Кузнецов И.Н. Делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

материалах и обеспечивает составление заявок на их получение.

Осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения ко-

пировальных и множительных работ, а также комплектностью

сдаваемого заказчикам материала. Принимает участие в разра-

ботке инструкций, правил и других нормативных документов по

технике выполнения копировальных

множительных работ. При-

нимает меры по совершенствованию организации труда работ-

ников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с

целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения исполь-

зования оборудования и повышения производительности труда.

Обеспечивает сохранность принятой

работу

документации.

Кон-

тролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевре-

менный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования

и охраны труда при выполнении копировальных и множитель-

ных работ. Изучает причины, вызывающие брак при выполнении

копировальных и множительных работ, и принимает меры по их

предупреждению.

Должен

знать:

постановления, распоряжения, приказы, дру-

гие руководящие и нормативные документы вышестоящих орга-

нов,

касающиеся выполнения копировальных и множительных

работ; методы и средства выполнения копировальных и множи-

тельных работ; конструкцию, принципы работы, правила монта-

жа и эксплуатации копировального и множительного оборудова-

ния; виды материалов, используемых при копировальных и мно-

жительных работах, их свойства и технические характеристики;

стандарты, инструкции

другие руководящие документы

по

офор-

млению технической документации; нормы и расценки на выпол-

нение копировальных и множительных работ; передовой отече-

ственный и зарубежный опыт выполнения копировальных и мно-

жительных работ; основы организации труда; законодательство

о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и

нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Среднее профессиональное обра-

зование без предъявления требований

стажу работы или началь-

ное профессиональное образование и стаж работы по специаль-

ности не менее

лет.

480

Заведующий машинописным бюро

Долж:ностные

обязанности.

Осуществляет руководство работой машинописного бюро.

Принимает материал для печатания, распределяет его между ма-

шинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу.

Обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения ма-

шинописных работ, сохранностью принимаемых документов и

фонограмм. Обеспечивает машинисток необходимыми для рабо-

ты техническими средствами и материалами. Следит за состояни-

ем пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устра-

нению их неисправностей.

свободное от перечисленных обязан-

ностей время выполняет машинописные работы.

Дол:>юен

знать:

постановления, распоряжения, приказы, дру-

гие руководящие и нормативные документы вышестоящих

дру-

гих органов, касающиеся ведения делопроизводства; основные

положения Единой государственной системы делопроизводства;

машинопись, порядок учета машинописных работ; правила ор-

фографии и пунктуации; порядок расположения материала при

печатании различных документов; стандарты унифицированной

системы организационно-распорядительной документации; пра-

вила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов; основы орга-

низации труда; законодательство о труде; правила внутреннего

трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Среднее профессиональное обра-

зование

без

предъявления требований

стажу работы или началь-

ное профессиональное образование и стаж работы по специаль-

ности не менее

лет.

Заведующий архивом

Долэ1сностные

обязанности.

Возглавляет работу по организации

ведению архивного дела

на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в со-

ответствии с установленным порядком прием, регистрацию, сис-

тематизацию, хранение и использование документов. Руководит

работой по составлению справочного аппарата, облегчающего

учет и использование архивных документов. Оказывает методи-

481

ческую помощь в поиске необходимых документов. Инструкти-

рует работников структурных подразделений о порядке форми-

рования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевре-

менность поступления в архив документов, законченных дело-

производством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе

ценности архивных

документов,

формированию документов

дела

постоянного и временного хранения. Руководит работой по со-

ставлению описей дел для передачи документов в государствен-

ные архивы, составлению актов об уничтожении

документов,

сро-

ки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоя-

нием документов, своевременностью их восстановления,

соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для

обеспечения сохранности документов. Организует работу по ве-

дению учета документооборота и количества дел, вьщаче архив-

ных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в раз-

работке положений и инструкций по ведению делопроизводства

и организации архивного дела.

Должен

знать:

постановления, распоряжения, приказы, дру-

гие руководящие и нормативные документы вышестоящих и дру-

гих органов, касающиеся работы архивов; Единую государствен-

ную

систему делопроизводства; порядок оформления документов,

поступающих

архив,

действующую систему

их

классификации;

структуру предприятия, учреждения, организации; основы орга-

низации производства, труда и управления; законодательство о

труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и

нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Среднее профессиональное обра-

зование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

Документовед

Долэюностные

обязанности.

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы

с документами и документной информацией на основе использо-

вания организационной и вычислительной техники (учет, конт-

роль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

482

Принимает участие

планировании, организации

совершенство-

вании деятельности службы документационного обеспечения уп-

равления, осуществляет контроль за состоянием делопроизвод-

ства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономичес-

ких условий труда, рационализации рабочих мест работников

службы документационного обеспечения управления. Разрабаты-

вает унифицированные системы документации и табели докумен-

тов различного назначения и уровня управления, классификато-

ры документной информации. Организует внедрение систем ве-

дения документации. Принимает меры по упорядочению состава

документов и информационных показателей, сокращению их ко-

личества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе

документов, передаваемых на государственное хранение, органи-

зации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает

участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и со-

вершенствовании (в части информационного обеспечения) авто-

матизированных информационных систем и систем управления,

а также в разработке новейших информационных технологий (в

том числе безбумажных), базирующихся на применении вычис-

лительной и микропроцессорной техники, проектировании и ак-

туализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой

отечественный и зарубежный опыт в области документационно-

го обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методи-

ческие документы по вопросам документационного обеспечения.

Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повыше-

нию квалификации кадров службы документационного обеспе-

чения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые

акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководя-

щие и нормативные документы вышестоящих органов, касающи-

еся документационного обеспечения управления; порядок плани-

рования, проектирования и технологию работы на базе органи-

зационной и вычислительной техники служб документационного

обеспечения управления; методы исследования, анализа, проек-

тирования

развития документационных

систем;

порядок оформ-

ления, классификации, хранения, экспертизы ценности докумен-

483

тов;

организацию архивного дела; нормативные и методические

документы по проектированию

эксплуатации автоматизирован-

ных информационных систем управления; основы программиро-

вания; методы проектирования и актуализации баз и банков дан-

ных; основы эргономики, социальной психологии, социологии;

документообразование; отечественный и зарубежный опыт в об-

ласти документационного обеспечения управления; основы эко-

номики, организации труда и управления; законодательство о

труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и

нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Документовед I категории: высшее профессиональное обра-

зование и стаж работы в должности документоведа II категории

не менее

лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное обра-

зование

стаж работы

должности документоведа не менее

лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без

предъявления требований к стажу работы.

Делопроизводитель

Должностные

обязанности.

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в

структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руко-

водителей предприятия передает документы на исполнение, офор-

мляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ве-

дет картотеку учета прохождения документальных материалов,

осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые

справки по зарегистрированным документам. Отправляет испол-

ненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и

отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит доку-

менты текущего архива. Ведет работу по созданию справочного

аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их

поиск. Подготавливает

сдает

архив предприятия документаль-

ные материалы, законченные делопроизводством, регистрацион-

ную картотеку или компьютерные банки данных, составляет опи-

си дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохран-

ность проходящей служебной документации.

484

Должен

знать:

нормативные правовые акты, положения, ин-

струкции, другие руководящие материалы и документы по веде-

нию

делопроизводства на предприятии; основные положения Еди-

ной государственной системы делопроизводства; структуру пред-

приятия и его подразделений; стандарты унифицированной

системы организационно-распорядительной документации; поря-

док контроля за прохождением служебных документов и матери-

алов;

основы организации труда; правила эксплуатации вычис-

лительной

техники;

основы

законодательства

труде;

правила внут-

реннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Начальное профессиональное об-

разование без предъявления требований к стажу работы или сред-

нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус-

тановленной программе без предъявления требований к стажу

работы.

Машинистка

Должностные

обязанности.

Выполняет машинописные работы (включая подготовку мат-

риц для получения копий материала) с рукописных, машинопис-

ных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных си-

стем. Воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на

магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофо-

нов),

или печатает под диктовку. Следит за состоянием пишущей

машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.

Должен

знать:

машинопись; правила орфографии и пунктуа-

ции; стандарты унифицированной системы организационно-рас-

порядительной документации; порядок расположения материала

при печатании различных документов; правила печатания дело-

вых писем с использованием типовых форм; правила эксплуата-

ции пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; основы орга-

низации труда; основы законодательства о труде; правила внут-

реннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Машинистка I категории: начальное профессиональное обра-

зование без предъявления требований к стажу работы или сред-

485

нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус-

тановленной программе, печатание со скоростью свыше 200 уда-

ров в минуту.

Машинистка II категории: начальное профессиональное об-

разование без предъявления требований к стажу работы или сред-

нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус-

тановленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в

минуту.

Архивариус

Должностные

обязанности.

Осуществляет работу по ведению архивного дела на предпри-

ятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность докумен-

тов,

поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступив-

шие на хранение от структурных подразделений документы, за-

конченные делопроизводством. Участвует в разработке

номенклатур

дел,

проверяет правильность формирования

офор-

мления при их передаче в архив.

соответствии

действующими

правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и раз-

мещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи еди-

ниц постоянного и временного сроков хранения,

также акты для

передачи документов на государственное хранение, на списание

и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ве-

дет работу по созданию справочного аппарата по документам,

обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе

по экспертизе научной и практической ценности архивных доку-

ментов. Следит за состоянием документов, своевременностью их

восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, не-

обходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует со-

блюдение правил противопожарной защиты в помещении архи-

ва. Вьщает в соответствии с поступающими запросами архивные

копии и документы, составляет необходимые справки на основе

сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает дан-

ные для составления отчетности о работе архива. Принимает не-

обходимые меры по использованию в работе современных техни-

ческих средств.

486

Долэ/сен

знать:

нормативные правовые акты, положения, ин-

струкции, другие руководящие материалы и документы по веде-

нию архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи

документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую го-

сударственную систему делопроизводства; порядок составления

описаний документов постоянного и временного хранения и ак-

тов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их

подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета

и составления отчетности; структуру предприятия; основы орга-

низации труда; правила эксплуатации технических средств; осно-

вы трудового законодательства; правила внутреннего трудового

распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования

квалификации.

Начальное профессиональное об-

разование без предъявления требований к стажу работы или сред-

нее (полное) общее образование и специальная подготовка по ус-

тановленной программе без предъявления требований к стажу

работы.

487

Приложение

ЯЗЫКОВЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ

НАПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Официально-деловой стиль

Акт — как целостный, структурно-однородный документ —

должен отвечать определенным требованиям.

Необходимы:

а) краткость изложения официального материала;

б) точность, определенность формулировок, однозначность и

единообразие терминов;

в) последовательность использования технических приемов

правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов

только в тех значениях, которые признаются нормой общелите-

ратурного словоупотребления, а также в значениях, традицион-

ных именно для деловых документов, которые не нарушают их

стилистического единообразия

соответствуют общей тенденции

стандартизации делового языка.

Управление глаголов и других частей речи

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с

вопросом синтаксического управления — выбором надлежащей

падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже крат-

кий словарь-справочник поможет преодолеть трудности в выбо-

ре вариантных конструкций.

аванс на что

адрес: в адрес, по адресу,

все варианты

значении

"кому-л., на

имя кого-л."

488

аккредитовать где (с

предл.

над.) и (релсе) куда (с

вин.пад.)

альтернатива чему

амнистия кому (релсе для кого)

аналогичный чему и с чем

аналогия с чем и между чем

аннотация на что и чего

апеллировать к кому-чему

аргументировать что, чем

ассигновать что, на что

(peoice

для чего)

аудиенция кому

баллотировать кого-что

баллотироваться куда (в кого)

бойкот кого-чего

бойкотировать кого-что

в — за

(при указании времени)

предлоги взаимозаменяемы при обозначении срока, в течение

которого совершается какое-л. действие; предлоги различаются

оттенками значения: в — указывает на период совершения дей-

ствия, за

—

на протяженность во времени, длительность процесса

ввиду —

вследствие

(выраткение причинных отношений)

предлоги

синонимичны, но чаще первый из них указывает на причину пред-

стоящего события, а второй — на причину совершившегося со-

бытия; в течение дня (суток, недели, месяца, квартала, периода,

года, времени), но:

течении реки

ввиду

(предлог) —

ввиду предстоящего наступления,

но:

виду

(сущ, — в виду города или иметь в виду)

впоследствии бьшо назначено...

вследствие (чего) — обострившейся обстановки

вкладывать (вложить) куда (во что) и где

возразить против чего и на что

вопреки чему (не чего)

489