Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Продоллсение

табл.

1 2 1 3 1 4 1

10.

Материально-техническое снабжение

10.1.

Материально-техническое снабжение

Сводки,

сведения

поступлении,

расходова-\

нии, остатках

сырья,

материалов и гото-\

вой продукции

а)

годовые

\б) квартальные

\в) месячные

\ Договоры между заказчиками и поставщи-

\ками на все виды материально-

технического снабжения и

протоколы

раз-

ногласий по

ним

{Журналы учета договоров на снабжение

{продукцией

{Справки, сведения об условиях и оформле-

нии

поставок продукции

щокументы (акты, фактуры, накладные) о

\сданной продукции

{переписка о сбыте и

поставке продукции

{заключении договоров

{документы (заявки, заказы, наряды) о по-

дставке материалов, оборудования, инвен-

\таря

{Журналы учета продукции, отправляемой

{потребителям

{Акты

0 снятии наличия и

остатков

мате-

риалов

{Коммерческие акты

{книги регистрации коммерческих актов

года

год

Згода

года

год

Згода

После исте-\

чвния срока{

действия

договора

10.2.

Организация хранения имуи^ественно-материальных ценностей

\Акты приема поступивших

на

склады

това-

ров и

материалов

Згода Згода

При

условии]

завершения

ревизий. в\

случае воз-\

никновения

споров,

раз-\

шогласий,

хледствен-

\ных и

судеб-

ных дел —

{сохраняют-

\ся до выне-

{сения

окон-

чательного

{решения

510

Продолэ/сение

табл.

Карточки,

кладовые

амбарные

книги,

опи-

си,

приходные

расходные

накладные,

орде-

ра по

учету

прихода,

расхода,

наличия,

ос-

татков товаров

материалов

на

складах,

базах

\Акты,

ведомости проведения

инвентариза-

щии имущества

{Документы

(акты,

сведения,

справки,

пере-

писка)

недостаче

растратах

товаров,

шатериалов

\Акты проверок прихода-расхода

продукции,

\сырья,

материалов

Згода

15 лет

\ Згода

Згода

\ Згода

При

условии]

завершения

ревизий.

в\

случае

воз-\

никновения

споров, раз-\

ногласий,

следствен-

ных и

судеб-\

ных дел —

сохраняют-

ся до

выне-\

сения окон-]

чательного

решения

При

условищ

завершения

ревизий.

в\

случае

воЗ'\

никновения

споров, раз-\

ногласий,

следствен-

ных и

судеб-\

ных дел —

сохраняют-

ся до

выне\

сения

окон-\

чательного

решения

511

Продолэ/сение

табл.

Документы

(распоряжения,

счета,

наряды,

требования,

накладные,

рапорты,

карты)

об

отпуске товаров

со

складов

отгрузке

продукции

Книги учета распоряжений

на

отпуск

това-

ров

продукции со складов

Лимитно-заборные карты

на

получение

сырья

готовой продукции со склада

Пропуска на вывоз товаров

материалов со

\ складов

Переписка

получении

сырья,

товаров

материалов со складов

Книги учета

списания тары

{Переписка

реализации излишних

неходо-

\вых товаров

материалов на складах

Згода

год

года

Згода

год

года

При

условии\

завершения

ревизий.

в\

случае

воз-\

никновения

споров,

раз-\

ногласий,

следствен-

ных и

судеб-\

ных дел —

сохраняют-

ся до выне-\

сения окон-]

чательного

решения

11.

Административно-хозяйственное обслуживание

11.1.

Административно-хозяйственные вопросы

Правила внутреннего распорядка

{Журналы учета выдачи печатей

штампов

{Книги регистрации удостоверений

и про-

\пусков

\Разовые

пропуска,

корешки пропусков

слу-

жебные здания

и на

вынос (вывоз)

матери-

\альных ценностей

год

Згода

год

Згода

год

После

заме-\

ны новыми

11.2.

Эксплуатация служебных зданий

Документы

(договоры,

соглашения,

акты)

приеме

сдаче

зданий,

помещений

аренду

Згода

Згода После

исте-

чения срока

действия

договора

512

Окончание

табл.

Переписка о коммунальном обслуживании

зданий и помещений

1 год

11.3. Транспортное обслуживание

Переписка о расчетах по претензиям за

утрату,

недостачу и задержку грузов

Паспорта транспортных средств

Згода

До списания

транспорт-

ных средств

Згода

До списа-

ния тран-

спортных

средств

513

Прилолсение

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

ПРИ НАПИСАНИИ ДОКУМЕНТОВ

ОТДЕЛЬНЫХ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО

УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СЛОВ

и УСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

Синтаксические конструкции, используемые для изложения

МОТИВОВ,

объяснения причин для принятия

тех

или

иных

действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас...

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес...

В порядке исключения...

Ввиду особых обстоятельств...

В связи с завершением работ по...

В связи с принятием решения о...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

По взаимной договоренности между...

Согласно Вашей заявке...

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место...

Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией)

усилия.

Ваше

указание остается невыполненным в связи с...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляет-

ся возможным, поскольку...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установлен-

ному сроку по следующим причинам...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию,

так как...

Организация не располагает возможностью для выполнения

данной задачи из-за отсутствия...

514

Формулировки для выражения предупреждения:

Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения

истекает...

Организация уведомляет Вас о том, что...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...

Организация сохраняет за собой право в одностороннем по-

рядке приостановить действие договора о...

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства ут-

рачивают свою силу с...

Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию... Обязать руководителя...

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить

на...

Назначить расследование по факту...

Изыскать дополнительные возможности для...

Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес...

В связи с

острой необходимостью

в...

настоятельно прошу Вас...

Убедительно прошу Вас решить вопрос о...

В рамках предварительной договоренности с представителем

Вашей организации прошу рассмотреть возможность...

Исходя из величины годового лимита

по...

изыскать для нужд

организации... прошу

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведе-

ний (отдельных фактов):

Безопасность гарантируется...

Документация выслана в ваш адрес нарочным...

Предпринимаются энергичные меры по...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются...

Выделены дополнительные средства на...

Спланированы мероприятия...

В кратчайшие сроки организуется...

Установлен повседневный жесткий контроль за..

515

Устойчивые обороты речи:

наименее сложный...

наиболее важный...

наилучший эффект...

наихудший результат...

оказать помош;ь...

произвести проверку...

руководство считает возможным,

организация не возражает...

срочно сообщите...

немедленно устраните...

обеспечьте выполнение...

создайте необходимые условия...

доложите предложения по...

оптимальное решение...

вероятные сроки...

подтвердите получение...

сообщите данные...

направьте в мой адрес...

подготовьте к отправке...

решите самостоятельно...

8. Формулировки для уведомления:

Ставим Вас в известность о том, что...

Организация извещает о...

Сообщаю Вам...

Довожу до Вашего сведения, что...

Докладываю о...

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить),

решить (разрешить),

обязать,

завершить,

прекратить,

направить (отправить),

обратить (внимание на...),

ввести (в эксплуатацию),

516

спланировать (скоординировать),

осуществить (реализовать),

создать,

восполнить (пополнить),

организовать,

обеспечить,

сообщить (доложить),

представить (предоставить),

уточнить,

установить,

устранить,

выявить (выяснить).

10.

Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный),

второстепенный,

перспективный,

важный,

главный (основной),

ведущий,

серьезный (существенный),

плановый,

дополнительный.

517

СОДЕРЖАНИЕ

Системы документации 3

1.1. Система организационно-правовой документации 3

1.2. Система распорядительной документации 16

1.3. Система справочно-информационной документации 31

Документооборот 53

2.1.

Традиционный и электронный документооборот 53

2.2.

Работа с входящими документами 57

2.3.

Работа с исходящими и внутренними документами 61

2.4. Текущее хранение документов.

Списание и уничтожение документов 69

Правила оформления документов 74

3.1.

Оформление служебных документов

в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 ^74

3.2. Составление текстов служебных документов 94

3.3.

Язык и стиль деловой документации.

Типичные ошибки 116

Подготовка документации по трудовым отношениям,

финансам, снабжению

сбыту 133

4.1.

Документация по трудовым отношениям 133

4.2.

Финансовая документация 153

4.3.

Документы по снабжению и сбыту 176

5. Деловая переписка 187

5.1.

Краткая характеристика деловых писем 187

5.2. Международные письма 212

6. Работа с конфиденциальными документами 226

6.1.

Технология учета и рассмотрения поступивших

конфиденциальных документов 226

518

6.2. Исполнение и обработка подготовленных

конфиденциальных документов 250

6.3.

Формирование и хранение дел, уничтожение

документов, дел и носителей информации 273

7. Архивное хранение документов 284

7.1.

Оформление дел длительных сроков хранения 284

7.2. Состав учетных документов архива 288

7.3.

Оборудование архивохранилищ 289

7.4. Использование документов архива 292

8. Персональный компьютер

делопроизводстве 298

8.1.

Компьютерные технологии подготовки документов .... 298

8.2. Компьютер и здоровье 336

Литература 364

Словарь основных терминов и сокращений 373

Приложения:

Образцы основных видов документации 398

Употребление названий в документах 414

Написание названий документов 466

Примерный перечень документов, подлежащих

утверждению 471

Примерный перечень документов, на которых

ставится гербовая печать 473

6. Перечень типовых сроков исполнения документов 475

Отраслевые квалификационные характеристики

должностей работников, занятых на предприятиях,

в учреждениях и организациях 478

8. Языковые средства для написания документов 488

9. Сроки хранения документов 496

10.

Рекомендации по использованию при написании

документов отдельных наиболее часто

употребляемых слов и устойчивых словосочетаний 514

519