Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.9.

Діалогове вікно «Добавление праздников в календарь»

Сортування. Подання «За категоріями» (Categories) відображає

групи елементів з однаковими категоріями. Якщо для елемента при-

значено більше однієї категорії, то він відображається кілька разів в

різних групах.

Розбиття інформації по категоріях є лише першим ступенем її

структуризації. Іноді цього цілком достатньо, але у тому випадку,

коли категорія містить велику кількість елементів, необхідний дода-

тковий етап впорядковування.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Таблиця 2.4.

Подання Елементи, що відображаються

День/Тиждень/Місяць

(Day/Week/Month)

Список всіх зустрічей, подій і зборів для

дня, тижня або місяця відповідно

День/Тиждень/Місяць

(з автопереглядом)

(Day/Week/Month with Auto

Preview)

Те ж, що і подання День/Тиждень/Місяць,

плюс відображення перших рядків тексту в

елементах. «Рівнозначно» додаванню

«Ділянка перегляду»

Активні зустрічі (Active

Appointments)

Список всіх зустрічей і зборів зі всіма їх

подробицями, починаючи з поточного дня

Події (Events) Список всіх подій та їх подробиці

Щорічні події (Annual Events)

Список всіх подій, що відбуваються раз на

рік, та їх подробиці

Зустрічі, які повторюються

(Recurring Appointments)

Список зустрічей, що повторюються, та їх

подробиці

За категоріями (By Categories)

Список всіх елементів «Календаря»,

згрупованих за категоріях та їх подробиці

За умовчанням в більшості уявлень елементи відсортовані за

часом їх початку. Outlook дозволяє сортувати за будь-яким полем

елемента. Для цього необхідно просто клацнути по однойменній

назві стовпця. Якщо трикутник поряд з назвою направлений вго-

ру, то елементи впорядковані за збільшенням, якщо вниз — за

убуванням.

Задачі

В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення

особистого або службового характеру, за виконанням якого можна

прослідкувати. Завдання буває разовим або таким, що повторюється.

Повторення завдання відбувається з рівними інтервалами або залежно

від дати її виконання. Наприклад, завданням може бути відправлення

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у пе-

рукарню через місяць після попередньої стрижки.

Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення

одиничних завдань і тих, що повторюються, ведення завдань, подан-

ня завдань, призначення завдань тощо.

Створення одиничного завдання. Створення одиничного за-

вдання аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є по-

двійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом. Найпрості-

шим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з

написом «Кликнення додає елемент Завдання» (Click here to add а new

Task). З’явиться форма «Завдання» (Task), показана на рис. 2.10.

Рис. 2.10.

Форма «Завдання»

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Після відкриття форми «Задача» за умовчанням відкривається

вкладка «Задача» (Task) і курсор знаходиться в полі «Тема»

(Subject).

Визначення стану, готовності і важливості завдання. Будь-

яке завдання характеризується спеціальними параметрами: станом

(Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри

визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку

якісно, а в другому — у відсотковому співвідношенні.

За умовчанням Outlook визначає для нової задачі в полі «Стан»

(Status) значення «Не почалось» (Not Started). Крім цього стану існу-

ють ще чотири: «Виконується» (In Progress), «Завершене» (Comple-

ted), «В чеканні» (Waiting for something else), «Відкладене» (Deferred),

значення яких ясне з назви.

За умовчанням значення поля «Готове» (Complete) дорівнює

0 %. Природно, що значення полів «Стан» і «Готове» тісно пов’я-

зані. Нижче наведена таблиця співвідношення значень цих полів

(табл. 2.5.).

Таблиця 2.5.

Значення стану Значення готовності

Не почалась 0 %

Виконується 0499 %

Завершене 100 %

В чеканні 0499 %

Відкладене 0499 %

У процесі виконання завдання необхідно змінювати значення

цих полів — таким чином можна відстежувати роботу над завданням.

Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, — «Важли-

вість» (Importance). Дане поле має три значення: «Висока» (High),

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

«Звичайна» (Normal) і «Низька» (Low). За умовчанням всім новим

завданням Outlook привласнює звичайну важливість.

Повідомлення, опис задачі та її виконавець. Установка по-

відомлення для завдання схожа на установку повідомлення для зу-

стрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про завдання

встановлюється на певну дату і час. За умовчанням Outlook встанов-

лює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення завдання. Проте

користувач може змінити дату і час.

Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може

змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з

піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для про-

гравання.

Зміна часу повідомлення, встановленого за умовчанням: М →

Сервис» → Параметри → в діалоговому вікні Параметри (Options),

на вкладці «Налаштування» (Preferences), змініть значення поля

«Повідомлення» (Reminder time) для завдання.

Поле «Опис завдання» служить для введення будь-якої додат-

кової інформації. Це поле може містити текст з описанням завдання,

а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створен-

ні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем,

тому він автоматично призначається відповідальним за завдання

або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для

цього поля береться з поля «Ім’я користувача» (User Name), яке Ви

заповнювали при установці і налаштуванні Outlook. При автономній

роботі над завданням значення цього поля втрачає сенс, але при пе-

рекладенні виконання завдання на іншу особу використання цього

параметра стає досить актуальним.

Після початку роботи над завданням слід обновляти інформа-

цію про стан, змінюючи значення «Не почалось» (Not Started) на

«Виконується» (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення

з 0 до 100 %. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші пара-

метри завдання, продовжувати термін завдання або переносити дату

початку, знижувати або підвищувати важливість тощо.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Більше того, якщо необхідно ввести більш докладну інформа-

цію, скористайтеся вкладкою «Детально» (Details), яка виглядає

ззовні як показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11.

Додаток «Детально» форми «Завдання »

На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додат-

кові контакти, витрачений час тощо.

Завдання, що повторюється. Завдання можуть бути такими,

які повторюються, і їх створення аналогічне створенню зустрічей,

але, на відміну від подій і зустрічей, для завдань можуть бути вста-

новлені два принципово різних режими повторення. В першому

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

режимі повторення відбувається у заздалегідь зафіксовані дні, а в

другому — прив’язується до дати завершення попереднього завдан-

ня. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, запланована на 25-е

число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), — це перший ре-

жим, а відвідання перукарні через місяць після попередньої стрижки —

другий (рис. 2.12.).

Рис. 2.12.

Діалогове вікно «Повторение завдання»

В поданнях папки «Завдання» (Tasks) відображається тільки

найближча за датою завершення копія завдання, що повторюється.

Якщо таке завдання прострочене, то відображатися буде лише

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

прострочене завдання. Тільки при відмітці цього завдання як вико-

наної з’явиться наступна.

Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань за-

дач. В табл. 2.6. наведений повний список цих уявлень з їх описом.

Таблиця 2.6.

Подання Елементи і поля, що відображаються

Простий список (Simple

List)

Містить всі завдання з короткою інформацією про

кожне (значок, завершена тема, термін)

Детальний список

(Detail List)

Містить всі завдання, але, крім простої інформації

додатково відображає наступні поля: важливість,

вкладення, стан, готовність, категорії

Активні завдання (Active

Task)

Містить тільки незавершені завдання, включаючи

прострочені

Наступні сім днів (Next

Seven Day)

Містить завдання з терміном виконання в

найближчий тиждень

Прострочені завдання

(Overdue Task)

Містить незавершені завдання з минулим терміном

завершення

За категоріями

(By Categories)

Відображає всі завдання, згруповані за категоріми

і відсортовані за датами завершення в кожній

категорії

Призначення

(Assignment)

Містить завдання, призначені іншим користувачам,

відсортовані за іменами користувачів

За відповідальним (By

Personal Responsible)

Містить завдання, згруповані за іменами

користувачів, відповідальних за них, і відсортовані

за датами завершення для кожного відповідального

Завершені завдання

(Complete Tasks)

Містить завершені завдання

Часова шкала для

завдань (Task Timeline)

Відображає завдання в хронологічному порядку в

графічному уявленні

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Подання «Часова шкала для завдань». Окрім табличних по-

дань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання

«Часова шкала для завдань» (Task Timeline). Виберіть це подання з

списку «Біжуче подання» (Current View).

В даному поданні завдання відображаються у вигляді сірої сму-

ги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її

розв’язання. Завдання без дати завершення не відображаються в

цьому поданні. Завдання без дати початку відображаються у вигляді

одиничного значка завдання на рівні дати завершення. При підве-

денні курсору миші до смуги завдання з’являється підказка з її

назвою. Подвійне кликнення по цій смузі викликає появу форми

«Завдання» (Task).

Часова шкала має чотири режими відображення: «Сьогодні»

(Today), «День» (Day), «Тиждень» (Week) і «Місяць» (Month). Зміна

режиму відбувається при кликанням по відповідній кнопці на панелі

інструментів «Стандартна» (Standard). Переміщення за часовою

шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокручування в ниж-

ній частині вікна або за допомогою діалогового вікна «Перехід до

дати» (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи,

додавати деякі поля, проводити відбирання завдань, що відобража-

ються, а також змінювати деякі додаткові налаштування. Не дуже

зручно підводити курсор до смуги завдань для відображення її назви,

буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою

завдання. Тут же можна змінити і шрифт для назви завдань на більш

жирний.

Відображення завдань у календарі. За умовчанням всі подан-

ня мають три колонці: піктограма, стан і тема, але користувач може

змінити подання «Панелі завдань» у «Календарі». Для цього підве-

діть курсор до заголовка панелі, кликніть правою кнопкою миші і

виберіть в контекстному меню команду «Змінити біжучі подання»

(Customize current view).

Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то

завдання є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану відображений

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

100

з позначкою, то завдання є завершеним. Більше того, користувач

може кликанням мишею по цьому прапорцю переводити завдання із

стану «Виконується» (In Progress) в стан «Завершене» (Complete) і

навпаки.

Контакти

Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива

без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих лю-

дей використовуються всілякі записники, як електронні, так і

паперові. Використання засобів Outlook значно спрощує всі про-

цедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправ-

ка листів, телефонні дзвінки, призначення завдань, організація

зборів тощо.

Аналогом записника в Outlook є папка «Контакти» (Contacts),

що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з яки-

ми треба підтримувати зв’язок.

В папці «Контакти» можуть зберігатися адреси електронної

пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомос-

ті, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день

народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент «Контакт»

може містити більше ста стандартних полів з відомостями про ко-

респондента.

Створення контакту. При відкритті папки «Контакти» у вікні

Outlook з’являється подання «Адресні картки» (Address Cards), зо-

бражене на рис. 2.13. У разі першого відкриття Outlook папка «Кон-

такти» може не містити елементів, тому ділянка відображення буде

порожньою.

Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число еле-

ментів у вибраній папці.

Для створення контакту натисніть кнопку «Створити» (New) на

панелі інструментів або двічі кликніть по порожньому місцю у вікні

перегляду інформації. З’явиться форма «Контакт» (Contact), зобра-

жена на рис. 2.14.