Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру.

Он санкционирует законность производимых операций. При от-

сутствии в штате главного бухгалтера право второй подписи мо-

жет быть предоставлено бухгалтеру или другому должностному

лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и от-

четности. В этом случае владелец счета за подписью руководите-

ля делает отметку на карточке с образцами подписей о том, что в

штате отсутствует счетный работник.

Руководители производственных подразделений, входящих в

состав объединений, а также нехозрасчетных филиалов, мастер-

ских подписывают денежно-расчетные документы единолично,

если в штате нет счетного или другого работника, на которого

можно возложить ведение бухгалтерского учета.

В централизованных бухгалтериях банковские документы

(чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые орде-

ра и расчетно-платежные ведомости на заработную плату по сро-

кам и суммам выплат из кассы (распорядительные надписи) под-

писываются руководителем учреждения, при котором создана

централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

Остальные документы, служащие основанием для вьщачи де-

нег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кре-

дитные и расчетные обязательства учреждений, обслуживаемых

централизованными бухгалтериями, подписываются соответству-

ющими руководителями учреждений и главным бухгалтером цен-

трализованной бухгалтерии.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по

счету представляется новая карточка с образцами подписей всех

лиц, имеющих право первой и второй подписи.

Свободные строки в месте, отведенном для образцов подпи-

сей,

должны быть прочеркнуты.

При временном предоставлении лицу права первой или вто-

рой подписи, а также при временной замене одного из лиц, упол-

номоченных руководителем или главным бухгалтером, новая кар-

точка не составляется, а дополнительно представляется карточка

только с образцом подписи лица, временно исполняющего обя-

занности руководителя или главного бухгалтера, заверенная в

указанном порядке.

170

Для финансирования строящихся предприятий в учреждениях

банка могут открываться временные текущие счета на имя руко-

водителя дирекции строящегося предприятия. Для открытия та-

кого счета представляют ходатайство соответствующего мини-

стерства, управления и т. п. местного подчинения об открытии

счета с указанием срока его действия; приказ или распоряжение о

назначении представителя или директора строящегося предприя-

тия;

карточку с образцами подписей.

Срок действия счета не может превышать срока, предусмот-

ренного по плану для пуска предприятия. Передоверие распоря-

жения счетом не допускается.

42.6.

Основные виды документов

по финансово-расчетным операциям

Денежный чек, расчетный чек, чековые книжки

Денежный

чек —

распоряжение предприятия банку о выдаче с

его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указан-

ных в чеке.

Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении

с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя.

Расчетные чеки используются только для безналичных платежей.

В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именны-

ми,

т. е. они применяются для перечисления денег тем предприя-

тиям и организациям, которые указаны в чеке.

Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрован-

ных в чековые

книжки.

Они выдаются учреждениями банка пред-

приятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранят-

ся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее

в банке чековую книжку, несет ответственность за использование

чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как

всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых

книжек составляется по соответствующей форме.

Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями,

производятся путем безналичного перечисления средств через

учреждения банка.

171

Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчет-

ных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо пере-

числением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчи-

ков в банке.

Счет-фактура

Счет-фактура — это товарно-расчетный документ, который

выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.

Счета-фактуры используются для контроля за выполнением

договорных обязательств

являются основанием

для

выписки пла-

тежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при

акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.

Счет-фактура имеет следующие обязательные реквизиты:

Наименование и адрес поставщика.

Местонахождение и номер расчетного счета поставщика.

Наименование и адрес грузополучателя.

Местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя.

Порядковый номер.

6. Дата.

Перечень отпускаемых товаров.

8. Количество товара.

9. Цена.

10.

Сумма.

11.

Способ отправления.

12.

Номер квитанции (накладной).

13.

Ссылка на договор или заказ, на основании которых про-

изведена отгрузка.

Предприятия

организации имеют право

по

своему усмотрению

изменять графы бланка

той его части, которая отведена

для

переч-

ня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в од-

ном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.

Обязательство кассира

Порядок ведения кассовых операций, правила приема, выда-

чи и хранения денег предусмотрены в соответствующих норма-

тивных документах.

172

После издания приказа о назначении кассира на работу руко-

водитель организации обязан ознакомить кассира

должностной

инструкцией и руководящими и нормативными документами.

Кассир выдает администрации предприятия, организации обя-

зательство о материальной ответственности по соответствующей

форме — обязательство кассира. Это обязательство хранится в

личном деле кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохран-

ность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причинен-

ный предприятию (организации) как в результате умышленных

действий, так и в результате небрежного или недобросовестного

отношения к своим обязанностям.

Кассир не может передоверять выполнение порученной ему

работы другим лицам без письменного указания руководителя и

без передачи по акту ценностей и документов. Если кассира необ-

ходимо временно заменить, то другой работник, временно заме-

щающий кассира, также дает обязательство о материальной от-

ветственности.

Положение

ведении кассовых операций предусматривает

про-

ведение внезапных ревизий кассы

полным полистным пересчетом

всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя пред-

приятия (организации) назначается комиссия из числа работни-

ков предприятия с обязательным участием бухгалтера и кассира.

Если в организации имеется несколько касс, ревизию их необ-

ходимо проводить одновременно для предупреждения возможных

злоупотреблений с денежными средствами.

том

случае,

если одна

касса организации обслуживает несколько подразделений, то не-

обходимо затребовать от бухгалтеров этих предприятий офици-

альные справки об остатках денег на день инвентаризации для

сравнения с ними наличных в кассе.

При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем пол-

ного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, кви-

танций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лими-

тированных чековых книжек

бланков строгой отчетности, а так-

же ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

173

Акт ревизии

Результаты ревизии оформляются актом. В

акте ревизии

фак-

тические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетны-

ми данными, после чего определяется недостача или излишек де-

нежных средств.

Акт должен быть оформлен

в день

ревизии кассы

подписан чле-

нами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письмен-

HbDC

объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.

Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа.

Точное наименование ревизуемой организации.

Дата составления акта.

Фамилии, имена и отчества, а также должности членов ко-

миссии.

Номер и дата приказа руководителя организации, на осно-

вании которого назначены члены комиссии.

6. Фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в при-

сутствии которых проводилась ревизия кассы.

Содержание акта ревизии с обязательным указанием остат-

ка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных

комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата

ревизии (сумма излишков или недостачи).

8. Объяснение обстоятельств возникновения излишков или

недостачи (прилагается к акту).

9. Подписи лиц, участвовавших в составлении акта. Акт реви-

зии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземпля-

рах, причем один экземпляр следует дать материально-ответствен-

ному лицу — кассиру. Затем акт представляется на утверждение

руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии

находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского уче-

та: излишки приходуются, а недостача удерживается

материаль-

но-ответственных лиц.

Платежное поручение

Платежное

поручение — это

распоряжение предприятия учреж-

дению банка

списании

его расчетного счета определенной сум-

174

мы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обя-

зательств. Оно составляется на стандартных бланках.

Если плательщик перечисляет средства одновременно несколь-

ким получателям, то можно использовать сводное платежное по-

ручение. В одно поручение могут включаться либо только мест-

ные поручения, либо только иногородние.

Платежное поручение имеет следующие обязательные рекви-

зиты:

Наименование и адрес плательщика.

Местонахождение и номера расчетных счетов получателя и

поставщика.

Сумма платежа, которую перечисляет плательщик.

Дата.

Основание.

6. Подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

Печать.

Платежными поручениями могут производиться:

• расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные

работы и оказанные услуги;

• расчеты по нетоварным операциям;

• целевые переводы министерств, ведомств и других органов

хозяйственного управления на погашение просроченной задол-

женности подведомственных им организаций за товарно-матери-

альные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по

ссудам банков. Банки устанавливают порядок вьщачи разреше-

ний на целевые переводы, а также порядок исполнения этих пере-

водов и т. д.

Лицевой счет, требования-поручения

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий пере-

дачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инстру-

ментов, продукции, зданий

и т.

д.) определенной организации или

лицу.

Объявление на взнос наличными выписывается при взносе

наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения

денег банк вьщает плательщику квитанцию, которая служит оп-

175

равдательным документом. Расчеты платежными требованиями-

поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сво-

дятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписы-

вает платежное требование на покупателя-плательщика, отсыла-

ет ему или доставляет нарочным.

Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить

вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с

его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (ус-

ловия договора) поставщиком выполнены. Организация-платель-

щик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после спи-

сания средств пересылает документы в банк поставщика для за-

числения платежа.

4.3.

Документы по снабжению и сбыту

в условиях развития рыночных отношений особенную роль

приобретает документация, отражающая коммерческую деятель-

ность организаций, осуществляющих сотрудничество

на

договор-

ной основе.

Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая

переписка, протоколы, акты служат основным доказательством

того или иного факта при решении хозяйственных вопросов

парт-

нерами по бизнесу в арбитражном суде и

других инстанциях. Ос-

новная схема сотрудничества организаций построена на взаимоот-

ношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое

партнерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор

—

соглашение двух или нескольких лиц (граждан или

юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении

гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и

обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в дого-

воре,

характеризуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами до-

стигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регу-

лируются в общем виде законодательными актами, а также ря-

дом специальных нормативных актов.

176

Для унификации условий отдельных видов договоров имеют-

ся типовые договоры, которые являются нормативными актами,

обязательными для сторон.

На практике применяются различные формы типовых дого-

воров, которые

значительной степени облегчают процесс состав-

ления конкретного договора

позволяют ориентироваться

слож-

ных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы договора, а

договор — это индивидуальный акт и требует специальных зна-

ний, существует базовая структура договора, содержащая следу-

ющие основные положения:

Преамбула (или вводная часть):

• наименование договора;

• дата подписания договора;

• место подписания договора;

• полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

• название сторон по договору (например: "подрядчик", "по-

ставщик", "арендатор", "покупатель");

• подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество

лица, подписавшего договор, а также наименование документа,

удостоверяющего его полномочия на подписание документа.

Предмет договора. Права и обязанности сторон:

• обязанности и права первой стороны по договору;

• обязанности и права второй стороны по договору;

• срок выполнения своих обязательств сторонами;

• место исполнения обязательств каждой из сторон;

• способ исполнения обязательств каждой из сторон.

Дополнительные условия договора:

• срок действия договора;

• ответственность сторон;

• способы обеспечения обязательств;

• основания досрочного расторжения договора в односторон-

нем порядке действий сторон при одностороннем расторжении

договора;

• условия о конфиденциальности информации по договору;

• порядок разрешения споров между сторонами по договору.

177

Прочие условия договора:

• регулирование отношений сторон другими, кроме договора,

нормативными (законодательными) актами;

• условия о согласовании связи между сторонами;

• преддоговорная работа и ее результаты после подписания

договора;

• реквизиты сторон;

• количество экземпляров договора;

• порядок исправлений по тексту договора;

• подписи представителей сторон.

Договоры заключаются в письменной форме путем подписа-

ния сторонами единого документа или посредством обмена пись-

мами.

Договор бытового заказа

По договору бытового заказа предприятия бытового обслу-

живания населения выполняют для заказчиков определенную

работу. Работа может выполняться из материала предприятия или

заказчика. Предприятие отвечает за сохранность вещей, качество

и своевременность выполнения работ.

Договор бытового заказа оформляется письменно.

Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наи-

менование, адрес и телефон предприятия службы быта, наимено-

вание и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фами-

лия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказ-

чика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы

полученного аванса), срок исполнения заказа.

Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет

оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне

квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи ин-

дивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды

из материала заказчика подкладка, меховые детали (воротник,

манжеты) и другие отделочные материалы должны быть сданы

заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказ-

чика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким

метром на столе.

178

Претензии на неудовлетворительное качество исполнения за-

каза принимаются предприятиями службы быта

течение

дней

со

дня получения заказа, а по скрытым порокам одежды

— в

тече-

ние 6 месяцев, головных уборов — одного месяца.

Квитанция служит основанием для своевременного получения

заказа. При утере квитанции заказ вьщается по письменному за-

явлению заказчика с предъявлением паспорта. Граждане, не име-

ющие по действующим правилам паспорта, предъявляют доку-

мент, заменяющий паспорт.

Договор о полной индивидуальной

материальной ответственности

С лицами, ответственными за хранение денежных средств и

товарно-материальных ценностей, заключается письменный до-

говор

полной индивидуальной материальной

ответственности,

В соответствии с существующим законодательством догово-

ры о полной материальной ответственности могут быть заключе-

ны предприятием (учреждением, организацией) с работниками

(достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или

выполняющими работы, непосредственно связанные с хранени-

ем,

обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или примене-

нием в процессе производства переданных им ценностей, если

должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими ра-

боты предусмотрены в специальном перечне.

В перечне предусмотрены те работы, которые связаны с при-

емом от населения предметов культурно-бытового назначения и

других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для вы-

полнения иных операций, связанных с изготовлением, восстанов-

лением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с

вьщачей напрокат населению предметов культурно-бытового на-

значения.

Договор купли-продажи. Договор поставки

По договору

купли-продаэюи

продавец обязуется передать иму-

щество

собственность (полное хозяйственное ведение, оператив-

ное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять иму-

щество и уплатить за него определенную денежную сумму.

179