Косарев В.П., Еремин Л.В. Экономическая информатика: Учебник

Подождите немного. Документ загружается.

Прикладные программные средства

231

Под панелями инструментов в программном окне располага-

ется строка формул, где находится информация, которая вводит-

ся или была введена в рабочую ячейку в виде текста, числа или

формулы.

Слева на строке формул показан адрес рабочей (текущей) ячей-

ки.

Рабочей ячейкой считается ячейка, в которой в данный мо-

мент находится курсор; она помечена серой рамкой.

Ниже рабочего листа располагается строка, называемая ярлы-

ком рабочего листа. Здесь показаны названия всех рабочих лис-

тов данной рабочей книги. С помощью мыши можно переклю-

чаться с одного рабочего листа на другой, а с помощью группы

из четырех стрелок, находящихся в левом углу ярлыка рабочего

листа, можно переключиться на первый или последний рабочий

лист (крайние стрелки) или перемещаться по ярлыкам рабочих

листов (средние стрелки).

Самая нижняя строка экрана -

панель

статуса. В ней содер-

жится информация о том, что нужно сделать, чтобы довести вы-

полнение команды до конца.

Первичные операции, которые пользователь производит при

работе с табличным процессором, заключаются во вводе данных

в таблицу, редактировании, копировании, перемещении и удале-

нии данных.

Поскольку Excel является программным продуктом семейства

MS Office, многие действия выполняются аналогично действиям

других пакетах этого семейства, таких, как MS Word, MS Access.

К процедурам редактирования относятся: редактирование со-

держимого ячейки, удаление данных из ячейки, добавление в таб-

лицу столбцов, строк и др.

Для редактирования содержимого ячейки необходимо:

1) сделать эту ячейку текущей (т.е. переместить в нее указа-

тель);

2) нажать клавишу [F2];

3) внести необходимые изменения в содержимое ячейки;

4) нажать клавишу [Enter].

Для удаления данных необходимо:

1) выделить нужный диапазон;

2) нажать клавишу [Delete] (если требуется удалить только со-

держимое ячеек) или выполнить команду Правка/Очистить, ко-

торая позволяет предварительно уточнить способ удаления (с

форматами или без).

232

Глава 5

Для добавления в таблицу столбца, строки или группы столб-

цов (строк) необходимо:

1) выделить количество строк или столбцов, которое нужно

добавить в таблицу;

2) выполнить команду Вставка/Столбцы или Строки.

Новые столбцы будут помещены слева от выделенных, а но-

вые строки -

сверху.

Названия столбцов и номера строк после вы-

полнения операции добавления автоматически пересчитываются.

К группе команд редактирования также относятся команды

изменения ширины столбцов, высоты строк; изменения форматов

числовых данных, типов и атрибутов шрифта; подборки и уста-

новки цвета; проведения границ и рамок; выравнивания данных;

использования специальных стилей. Все эти операции сгруппи-

рованы в меню под пунктом Формат.

Чтобы начать работать в

Excel,

необходимо создать новую таб-

лицу или рабочую книгу. Excel автоматически присваивает ей имя

Книга с очередным порядковым номером, например Книга 1, и

расширением XL. Каждая рабочая книга может состоять из мно-

жества листов, которые можно добавлять или удалять по ходу вы-

полнения работы. По умолчанию новая рабочая книга содержит 3

листа. Excel, как и любая электронная таблица, представляет со-

бой инструмент для вычислений. Каждая ячейка в Excel может со-

держать данные одного из трех типов: текст; число; формула.

При вводе данных они одновременно отражаются в текущей

ячейке и строке формул. Чтобы подтвердить завершение опера-

ции ввода, достаточно сместить указатель в другую ячейку или

нажать клавишу [Enter].

Кроме простых расчетов с использованием арифметических

действий Excel позволяет обрабатывать данные с помощью более

чем сотни встроенных функций. Функции можно вводить непос-

редственно в строке формул, т.е. непосредственно в ячейку, одна-

ко лучше через диалоговое окно, называемое Мастер функций.

Признаком того, что в ячейку введена формула, а не текст или

простое числовое значение, является знак равенства.

Окно Мастер функций организовано по тематическому прин-

ципу. В левой части окна находятся названия групп, в правой ча-

сти - функции, принадлежащие к данной группе (рис. 5.19). Ис-

пользование окна Мастер функций оказывает помощь при зада-

нии аргументов функций. В качестве аргументов функции могут

использоваться другие функции и адреса ячеек.

Прикладные программные средства

233

в Мастер функций - шаг

из 2

Выберите функцию и нажмите кнопку Шаг

для ввода ее аргументов.

Категория функции:

Последние использовавшиеся

Все

Финансовые

Дата и время

Мат. и тригонометрия

Статистические

Просмотр и ссылки

База данных

Текстовые

Логические

И нформационны е

ШИ

Имя функции:

ABS

ДЛСТР

ЕСЛИ

ИЛИ

ИНФОРМ

ПРОСМОТР

ПРОЦЕНТРАНГ

СЕГОДНЯ

ТРАНСП

ЯЧЕЙКА

Рис.

5.19. Окно

Мастер функций

Наиболее часто используемой функцией является функция ав-

тосуммирования, поэтому она вынесена на стандартную панель

инструментов.

Каждый из трех типов данных может быть представлен в раз-

личных форматах. Например, число может быть представлено как

целое,

десятичными знаками, в процентах, в денежном формате,

в формате даты и времени и др. Кроме того, каждая категория

формата предоставляет ряд кодов для преобразования данных.

Чтобы задать или изменить формат ячейки, нужно выполнить

команду Формат/Ячейки/Число. В появившемся окне Формат

ячеек (рис.5.20) выбирается подходящий формат данных. В стан-

дартной конфигурации Excel 97 на панель форматов ячеек выне-

сены пять наиболее часто употребляемых форматов чисел: денеж-

ный, процентный, разделитель тысяч, увеличить разрядность,

уменьшить

разрядность.

При необходимости на панель инструментов можно вывести

дополнительные элементы форматирования.

Для удобства работы в Excel имеется возможность присваи-

вать имена отдельным ячейкам или областям, которые затем мож-

но вводить в формулы наравне с адресами. При этом ячейкам или

областям автоматически присваивается имя, составленное из тек-

ста, который введен в ячейку, расположенную над полем или сле-

ва от него. Разумеется, это имя может быть изменено по усмотре-

234

Глава 5

Формат ячеек

{Число; | Выравнивание \ Шрифт | Рамка | Вид

| Защи

Категория: Коды формата:

Все

Пользовательский

Число

Бухгалтерский

Дата

Время

Процент

Дробь

Научный

Текст

Денежный

Основной

0.00

«МО

# «во.оо

Л tttt04 р .;-» ttttOV p .

» ttttOV р ..-[Красный]-» ##0\ р .

« М0.О0Ч р .:-« tt«0.00\ р .

в «»0.00\ р .[Красный]-» «80.00V р

U в»0

р.;

ввО

р.

* **0

р..[Красный}

# JMI0 р.

Код: Основной

Пример: 15

Для создания пользовательского

формата введите его в окне Код.

ОК

Отмена

С_пра»ка

Рис.

5.20. Окно форматирования ячеек

нию.

Имена присваиваются с помощью диалогового окна При-

своение

имени,

выполнив последовательность действий: Вставка/

Имя/

Присвоить.

При присвоении имен нужно учитывать следующее:

• имена должны состоять из букв, цифр, точек и символов под-

черкивания;

• пробелы не допускаются;

• прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково;

• можно использовать как латинский, так и русский регистры.

Имя поля используется при абсолютном обращении к ячейке,

т.е.

когда значения берутся из ячейки

точно указанным адресом.

Превратить адреса в абсолютные можно и другим способом, а

именно пометив поля значком «$» (доллар).

В левой части строки формул находится список имен полей,

созданный с помощью окна

Определить

имя. При выборе какого-

либо имени из этого списка будет осуществлен автоматический

переход в заданную ячейку.

Существует и другой тип обращения к ячейке - относитель-

ный. В этом случае положение нужной ячейки определяется отно-

сительным расстоянием до нее от ячейки ввода. Если при этом

меняется положение ячейки ввода, то меняются и адреса ячеек, из

которых берутся данные.

Прикладные программные средства

235

Excel дает возможность защитить данные от случайного или

намеренного изменения. Файл целиком можно защитить с помо-

щью сервисной функции Защита. Файл будет защищен паролем,

не введя который, нельзя будет произвести ни одного изменения

в таблице. Наряду с этим существует возможность закрыть для

доступа только часть ячеек. Для этого та часть ячеек, которая ос-

тается открытой, выделяется и в диалоговом окне

Формат

ячеек,

появившемся после выполнения последовательности действий

Формат/Ячейки / Защита, щелчком мыши выключается поле

Защищаемая

ячейка,

а затем с помощью сервисной функции Защи-

та задается пароль. Пароль состоит из набора букв и цифр, но

на экране вместо них появляются символы - звездочки. Снять бло-

кировку можно, введя верный пароль в окне Снять защиту.

Одной из важных функций, заложенных в Excel, является со-

здание внутри электронной таблицы баз

данных.

Электронная база

данных есть некоторое хранилище информации, определенным

образом рассортированной и разложенной по особым категориям

и признакам. С помощью функции Excel, обслуживающей базы

данных, можно сохранить данные в специальной форме, выбрать

из них требуемые сведения, обработать, распечатать и т.п. Работа

с такими базами данных не требует специальных знаний, для этого

достаточно использовать общие правила работы с электронными

таблицами. Единственное, что нужно сделать, - это выделить ин-

тересующую часть таблицы, так называемый интервал базы дан-

ных, присвоить ему имя, и впоследствии при обращении к этому

имени база данных будет выделена пунктиром.

Для работы с базами данных используется пункт меню

Данные. Информацию базы данных можно сортировать в алфа-

витном порядке, по возрастанию или убыванию числовых значе-

ний с помощью пункта Консолидация, находить и отбирать с по-

мощью пункта Фильтр, уничтожать и распечатывать необходи-

мую информацию.

Важным инструментом при работе с базами данных является

использование критериев отбора. В состав критериев отбора мо-

гут входить числа, метки, формулы, логические операторы и др.

Работая с базой данных, удобно использовать опцию формы

данных

Форма.

результате на экране появится диалоговое окно,

позволяющее легко просматривать, редактировать и осуществлять

поиск по заданному критерию.

236

Глава 5

Возможность Excel интерпретировать данные в графическом

виде делает работу с таблицами более наглядной и эффективной.

В Excel на экране может одновременно присутствовать как таб-

лица, так и диаграмма. После вывода диаграммы на экран пользо-

ватель имеет возможность оперативно вносить изменения в таб-

лицу, что мгновенно автоматически отражается на диаграмме.

Создается внедренная диаграмма с помощью Мастера диаг-

рамм,

который представлен на стандартной панели инструментов

значком (ИН

Перед созданием диаграммы нужно отметить участок табли-

цы,

информация с которого должна быть показана на диаграмме.

Затем нужно щелкнуть мышью на кнопке Мастер диаграмм, в ре-

зультате чего курсор приобретет форму маленького черного крес-

та. Поместив крест на выбранное

для

диаграммы место, перемеще-

нием мыши надо растянуть прямоугольник, после чего программа

приступает к пошаговому приглашению пользователя по построе-

нию диаграммы. Обычно построение диаграмм осуществляется в

пять

шагов.

На каждом шаге выполняются определенные действия,

и в результате получается ожидаемый результат.

Excel облегчает работу с электронными таблицами, обеспечи-

вая просмотр данных в следующих режимах:

• параллельный просмотр областей одной таблицы;

• параллельный просмотр нескольких файлов одновременно;

• просмотр с изменением масштаба;

• просмотр таблицы с прокруткой и фиксацией отдельных

строк и столбцов.

Режим

Параллельного просмотра областей одной таблицы

по-

зволяет одновременно видеть различные (или перекрывающиеся)

части одной и той же таблицы. Например, при вводе больших

таблиц можно разбить экран на области, а именно в верхней час-

ти оставить названия колонок, а в нижней можно сколь угодно

долго уходить вниз, и всегда можно видеть, в какой колонке ра-

ботает пользователь. Кроме того, можно зафиксировать столбец,

и это позволит точно знать, какой смысл имеет то или иное число

в каждой строке.

Разбиение рабочего листа на области можно выполнить дву-

мя способами: с помощью меню и

использованием мыши.

пер-

вом случае надо выбрать команды Окно/Разделить. Если устано-

вить курсор мыши на среднюю точку пересечения малых окон,

Прикладные программные средства

237

то,

удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно перемещать

точку разделения по экрану, изменяя размеры окон или вообще

убирая их

экрана. Во втором случае необходимо установить кур-

сор мыши на маленький темный штрих выше стрелки, которая

направлена вверх в правой полосе прокрутки. Курсор мыши пре-

вратится в графический символ, который имеет вид знака равен-

ства с перпендикулярной вертикальной стрелкой с двумя острия-

ми.

Нажав левую кнопку мыши и удерживая ее нажатой, следует

передвинуть разделитель экрана вниз. Экран поделился на два

горизонтальных окна. Для разделения экрана по вертикали не-

обходимо установить курсор мыши на соответствующий штрих

в правом углу нижнего поля прокрутки и передвинуть раздели-

тель экрана влево.

Переходить из окна в окно можно с помощью мыши, а также

нажимая на клавишу [F6] или [Shift]+[F6].

В режиме Параллельного просмотра нескольких файлов одно-

временно

все активные файлы могут быть одновременно представ-

лены на экране в отдельных окнах. Это выполняется командой

Окно/Упорядочить все.

Для фиксации части рабочего листа надо выполнить коман-

ды Окно/Фиксировать подокна.

Важный этап работы с табличным процессором - оформле-

ние полученных таблиц, которое осуществляется аналогично дру-

гим пакетам семейства MS Office, например Word.

С помощью панели инструментов

Форматирование

можно из-

менить шрифт, стиль, размер символов для выделенного фрагмен-

та, выполнять обрамление и изменять цвет строк и столбцов.

Те

же

действия можно выполнить, используя пункт меню Фор-

мат/Ячейки. Для изменения шрифта выбирается закладка Шрифт,

для обрамления - Граница, для изменения цвета -

Вид,

для вырав-

нивания текста - Выравнивание.

После того как таблица создана и оформлена, ее можно рас-

печатать, причем предварительно целесообразно просмотреть на

экране изображение напечатанной страницы. Для этого нужно

воспользоваться общей для всех прикладных программ семейства

MS Office кнопкой Просмотр печати на стандартной панели инст-

рументов или выполнить команду Файл/ Просмотр.

238

Глава 5

Далее необходимо выяснить, какой именно принтер подклю-

чен к

компьютеру

и,

исходя

из его

технических возможностей, оп-

ределить формат печати, способ подачи бумаги, размер бумаги и

др.

Все эти установки можно сделать, выполнив команды Файл/

Печать или Файл/Параметры страницы (рис. 5.21).

Параметры страницы

[Страница;

Ориентация-

a si

Паля

Калонгигуэты

Лист-

ал

XI"

Ф портрет

А. | О цандшафт

ОК

Отмена

Масштаб-

в) установить |100 Щ\ X обычного размера

}Щ страницах в ширину

|1 \Щ страницах в высоту

О разместить [Т

лист на

| Параметры.,

Размер листа: |А4 210 х 297 мм

Качество печати:

|4|

| Справка

120 х 144 точек на дюйм

Номер первой страницы: [Двто

Рис. 5.21.

Окно для установки параметров печати

Находясь в диалоговом окне

Параметры

страницы,

можно

также выполнить следующие действия:

• изменить расположение текста относительно начала листа;

• пронумеровать страницы;

• изменить отступы от края листа до текста;

• выделить область печати;

• изменить порядок страниц при печати;

• увеличить или уменьшить размер рабочей страницы при

вы-

воде на печать (изменение размеров распечатки не влияет на ре-

альный масштаб рабочего листа);

• создать верхний и нижний колонтитулы;

• поместить текущую дату и время в колонтитул;

• ввести названия строк и столбцов для печати;

• вывести на печать или убрать линии сетки;

Прикладные программные средства

239

• просмотреть список шрифтов, которые доступны в данный

момент для распечатки документа, и в соответствии с ним изме-

нить шрифты заголовков в таблицах.

Следует обратить внимание на следующие возможности Excel

97.

Автозамена

позволяет запомнить некоторый текст под каким-

либо именем. Затем, введя установленное имя, программа под-

ставит вместо него нужный текст.

Установив режим

автоввода,

Excel по первым буквам, введен-

ным в ячейку, предложит автоматически закончить ввод всего

слова.

Функция

автовычисления

(автокалькулятор) позволяет увидеть

результат промежуточного суммирования в строке состояния,

выделив определенные ячейки таблицы и указав, какого типа ре-

зультат желательно получить - сумму, среднее арифметическое

или значение счетчика, отражающего количество отмеченных эле-

ментов.

Режим

автоматической фильтрации

позволяет быстро произ-

водить выборки из записей таблицы по заданным критериям.

Кроме того, есть возможность работы с географической кар-

той для визуального анализа данных по географическим ре-

гионам.

Вышеперечисленные приемы работы с электронными табли-

цами можно отнести к общим, единым для всех версий Excel. Каж-

дая последующая версия дополняется новыми возможностями,

вызванными необходимостью улучшить, сделать более понятным,

наглядным интерфейс программы, исправить обнаруженные не-

дочеты, а также требованиями времени, связанными с возникно-

вением новых технологий. Так, в электронном процессоре Excel

97 появились дополнительные средства для использования гипер-

текстовых, мультимедийных, графических, а также сетевых тех-

нологий. Особенно актуально это в связи с тем, что развитие эко-

номики и бизнеса немыслимо'без использования современных

информационных технологий, в частности сети Интернет, а элек-

тронные таблицы являются подходящим инструментом для реше-

ния подобных задач.

Появилась возможность сохранения данных, представленных

в форме листа книги Microsoft Excel, в формате языка HTML

(HyperText Markup Language). Для просмотра таких документов

используется средство просмотра Web (например, Microsoft

Internet Explorer). Чтобы иметь возможность получать ответные

240

Глава 5

сообщения от пользователей узла

Web,

можно создать в Microsoft

Excel форму, предназначенную для сбора данных, вводимых

пользователями.

Приведенные возможности получили дальнейшее развитие в

версии Excel 2000, являющейся на сегодняшний день последней

разработкой компании Microsoft в этой области. В ней еще боль-

ше усовершенствованы средства коллективной работы и расши-

рены возможности публикации документов в Интернете.

состав

Microsoft Excel 2000 входят средства, позволяющие работать с

корпоративными данными, проводить их анализ, формировать

сводные таблицы и на их основе получать отчеты.

Значительное внимание в Excel 2000 уделяется работе с диаг-

раммами как средству для анализа данных. Появилось новое по-

нятие "сводная диаграмма" (Pivot Chart). Эта диаграмма позво-

ляет представить информацию сводной таблицы (Pivot Table) в

удобной графической форме. При изменении сводной таблицы

Pivot Chart меняется автоматически. В предыдущих версиях эта

процедура была затруднена и требовала ручного вмешательства

пользователя. Добавлены некоторые новые типы диаграмм - ша-

говые, трехмерные комбинированные.

Следует подчеркнуть, что Excel 2000 с помощью нового фор-

мата денежных единиц обеспечивает поддержку новой европейс-

кой валюты евро и допускает ее отображение как в виде символа

евро,

так и в виде трехбуквенного кода ISO (EUR). Благодаря это-

му пользователи электронных таблиц в Европе и Соединенных

Штатах, которые ведут дела

европейскими компаниями или пра-

вительствами, могут обмениваться данными с самыми современ-

ными значениями валют.

К улучшениям в пользовательском интерфейсе Excel 2000 мож-

но отнести способ отображения выделенных ячеек не в инверти-

рованном виде, а лишь слегка затененными, что позволяет уви-

деть результаты вносимых изменений, а также элементы форма-

тирования ячеек, не снимая выделения. Кроме того, в некоторых

ситуациях Excel 2000 изменяет вид курсора, помогая пользовате-

лю сориентироваться в дальнейших действиях.

Обращает на себя внимание и улучшенный буфер обмена при

работе

Excel

2000.

предыдущих версиях буфер обмена очищался

после выполнения любой операции. Теперь можно копировать

данные из буфера столько раз, сколько нужно.