Маренков Н.Л. Ревизия и контроль в коммерческих организациях

Подождите немного. Документ загружается.

управленческая среда характеризуется системой управ-

ления, обеспечивающей высокий уровень внутренний си-

стемы коммуникаций, способствующей эффективной ра-

боте исполнительного органа, использующего систему

бюджетов и отчетов об исполнении, обеспечивающую эф-

фективность внутреннего контроля. Помимо того, пред-

приятия, разделением обязанностей, контролем доступа

к активам, документам и осуществление периодических

сравнений учетных данных.

Добросовестное и честное отношение к делу воспиты-

вается у работников на основе соответствующего примера

и оценки со стороны руководства. Кода управленческое

звено являет собой образец неприемлемого поведения, им

заражаются и окружающие. Система контроля обесцени-

вается также, когда поведение руководителей расходит-

ся с их словами.

Для предупреждения случаев мошенничества должна

быть четкая организационная структура предприятия

(организации). Вероятность мошенничества значительно

уменьшается, если каждый служащий предприятия зна-

ет, кто за какой участок работы отвечает. В этом случае

гораздо легче проследить судьбу исчезнувших сумм и го-

раздо труднее безнаказанно совершить растрату или хи-

щение. Для создания атмосферы всеобъемлющего конт-

роля очень важно вести точный учет средств и выполнен-

ной работы.

Комплектность персонала, осуществляющего функции

контроля, является важнейшей характеристикой систе-

мы внутрихозяйственного расчета. Кадровые проблемы

предприятия отражаются на системе внутреннего конт-

роля. Так, частая смена бухгалтеров ведет к тому, что

функции учета и контроля выполняются людьми, не име-

ющими достаточного опыта и делающими в силу этого

больше ошибок. Новые руководители и должностные лица

могут быть не в должной степени знакомы с системой

учета предприятия и совершать технические и другие

ошибки..Иногда служащие бухгалтерии увольняются, так

как не хотят следовать некоторым процедурам учета, ко-

торые предписываются нормативами. В целом частая сме-

191

няемость бухгалтерского персонала может быть тревож-

ным фактом.

Диагностика контрольной среды предприятия начина-

ется с построения его организационной структуры. Ана-

лиз информационных потоков помогает понять механизм

работы предприятия. Цель анализа информационных

потоков на предприятии — выявление мест дублирова-

ния, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев

и задержек. Наиболее распространенный и один из са-

мых практичных методов анализа информационных по-

токов — составление графиков информационных потоков.

Система бухгалтерского учета при внутрихозяйствен-

ном расчете включает следующее.

• Учетная политика и основные принципы введения

бухгалтерского учета.

• Организационная структура подразделения, ответ-

ственного за ведение бухгалтерского учета и подго-

товку бухгалтерской отчетности.

• Распределение обязанностей и полномочий между

работниками, принимающими участие в ведении

учета и подготовке отчетности.

• Организация подготовки, оборота и хранения доку-

ментов, отражающих хозяйственные операции.

• Порядок отражения хозяйственных операций в ре-

гистрах бухгалтерского учета, формы и методы обоб-

щения данных таких регистров.

• Порядок подготовки периодической бухгалтерской

отчетности на основе данных бухгалтерского учета.

• Программное обеспечение, применяемое для веде-

ния учета и подготовки отчетности.

• Средства контроля, предусмотренные в отдельных

областях системы учета.

Наиболее общими функциональными областями конт-

роля на предприятиях являются:

• реализация и дебиторская задолженность;

• снабжение и кредиторская задолженность;

• платежи по счетам и поступление денежных средств

в кассу;

• расчеты с персоналом по зарплате;

192

Цели и средства внутрихозяйственного расчета

системы бухгалтерского учета

Таблица 7

7-Ревизия и контроль

193

• инвестиции;

• основные средства;

• запасы.

Правильная организация документооборота — неотъем-

лемое условие успешной работы любой бухгалтерии.

Выполнение требований к оформлению документов

обеспечивает их юридическую силу.

При необходимости в документы можно вносить ис-

правления, используя три вида оговорок: «исправленно-

му верить», «вписанному верить» и «зачеркнутое не чи-

тать». Исправления должны быть согласованны с участ-

никами хозяйственных операций, что подтверждается

подписями тех же лиц, которые завизировали документ,

с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не

допускаются.

Для контроля за исполнением документов в организа-

ции может быть создана картотека в разрезе сроков, ис-

полнителей и специфики документов. Исполненные до-

кументы формируют в дела.

Движение документов регламентируется графиком

документооборота. Он может быть оформлен в двух вари-

антах - в виде схемы и в виде перечня работ по созда-

нию, проверке и обработке документов, выполняемых

структурными подразделениями организаций, с указанием

ответственных исполнителей и сроков.

При утверждении учетной политики необходимо уста-

навливать правила документооборота на предприятии, к

которым обычно прилагают график документооборота.

Как учетную политику, график документооборота

разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает — руко-

водитель предприятия.

На предприятиях применяются процедуры контроля.

Процедуры контроля направлены на предотвращение,

выявление и исправление ошибок и искажений, которые

могут возникнуть в процессе учета хозяйственных опера-

ций. В системе внутрихозяйственного расчета существу-

ет много различных процедур контроля, каждая из кото-

194.

7-2

рых должна предотвращать ошибки определенного вида

и искажений информации.

Некоторые категории ошибок и искажений встреча-

ются чаще:

• записаны хозяйственные операции, которых не было

в действительности;

• фактически совершенные хозяйственные операции

не записаны на счетах;

• совершены и записаны несанкционированные опе-

рации;

• хозяйственные операции зафиксированы не на тех

счетах;

• записанные суммы не точны;

• учет хозяйственных операций не завершен;

• хозяйственные операции учтены не на тот период.

Вместо длинных перечислений процедур контроля на

данном этапе рекомендуется исследовать направления, для

достижения которых применяются процедуры контроля.

Хозяйственные операции всех видов должны контроли-

роваться по семи основным направлениям.

• Реальность хозяйственных операций заключает-

ся в том, что зарегистрированные операции действи-

тельно должны быть зарегистрированы. Процедура кон-

троля может состоять в сверке документов об отгрузке со

счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирова-

на. Предполагается, что эта процедура предотвратит за-

пись, неподтвержденную документами (возможно, фик-

тивной) продажи.

• Полнота. Посредствам процедур контроля проверя-

ется не пропущены ли при регистрации фактически со-

вершенные операции. Если товары отгружены, то каж-

дый документ об отгрузке должен сверяться со счетом-

фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в дан-

ном случае документы об отгрузке), часто нумеруются.

Учет последовательности номеров документов об отгруз-

ке — соответствующая процедура контроля.

• Разрешение. При помощи процедур контроля про-

веряется, санкционировались ли хозяйственные операции

до того, как они были учтены.

195

• Точность. Примером может служить, санкциони-

ровалась ли продажа в кредит.

• Процедуры, направленные на проверку правиль-

ности исчисления записанных сумм. Проверка правиль-

ности отраженного в накладной отгруженной продукции,

цены единиц продукции и итоговых данных является

примером такого рода процедуры.

• Классификация. Реализуются процедуры контро-

ля того, что операции отнесены на определенные субсче-

та соответствующих заказчиков. Классификацию иногда

сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит

в том, что точность относится исключительно к правиль-

ности записанных сумм.

• Учет. Включает в себя контрольные процедуры про-

верки того, что полностью ли завершен учет данных опе-

раций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтер-

ским стандартам.

• Периодизация. Предполагает контроль того, что-

бы операции записывались в том периоде, в котором были

совершены.

Все эти процедуры так или иначе направлены на пре-

дотвращение, выявление и исправление ошибок и иска-

жений информации семи основных видов, которые могут

возникнуть в финансовых отчетах.

На состав процедур контроля влияют объем, степень

сложности и особенности видов деятельности предприя-

тия, а также специфика контрольной среды и системы

бухгалтерского учета.

Любой вид деятельности всегда лучше контролирует-

ся либо при распределении обязанностей между работни-

ками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы

контроля, как и большинство профилактических мер,

чаще всего применяются там, где производятся расчеты

наличными денежными средствами.

Любой предприниматель, имеющий пусть даже малое

дело, должен иметь в виду, что существуют, по крайней

мере, три основные операции, которые должны осуще-

ствляться при разделении обязанностей или выполнять-

ся им самим:

196

7-4

• выписка чеков;

• осуществление платежей;

• проверка банковских извещений.

Двойной контроль является таким вариантом системы

контроля, при котором вся операция не может совершать-

ся одним работником. При двойном контроле одну и ту

же задачу выполняют два человека, причем обязанности

между ними распределяются таким образом, чтобы ни

один из них не мог выполнить все действия по данной

операции. Обе разновидности контроля преследуют одну

и ту же цель: не позволить одному человеку иметь некон-

тролируемый доступ к денежным средствам.

Процедуры контроля осуществляемые на основе сис-

темы подтверждения полномочий, имеют много разновид-

ностей, две из которых — специальная система паролей

дающая возможность тем или иным людям пользоваться

компьютером и получать доступ к определенным базам

данных, и специальные карточки с собственноручной

подписью позволяющие людям входить в помещения с

банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать

иные операции в финансовых учреждениях.

Эффективность внутреннего контроля предполагает

соответствующее распределение обязанностей между теми,

кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и кон-

троля, и теми, кто работает с активами. Распределение

обязанностей также предусматривает выдачу разным ли-

цам разрешения на ведение какого-либо определенного

класса хозяйственных операций, выполнение процедур

контроля в процессе обработки данных, осуществление

контроля за выполнением таких процедур, составление

соответствующих бухгалтерских документов и работу с

активами. Такая организация позволяет уменьшить ве-

роятность возникновения ошибок, ограничить возмож-

ность злоупотреблений с активами, исключить другие

виды намеренного искажения информации в финансовых

документах.

Другим видом контроля является использование до-

кументов или записей на машиночитаемых носителях.

Процедура контроля полноты данных, использующаяся

197

в компьютерной системе, разработана для удостоверения

в том, что все первичные данные по хозяйственным опе-

рациям введены и приняты на обработку.

Процедуры контроля, обеспечивающие полноту отра-

жения данных по хозяйственным операциям осуществ-

ляются разными способами:

• производится нумерация всех хозяйственных опе-

раций сразу после начала их свершения ( или, же-

лательно, предварительная нумерация) и учет их

всех после обработки.

• проводиться проверка обработки всех данных пу-

тем применения «контрольных сумм».

Процедуры контроля полноты данных также необхо-

димы для удостоверения в том, что информация отраже-

на правильно, а финансовые отчеты предназначенные для

внутреннего и внешнего пользования, составлены долж-

ным образом. Такие процедуры контроля особенно важ-

ны при поступлении данных в бухгалтерский регистр

контрольных (синтетических) счетов из источников, от-

личных от тех регистров, куда данные были внесены пер-

воначально. Процедуры контроля, касающиеся полноты

внесения изменений в компьютерную систему учета, раз-

рабатываются для удостоверения в том, что данные по

всем хозяйственным операциям были введены, приняты

на обработку и постоянно пополняются. В некоторых слу-

чаях с помощью процедур контроля изменений можно

проследить полноту их внесения. Процедуры контроля

необходимы для удостоверения в том, что данные по каж-

дой хозяйственной операции внесены в полном объеме,

на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и

счете в большинстве случаев достигается внедрением про-

цедур контроля за результатами и классификацией сче-

тов. В компьютеризированной системе учета проверка

точности внесения данных проводится для удостоверения

в том, что данные правильно зарегистрированы и введе-

ны в компьютер.

Физические способы контроля подразумевают охрану

имущества, ограничение доступа к нему и проведение

периодической инвентаризации.

198

Физическая охрана средств предприятия часто приме-

няется для их защиты от хищений или других злоупот-

реблений. Физические способы охраны и контроля, та-

кие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на ок-

нах, запоры, ключи «с секретом», затрудняют доступ к

содержимому хранилищ и тем самым снижают вероят-

ность совершения мошеннических действий.

Простейшие формы физического контроля предпола-

гают установку прочных, запирающихся дверей, прове-

дение сигнализации, привлечение охранников и исполь-

зование других средств, предупреждающих доступ к ак-

тивам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры

контроля должны также обеспечивать защиту активов и

учетных записей от физического повреждения, например,

случайного уничтожения, порчи или просто неправиль-

ного хранения. Физические процедуры контроля ограни-

чивают также доступ злоумышленников к активам пред-

приятия.

В компьютеризированной системе учета проводятся

процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам

лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря

чему уменьшается вероятность совершенствования несан-

кционированных хозяйственных операций.

Важными элементами формирования системы контро-

ля, имеющими значение для предупреждения случаев

мошенничества, являются программы по повышению бе-

зопасности производства и эффективно работающие под-

разделения внутреннего аудита.

Штатные аудиторы обеспечивают проведение незави-

симых проверок и заставляют потенциальных мошенни-

ков отказаться от мысли совершить преступление.

Вопросы:

1. Какова сущность внутрихозяйственного расчета?

2. Какие цели и задачи организации системы внутрихозяй-

ственного расчета Вы знаете?

199

3. Что необходимо сделать для достижения цели внутрихо-

зяйственного расчета?

4. Какие методы применяются в системе внутрихозяйствен-

ного расчета?

5. Из каких элементов состоит система внутрихозяйственно-

го расчета?

6. Какие процедуры контроля применяются в системе внут-

рихозяйственного расчета?