Пресс-папку с базовыми материалами следует дополнить пресс-
релизами, тезисами выступлений.
Не забудьте о табличках с указанием фамилий участников и
индивидуальных бэйджах.
Пригласить представителей выбранных СМИ следует заранее (не менее
чем за 3-5 дней), разослав приглашения по почте. Обязательно нужно
повторить приглашение по телефону за день до события.
Недопустимо общение журналистов с выступающими до начала пресс-
конференции.
Не обязательно приглашать на пресс-конференцию всех, кто может
прийти. Когда 20 журналистов из разных изданий увидят друг друга, а потом
получат одинаковую информацию, – не напечатает никто.
Не стоит отвергать тех, с кем вы категорически не согласны, – вам
нужен хороший оппонент. Спор на пресс-конференции привлечет других
журналистов, а критика в печати, даже очень жесткая, обратит на вас
внимание читателей.
Обычно продолжительность пресс-конференции – не более 1 часа,
причем на доклады спикеров отводится минут 30-40. 7 минут на вводное
слово, 2-3 минуты – заключительное. Остальное время – ответы на вопросы
журналистов.
Чтобы удержать внимание журналистов и стимулировать их к новым
вопросам, речь выступающего должна быть достаточно лаконичной,
энергичной, с ясно сформулированными основными положениями,
уверенной, обращенной к аудитории.
Лучше иметь перед собой все необходимые записи, но обращаться к
ним только по мере крайней необходимости (тезисно), демонстрируя
свободное владение материалом. Речь не должна быть монотонной, самые
важные моменты в ней нужно выделять интонацией. Важно сохранять
зрительный контакт с залом. И, разумеется, заботиться о том, чтобы каждое
слово было всем хорошо слышно.