Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

101

Рис. 2.13.

Подання «Адресні картки» папки «Контакти»

Введення загальної інформації про контакт. За умовчанням

форма «Контакт» відображається з відкритою додатком «Загальні»

(General), яка містить п’ять ділянок з полями загальної інформації

про контакт:

• ім’я контакту;

• телефони;

• адреса;

• електронна пошта і WWW-адреса;

• описання.

введення імені контакту.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

102

Рис. 2.14.

Форма «Контакт»

Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією,

то після заповнення форми для одного контакту наступні можна

створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається одно-

значність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт,

що належить даній організації → М «Дії» → створити контакт в тій

же організації → М «Сервіс» → Параметри налаштування → Пара-

метри контактів → За повним іменем Ім’я (По батькові) Прізвище.

Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна

область загальної інформації про контакт — телефони. За умовчан-

ням форма «Контакт» відображає чотири основні види телефонних

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

103

номерів: «Домашній» (Home), «Рабочий» (Business), «Факс робо-

чий» (Business Fax) і «Сотовий» (Mobile).

Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адре-

си. За умовчанням для кожного контакту зберігається інформація про

три адреси електронної пошти (e-mail address): «Ел. Почта» (E-mail),

«Ел. почта 2» (E-mail 2), «Ел. почта 3» (E-mail 3), одну WWW-сторінку

в Інтернеті й одну адресу Internet Mail.

Після введення адреси електронної пошти в полі «Коротке

ім’я» (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі

«Кому» (То) при складанні електронних листів даному контакту.

Описання. Останні чотири поля додатка «Загальні» (General)

форми Outlook: «Описання» (Notes), «Контакти» (Contacts), «Катего-

рії» (Category), «Приватне» (Private).

Іноді корисно вкладати в полі «Описання» файл зі сканованою

фотографією контакту.

Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у фо-

рму «Контакт» входять ще чотири вкладки: «Подробиці» (Details),

«Дії» (Activities), «Сертифікати» (Certificates), «Всі поля» (All Fields).

На вкладці «Деталі» існує чотири області з полями, які допов-

нюють загальну інформацію про контакт:

• «Ділові подробиці». Тут можна ввести додаткову інформацію

про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керів-

ника і помічника;

• «Особисті подробиці ». Вноситься інформація про день наро-

дження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько);

• «Оперативні налаштування NetMeeting». Сюди вводяться ім’я

ILS-серверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєст-

рований службою NetMeeting;

• «Дані про зайнятість в Інтернеті». Дається адреса Web-сторінки,

на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи.

На додатку «Дії» відображаються всі дії, пов’язані з контактом

або призначені їй (зустрічі, завдання, контакти, повідомлення тощо).

За умовчанням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

104

можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за

допомогою списку, що розкривається, «Показати» (Show).

Подвійне кликання мишею по будь-якому елементу в інформа-

ційному вікні додатку «Дії» відкриє форму цього елемента для реда-

гування.

Вкладка «Сертифікати» служить для призначення певного

цифрового сертифіката безпеки при відправленні повідомлень дано-

му контакту.

І нарешті, останній додаток «Всі поля» дає можливість корис-

тувачу вводити і переглядати інформацію, яка не відображається як

окремі поля на додатках форми «Контакт».

Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не

існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Напри-

клад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту

(вага, зріст і т. д.).

Список розсилання. Дуже часто в діловій практиці вимагаєть-

ся виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Напри-

клад, відправити факс з цінами, зазначеними в списку, відправити

повідомлення або запрошення на збори всім учасникам проекту.

Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для

кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання

подібних контактів у спеціальні списки для розсилання, за допо-

могою яких численні однотипні операції перетворюються на одну:

М «Дії» → Створити список розсилання.

Подання папки «Контакти». Папка «Контакти» має сім стандар-

тних подань. В табл. 2.7. наведено їх короткий описання.

Адресні книги. Крім папки «Контакти» Outlook надає ще три

додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: «Глобаль-

на адресна книга» (Global Address List), «Особиста адресна книга»

(Personal Address Book) і «Служба каталогів Інтернету» (LDAP).

Outlook може використовувати декілька джерел інформації про

адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших мож-

ливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

105

«Контакти», на базі яких створюються адресні книги Outlook

(Outlook Address Book).

Таблиця 2.7.

Подання Елементи і поля, що відображаються

Адресні картки

(Address Cards)

візитною карткою. Справа у вікні подання

знаходиться панель алфавітного пошуку, за

допомогою якої можна швидко

переміщатися елементах папки

Детальні адресні картки

(Details Address Cards)

Дане подання аналогічне попередньому, за

винятком того, що елементи

відображаються з більш повною

інформацією

Список телефонів (Phone List)

Табличне подання всіх контактів.

Відображає всі елементи і наступні поля:

«Вкладення», «Відмітка», «Ім’я», «Організація»,

«Зберігати як» і «Телефони»

За категоріями (By Categories)

Стандартне подання елементів, згрупованих

за категоріями

За організаціями

(By Company)

Стандартне подання елементів, згрупованих

за організаціями

За місцем розташування

(By Location)

Стандартне подання елементів, згрупованих

за місцем розташування

За відміткою «До виконання»

(By Follow4Up Flag)

Стандартне подання елементів, згрупованих

за відміткою виконання

Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспо-

ндента, з’являється модифікація діалогового вікна «Адресна кни-

га». Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється

діалогове вікно «Вибір імен» (Select Names): М «Сервіс» → Ад-

ресна книга.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

106

В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги

різних типів, у тому числі «Глобальний список адрес», «Особиста ад-

ресна книга» або «Адресна книга Outlook». В діалоговому вікні «Ад-

ресна книга» можна зазначити, які адреси необхідно відображати в

даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну кни-

гу в списку, що розкривається, «Джерело адрес» (Show Name From).

Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може

бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвін-

ків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких

цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації):

«Глобальний список адрес». Дана адресна книга доступна тіль-

ки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця

книга містить всі адреси, списки розсилання в межах робочої групи.

Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користува-

ча доступна лише її інформація.

«Особиста адресна книга». Власна адресна книга користувача,

в якій рекомендується берегти особисті списки розсилання за адре-

сами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги

від папки «Контакти» незначні, єдине, що слід відзначити — це спо-

сіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся ін-

формація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки

контакти), то в папці «Контакти» все зберігається в єдиному файлі з

розширенням pst (і контакти, і завдання, і повідомлення).

«Адресна книга Outlook», що формується на основі папок типу

«Контакти». Адресна книга автоматично обновляється при оновлен-

ні контактів. В списку «Джерело адрес» (Show Names From) кожна

адресна книга, сформована на основі папки типу «Контакти», пока-

зана окремим рядком під елементом «Адресна книга Outlook».

Вище ми вже розглядали роботу з папкою «Контакти», але як-

що Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними

книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами.

Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогіч-

на роботі з адресними книгами інших типів.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

107

Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати робо-

ту з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу

конфігурацію Outlook. Адресна книга — це суть інформаційної

служби, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є

створенням облікового запису даного типу: М «Сервіс» → Обліко-

ві записи електронної пошти → додати новий каталог або адресну

книгу.

На додатку «Особиста адресна книга» (Personal Address Book)

користувач може змінити місце розташування файлу, в якому збері-

гатиметься інформація про контакти, а на вкладці «Замітки» (Notes) —

ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необ-

хідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий

запис розпочав функціонувати в рамках додатку.

Користувач не може створити більше одного облікового запису

типу «Особиста адресна книга» або «Адресна книга Outlook».

Створення контакту адресної книги: М «Сервіс» → Адресна

книга → Джерело адрес → Особиста адресна книга → М «Файл» →

Створити адрес.

Параметри адресної книги. Налаштування параметрів за умо-

вчанням для відображення і зберігання нової інформації в адресних

книгах проводиться в діалоговому вікні «Обробка адреси»

(Addressing).

В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка,

дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового

вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за

умовчанням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по

суті буде основною базою користувача.

Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною по-

штою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного

повідомлення є правильне заповнення полів «Кому» (То), «Копія»

(Сс) і «Сліпа копія» (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з

адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою по-

відомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

108

Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook за-

пропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки ви-

значається в третьому розділі діалогового вікна «Обробка адреси»

(Addressing).

Замітки

Замітки — це електронний еквівалент паперового блокнота з

відривними аркушами. Замітки використовуються для запису пи-

тань, цінних думок, нагадувань і багато чого іншого, що звичайно

вноситься в паперовий блокнот. Крім того, в замітках зручно збе-

рігати відомості, можливо, необхідні в майбутньому, наприклад,

вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або

документи.

За допомогою заміток Outlook дана процедура триває секун-

ди. Це не говорячи вже про засоби пошуку Outlook, які допо-

можуть знайти необхідну замітку за ті ж секунди, тоді як пошук

серед хаотичних записів в паперових блокнотах може тривати не-

скінченно довго.

Створення замітки і її подання. Для створення замітки пере-

йдіть в папку «Замітки» (Notes) і натисніть кнопку «Створити»

(New) або зробіть подвійне кликання мишею у вільному місці вікна

перегляду інформації. З’явиться порожня замітка з поточною датою

і часом, куди можна буде ввести текст. Обсяг тексту, що вводиться,

необмежений, причому, якщо він перевищує стандартний розмір за-

мітки, Ви маєте нагоду його вільно прокручувати. Перше речення є

назвою замітки. Можна збільшити розмір вікна замітки до розмірів

екрану подвійним клацанням миші по смужці вверху замітки. Після

введення тексту закрийте замітку, внесені зміни автоматично збере-

жуться.

Хоча замітки є найпростішим елементом Outlook, але навіть

вони мають можливість робити угрупування за категоріями.

Більш того, можна пов’язувати із замітками контакти і змінювати

колір заміток. Остання властивість є дуже зручною для сортування

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

109

заміток за важливістю, наприклад, ліловий колір — дуже важлива

замітка: у формі «Замітки» у верхньому лівому куті → «Колір» →

«Ліловий».

Для оперативного доступу до замітки протягом робочого дня

клацніть по її назві на Панелі завдань Windows внизу екрана. Після

отримання інформації клацання зовні вікна замітки згорне її на Па-

нелі задач. Із замітками можна працювати і закривши основний

додаток Outlook.

Існує п’ять стандартних подань, їх опис наведений в табл. 2.8.

Таблиця 2.8.

Подання Елементи і поля, що відображаються

Значки (Icons)

Це — оригінальне подання Outlook. Замітки зобра4

жаються у вигляді листочків паперу, які мають пев4

ний колір і текст замітки під значком (не більше

255 знаків). Значки впорядковані за датою створен4

ня. Можна змінити розмір і відображення значків в

цьому уявленні за допомогою відповідних кнопок на

панелі «Стандартна»

За категоріями (By

Categories)

Стандартне табличне подання. Список груп по кате4

горіях, які відображають перший рядок замітки

За останніми семи

днями (Last seven Day)

Відфільтроване подання «Список заміток»

За кольором (By

Color)

Аналогічне попередньому подання, за винятком того,

що угрупування здійснюється за кольором замітки

Список заміток (Notes

List)

Табличне подання всіх заміток, в якому відобража4

ються поля: «Тема», «Створено» і «Категорії». Крім

цих полів, під назвою замітки приводиться її текст.

Обмеження на текст, який відображається в поданні —

255 знаків. Якщо обсяг тексту більший, то ставлять4

ся три крапки, якщо менший — додається спеціаль4

ний символ кінця

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

110

Відображення або приховування тексту залежить від кнопки

«Автоперегляд». За умовчанням в поданні «Список заміток» вона є

натиснутою.

Параметри замітки. Параметри замітки за умовчанням можна змі-

нити, скориставшись діалоговим вікном «Параметри заміток» (Notes

Options): М «Сервіс» → Параметри → Настройки → Параметри замітки.

В діалоговому вікні «Параметри заміток» можна змінити на-

ступні параметри:

• «Колір» (Color). Виберіть один з кольорів — синій, зелений,

ліловий, жовтий або білий.

• «Розмір» (Size). Цей параметр відповідає за розмір вікна заміт-

ки за умовчанням. Існує три стандартні розміри: «Дрібний»,

«Середній» і «Великий».

• «Шрифт» (Font). Натисніть кнопку «Шрифт» і в діалоговому ві-

кні, що з’явилося, встановіть параметри: шрифт, зображення,

розмір, атрибути і колір.

Якщо ви хочете приховати відображення дати і часу в замітках,

то зніміть прапорець «Показувати час і дату в замітках» (When

viewing notes, show date and time) в діалоговому вікні «Додаткові

параметри» (Advanced Options).

Інформація, що зберігається в замітках, є лише первинним

матеріалом, що вимагає подальшої обробки.

Щоденник

Протягом деякого часового інтервалу (день, місяць, рік) люди-

на виконує безліч завдань, пов’язаних як з діловою, так і з особис-

тою діяльністю. Досить важко пригадати в кінці місяця, що було

зроблено, а що ні, скільки часу пішло на виконання того або іншого

завдання тощо. Правильним засобом від подібного роду амнезії є ве-

дення щоденника з докладними помітками про події, що відбулися і

виконану роботу.