Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

полняется корешок чека. Многие документы, как правило, состав-

ляются под копирку. Копии остаются для последующего контро-

ля или справок.

Специальный порядок составления документов по финансово-

расчетным операциям и специальный контроль за их составлени-

ем предполагают не допустить совершения неправильных и неза-

конных операций.

Документы, составленные с нарушением установленных пра-

вил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основа-

нием и доказательством совершения операции.

Все

документы по

финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке

должны подвергаться строгому контролю по форме и по суще-

ству.

4.2.3. Классификация учетных документов

Все

документы, применяемые в настоящее время в хозяйствен-

ной деятельности, можно классифицировать по следующим ос-

новным признакам.

По назначению:

• распорядительные — документы, содержащие разрешение на

совершение определенной хозяйственной операции (распоряже-

ние руководителя о выдаче денежных средств под отчет);

• оправдательные

—

документы, содержащие информацию об

исполнении распоряжения (авансовый отчет);

• бухгалтерского оформления — документы, которые служат

для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего ис-

пользования в учетном процессе (расчет начислений с оплат тру-

да);

• комбинированные

—

документы, сочетающие в себе призна-

ки распорядительных, исполнительных и документов бухгал-

терского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату

труда).

По содержанию хозяйственных операций:

• материальные

—

документы, служащие для оформления опе-

раций по движению товарно-материальных ценностей (приход-

ный ордер);

160

• денежные — документы, предназначенные для оформления

операций с наличными и безналичными денежными средствами

предприятия (платежное поручение);

• расчетные — используемые для оформления расчетных вза-

имоотношений предприятия со своими контрагентами по возник-

шим обязательствам (счет-фактура).

По объему отраженных операций:

• первичные — документы, содержащие информацию об од-

ной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые

ордера);

• сводные

—

документы, предназначенные для обобщения ин-

формации обо всей совокупности однотипных хозяйственных опе-

раций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

По способу использования:

• разовые

—

документы, используемые для оформления одно-

кратной хозяйственной операции (накладная-требование на от-

пуск (внутреннее перемещение) материалов);

• накопительные — используются для многократного совер-

шения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная

карта).

По числу учитываемых позиций:

• однострочные — документы, содержащие одну учетную по-

зицию;

• многострочные

—

документы, содержащие две и более учет-

ные позиции (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

• внутренние — документы, составленные в самой организа-

ции для оформления внутренних хозяйственных операций (дове-

ренность на получение товарно-материальных ценностей);

• внешние — документы, поступающие от сторонних органи-

заций и отражающие взаимоотношения организации со своими

контрагентами (платежные требования-поручения).

По способу заполнения:

• заполняемые вручную;

• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

161

Кроме того, все перечисленные виды учетной документации

можно условно сгруппировать по следующим признакам:

• организационно-распорядительные — документы, отража-

ющие вопросы общего руководства организацией и ее производ-

ственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы

составляются органами управления организации;

• финансово-расчетные

—

документы, способствующие раци-

ональному использованию денежных средств и обобщающие ин-

формацию о финансовом состоянии организации и расчетах с

другими участниками рыночных отношений. Данный вид доку-

ментов составляется бухгалтерской службой организации;

• документы

по

снабжению

сбыту

—

материальные документы.

Учетные регистры — это разграфленные листы:

• бумаги, используемые для бухгалтерских записей.

Учетные регистры подразделяются по ряду признаков:

• по внешнему виду;

• объему содержания;

• характеру записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на следующие

группы:

• бухгалтерские книги;

• карточки;

• свободные листы (ведомости). Бухгалтерские книги — это

сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все

страницы книги нумеруются, указывается общее их количество,

что подтверждается подписью бухгалтера.

Карточки — отдельные листы бумаги в виде разграфленных

таблиц. Они бывают определенных стандартов, что позволяет

хранить их вместе в картотеке.

Свободные листы — разновидность карточек. Они делаются

из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специ-

альных папках, откуда могут изыматься для записей, подсчета.

По объему содержания учетные регистры делятся на

три

группы:

• синтетические;

• аналитические;

• комбинированные.

162

в синтетических учетных регистрах запись производится в

обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указани-

ем даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в кото-

рой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам,

ведущимся на предприятии, — журнал-ордер.)

В аналитических учетных регистрах записи делаются по от-

дельным аналитическим счетам, детализирующим содержание

записи того или иного синтетического счета.

Комбинированные учетные регистры объединяют в себе син-

тетический

аналитический

учет.

Их применение сокращает объем

учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в ана-

литическом разрезе и одновременно получать обобщенные пока-

зания синтетического учета.

По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтер-

ским счетам или только регистрируются в хронологическом по-

рядке без группировки по счетам) различают:

• хронологические;

• систематические;

• комбинированные.

В хронологических учетных регистрах хозяйственные опера-

ции отражаются по мере их совершения на основании первичных

документов в хронологическом порядке, в последовательности

поступления, без группировки и разноски по счетам.

Систематические учетные регистры предназначены для группи-

ровки однородных операций и записи их по определенной системе

на

бухгалтерских

счетах (по

аналитическим

синтетическим

счетам).

Комбинированные отчетные регистры сочетают в себе хроно-

логические и систематические учетные регистры. В этих регист-

рах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты

труда по учетной регистрации, уменьшается возможность оши-

бок, так как хронологические и систематические записи произво-

дятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещен-

ном регистре.

По форме графления регистры бывают:

• линейные — для учета расчетов с поставщиками, дебитора-

ми и кредиторами (линейно-позиционные);

163

• шахматные (табличные), которые позволяют сделать запись

одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается анали-

тический и синтетический учет.

Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет

счета располагают по горизонтали, а кредит — в вертикальных

колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой

дебет одного и кредит другого счета.

Особенность ее состоит

том, что сумма операций записывает-

ся

по

двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сум-

ма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.

По этой форме строится журнал-ордер.

Главная книга представляет собой сброшюрованные листы со

специальным графлением.

На каждый счет отводится для записей определенная страни-

ца или несколько страниц, в зависимости от количества коррес-

пондирующих счетов.

В Главной книге проставляются месяц, за который вносятся

записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в це-

лом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту сче-

та и остаток.

При указании номера кредитуемого счета должен быть также

указан номер журналов-ордеров, в котором получила отражение

данная сумма.

Таким образом. Главная книга используется для обобщения

данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности про-

изведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде

случаев — и аналитическим счетам), составления бухгалтером

отчетов.

4.2,4. Способы исправления ошибок

в финансово-расчетной документации

Различаются следующие способы исправления ошибок в учет-

ных регистрах:

• корректурный;

• способ "красное сторно";

• дополнительных записей.

164

Корректурный способ применяется, если обнаружена ошибка

до подведения итогов за отчетный месяц,

Неправильную запись зачеркивают одной тонкой чертой, что-

бы

зачеркнутое можно было прочитать, а сверху делают правиль-

ную запись.

Исправление оговаривается на свободном месте документа и

подтверждается подписью лица.

Если ошибка сделана после подсчета итогов, но до перенесе-

ния итогов в Главную книгу — исправление делают на основании

бухгалтерской справки, а в Главную книгу переносят правильные

данные.

Если ошибка найдена после перенесения итогов в Главную

книгу, то

этом случае ошибка оформляется бухгалтерской справ-

кой, на основании которой делают правильную запись отдельной

строкой в Главной книге. Эту справку подкалывают в журнал-

ордер, в котором допущена ошибка.

Способом "красное сторно" исправляют ошибки, допущенные

в корреспонденции счетов и обнаруженные после составления

отчетности. Применяется он также в случае, когда корреспонден-

ция счета правильная, но хозяйственная операция не состоялась

либо завышена сумма хозяйственных операций. Сущность мето-

да в том, что ошибочная запись сторнируется.

Исправление производится на основании бухгалтерской справки.

Основным этапом бухгалтерской обработки документов в

организации является проверка поступивших первичных докумен-

тов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.

Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления

конкретной хозяйственной операции был использован бланк со-

ответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.

Арифметическая проверка предназначена

для

выявления оши-

бок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если

ошибки допущены в документах, служащих для оформления кас-

совых операций (приходные

расходные кассовые ордера), и бан-

ковских документах (чеках, платежных поручениях и

др.),

то дан-

ные документы к учету приниматься не должны, а подлежат со-

ставлению заново независимо от характера ошибки, поскольку

исправления в кассовых и банковских документах запрещены.

165

Проверка по существу необходима для того, чтобы установить

законность и целесообразность совершаемой хозяйственной опе-

рации.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского уче-

та, первичные документы по хозяйственным операциям, проти-

воречащим законодательству и установленному порядку приема,

хранения и расходования денежных средств, товарно-материаль-

ных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны.

В случае поступления в бухгалтерию таких первичных доку-

ментов главный бухгалтер должен поставить в известность руко-

водителя организации о незаконности конкретной хозяйственной

операции.

В случае разногласий между руководителем организации и

главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйствен-

ных операций первичные учетные документы по ним могут быть

приняты к исполнению с письменного распоряжения руководите-

ля организации, на которого в связи с этим возлагается вся пол-

нота ответственности за последствия осуществления таких опе-

раций, и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгал-

терскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным

расходным кассовым

ордерам, а также документы, послужившие основанием для на-

числения заработной платы, подлежат обязательному гашению

штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с

указанием даты (числа, месяца, года). В процессе осуществления

хозяйственной деятельности организация имеет дело со многими

первичными документами.

Порядок их обработки и движения в организации с момента

их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на

основании утвержденного в организации документооборота. Пра-

вила документооборота и технология обработки учетной инфор-

мации утверждаются в составе принятой организацией учетной

политики.

Для рациональной организации документооборота в органи-

зации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руко-

водителя график документооборота.

166

Работники производственных подразделений и функциональ-

ных служб организации заполняют и представляют документы,

относящиеся к сфере их деятельности, по графику документообо-

рота. Для этого каждый исполнитель получает выписку из графи-

ка. В ней перечисляются первичные документы, относящиеся к

сфере деятельности исполнителя, сроки их представления в под-

разделения организации.

Ответственность за соблюдение графика документооборота,

качественное заполнение документов, достоверность сведений,

содержащихся в них, и своевременную передачу документов для

отражения данных в бухгалтерском учете несут лица, подписав-

шие документ.

Контроль за соблюдением исполнителями графика докумен-

тооборота осуществляет главный бухгалтер. Согласно Федераль-

ному закону от

ноября

1996

г.

№ 129-ФЗ "О бухгалтерском уче-

те"

требования главного бухгалтера по документальному оформ-

лению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию

необходимых документов и сведений обязательны для всех работ-

ников организации.

Первичные документы изымаются на основании мотивиро-

ванного постановления должностного лица. Изъятие документов

в обязательном порядке производится в присутствии понятых и

оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под

расписку руководителю или главному бухгалтеру организации.

Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе

либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наимено-

вания, количества изымаемых документов.

В тех случаях, когда для проведения конкретных мероприятий

недостаточно выемки копий документов

и у

налоговых органов есть

достаточные основания полагать, что подлинники документов бу-

дут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должност-

ное лицо вправе изъять подлинные документы в порядке, предус-

мотренном ст. 9 Налогового кодекса Российской Федерации.

4.2.5. Оформление открытия счетов предприятий

Для хранения денежных средств и осуществления расчетов

банки открывают предприятиям (объединениям, организациям и

167

учреждениям) в зависимости от характера их деятельности и ис-

точников финансирования расчетные, текущие и другие счета.

Организация — владелец счета — имеет право самостоятель-

но распоряжаться средствами на расчетном счете, соблюдая при

этом правила расчетов. Учреждения банка, соблюдая установлен-

ные правила, выполняют распоряжение владельцев счетов о спи-

сании средств с их счетов в пределах имеющихся на них сумм. Без

согласия организации производятся только бесспорные платежи:

взыскание просроченных платежей в Государственный бюджет,

судебные исполнительные листы, приказы арбитража, распоряже-

ния вышестоящих организаций о перераспределении средств и др.

Руководители учреждений, получающие в свое распоряжение

средства из бюджета для использования по целевому назначению,

являются распорядителями кредитов. По широте предоставляе-

мых им прав распорядители кредитов подразделяются на глав-

ных и нижестоящих.

Основная масса платежей производится в порядке без налич-

ных расчетов, т. е. посредством перечисления сумм с расчетного

счета плательщика на расчетный счет получателя.

Это дает возможность высвобождать из обращения значитель-

ные суммы наличных денег, позволяет обходиться сравнительно

небольшим количеством их при значительных оборотах хозяй-

ственных организаций, обеспечивает осуществление контроля за

договорной и финансовой дисциплиной предприятий.

Для определенных видов платежей (выдача заработной платы,

выплата пенсий и пособий, на хозяйственные расходы и др.) банк

вьщает наличные деньги, а платежи производит организация.

Операции по расчетному (текущему) счету производятся уч-

реждениями банка по документам специальной утвержденной

формы, которые выписывают работники финансового отдела или

бухгалтерии организации.

Наиболее часто применяются следующие: платежное поруче-

ние,

платежное требование-поручение, счет-фактура, объявление

на взнос наличными, денежные и расчетные чеки, выписки из рас-

четных (текущих) счетов, заявления (об отказе от акцепта, на акк-

редитив, на выдачу ссуды и др.).

168

Порядок открытия и закрытия расчетных, текущих и бюджет-

ных счетов организациям (учреждениям), а также правила совер-

шения по ним операций определены соответствующими норма-

тивными документами.

Для оформления открытия представляются следующие доку-

менты:

• заявление об открытии счета;

• копия документа о создании организации;

• копия утвержденного устава (положения);

• карточка с образцами подписей и оттиском печати и др.

Заявление об открытии счета представляется по утвержденной

форме.

При открытии счетов учреждения банка осуществляют конт-

роль за соблюдением действующего законодательства при созда-

нии и реорганизации организаций.

Документом, подтверждающим законность создания или ре-

организации организации является приказ (распоряжение, поста-

новление, решение) органа, который принял об этом решение в

соответствии с предоставленным ему правом. В учреждение бан-

ка представляется копия указанного документа, заверенная орга-

ном, его издавшим, либо в нотариальном порядке.

Карточка с образцами подписей и оттиском печати представ-

ляется по утвержденной форме

двух экземплярах.

нее включа-

ются образцы подписей всех лиц, которым предоставлено право

первой и второй подписи на денежно-расчетных документах. Кар-

точка заверяется подписью руководителя (или его заместителем)

вышестоящей организации

печатью или нотариальной конторой.

Все финансово-расчетные документы составляются за двумя

подписями (первой и второй). Право первой подписи принадле-

жит руководителю организации, которому открывается счет.

Первую подпись могут ставить также и должностные лица,

уполномоченные самим руководителем, если такое передоверие

полномочия не запрещено вышестоящей организацией.

тех слу-

чаях, когда передоверие права первой подписи запрещено, об этом

делается специальная оговорка в справке о полномочиях. Отсут-

ствие указанной оговорки означает право на передоверие.

169