В сложном мире компьютерных информационных систем со-

временным менеджерам требуется прежде всего эффективно ис-

пользовать возможности серверных операционных систем, обес-

печивающих высокую производительность, простой запуск мно-

гих серверных приложений, телекоммуникационные функции,

212 Часть III. Технологии информационного менеджмента

осуществляя тем самым руководство персоналом, оснащенным

компьютерами.

Современные сетевые операционные системы (ОС) (напри-

мер,

Microsoft Windows NT Server) — надежная платформа для

управления информационной системой любого масштаба: от про-

стейшей сети из нескольких персональных компьютеров до слож-

ной гетерогенной системы на сотни тысяч пользователей.

Система безопасности современных ОС обеспечивает серти-

фицированную защиту информации и системных служб от несан-

кционированного доступа и от неквалифицированных действий

пользователей.

Одни из основных преимуществ сетевых операционных сис-

тем — возможность

многоцелевого использования серверов

(сервер

файлов и сервер приложений) и организация

эффективного

обме-

на

сообщениями

при управлении большими базами данных. Ме-

неджерскую информационную систему, используя сетевые ОС,

можно построить на единой платформе, что в итоге позволит су-

щественно снизить затраты на функционирование системы и обу-

чение персонала.

Современные сетевые операционные системы работают на раз-

ных аппаратных платформах, на компьютерах с несколькими про-

цессорами. При этом общая производительность сетевых ОС по-

вышается при увеличении мощности компьютерных средств. Для

пользователей поставляются версии сетевых ОС, поддерживаю-

щие русский язык.

Системный менеджер может использовать серверную опера-

ционную систему как средство координации персонала управле-

ния, действующего в составе рабочей группы (например, пакет

Workstation). Это обеспечивает интеграцию менеджеров-пользо-

вателей МИС, разработчиков программного обеспечения, а также

персонала, занятого делопроизводством, графикой и дизайном в

МИС.

Действующие в составе сетевых ОС

пакеты для управления

системным менеджером рабочих групп

МИС обеспечивают безопас-

ное подключение к сети Internet, высокую степень устойчивости

и надежности комплексной системы защиты приложений в защи-

щенном адресном пространстве. Ядро сетевой операционной сис-

темы, драйверы устройств и данные МИС надежно защищены от

некорректных действий пользователя. Даже в случае аварийного

сбоя в работе какого-либо приложения сетевая операционная си-

стема вместе с работающими приложениями находится в полной

Глава 8, Технологам информационного менеджмента

213

безопасности. Это повышает эффективность действий системного

менеджера, работающего в сетевой среде.

Разработчики информационных систем, менеджеры использу-

ют возможности сетевых операционных систем для объединения

различных рабочих станций с персональными компьютерами для

интенсивной обработки данных с помощью методов вытесняю-

щей многозадачности, что дает пользователям возможность вы-

полнять одновременно несколько приложений без потери произ-

водительности. Например, пользователи могут работать с прило-

жениями в то время, когда в фоновом режиме идет загрузка дан-

ных из сети Internet, печать документов и копирование данных с

сервера сети на локальный диск компьютера рабочей станции для

доступа к сети Internet.

Сетевые операционные системы групповой

работы менеджеров

поддерживают программы просмотра Web-стра-

ниц, сетевые протоколы для работы

Internet. Менеджеры-пользо-

ватели могут также создавать свои собственные Web-страницы и

совместно использовать их информацию внутри рабочей группы,

что обеспечивается наличием в сетевых операционных системах

встроенного персонального Web-сервера.

Рассмотренные возможности операционных средств управле-

ния в рабочих группах важны для системного менеджера любой

организации, где высокая производительность, надежность и ми-

нимальные расходы на управление и эксплуатацию информаци-

онной системы

—

обязательные требования.

Освоив возможности и процедуры применения сетевых опера-

ционных средств, системный менеджер обеспечивает

высокий

уро-

вень организации рабочих групп

и их интерпретацию в корпоратив-

ные системы.

У системного менеджера есть еще один аспект обретения лич-

ностных информационных ресурсов

—

это

освоение

информацион-

ной технологии личной работы

офисе.

Новые версии семейства офисных программных проектов вклю-

чают ориентированные на менеджера приложения, обеспечиваю-

щие возможность личной продуктивной работы, групповой обра-

ботки информации, поддерживают технологии Internet и представ-

ляют пользователям готовые инструменты для создания гибких

корпоративных Intranet-решений.

Системный менеджер должен эффективно использовать самые

популярные офис-приложения, объединенные в единую среду для

работы текстовых процессоров (Microsoft Word), электронных таб-

214

Часть III. Технологии информационного менеджмента

лиц (Microsoft Excel), средств подготовки и демонстрации презента-

ций (Microsoft PowerPoint) и приложений для организации работы

менеджера

офисе (например, Microsoft

Outlook),

в Internet (Microsoft

Qutlook Express) и средства СУБД (например, Microsoft Access).

Таким образом, офисные информационные системы исполь-

зуются как интерфейс для эффективной организации повседнев-

ной работы команды системного менеджера. Встроенная элект-

ронная почта позволяет хранить список контактов, расписание

встреч и событий, календарь, список задач и т.д. Все инструмен-

ты,

необходимые для организации системной и персональной де-

ятельности менеджеров, собраны в едином комплексе для коллек-

тивной работы с документами и анализа информации, для удоб-

ного и быстрого осуществления оригинальных эффективных орга-

низационных решений, ориентированных на потребности конк-

ретного менеджера, для поддержки корпоративных технологий

Intranet, что дает возможность создавать разветвленные менеджер-

ские Internet-сети, как внутренние, так и с выходом в Internet.

Слагаемые эффективной организации работы менеджера. Все это

обеспечивает согласованность, высокую производительность в ра-

боте менеджера и быстрое получение результатов.

При этом активно используются:

• развитая

система помощи

на русском языке, обеспечиваю-

щая консалтинг в решении самых трудных информаци-

онных задач менеджмента, используя для развития МИС

систему мастеров-агентов и инструментарий экспертных

систем;

•

помощники

(например, Office Assistant), которые обеспечи-

вают менеджеру необходимую информацию, дают советы,

как

лучше

выполнить то или иное действие, они также пред-

ложат подсказку (на русском языке), найдут нужный про-

граммный инструмент в приложениях. Внимательно следя

за

действиями менеджера, программный офис-помощник при

необходимости предлагает наиболее простой и эффектив-

ный путь решения организационной и управленческой за-

дачи, а также обеспечивает возможность быстрого освоения

новых инструментов в процессе работы и развития МИС;

• ряд графических функций, создающих менеджеру комфорт

при

автокоррекции схем алгоритмов

формул,

что помогает из-

бежать часто встречающихся ошибок при написании фор-

мул и автоматически исправлять их при наборе;

Глава 8. Технологии информационного менеджмента

215

• функция

рисования таблиц

на экране позволяет, используя

специальные инструменты для рисования таблиц (например,

Table Drawing Tool) и текстовые редакторы, быстро созда-

вать таблицы любого вида. Для рисования на экране строк,

столбцов, отдельных ячеек различных форм документов,

слияния и добавления ячеек можно воспользоваться специ-

альными карандашом и ластиком;

•

эффективные настройки формата ячеек

электронных

таб-

лицах дают возможность поворачивать текст на произволь-

ный угол, разделять ячейки или объединять их, автомати-

чески подгонять размер ячейки к размеру текста;

•

мастера писем

(Letter Wizard), которые экономят время, ав-

томатизируя процесс создания стандартных элементов пи-

сем (например, форматирование и указание адреса), вклю-

чая элементы содержания письма;

•

инструментальные средства

под общим названием «Масте-

ра» обеспечивают менеджеру информационный комфорт при

специальных работах;

•

мастера для многоступенчатой работы

офис-пакетах

по-

зволяют экспериментировать с важными данными, не боясь

потерять их;

•

мастера

для

анализа таблиц

(Table Analyzer Wizard) автома-

тически превращают плоскую таблицу с данными в мощную

реляционную базу данных, автоматически создав несколько

таблиц взаимосвязи;

• встроенные в офис-пакеты

языки программирования

быстро

создают приложения, ориентированные на выполнение спе-

цифических задач информационного менеджмента.

Эффективную организацию разнообразных видов работы ме-

неджера обеспечивают:

• диспетчеры информации (например, Microsoft Outlook), ко-

торые хранят сообщения электронной почты, сведения о

встречах, контактах, задачи и документы; позволяют сис-

темному менеджеру устанавливать связи между различными

информационными элементами; указывают список людей,

рассылая приглашения на встречу по электронной почте или

факсу. Организацию ежедневной работы менеджера обеспе-

чивают пакеты быстрой и удобной связи с окружающим

миром (например, Outlook

—

календарь), что позволяет на-

значать и хранить информацию о встречах и напоминать о

216 Часть III. Технологии информационного менеджмента

них в нужный момент. Такие пакеты имеют гибкие настройки

режима просмотра календаря (день, неделя, месяц, несколь-

ко дней, не следующих один за другим, и т.п.); средства

ведения журнала, где регистрируют действия менеджера, фик-

сируя время; дают возможность находить файлы на основе

последнего времени работы с ними, а не по названию или

месту записи, а также позволяют автоматически вести исто-

рию контактов с конкретными менеджерами. При этом ме-

неджер может использовать флаги

сообщений,

устанавливаю-

щие атрибут сообщения как напоминание о необходимости

еще раз вернуться к данному сообщению, к дате или к заме-

чанию, требующему определенного действия. Менеджер

может осуществлять автоматический просмотр файлов, вы-

водить на экран первые три строчки каждого сообщения как

подзаголовки сообщений. Таким образом, есть возможность

быстро сортировать сообщения по тематике, важности и

срочности, принимая решения в реальном времени во вре-

мя чтения документов. Средства отзыва посланного сообще-

ния позволяют менеджеру вернуть письмо, отправленное

другому пользователю, если он еще не прочитал его.

Средства

планировщика встреч отображают свободное и заня-

тое время менеджера, позволяя выбрать для встречи время, наи-

более удобное для всех приглашенных, и автоматически разослать

приглашения. В папке «Входящие» будут появляться ответы, под-

тверждающие встречу или отклоняющие ее.

Средства поддержания

контактов позволяют быстро связывать-

ся с теми, кто занесен в базу контактов менеджера. Поддержива-

ется возможность связи по телефону, факсу, электронной почте,

через Internet. При этом в Журнале контактов остается запись о

произведенном звонке или посылке сообщения.

Коллективная работа в офисе может быть организована над

отдельными документами или целыми структурами документов и

проектов несколькими пользователями одновременно.

Офисные системы могут осуществлять связь с объектом управ-

ления, учитывать товары на складах, производить управление по-

ставками и анализ движения товаров, выписывать счета, наклад-

ные,

чеки, командировочные удостоверения, автоматически рас-

сылать счета, периодически обновлять список продукции на Web-

сервере компании, принимать заявки на представленную в Internet

продукцию, обслуживая, таким образом, магазин в Internet и дру-

гие аспекты электронного бизнеса.

Глава 8. Технологии информационного менеджмента

217

Офисные системы

—

мощная база для построения информа-

ционных комплексов, ориентированных на потребности систем-

ных менеджеров конкретной организации взаимодействия через

технологии Internet. Это дает возможность быстро создавать муль-

тимедийные Web-страницы в требуемых форматах (HTML, XML'),

сохранять документы в этих форматах, просматривать готовые

документы, а также создавать гипертекстовые ссылки для переме-

щения между частями документа и от документа к документу.

Ссылки могут быть помещены внутрь документа и указывать либо

на Web-страницу, либо на другой документ, либо на конкретное

место в документе. Ссылки будут выполнены, где бы документ ни

находился: на диске пользователя, во внутренней корпоративной

сети или в сети Internet. С помощью офисных средств системный

менеджер может легко и быстро создавать многостраничные ги-

пертекстовые документы, обеспечивающие пользователю наибо-

лее простой способ поиска информации внутри документов, в

корпоративной

сети,

публиковать документы на персональном или

корпоративном Web-сервере, организовывать согласование взаи-

модействия подчиненных.

Для этой цели менеджер может использовать

Мастера

созда-

ния

Web-страниц,

что позволяет осуществить дизайн прекрасно

оформленных личных Web-страниц менеджера в сети Internet,

используя пошаговые инструкции.

состав таких офисных средств

входят: библиотеки шаблонов для создания Web-страниц, панели

инструментов

Web, стандартные функции просмотра ресурсов

Internet. Это позволяет быстро возвращаться назад к закрытой стра-

нице, перемещаться между документами, страницами или отдель-

ными частями документов Internet.

Средства для

Web-запросов

офисных системах

импортируют

динамически изменяющиеся данные (например, курсы ценных

бумаг, биржевые котировки в специальную форму, содержащую

результаты запросов Web (Web Queries)). Данные могут непосред-

ственно подставляться в формулы и диаграммы или автоматичес-

ки записываться в дневник менеджера.

Средства публикации

на

Web-сервере данных менеджера

публи-

куют любую информацию из баз данных (таблицы, выборки, фор-

мы,

отчеты) на корпоративном Web-сервере или на других серве-

рах сети Internet, организуя живые интерактивные страницы, ди-

намически отражающие самую свежую информацию о процессах

HTML, XML

—

гипертекстовые языки для взаимодействия в сети Internet.

218 Часть III. Технологии информационного менеджмента

менеджмента. Эти страницы позволят менеджерам запрашивать

нужные данные, редактировать отдельные строки таблиц и добав-

лять информацию в существующую базу с помощью средства про-

смотра ресурсов Internet.

Средства презентации офисных систем

(например, PowerPoint

Animation Player for ActiveX) дают возможность менеджеру публи-

ковать на страницах Web мультимедийные презентации, содержа-

щие анимацию, звуковые эффекты, гипертекстовые ссылки и спе-

циальные эффекты.

В ряде программ (Lotus) используются функциональные ком-

плексы, агенты-программы, гарантирующие выполнение сложной

алгоритмически связанной операции менеджерской технологии.

Таким образом, современные офисные средства

—

это программ-

ное обеспечение системного менеджера, созданное с учетом осо-

бенностей применения на различных объектах управления для эф-

фективного использования ресурсов компьютеров за счет общих

элементов для всех приложений. Команды меню, панели инстру-

ментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и

английского языков, средства рисования представлены единым на-

бором

инструментов.

Это позволяет сэкономить дисковое простран-

ство и организовать эффективное использование серверной архи-

тектуры корпоративной сети. Расходы, которые приходятся на обу-

чение менеджера навыкам работы с информационной системой, по

данным Microsoft, могут составлять около 45% от общих затрат на

функционирование информационных систем. Сокращение этой

статьи расходов достигается за счет выбора системным менеджером

офисных программных продуктов со следующими свойствами:

• »

<вее

приложения должны иметь единый интерфейс, что сни-

жает затраты на обучение. Освоив одно приложение, пользова-

тель может самостоятельно начинать работать в любом другом;

• наличие одинаковых инструментов в разных приложениях

удешевляет освоение офисных приложений;

• наличие обучающих элементов и удобного интерфейса (Ма-

стеров подсказок и Помощников), а также удобной и все-

объемлющей контекстно-связанной системы помощи позво-

ляет менеджеру успешно осваивать программные продукты

непосредственно в процессе работы;

• инфраструктура поддержки иностранных и русскоязычных

текстов, включающих программы-переводчики, позволяет

быстро решать текущие вопросы;

Глава 8. Технологии информационного менеджмента 219

• использование средств администрирования серверов, сетей,

баз данных поддерживает любой тип конфигурации инфор-

мационной системы (локальная, корпоративная, серверная и

распределенная), используя специальные мастера сетевой ус-

тановки (например, Network Installation Wizard), что обеспе-

чивает задание подчиненным менеджеров согласованных сце-

нариев действий'на рабочих местах в компьютерной сети.

Таким образом, углубленная самоподготовка менеджера воз-

можна с использованием обучающего окружения прикладных

программ офисных технологий. Освоение менеджером совре-

менных средств МИС повышает его конкурентоспособность,

позволяет достичь высокой системной производительности ра-

боты, интеграции информационной и управленческой деятель-

ности за счет рационального выбора и освоения информаци-

онных средств и информационных технологий.

8.7. Заключение

Рассмотренные в

данной части

современные

средства

информаци-

онного менеджмента ориентируют системного менеджера на разно-

стороннее освоение приемов работы на персональном компьютере.

Менеджеры, знающие структуру и возможности менеджерских ин-

формационных систем (МИС), отличающиеся глубоким понима-

нием возможностей системных средств информатики, организую-

щие согласованное взаимодействие персонала управления, получа-

ют существенные возможности в достижении целей менеджмента.

Серверы, кластеры, рабочие станции, локальные и глобальные

сети — средства менеджера в надежной системной интеграции

элементов управляемых объектов сложных процессов управления.

Использование менеджером средств визуализации, интегри-

рованных с базами данных, — путь к радикальному улучшению

системной наблюдаемости и управляемости сложных объектов.

Реинжиниринг объектов управления эффективен лишь под

управлением системы проектирования и развития информацион-

ных систем, что обеспечивает баланс информационных и испол-

нительных компонентов, реальное понимание стратегии и такти-

ки эффективного управления.

Каждый из комплексов информационных средств имеет адми-

нистратора, тесно связанного с группой системного менеджера.

Эффективный системный менеджер

—

фактический соруководи-