Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

в разделе

''Взаимоотношения"

ycTSLHSLBjiUBdieTCH

круг организа-

ций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет

взаимодействие на информационном и документационном уров-

нях.

Раздел

''Контроль,

проверка и ревизия

деятельности''

устгягв-

ливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии фи-

нансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодич-

ность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе

"Реорганизация

«лмл-виЭаг/мл"

устанавливается, в ка-

ком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация

организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке.

Обязательными реквизитами Положения об организации являют-

ся наименование вышестоящего органа, наименование организа-

ции, название вида документа, дата, номер документа, место со-

ставления, заголовок

тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении

(коллегиальном или

совещательном органе) — это правовой акт, устанавливающий

статус, функции, права, обязанности и ответственность структур-

ных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах

можно классифицировать следующим образом:

— положения о структурных подразделениях;

— положения о коллегиальных и совещательных органах: ру-

ководящих (совет директоров, правление) и специализированных

(ученый совет, научно-технический совет и др.);

— положения о временных органах (совещаниях, комиссиях,

советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и инди-

видуальными. Типовые положения разрабатываются

для

однотип-

ных организаций и структурных подразделений, и на их основе

разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов — наиболее

рациональное разделение и кооперация труда между подразделе-

ниями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе

"Общие положения "

указываются полное официаль-

ное наименование подразделения, дата, номер и наименование

правового акта, на основании которого создано и действует под-

разделение, чем руководствуется подразделение в своей деятель-

ности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначе-

ния и освобождения от должности руководителя подразделения,

наличие у подразделения печати.

Раздел

"Основные

задачи''

—

это перечень проблем, решаемых

подразделением

определяющих характер

направления деятель-

ности подразделения.

В разделе

"Функции**

перечисляются действия или виды работ,

которые должно выполнять подразделение для осуществления

поставленных перед ним задач. Функции должны полностью от-

ражать специфику деятельности подразделения.

В разделе

"Права

обязанности"

перечисляются действия, ко-

торые обязано осуществлять подразделение в лице его руководи-

теля для выполнения возложенных на него функций.

Раздел

"Ответственность

" устанавливает виды дисциплинар-

ной, административной и (при необходимости) уголовной ответ-

ственности, которую может нести руководитель подразделения в

случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе

"Взаимоотношения**

ретяюлситируются

информаци-

онные и документационные потоки подразделения; основные до-

кументы, какими организациями осуществляется взаимодействие,

какую информацию получает и представляет подразделение; ус-

танавливаются периодичность

сроки представления;

каком по-

рядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке

организации. Обязательными реквизитами документа являются

наименование организации, наименование вида документа, дата

и номер документа, место составления, заголовок к тексту, под-

пись,

гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы-

ваются руководителем подразделения и утверждаются руководи-

телем организации.

Должностная

инструкция

— это правовой акт, издаваемый в

целях регламентации организационно-правового положения ра-

ботника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечива-

ющий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должнос-

ти,

предусмотренные штатным расписанием.

Текст долэ/сностной инструкции состоит из

следующих разделов:

Общие положения.

Должностные обязанности.

Права.

Ответственность.

Взаимоотношения.

Раздел

"Общие полоэ/сения "

включает наименование должнос-

ти с обозначением структурного подразделения; кому непосред-

ственно подчиняется работник; порядок назначения на должность

и освобождения от должности; перечень нормативных, методи-

ческих и других документов, которыми руководствуется работ-

ник, занимающий данную должность; квалификационные требо-

вания (уровень образования, стаж работы); требования к специ-

альным знаниям.

В разделе

"Долэ/сностные

обязанности" перечисляются виды

работ, выполняемые работником.

Раздел

"Права'*

определяет полномочия работника по выпол-

нению возложенных на него обязанностей: право принимать оп-

ределенные решения; давать указания по конкретным вопросам;

самостоятельно подписывать документы в рамках предоставлен-

ной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководи-

телю;

представительствовать от имени подразделения или учреж-

дения в других организациях; участвовать в совещаниях; запра-

шивать необходимую для работы информацию; требовать

выполнения определенных действий от других работников и др.

в разделе "Ответственность

устанавливаются критерии

оценки работы и мера персональной ответственности работника.

Критериями оценки являются объективные показатели, характе-

ризующие качество и своевременность выполнения работы. От-

ветственность работника определяется в соответствии с действу-

ющим законодательством и может быть дисциплинарной, адми-

нистративной или уголовной.

В разделе

"Взаимоотношения'*

указывается, от кого, в какие

сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в

какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подго-

тавливаемых документов; с кем совместно подготавливает доку-

менты, и рассматриваются другие вопросы информационных

взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, органи-

зациями.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке орга-

низации. Обязательными реквизитами должностной инструкции

являются наименование организации, наименование структурно-

го подразделения, дата, номер документа, место составления, за-

головок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель струк-

турного подразделения и утверждает руководитель (заместитель

руководителя) организации — куратор данного подразделения

или руководитель структурного подразделения, если ему предос-

тавлено это право.

Визируют должностные инструкции руководители заинтере-

сованных подразделений и юридической службы (юрист), а так-

же другие должностные лица, от действий которых может зави-

сеть

ее

выполнение. Датой должностной инструкции является дата

ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается ра-

ботнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок дея-

тельности руководства организации, коллегиального или совеща-

тельного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятель-

ные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые

арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещатель-

ного органа определяет статус этого органа; порядок планирова-

ния работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения

на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рас-

смотрения материалов и принятия решений на заседании; веде-

ние протокола заседания; оформление решений; порядок доведе-

ния решений до исполнителей; материально-техническое обеспе-

чение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обяза-

тельными реквизитами регламента являются наименование учреж-

дения, наименование коллегиального или совещательного орга-

на,

вид

документа, дата,

номер

документа, место составления, гриф

утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или

руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуж-

дения на заседании членами коллегиального или совещательного

органа, а также согласования с заинтересованными подразделе-

ниями и юридической службой.

Штатное расписание

— правовой акт, определяющий струк-

туру, численность, должностной состав и оплату труда работни-

ков организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бу-

маги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наи-

менование организации, наименование вида документа, дата, но-

мер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись,

гриф утверждения.

заголовке к тексту указывается год, на кото-

рый составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут

планово-экономическое подразделение и служба персонала. Про-

ект штатного расписания визируют руководители подразделений,

главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя

организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме.

Указываются коды и наименования структурных подразделений

и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад,

надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

В зависимости от условий организации труда штатное расписа-

ние может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем подразде-

ления, ответственного за его подготовку, или заместителем руко-

водителя организации, утверждается руководителем организации

с проставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулиру-

ющие организационные, научно-технические, технологические,

финансовые и иные специальные стороны деятельности органи-

заций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и

разделяемых на пункты

подпункты, нумеруемые арабскими циф-

рами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие

положения", в котором излагаются цели и причины издания доку-

мента, область распространения, основания для разработки

дру-

гие сведения общего характера. В тексте инструкции используют-

ся слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается",

"запрещается" и т. п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации.

заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопро-

сов,

на которые распространяются ее требования, например: Ин-

струкция по документационному обеспечению деятельности.

Инструкция подписывается руководителем структурного

подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководи-

телем организации. В процессе подготовки инструкции визи-

руются руководителями всех заинтересованных подразделений,

юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то

направление деятельности, которого касается содержание ин-

струкции.

Документы инструктивного характера могут также называть-

ся правилами и положениями.

1.2. Система распорядительной документации

1.2.1.

Назначение и состав

Независимо от организационно-правовой формы, характера

и содержания деятельности организации, ее компетенции, струк-

туры и других факторов руководство любой организации наде-

ляется правом осуществлять исполнительно-распорядительную

деятельность и, соответственно, издавать распорядительные до-

кументы.

Основное назначение распорядительных документов — регу-

лирование и координация деятельности, позволяющие органу

управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним

задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреж-

дения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах,

могут касаться совершенствования организационной структуры

учреждения, определения или корректировки средств и способов

осуществления основной (производственной) деятельности, обес-

печения организации финансовыми, трудовыми, материальными,

информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие

сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к

управляемому, от руководителя организации к структурным под-

разделениям и работникам. Именно эти документы реализуют

управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относят-

ся к правовым актам: в них получают выражение конкретные

юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

— с помощью распорядительных документов разрешаются

возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

— их адресатом являются конкретные учреждения, структур-

ные подразделения, должностные лица или работники;

— они являются юридическими фактами, вызывающими воз-

никновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные докумен-

ты делятся на:

— правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые

Президентом Российской Федерации, Правительством Россий-

ской Федерации, органами федеральной исполнительной власти

(министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

— правовые акты, действующие на уровне субъектов Россий-

ской Федерации

—

республик, краев, областей, городов республи-

канского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных

областей и округов, а также их территориальных образований;

— правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные

документы,

издаваемые органами федераль-

ной исполнительной власти, относятся к категории ведомствен-

ных нормативных актов.

Их можно разделить следующим образом:

— акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы

граждан Российской Федерации;

— акты межведомственного характера;

— акты, регулирующие отношения органов федеральной ис-

полнительной власти с подведомственными учреждениями, орга-

низациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных орга-

нов исполнительной власти осуществляется

соответствии

Пра-

вилами подготовки нормативных правовых актов и их государ-

ственной регистрации, утвержденными постановлением Прави-

тельства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием

для

издания распорядительного документа может

быть:

— необходимость исполнения принятых законодательных,

нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих ор-

ганов и ранее принятых решений данной организации;

—

необходимость осуществления собственной исполнительно-

распорядительной деятельности, обусловленной функциями и за-

дачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно не-

сколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия ре-

шений) все распорядительные документы делятся на две группы:

— документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

—

документы,

издаваемые в условиях единоличного принятия

решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на

основе решений, принимаемых совместно группой работников

(коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиаль-

ность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наи-

более важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральное правитель-

ство,

представительные органы и правительства субъектов феде-

рации и органов местного самоуправления, комитеты и комис-

сии, коллегии министерств, высшие органы управления акционер-

ных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают со-

вещательные по своему статусу органы, например коллегии ми-

нистерств, дирекции при руководителях и др. Решения совеща-

тельных органов носят не обязательный, а рекомендательный ха-

рактер. Это означает, что руководитель организации имеет право

принять собственное решение, вопреки решению совещательного

органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем

вопросам управления в организации принадлежит ее руководите-

лю.

Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность

управления, повышает персональную ответственность руководи-

телей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют феде-

ральные министерства, администрации субъектов Российской

Федерации и муниципальных образований, руководители орга-

низаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор,

директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе

коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные

решения по определенному кругу вопросов, как правило, касаю-

щемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового

состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются по-

становления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются прика-

зы,

распоряжения, указания.

1.2.2.

Процедура издания

Процедура издания распорядительных документов в услови-

ях единоличного принятия решений — приказов, указаний, рас-

поряжений — включает следуюш[ие стадии:

Инициирование решения (обоснование необходимости из-

дания распорядительного документа).

Сбор и анализ информации по вопросу.

Подготовка проекта распорядительного документа.

Согласование проекта документа.

Доработка проекта распорядительного документа по заме-

чаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом

в подготовке и издании распорядительного документа и призва-

на обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плано-

вой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или

программой), по поручению руководства организации, по ини-

циативе руководителей структурных подразделений или подве-

домственных организаций, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости

издз.1шяраспорядительного

доку-

мента

может излагаться в докладной записке, справке аналити-

ческого или информационного содержания, предложении, заклю-

чении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в ка-

честве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специали-

стами структурных подразделений. Если проект документа зат-