Косарев В.П., Еремин Л.В. Экономическая информатика: Учебник

Подождите немного. Документ загружается.

Прикладные программные средства

221

Удобным вспомогательным средством является дополнитель-

ное меню редактирования. Для его появления следует вьщелить

фрагмент текста и затем нажать

правую

кнопку мыши. Появляю-

щееся контекстно-зависимое меню (рис. 5.12) позволяет копиро-

вать выделенный текст (команда Копировать), вырезать его, т.е.

копировать

удалением (команда

Вырезать),

вставлять

ранее

ско-

пированный

текст

(команда

Вставить),

менять

размер

букв и

стиль

их написания (команда

Шрифт),

а также редактировать абзац.

Рис.

5.12. Контекстно-зависимое меню

После

набора

редактирования текста необходимо

его

сохра-

нить,

для чего следует нажать соответствующую кнопку на пане-

ли инструментов или воспользоваться последовательностью дей-

ствий по меню Файл/Сохранить. Если текст сохраняется первый

раз,

то файлу, содержащему данный текст, необходимо присво-

ить имя. Для этого выбирается последовательность действий по

меню

Файл/Сохранить

как.

После

этого необходимо выбрать имя

диска, директорию

ввести имя файла. Созданный файл автома-

тически получит расширение doc.

Необходимо обратить внимание на

следующее:

Word 97 име-

ет кодировку символов, отличную от кодировки, принятой в бо-

лее

ранних

версиях.

Причем возможно прочитать

Word

текст,

набранный в Word

95/7.0/6.0.

Если

же

текст набран в Word

97,

то

прочитать его средствами Word 95/7.0/6.0 невозможно.

При работе

одним текстом на машинах

разными версиями

офиса целесообразно работать

кодировке Word

95/7.0/6.0,

кото-

рая понятна в любой версии. Это необходимо учитывать при со-

хранении текста

Word

97.

При первоначальном сохранении тек-

ста необходимо выбрать тип файла Word 6/95.

222

Глава 5

Если пользователь работает с файлом, созданным некоторое

время назад, то, чтобы увидеть его на экране, выбирается после-

довательность действий Файл/Открыть. Появляется меню, ана-

логичное предыдущему, и пользователь выбирает из списка имя

требуемого файла, в результате чего этот файл будет загружен.

Текстовый редактор Word обладает широкими возможностя-

ми для печати текстов на принтере. Для печати необходимо выб-

рать последовательность опций Файл/Печать.

Открывающееся меню (рис. 5.13) позволяет:

Рис.

5.13. Окно подготовки печати документа

• задать число копий текста через опцию копий;

• указать - выдать на печать все страницы, только отмечен-

ные,

отдельные страницы или последовательности страниц;

• если необходимо распечатать тексты не сразу или на другой

машине, то полезно выдать весь текст в специальный файл печа-

ти (Печать в файл). После этой операции можно распечатать дан-

ный файл на любом принтере.

Прикладные программные средства

223

При подключении к ПК нового принтера необходимо провес-

ти определенную работу по настройке редактора на тип этого

принтера. В Windows данная работа осуществляется с помощью

мастера-установщика принтера.

При печати документа могут возникнуть различные ситуации.

В этом случае одно из приложений Windows - Диспетчер печати

попросит помощи, выдав на экран соответствующее предупреж-

дение (рис. 5.14). Отметим, что это сообщение может быть в зави-

симости от версии Windows как на русском, так и на английском

языке.

Рис.

5.14. Окно предупреждения

Возможна ситуация, когда необходимо прекратить процесс

печати. В этом случае при нажатии клавиш [Ctrl]+[Esc] появится

меню, как при нажатии клавиши [Пуск].

Выбрав на этом меню Настройка, а затем на появившемся под-

меню Принтеры, можно удалить задание, т. е. прекратить распе-

чатку текста. Отметим, что если не удалить задание, а выклю-

чить принтер, то при последующем его включении печать будет

продолжена.

Часто перед печатью потребуется провести некоторую перво-

начальную обработку текста. Например, вставить номера стра-

ниц, дату и время печати и т.д." Такие возможности в редакторе

имеются. Для вставки в текст номеров страниц выбираются оп-

ции Вставка/Номера страниц. На экране появится подменю.

Выбор местоположения номера страницы осуществляется с

помощью опций Положение (вверху страницы или внизу) и Вы-

равнивание (в правом углу страницы, левом или более сложное

расположение нумерации на четной и нечетной страницах). При-

чем в окне Пример видно, в каком месте на странице будет нахо-

диться номер.

224

Глава 5

Текущие дата и время устанавливаются с помощью выбора

опций Вставка/Дата и время.

Текстовый редактор Word имеет развитые средства для обме-

на информацией с другими приложениями Windows. Кроме того,

в этот текстовый редактор встроены средства, которые позволя-

ют рассматривать данный редактор как небольшую издательскую

систему.

Редактор имеет средства для вставки в текст готовых и постав-

ляемых вместе с этим редактором рисунков. Задав последователь-

ность опций Вставка/Рисунок/Картинки (рис. 5.15), можно иметь

возможность выбрать любой графический объект, рисунок, зву-

ковой или видеофайлы.

Рис.

5.15. Окно вставки графических объектов

Помимо уже готовых рисунков можно изготовить и поместить

в текст любые графические образы. Для этого служит графичес-

кий редактор Paint. Для его вызова необходимо нажать кнопку

Пуск на экране, затем в появившихся меню выбрать Программы/

Стандартные/Paint.

Прикладные программные средства

225

Для переноса информации из Paint в текстовый редактор

можно воспользоваться буфером обмена Windows. Для этого в

графическом редакторе необходимо выделить информацию, ко-

торая должна быть перенесена в текстовый редактор, и помес-

тить ее в буфер операциями Копировать или Вырезать. После

этого необходимо вернуться в текстовый редактор, поставить

в необходимое место на экране курсор и выбрать Правка/Вста-

вить. Созданный графический образ будет перенесен в тексто-

вый редактор.

Такую возможность - перенос информации через буфер обме-

на из одного приложения

другое имеют

все

приложения Windows,

но надо иметь в виду, что наличие графических образов в тексте

уменьшает скорость работы текстового редактора даже для дос-

таточно мощных компьютеров.

Помимо вставки графических объектов, подготовленных с

помощью редактора Paint, Word позволяет вставлять в текст элек-

тронную таблицу из пакета Excel 97 и проводить расчеты. После

выхода из этого режима в тексте останется таблица Excel, кото-

рая в своих ячейках будет содержать те величины, которые были

введены или вычислены.

Кроме таблицы из Excel можно воспользоваться таблицей из

редактора, которая представляет собой список, состоящий

из

строк

и колонок. Эта таблица является удобным средством для форма-

тирования текста и позволяет выполнять простые расчеты для

числовой информации, введенной в эту таблицу.

Для построения таблицы необходимо установить курсор в то

место, где нужно поместить таблицу, и затем выбрать последова-

тельность Таблица/Добавить таблицу.

В появившемся окне надо указать необходимые характерис-

тики таблицы, т.е. число столбцов и строк, после чего на экране

появится таблица с заданным числом строк и столбцов. Следую-

щий шаг - внесение информации в таблицу.

Процесс создания таблицы можно ускорить, если воспользо-

ваться кнопкой Добавить таблицу на панели инструментов. Пос-

ле нажатия кнопки появляется решетка, в которой можно задать

размер таблицы с помощью мыши.

Появляющаяся таблица разделена на строки и столбцы. Часть

таблицы, ограниченная отрезками решетки, называется ячейка-

226

Глава 5

ми.

В каждую ячейку может вводиться любая информация.

Переход от ячейки к ячейке лучше всего осуществлять клавишей

[Tab|.

Все манипуляции с таблицей можно проводить, используя оп-

цию Таблица Главного меню. Изменить ширину ячейки проще

всего мышью. Для этого, установив курсор на границу между ко-

лонками (курсор изменит свою форму), надо зафиксировать (на-

жать) левую кнопку мыши и перемещать курсор, увеличивая ши-

рину ячейки.

После заполнения колонки необходимо обозначить границы

таблицы, линии, ограничивающие ячейки, и

т.д.

Для этого следу-

ет выделить часть таблицы, в которой нужны ограничительные

линии, и воспользоваться кнопками, которые дают все возмож-

ные комбинации ограничений.

Более тонкую настройку таблицы необходимо проводить че-

рез опцию Таблица Главного меню. В этой опции можно зада-

вать разный размер колонок, ставить между ними разделители

(опция Добавить таблицу подменю) и делать многое другое.

Полезная особенность редактора Word - возможность делать

колонки. Обычно такое требование предъявляют к настольным

издательским системам. По сравнению с издательскими система-

ми Word менее приспособлен для таких действий, однако имею-

щихся в нем возможностей вполне достаточно для пользователя

непрофессионала-редактора.

Если текст уже набран, редактор позволит переформатировать

его в колонки. Существует и возможность сразу набирать текст в

колонках. Причем число колонок также может задаваться.

Чтобы разбить текст на колонки, необходимо предпринять

следующие действия: нажать кнопку Колонки и на появившейся

решетке мышью задать число колонок, подведя к ним курсор

мыши и зафиксировав левую кнопку.

Полезные возможности предоставляет выбор последователь-

ности опций Формат/Граница и Заливка. После выбора данной

последовательности опций появится подменю (рис. 5.16).

В этом подменю можно выбрать то обрамление отмечен-

ного куска текста, которое требуется. Выбрав закладку Залив-

ка, можно дать фон любой интенсивности для этого же куска

текста.

Прикладные программные средства

227

Рис.

5.16. Окно для задания обрамления и заполнения

При работе с большим количеством текстов поиск конкрет-

ного текста становится проблемой. Это связано с тем, что по-

иск текста (файла) происходит по имени, а помнить большое

число имен файлов трудно, однако существует удобное сред-

ство поиска требуемого файла. Для этого выбирается последо-

вательность Пуск/Найти/Файлы и папки, после чего появляется

окно (рис. 5.17).

данном окне необходимо указать известные параметры фай-

ла, который требуется найти.

Иногда при подготовке текста необходимо создавать и встав-

лять в него рисунки

схемы,

подготовленные автором текста. Для

228 Глава 5

Рис.

5.17. Окно поиска

этого служит специальная панель инструментов на экране редак-

тора, которая содержит клавиши, вызывающие соответствующие

функции. Если такая панель отсутствует, то необходимо набрать

последовательность опций

Вид/Панели инструментов и на

появив-

шемся меню выбрать бокс

Рисование.

После

этого,

используя

кноп-

ки-инструменты, можно формировать произвольный рисунок.

Конечно, возможности Word не ограничиваются отмеченны-

ми выше, а значительно шире.

частности, редакторы позволя-

ют оформлять текстовые фрагменты в виде списков; оформлять

сноски; создавать автоматически оглавления; использовать сти-

ли и шаблоны для оформления документов; автоматически про-

верять орфографию и многое другое.

5.4. ТАБЛИЧНЫЕ

ПРОЦЕССОРЫ

Большинство задач, решаемых в системах организационно-

экономического управления, связано

обработкой больших

объе-

мов информации, интеграцией данных разных форм и докумен-

тов,

использованием графической интерпретации данных в виде

диаграмм

графиков, необходимостью группировки

сортиров-

Прикладные программные средства

229

ки данных по разным показателям, проведением анализа данных

для дальнейшего принятия решения, а также выводом на печать

большого количества отчетных форм. Все эти задачи можно ус-

пешно решить, не владея при этом специальными знаниями в об-

ласти программирования, применив в работе табличные процес-

соры (электронные таблицы).

В MS Office средством для создания электронных таблиц явля-

ется табличный процессор Excel. На сегодняшний день наиболее

популярны версии Excel 7.0, Excel 97 для Windows 95/98/NT), выш-

ла в свет версия Excel 2000, а также электронные таблицы Quattro

Pro фирмы Novell и Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development. Все они

работают в среде Windows и выполняют принципиально одни и те

же функции с некоторыми различиями в их реализации.

Ниже рассматриваются русскоязычная (локализованная) вер-

сия Excel 97 и некоторые новшества, появившиеся в Excel 2000.

Для нормальной работы пакета Microsoft Excel 97 требуются:

компьютер с процессором не ниже Intel 486; операционная систе-

ма Windows 95, Windows 98 или Windows NT; 6 Мбайт оператив-

ной памяти; 18 Мбайт свободного пространства на жестком дис-

ке;

мышь.

В случае установки версии Excel 2000 минимальные требова-

ния к компьютеру несколько выше: процессор Pentium II/III, ОС

Windows 95/98/NT, 16 Мбайт оперативной памяти, видеоадаптер

SVGA, мышь, CD-ROM.

При этом чем больше объем оперативной памяти, тем выше

быстродействие программы.

Excel представляет собой обычное окно в Windows, которое

обладает всеми его свойствами, а именно: состоит из рамок, сис-

темного меню, заголовка окна, кнопок изменения размеров окна,

строки меню, рабочего поля, курсора мыши (рис. 5.18).

Окно Excel состоит

из

двух вложенных друг

друга окон. Внеш-

нее - это программное окно Excel, внутреннее окно - это рабочая

страница.

Рабочая страница представлена, как правило, в виде табли-

цы,

разграфленной на столбцы и строки. Столбцы обозначены

буквами, строки - цифрами. Клетки, из которых состоят элект-

ронные таблицы, называются ячейками, в них помещают текст,

числа, формулы и функции.

Существенным элементом программного окна являются па-

нели инструментов, которые используются для ускорения вызова

наиболее часто используемых процедур.

•[US (default) Layout

Microsoft Excel

Bookl

Ир файл Правка

Вид

Вставка Формат Сервис Данные Окно

? \

D|c£B

\&ШУ 1* ^!S|^||^|

4l^|A|Ui l\ Ш\Ш\Я юо* |±| V N

Time*

New Roman

|T| 14 \±\

|ж

| к\

11» |Ж

\Ш

9|%|ua|*J|«?8

|п •

<fe

•

Тэ

± i£l£

Ш\Ш

А1

"Сегодня

Сегодня

•

1И

Лист1

Лист2

ЛистЗ

Гото 3

С D Е

Лист4/Лист5/Лист6/ЛиЩ|

| Щ

1—1

INUMI

Рис.

5.18. Рабоче окно Excel