Бутинець Ф.Ф. (ред.) та ін. Контроль і ревізія. Підручник

Подождите немного. Документ загружается.

_, Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення ,

1 2 3 4 Д 6 7 8

2 "Сатурн" 8 08.11 29.11

Бухгалтер

ська

54-

Гол. бухгалтер

управління К.

КУЛЬКОВ

3 '"Наутілус" 12 01.11 20.11

Комплексна

Ст. економіст-

контролер

Б. Бєлан

Начальник контрольно-

ревізійного відділу

(підпис)

На підставі квартального плану керівник ревізійної служби складає

індивідуальні місячні або квартальні плани ревізій для кожного контролера.

Вони складаються в одному примірнику, підписуються тільки керівником

ревізійного органу та вручаються виконавцям не пізніше, ніж за 10 днів до

початку місяця або кварталу, щоб виконавці мали час для підготовки до ревізії.

Ревізори зберігають отримані індивідуальні плани під ключем як документи, що

не підлягають розголошенню. Індивідуальний місячний план має приблизно

таку форму (зразок 8.3).

Зразок 8.3

Індивідуальний план ревізій

Підпри- Дані про Період, за Дати Затра- Особи, які

№

з/п

ємство, попередню який буде початку і ти Вид будуть

що ревізію (за який проводи- закін- часу, реві- прово-

підлягає період і коли тись чення людино- зії дити

ревізії проводилась) ревізія ревізії днів ревізію

Тривалість ревізій встановлюється для кожного об'єкта в залежності від

обсягу роботи та кількісного складу ревізійної бригади.

Кількість членів бригади та час, необхідний для комплексної

ревізії, обумовлені обсягом господарської діяльності підприємства.

Отже, тривалість ревізії - це кількість днів, що відводяться на ревізію із

зазначенням термінів її початку та завершення (але не більше 30 днів).

Затрати часу на проведення ревізії визначають залежно від обсягу ревізії,

кількості і кваліфікації ревізорів. Важливо передбачити, щоб ревізії проводилися

на кожному підприємстві в якомога коротший термін, як правило, не більше

місяця. Триваліші ревізії негативно впливають на роботу підприємств, де вона

проводиться.

211

К.В. Куліков

Часові межі ревізії

г-, Контроль і ревізія

Обсяг ревізії характеризує трудомісткість контрольно-ревізійних дій.

Загальний обсяг ревізії можна виміряти шляхом аналізу більшості показників

діяльності підприємства та ряду інших факторів, наприклад, величиною

товарообігу та обороту но випуску продукції промислових підприємств,

кількістю підприємств, що об'єднані між собою, кількістю папок (справ)

бухгалтерських документів в середньому за місяць, тривалістю періоду, що

ревізується, станом бухгалтерського обліку та кваліфікацією головного

бухгалтера, а також видом ревізії, що проводиться.

Отже, обсяг ревізії - це трудомісткість контрольно-ревізійних дій, яка

вимірюється товарооборотом, виробництвом, кількістю підприємств, кількістю

справ (папок) документів тощо.

В ревізії слід розрізняти такі поняття, як ревізуємий період і балансомісяць.

Ревізуєлшй період - це період діяльності підприємства від закінчення

попередньої ревізії до початку поточної. Кожна наступна ревізія повинна

охоплювати період, починаючи з моменту завершення попередньої.

На практиці ревізуємий період визначають за кількістю балансомісяців. За

балансомісяць приймають один місяць ревізуємого періоду, який

підтверджується складанням бухгалтерського балансу, наприклад, з 1 лютого по

1 грудня- 10 балансомісяців.

Крім балансомісяців, тривалість ревізії характеризується і кількістю

людино-днів, що необхідні для її проведення (але не більше 30 днів). Час на

ревізію слід відводити з урахуванням її якісного проведення, можливості

правильного оформлення матеріалів та обговорення результатів в колективі

підприємства. Період проведення ревізій повинен узгоджуватися з

передбачуваними відрядженнями спеціалістів відомства на підвідомчі

підприємства, враховувати участь ревізорів у засіданнях, різних зборах,

семінарах, навчанні тощо.

Система контрольно-ревізійної діяльності має дві

складові: зміст і форму.

До змісту контрольно-ревізійної діяльності входять:

суб'єкти; учасники; об'єкти; контрольно-ревізійні дії та

операції; засоби та способи їх здійснення; результати контрольно-ревізійних дій.

Суб 'єктом контрольно-ревізійної діяльності виступає контролер, ревізор,

аудитор тощо, які незалежно від виду професійної діяльності мають певні

повноваження на здійснення коніролю господарюючого суб'єкту.

212

Система

контрольно

-ревізійної

діяльності

,_, Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення _

Учасники ревізії - це окремі особи або їх групи, які в тій чи іншій мірі

беруть участь у здійсненні контрольно-ревізійного процесу.

Об'єкти ревізії - господарська діяльність підприємства, що знайшла

документальне підтвердження та бухгалтерське відображення в регістрах обліку

та звітності.

Контрольно-ревізійні дії - це акти поведінки суб'єкта контрольно-ревізійної

діяльності, направлені на виконання програми ревізії.

Ревізійні операції- сукупність взаємопов'язаних контрольно-ревізійних дій,

спрямованих на досягнення цілей ревізії.

Засоби контрольно-ревізійної діяльності - це предмети та інформаційно-

законодавча база, які забезпечують досягнення необхідного результату

контрольно-ревізійної діяльності.

Способи контрольно-ревізійної діяльності - це конкретні шляхи

досягнення наміченого результату ревізії за допомогою наявних засобів,

обумовлених завданнями контрольно-ревізійної діяльності. Вони можуть бути

гласні та негласні, базуватись на наукових, професійних знаннях.

Систему засобів називають контрольно-ревізійною технікою, а систему

способів - контрольно-ревізійною тактикою.

Результат контрольно-ревізійних дій - це висновок ревізора, складений на

підставі застосування суб'єктами контрольно-ревізійної діяльності комплексу

способів і засобів ревізії.

Складовою системи контрольно-ревізійної діяльності є форма контрольно-

ревізійної діяльності. Розрізняють дві групи таких форм:

► внутрішню - порядок організації ревізійної діяльності, який базується

на послідовності контрольно-ревізійного процесу і застосування відповідних

процедур;

► зовнішню - засоби зовнішнього прояву контрольно-ревізійної

діяльності у вигляді зібрання документів інших підприємств, проведення

зустрічних перевірок тощо.

8.2. Підготовка до проведення ревізії

Наукова організація праці ревізора є безперервним

процесом, в який вносяться обгрунтовані зміни, викликані

постійним удосконаленням способів, прийомів і техніки

проведення ревізії. Вона визначається наступними основними елементами:

213

Наукова

організація

праці

ревізора

д Контроль і ревізія

,__,

► ретельною підготовкою до ревізії, раціональним та розумним

використанням часу, відведеного ревізорам на підготовку ;

►наявністю раніше розроблених макетів актів, порівняльних відомостей,

запитів, розписок, пояснень та інших матеріалів ревізійного оформлення.

►наявністю систематизованого переліку діючого законодавства, норм

природного убутку та виходу продукції, необхідного інструктивного матеріалу.

Наприклад, трудомістким процесом роботи є перевірка використання фонду

заробітної плати (оплати праці) та розрахунків з працівниками. З метою

скорочення витрат праці на цей вид робіт слід розробляти схеми взаємного

співставлення документів, які є иа підприємстві, що ревізується, по одних і тих

же та за різними, але взаємопов'язаними між собою операціями. Такі схеми

дають можливість без особливих труднощів виявляти випадки приписок

заробітної плати, інші порушення та зловживання;

►розумним поєднанням кооперації та розподілу праці при виконанні

різних контрольно-ревізійних дій;

► раціональною організацією, удосконаленням прийомів та техніки

виконання окремих ревізійних дій. Наприклад, ревізор, готуючись до ревізії

конкретного підприємства, заздалегідь отримує у відділі банку дані про залишки

коштів на рахунках та отриманих готівкових сумах, у місцевих постачальників -

копії облікових регістрів за розрахунками з підприємством, що буде

ревізуватися. На все це слід мати певний дозвіл. Скороченню витрат часу сприяє

також щоденне заповнення ревізором групувальних описів однорідних

порушень.

Етапи підготовки

до ревізії

Таблиця 8.1. Етапи підготовки до ревізії

Етап Характеристика Дії ревізори

Перший

Накопичення матеріалів по

конкретному об'єкту з

моменту, коли ревізору

стали відомі об'єкти ревізії

Накопичує матеріали про діяльність об'єктів,

ознайомлюється і вивчає бухгалтерську та

статистичну звітність, описує й аналізує, робить

виписки з розпоряджень і постанов, що надійшли

від вищестоящих організацій тощо. Ревізор

заводить робочий зошит на кожний об'єкт, в

який заносить всі дані, що його цікавлять

Другий

Починається з моменту

отримання наказу на

проведення ревізії на

конкретному об'єкті

Продовжує поповнювати свої записи в

робочому зошиті, вивчає матеріали, які

характеризують діяльність підприємства. Далі

ревізор складає план проведення ревізії

214

Підготовку до майбутньої ревізії ревізори

здійснюють, в основному, в два етапи (табл. 8.1).

,_, Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення

Перший етап - збір і накопичення матеріалів по підприємствах, що

підлягають ревізії та закріплені за ревізорами на майбутній рік. Маючи

затверджений річний план ревізії, керівник ревізійної служби попередньо

закріплює підприємства, шо будуть підлягати ревізії, за штатними ревізорами.

Рекомендується наступний порядок підготовки до проведення ревізії:

1. Знаючи ревізуємі одиниці поточного року, ревізор на кожне

підприємство заводить робочий зошит, в який заносить дані, необхідні для

проведенні ревізії. На практиці до робочого зошиту ревізори записують:

►загальні дані про підприємство, що ревізується;

►дані про виконання рекомендацій та вказівок по раніше проведених

ревізіях, перевірках та інвентаризаціях;

►основні показники господарської діяльності підприємства;

►інформацію про стан обліку, зберіганім та витрачання грошових коштів;

►інформацію про стан розрахунків підприємства з постачальниками,

покупцями та підрядниками;

►отримання та використання кредитів банку;

►• стан обліку, зберігання та використання запасів;

►дотримання порядку зберігання та експлуатації техніки, ефективності

використання транспортного парку;

►стан нормування та витрачання фонду заробітної плати та розрахунків з

працівниками;

►формування та розподіл доходів підприємства;

►стан обліку, звітності та Ьнутрішньогосподарського контролю;

►дотримання положень Статуту підприємства;

►інші дані про підприємство, що буде ревізуватися.

2. Збір та накопичення матеріалів по всіх закріплених за ревізором

підприємствах на майбутній рік. До таких матеріалів відносяться: акт

попередньої ревізії, пропозиції і рішення за її результатами та відомості про

їх виконання; бізнес-плани підприємства (або контрольні цифри до них) на

період, що підлягає ревізії, і відомості про виконання цих планів на окремі

звітні дати; звітність підприємства за період, що підлягає ревізії (квартальна,

річна), рішення (висновок) вищестоящої організації за останнім річним

звітом підприємства і відомості про його виконання; накази керівника

контрольно-ревізійного органу щодо діяльності підприємства за період, який

215

І— Контроль і ревізія

,_,

підлягає ревізії; листування контрольного органу з підприємством і

доповідні записки спеціалістів контрольно-ревізійного органу, які відвідали

підприємство в службовому відрядженні протягом цього періоду.

Вивчаючи ці матеріали, контролер ще до виїзду на ревізію буде знати

"слабкі місця" підприємства, галузі чи ділянки роботи, які потребують

негайного ретельного вивчення, щоб надати підприємству, що ревізується,

оперативну або інструктивну допомогу.

Другий етап підготовки до ревізії починається з моменту отримання

ревізором наказу на її проведення на конкретному підприємстві (див.

зразок 8.4). Ревізії в підвідомчих підприємствах призначаються наказом

керівника вищестоящого органу, на підставі якого ревізору видається

посвідчення на відрядження.

Зразок 8.4.

(назва міністерства, відомства)

* НАКАЗ №_________

(дата) (місце складання)

ПРО ПРОВЕДЕННЯ РЕВІЗІЇ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

(назва підприємства)

І. Вказати форму контролю, назву підприємства, ревізований період та термін проведення.

2. Склад ревізійної бригади.

3. Посада, підпис, прізвище, ініціали посадової особи, що видала наказ.

Наказ може бути загальним для декількох ревізій. Тоді він поділяється

на параграфи, кожен із яких є самостійним наказом про призначення ревізії

окремого підприємства.

Копії наказу вручаються посадовим особам, яким доручено проведення

ревізії, за 4-5 днів до її початку. Якщо наказом призначена ревізія тільки

одного підприємства, то завірена належним чином копія наказу може

служити документом, який засвідчує повноваження контролера (ревізора) на

право проведення ревізії. Якщо одним наказом призначаються ревізії

декількох підприємств, то копію такого наказу не можна пред'являти

керівникові одного із підприємств, що ревізуються, у якості засвідчення

повноважень ревізора, тому що стануть відомі строки та порядок проведення

ревізій на інших підприємствах і вони втратять свою раптовість. У таких

випадках контролерам (ревізорам) обов'язково видаються посвідчення на

216

Гла & а 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення , _,

право проведення ревізії з посиланням на номер і дату наказу, яким

призначена ревізія.

Другий етап підготовки до ревізії полягає в наступному:

1. Ревізор продовжує поповнювати свої записи в робочому зошиті на

підставі ретельного вивчення матеріалів, що характеризують діяльність

підприємства, відвідує організації, що обслуговують підприємство: відділи

банків, органи прокуратури, міліції тощо. На підготовку до ревізії і вивчення

цих матеріалів ревізору бажано виділити не менше трьох-п'яти днів.

2. Складання програми ревізії (див. зразок 8.5). Програма охоплює коло

тих показників і ділянок роботи, які повинні бути перевірені контролером, з

обов'язковою вказівкою методу перевірки (суцільного чи вибіркового). її

складають керівник ревізійної бригади ревізорів або начальник ревізійного

відділу.

Зразок 8.5.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник відомства

(підпис) К.Ц. Кравець

7 жовтня 200х р.

ПРОГРАМА КОМПЛЕКСНОЇ РЕВІЗІЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА ВАТ

"ОЛЕНА" ЗА ПЕРІОД З 1 ЖОВТНЯ 200х р. ПО 1 ГРУДНЯ 200х р.

№

з/я

Об'єкти ревізії

Обсяг

перевірки

Строк

виконання

(дні)

Виконавець

Збереження грошових коштів в

касі

Суцільний 0,25

Ревізор Іванова СМ.,

Бухгалтер Петров 1,1.

Операції з готівковими

коштами

Суцільний 0,25 Ревізор Андреева А.А.

Операції з грошовими коштами

на рахунках в банку

Суцільний 0,5

Ревізор

Сибирець Ю.А.

Цінні папери, їх збереження та

облік

Суцільний 0,5 Ревізор Болдирева 1.Д.

Бухгалтерський облік грошових

коштів та Операдій з ними

Суцільний 0,5 Ревізор Ґонтар М.Н.

Всього 2

1. Ревізія грошових коштів.

Задача ревізії: перевірити, чи забезпечується збереженість грошових коштів на

підприємстві і чи приймаються заходи щодо усунення причин та умов, які сприяють

крадіжкам і зловживанням.

Основні питання, які підлягають ревізії:

Здійснити інвентаризацію касової готівки. Перевірити відповідність грошових

коштів, що зберігаються в касі, залишку цих коштів в бухгалтерському обліку; чи повністю

оприбутковані по касі і записані під звіт грошові кошти, отримані за чеками з банківських

217

ст

Контроль і ревізія

,_,

установ, а також виручка за реалізовану продукцію або надання послуг; чи всі кошти.

отримані від банківських установ, були використані за цільовим призначенням, а також чи

своєчасно поверталися в банк невидані суми оплати праці; чи не здійснювалася видача

грошей на виплату незаконних авансів для оплати праці, авансів в завищених розмірах на

відрядження, господарські й інші витрати.

Особливу увагу необхідно приділити розрахункам з окремими громадянами за

придбані у них товарно-матеріальні цінності та законність здійснених операцій.

За витрачанням каси потрібно перевірити законність і доцільність кожної операції.

чи дотримуються правила видачі і витрачання грошових коштів, чи не порушується

положення про ведення касових операцій, чи проводиться щомісячна інвентаризація

наявності грошових коштів в касі. Вивчити результати цих інвентаризацій.

2. Ревізія операцій, що проводяться по рахунках в банках.

Тощо.

Керівник ревізійної бригади

головний економіст-контролер (підпис) Л.А. Лоза

Програма складається у двох примірниках: перший видається ревізору, а

другий зберігається у справах установи, що призначила ревізію.

Програма ревізії дає можливість правильно скомплектувати склад

ревізійної бригади. Визначивши основні питання ревізії, керівник бригади може

безпомилково назвати необхідних йому спеціалістів для перевірки тих чи інших

питань. Разом із затвердженням програми ревізії наказом затверджується і склад

ревізійної бригади. Програму, складену в ревізійному органі, можна та

необхідно коригувати на місці ревізії.

3. Складання вступної частини акту ревізії та заготівля макетів описів,

відомостей та інших документів, необхідних для узагальнення матеріалів ревізії.

Це дозволяє відразу в ході ревізії вносити в бланк необхідні дані.

4. Отримання спеціального розпорядження (наказу, постанови) на право

проведення ревізії.

5. Виїзд на ревізію.

8.3. Організація проведення ревізії на підприємстві

На підставі наказу керівника відомства про призначення ревізії ревізору

видається посвідчення на відрядження.

Посвідчення на перевірку повинно містити; посаду, прізвище, ім'я, по

батькові, об'єкт чи мету перевірки, термін її проведення. Посвідченню при

реєстрації в спеціальному журналі Держцінінспекції надається відповідний

порядковий номер.

Службові особи контрольно-ревізійної служби зобов'язані пред'явити

керівнику підприємства, що ревізується, розпорядження (наказ) на проведення

218

_ Глава 8. Контрольно - ревізійний процес : планування та організація здійснення ,_ ,

ревізії, службове посвідчення і поставити свої підписи в журналі реєстрації

перевірок підприємства (зразок 8.6).

Зразок 8.6

Журнал реєстрації перевірок №____

(назва підприємства, місцезнаходження, прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання)

Мета та характер

перевірки

Назва організації,що здійспюсперевірку

Прізвище, ім'я, по

батькові особи, яка

здійснює перевірку

Номер службовогопосвідчення та посада

особи, яка здійснює

перевірку

i l l

Строк

проведення

перевірки

Підпис особи, яка

здійснює перевірку

Примітки

початок

закінчення

4 5 6 7 8 . 9 10

Журнал реєстрації затверджено законодавством та передбачає наступне:

►ведення журналу здійснюється суб'єктами підприємницької діяльності

на добровільних засадах;

►журнал ведеться суб'єктами підприємницької діяльності всіх форм

власності з метою недопущення несанкціонованих перевірок;

►у випадку наявності у суб'єктів підприємницької діяльності

територіально відокремлених філій, представництв та інших підрозділів в

кожному з них ведеться окремий журнал;

►журнал не підлягає вилученню, крім випадків, передбачених

законодавством;

► журнал прошивається суб'єктом підприємницької діяльності і

завіряється печаткою та підписом директора або власника (для юридичних осіб),

або лише підписом (для фізичних осіб) суб'єкта підприємницької діяльності;

►представник контролюючого органу перед початком повинен

обов'язково зробити запис у журналі, заповнюючи всі передбачені графи, і

поставити свій підпис.

Відмова особи, що здійснює перевірку, від підпису в Журналі є підставою

для недопущення його керівником підприємства до проведення перевірки. Крім

того, керівник підприємства має право перевірити законність дій перевіряючих

за наступним алгоритмом (див. рис. 8.1).

219

Контроль і

ревізія

■в

Рис. 8.1. Алгоритм дій керівництва підприємства на початку.ревізії

Після пред'явлення повноважень керівник ревізійної бригади відразу

організовує проведення інвентаризації касової готівки, бланків суворого обліку

та інших грошових документів.

Якщо з будь-якої причини касира немає на місці, то ревізор зобов'язаний

опломбувати касу до появи касира та з'ясувати причини його відсутності.

Результати інвентаризації касової готівки оформляються проміжним актом.

Після цього вирішуються організаційні питання з керівником

підприємства, що ревізується: виділення приміщеній для роботи бригади

ревізорів, його обладнання (наявність столів, незгораючого сейфу, справність

замків і можливість опломбування приміщення), побутові питання. Потім

здійснюється знайомство з підприємством, технологічним процесом

виробництва, встановлюються ділові зв'язки з колективом підприємства, тобто

ревізор інформує апарат управління про мету конкретної ревізії, ділянки роботи

і вислуховує їх побажання щодо здійснення контрольно-ревізійної роботи.

Обстеження підприємства, що ревізується, і його підрозділів проводиться

разом з керівником, спеціалістами та головним бухгалтером. При цьому ревізор

перевіряє, чи усунені керівництвом недоліки в роботі, відмічені попередньою

ревізією. Тут же ревізор знайомиться з веденням обліку і звітності, фіксує

існуючі у посадових та матеріально відповідальних осіб документи, складає їх

опис. Це робиться з метою попередження можливої заміни і підробки

документів. Матеріали обстеження використовуються для складання робочого

плану або сітьового графіка ревізії.

220