Важной частью характеристики фонда является историчес-
кая справка, которая помогает вскрыть сущность историчес-
ких и логических связей документов описываемого комплекса,
уяснить характер и правильно оценить содержание документов,
включенных в аннотацию. Историческая справка является своего
рода введением к аннотации, давая общее представление о месте
данной организации в системе государственного аппарата, пери-
ода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда
не сообщает эти данные).
Основными требованиями, предъявляемыми к исторической
справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан-
нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю-
чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации орга-
низации, название организации-предшественника и преемника и
перечисление основных функций организации, если из названия
нельзя определить круг вопросов ее деятельности.
В исторической справке целесообразно отметить особеннос-
ти организации документов в делопроизводстве фондообразо-
вателя.
При значительной утрате документов в фонде сведения об их
плохой сохранности помещаются в конце исторической справки
в виде краткой информации: «документы сохранились не полнос-
тью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.
Для фондов, включенных в групповую характеристику, в об-
щую историческую справку вносятся общие данные по истории
организаций. Особенности исторического развития отдельных фон-
дообразователей называются при перечислении этих фондов.
Историческая справка для фондов личного происхождения со-
стоит из кратких биографических данных о фондообразователе:
фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про-
фессия, род служебной и общественной деятельности. В истори-
ческой справке на семейные и родовые фонды даются сведения
по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из доку-
ментов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью,
кратко излагаются сведения о служебной и общественной дея-
тельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.
В исторической справке к архивной коллекции указываются
сведения по истории ее создания, составитель, а также место на-
хождения коллекции до поступления в архив.
Аннотация состава и содержания документов
фонда представляет собой краткое обобщенное описание соста-
ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам,
отражающим направления деятельности фондообразователя).
В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов
или отдельных групп документов и обозначены их географичес-
кие (административно-территориальные) границы.
166
К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в
Крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на
фонд содержание действительно всех уникальных документов.
Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рам-
ками аннотации остается информация о целом ряде таких же до-
кументов, ведет к искажению и потере информации, к дезориен-
тации потребителя информации в вопросе о действительном со-
держании документов фонда.
Большое значение для повышения информативности путеводи-
теля имеет принцип группировки информации о содержании доку-
ментов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информа-
ции о содержании документов фонда в аннотации позволяет пока-
зать состав и содержание документов фонда в закономерной логи-
ческой последовательности, вскрыть исторические связи докумен-
тов данного комплекса, что повышает возможность восприятия та-
кой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.
Группировка информации в аннотации может быть различной,
так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда
и может строиться по следующим схемам: структурной, тематичес-
кой, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.
Для фондов, содержащих многоаспектную документную ин-
формацию со значительным объемом документов, систематиза-
ция которых в фонде проведена по структуре, возможно построе-
ние аннотации по структурным делениям. Этот принцип располо-
жения информации наиболее удобен для фондов организаций,
имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри струк-
турных групп информация в аннотации группируется по темати-
ческому или номинальному признаку.
Построение аннотации по тематическому признаку применяется
в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представ-
ление о содержании документов фонда, об истинном направлении
деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообраз-
но применение тематического признака для фондов досоветского
периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут
достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.
Одним из вариантов группировки информации в аннотациях
является расположение информации о документах по видам и раз-
новидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка ин-
формации применяется, в частности, при аннотировании узкоот-
раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.
Выбор этого признака может быть продиктован также особенно-
стью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым
Назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак
вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.
Таким образом, если при тематическом построении аннота-
ции тематические группы или вопросы размещаются в историчес-
167