Скороходов В.А., Худякова І.М. Автоматизоване робоче місце менеджера

Подождите немного. Документ загружается.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

За умовчанням Календар Outlook відкривається, відображаючи

панель «Календар» з активним поточним днем і панель «Список

зустрічей» з погодинним розкладом зустрічей на цей день.

Поточний день — це день, встановлений на внутрішніх годин-

никах комп’ютера. Змінити поточну дату можна в діалоговому вікні

«Дата/время» (Adjust Date/Time) на панелі управління Windows.

Один із способів змінити активний день — клацнути мишею по ньому

в «Календарі». При цьому активний день буде відзначений інверсій-

ним виділенням, а поточний залишиться обведеним в рамку. Більш

того, панель заголовка «Календаря» відобразить назву активної да-

ти, а панель «Список зустрічей» — зустрічі активного дня.

Переміщаючись за допомогою стрілок у верхній частині «Кале-

ндаря», можна перейти до дати, яка не відображається в ньому за

умовчанням. Стрілка, направлена праворуч, відповідає переходу до

майбутніх місяців, ліворуч — до минулих. Ще більш простий спосіб

переходу до необхідної дати — клацнути по назві місяця в «Кален-

дарі», після чого з’явиться список, який містить сім місяців: три

попередніх, поточний і три наступних. Можна скористатися універ-

сальним діалоговим вікном «Перехід до дати» (Go to Date): Вид →

Перейти → Перейти до дати… або <Ctrl>+<G>.

Після закінчення роботи з активним днем можна швидко перейти

до дня поточного: Вид → Перейти → Сьогодні або КН «Сьогодні».

Подання. Подання — це формат відображення інформації на

панелі «Список зустрічей». Є чотири основні подання: «День»

(Day), «Рабочий тиждень» (Work Week), «Тиждень» (Week) і

«Місяць» (Month). Для переходу від одного подання до іншого існує

декілька способів: М «Вид» → День\Рабочий тиждень\Тиждень\Мі-

сяць або КН День\Рабочий тиждень\Тиждень\Місяць або (День в Ка-

лендарику} або <Alt>+<1> або <Alt>+<5>.

Подання «День». При відкритті папки «Календар» (Calendar) за

умовчанням з’явиться подання «День» (Day). В цьому поданні список

зустрічей складається з годинної шкали і власне поля із списком зустрі-

чей (розкладом). Часова шкала за умовчанням розбита на 30-хвилинні

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

проміжки, при необхідності можна зменшити або збільшити хвилин-

ний метраж проміжку. Підведіть покажчик до часової шкали, клац-

ніть правою кнопкою миші і виберіть необхідну величину зі списку.

Розклад служить для відображення намічених зустрічей. При стан-

дартній часовій шкалі в розкладі поміщаються тільки 8 робочих

годин, вони виділені жовтим кольором, а решта годинника — тем-

но-жовтим.

Подання «День» (Day) є зручним при плануванні або перегляді

зустрічей і подій, намічених на конкретний день, оскільки розклад в

даному поданні відображає достатню інформацію, яка не вимагає

відкриття форми для перегляду основних властивостей елемента.

Подання «Рабочая неделя». Подання «Рабочая неделя» (Work

Week) за умовчанням відображає п’ять розкладів від понеділка до

п’ятниці, включаючи активний день (рис. 2.6.).

Дане подання зручне для порівняння погодинної завантаженос-

ті в різні дні робочого тижня. Зважте на те, що в даному поданні

«Календар» виділив всі дні робочого тижня. Взагалі можна виділити

групу, яка складається з будь-якої кількості днів. Для цього виділите

необхідний день в «Календарі» і, не відпускаючи ліву кнопку миші,

розтягніть виділення на декілька днів. Для виділення непослідовних

днів виділите один з них і, утримуючи клавішу <Ctrl> натиснутою,

виділіть решту днів.

Подання «Тиждень». Подання «Тиждень»(Week) надто відріз-

няється від двох попередніх. Панель «Список зустрічей» відображає

розклад семи днів. Але даний розклад не є таким детальним, як в по-

данні «День» (рис. 2.7.).

В цьому випадку «Календар» виділив весь тиждень. Так само,

як і у випадку з поданням «День», можна виділити декілька тижнів в

«Календарі», але, на відміну від днів, обмежень на виділення тижнів

немає. Оскільки в цьому поданні можна переміщатися від одного

тижня до іншого, використовуючи лінійку прокрутки, справа на

панелі представлений «Список зустрічей». Рух повзунка вгору від-

повідає переміщенню в минуле, вниз — в майбутнє.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.6.

Подання «Рабочая неделя»

Подання «Місяць». І нарешті, останнє подання — «Місяць»

(рис.2.8). Подання «Місяць» (Month) зовні дуже схоже на подання

«Тиждень» (Week), якщо не вважати, що в цьому поданні відобра-

жається цілий місяць. Якщо в даному поданні не видні «Календар» і

панель «Завдання», пересуньте праву межу панелі «Список зустрі-

чей» ліворуч.

«Календар» виділив цілий місяць. До речі, на панелі «Список

зустрічей» непарні місяці потрапляють в тінь, що дозволяє виразно

бачити межі місяців при переході за допомогою смуги прокручуван-

ня справа.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.7.

Подання «Неделя».

Зустрічі

Раніше часто згадувалися такі слова, як «зустріч», «подія» і

«збір». Дані слова мають в Outlook особливе значення, дещо відмін-

не від звичайного тлумачення.

Зустріч (Appointment) — це захід, для якого резервується час в

календарі, на який ніхто не запрошується і для якого не притягують-

ся спеціальні ресурси. Виходячи з цього, зустріч з Іваном Іванови-

чем або перегляд телепередачі увечері — зустріч.

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

Рис. 2.8.

Подання «Місяць»

Збори (Meeting) — це зустріч із запрошенням осіб або залучен-

ням ресурсів. Головна відмінність зустрічі від збору полягає в тому,

що його необхідно погоджувати з іншими учасниками збору. При

плануванні збору учасникам розсилається спеціальна форма, в якій

збираються дані про їх зайнятість в призначений період. Outlook

підсумовує отримані дані і пропонує варіанти часу проведення збо-

ру. Також можна погоджувати і ресурси, наприклад, приміщення

для збору, проектор, бланки договорів тощо.

Ресурс (Resource) — це будь-які засоби, необхідні для збору. Ресур-

си мають власний розклад, за яким можна погоджувати їх використання.

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Подія (All day Event) — це захід тривалістю більше 24 годин.

Прикладами подій можуть бути: виставка-ярмарок, Олімпійські іг-

ри, відпустка, семінар. Події можуть бути щорічними (наприклад,

день народження), тобто відбуватися раз на рік в певний день і зви-

чайними, тобто відбуватися одного разу і протікати протягом одного

або декількох днів.

Створення нової зустрічі. Для створення зустрічі існує декіль-

ка способів: М «Файл» → Створити → Зустріч або <Ctrl>+<N> або

М «Дії» → Нова зустріч або КН «Створити».

Форма «Зустріч» (Appointment) має власний рядок меню і

панель інструментів, а також дві вкладки: «Зустріч» (Appointment) і

«Досяжність учасників» (Scheduling).

Прапорець «Збори за сіткою» (This is online meeting using)

відкриває спеціальну панель для повідомлення передбачуваних уча-

сників. Для зазначення часу початку і закінчення зустрічі можна

вводити дані вручну або вибираючи їх зі списків, що розкриваються.

Зустріч не повинна проходити більше 24 годин, оскільки в іншому

випадку вона стає подією. На подію перетворює зустріч і установка

прапорця «Цілий день» (All Day Event). У випадку помилкової або

конфліктуючої інформації Outlook ввічливо попереджає або діалого-

вим вікном, або повідомленням у вигляді жовтої смуги зверху форми.

Установка повідомлення. Запланована зустріч дуже легко

може не відбутися, якщо про неї вчасно не пригадати. Outlook дає

можливість користувачу не турбуватися за своєчасне і планомірне

повідомлення про майбутні зустрічі. Причому повідомлення може

бути не тільки візуальним, але, за наявності відповідного устатку-

вання, і звуковим. Існує чотири допустимі реакції на повідомлення:

• «Припинити» (Dismiss) — вимкнути повідомлення і видалити

його з екрана;

• «Припинити все» (Dismiss All) — вимкнути всі повідомлення;

• «Відкласти» (Snooze) — тимчасово відключити повідомлення і

отримати його знову через будь-який інший час, встановлений

внизу діалогового вікна;

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

• «Відкрити» (Open Item) — відкрити зустріч для перегляду або

редагування інформації.

Повідомлення з’являються тільки тоді, коли Outlook активізова-

ний. Якщо повідомлення повинне було з’явитися, а Outlook не був

завантажений і час зустрічі пройшов, то наступного разу, при запус-

ку додатку воно з’явиться з поміткою «Просрочено» (Overdue).

Кожному моменту часу в «Календарі» відповідає певний стан

зайнятості користувача (Show time as). Цей параметр дуже важливий

при плануванні зборів, при автономній роботі його призначення

практично втрачає значення. Існує всього чотири стани:

• «Зайнятий» (Busy) — синій квадратик;

• «Вільний» (Free) — білий квадратик;

• «Немає на работі» (Office) — бордовий квадратик;

• «Під запитанням» (Tentative) — смугасто-голубий квадратик.

Кольори в дужках служать для відображення стану зайнятос-

ті на панелі «Список зустрічей». За умовчанням час без зустрічей

Outlook визначає, як вільний. І навпаки, час, відведений для зу-

стрічей, — як зайнятий. Хоча можна змінити цей стан на будь-

який інший.

Наступний параметр «Метка» (Label) визначає характер зустрі-

чі. За умовчанням Outlook має одинадцять позначок від «Ні» (None)

до «Телефонний дзвінок» (Phone Call). Зустріч, відзначена спеціаль-

ною позначкою, відображатиметься в поданнях «Календаря» з

відповідним кольоровим фоном, що дозволяє фокусувати увагу на

характері майбутніх зустрічей. Можна змінити стандартні назви

позначок на потрібні, тобто привласнити певній кольорової характе-

ристиці власну назву: М «Правка» → Помітки → Змінити підписи…

Користувач може також встановити ступінь важливості майбут-

ньої зустрічі. Наприклад, «Висока» (High), щоб відрізняти найваж-

ливіші зустрічі від звичайних.

Опис зустрічі. Часто при плануванні зустрічі інформації тільки

про тему, місце і час її проведення буває не достатньо. Де розмісти-

ти будь-які позначки, зауваження або пропозиції для запланованої

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

зустрічі? Для введення такої додаткової інформації і служить поле

«Описані зустрічі» в нижній частині форми «Зустрічі» (Appoint-

ment). Причому записом цього поля може бути не тільки текст, але і

малюнок, звукозапис, елемент Outlook тощо. Більш того, записом

даного поля може бути будь-який файл користувача.

Контакти зустрічі. Наступне поле, яке знаходиться в нижньо-

му лівому куті форми «Зустріч» (Appointment), служить для вказівки

контактів, пов’язаних з даною зустріччю. Скріплення контакту із зустріч-

чю можна розглядати, як додаткову інформацію про зустріч (конк-

ретно про її учасника), але вона знаходиться не в полі «Опис зустрі-

чі», а в полі «Контакти» (Contacts). Подібне розділення дуже зручне,

оскільки при додаванні імені зразу ж додається і вся інформація про

нього.

Скріплення контакту із зустріччю не робить зустріч зборами.

Оскільки, по-перше, планування зборів — це комунікаційний про-

цес, а, по-друге, зв’язаний контакт може і не погоджувати свої плани

засобами Outlook.

Робота з категоріями. Категорії (Categories) — це загальний

засіб Outlook для впорядковування елементів. Хоча тут буде деталь-

но описано завдання категорій для зустрічей, все викладене нижче

можна аналогічно застосувати і до будь-якого іншого елемента

Outlook.

При достатньо тривалій роботі з Outlook у Вас нагромадиться

море корисної і даремної інформації. При бажанні отримати необ-

хідні відомості можна витратити багато годин і все одно не домог-

тись необхідного результату. Робота з хаотичною, неврегульованою

і незгрупованою безліччю елементів не зручна і не ефективна.

Універсальним засобом впорядкування інформації є призначення

категорій, загальний принцип роботи з якими полягає в наступному.

Для кожного елемента визначається належність до тієї або іншої

категорії. Після призначення категорій всім елементам їх можна

групувати, створювати умови пошуку за категоріями і т. д. Більш то-

го, безперервний процес призначення категорій новим елементам

Частина 2

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ МЕНЕДЖЕРА

дозволяє у декілька разів спростити вищезазначені процедури. Але

від загальних принципів перейдемо до конкретних прикладів.

Діалогове вікно «Категорії» (Categories) відображає список іс-

нуючих категорій з прапорцем біля кожної. Таким чином, можна ви-

брати декілька категорій для одного елемента. При виборі категорій

не слід виділяти всі прапорці, але і не варто відзначати тільки один,

оскільки це зменшує вірогідність знаходження елемента. Золотою

серединою в даному випадку є призначення двох-трьох категорій.

Головний список категорій. Категорії Outlook є дуже зручним

засобом для групування інформації, але, маючи в наявності тільки

двадцять стандартних категорій, не можна побудувати дійсно пов-

ноцінну структуру груп. Безумовно, Outlook має можливість дода-

вання і видалення категорій із загального списку.

Крім розібраних операцій додавання і видалення категорій іс-

нує ще одна — «Скидання» (Reset). Натиснення цієї кнопки віднов-

лює первинний набір категорій.

Категорії є загальним засобом для всіх елементів Outlook. Тому

слід розглядати роботу з категоріями не тільки відносно зустрічей,

але й відносно завдань, контактів, повідомлень тощо. Призначайте

категорії систематично і для всіх елементів. Це дозволить створити

структуровану систему інформації.

Зустріч, що повторюється. Крім одиничних зустрічей в на-

шому житті відбуваються зустрічі періодичні. Для планування по-

дібних зустрічей можна було б створювати ряд одиничних, але

Outlook дає можливість користувачу спростити подібну процедуру:

М «Дії» → Створити зустріч, яка повторюється.

Ще одним способом створення зустрічі, що повторюється, є її

перетворення з одиничної. В розкритому вікні «Зустріч» (Appoint-

ment) натисніть кнопку «Повторення» (Recurrence), після чого з’явить-

ся діалогове вікно «Повторення зустрічі».

Події і свята. Головна відмінність події від зустрічі полягає в

тому, що Outlook резервує для нього не часовий проміжок часу, а

виділяє цілий день і більш. Робота з подією практично аналогічна

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

роботі із зустріччю, тому тут буде розглянуто лише характерні для

роботи з подіями прийоми: М «Дії» → Створити події на цілий день

або {Форма зустрічі} → «Цілий день».

Процедура створення подій, що повторюються, аналогічна про-

цедурі створення зустрічей, які повторюються. Особливим випадком

у зв’язку з цим служить призначення свят і особливих днів.

Існує два види свят: особисті і загальні. Для створення особис-

того свята, наприклад, дня народження брата, слід скористатися ви-

щевикладеними методами і створити подію, що повторюється, за

шаблоном «Ежегодно». Для внесення ж загальних свят слід підклю-

чити бібліотеку свят до календаря, позбавивши себе від болісного

введення «червоних дат»: М «Сервис» → Параметры → Настройки

Параметры календаря → Добавить праздники → Украина (рис. 2.9.).

Ви можете вибрати свята будь-якої іншої країни. Причому у разі збі-

гу свят, наприклад Новий рік, Outlook відображатиме їх як дві різні події.

Стандартні подання «Календаря». Перехід від одного станда-

ртного подання до іншого: М «Вид» → Текущее представление →

Представление. В табл. 2.4. наведені описи семи стандартних подань

Календаря.

По суті, всі подання мають деяку табличну структуру, напри-

клад, в поданні «По категориям» (Categories) інформація розподіле-

на по стовпцях. Кожний стовпець відповідає певному полю: пікто-

грама, вкладення, тема, місце розташування, початок, кінець, шаб-

лон повторення і категорії. У свою чергу, елементи згруповані по

типу, в даному випадку — за категоріями. На початку кожної групи

відображається її заголовок і загальна кількість елементів, що вхо-

дять до неї. Зліва від заголовка розташована кнопка, за допомогою

якої можна розвернути і скрутити групу. В згорнутому стані ця кно-

пка має значок (+), а в розгорненому — (–).

Для розкриття або згортання всіх груп подання зручно скорис-

татися наступною командою: М «Вид» → Розгорнути/звернути гру-

пи → Розгорнути все.